Den Erfolg eines Teams kann man unter anderem daran messen, ob und inwiefern es aus Fehlern lernt.
Bei jedem Projekt tauchen ein paar Hürden auf (manchmal auch ein paar mehr). Aber gerade sie bieten die Chance, aus den Erfahrungen zu lernen und es das nächste Mal besser zu machen. Genau deshalb nutzen viele Teams eine Vorlage für die Dokumentation der gewonnenen Erkenntnisse – die „Lessons learned“.
In diesem Artikel erhältst du einen Überblick über die Vorteile einer Lessons-Learned-Vorlage, einige Beispiel-Vorlagen zum schnellen Einstieg und das interaktive Lessons-Learned-Template von monday.com, das für Experten aus allen Branchen geeignet ist.
Bevor wir aber starten, wollen wir erklären, was eine Lessons-Learned-Vorlage überhaupt ist.
Was ist eine Lessons-Learned-Vorlage?
In der Regel besprechen und bewerten Teams in einem Meeting nach Projektabschluss, die vielen Erkenntnisse, die sie im Laufe des Projekts gewonnen haben. Dieses Feedback wird in einem Dokument oder in einer Vorlage festgehalten. Insofern ist die Lesson-Learned-Vorlage eine Projektabschlussbericht-Vorlage.
Eine Lesson-Learned-Vorlage ist ein Dokument oder eine Präsentation, mit dem Teams die positiven und negativen Erfahrungen auswerten können, die sie während eines Projekts gemacht haben, um daraus Erkenntnisse für die Zukunft zu gewinnen.
Das eröffnet die Möglichkeit, das Wissen auf die nächsten Projekte anzuwenden und Verbesserungen vorzunehmen. Die Haupt-Kategorien sind:
- Alltägliches Management
- Kommunikation
- Technische Elemente des Projekts
- Allgemeine Projektverwaltung
Durch diese Strukturierung ergibt sich eine ausführliche Zusammenfassung, wie die Zusammenarbeit mit den Beteiligten abgelaufen ist, wie sie auf Rückschläge reagiert und Aufgaben ausgeführt haben.
3 Gründe für die Verwendung einer Lessons-Learned-Vorlage
Wir könnten wahrscheinlich hundert Gründe nennen – hier aber nur die Top 3:
1. Wiederhole deine Fehler nicht
Nichts ist frustrierender, als ständig ein und denselben Fehler zu machen. Wenn ein Projektmanager sich nicht ganz bewusst dafür einsetzt, entgehen seinem Team wertvolle Erkenntnisse, weil es nichts aus seinen Erfahrungen lernt.
Eine Projektabschlussbericht-Vorlage ist ein ausgezeichnetes Tool, um das gewonnene Wissen schriftlich festzuhalten (egal, ob auf Papier oder digital). Mach dir das Gelernte zu Nutze und vermeide dieselben Fehler. Außerdem wird dadurch der Wissensaustausch in deinem Team gefördert, so dass alle voneinander lernen können.
2. Identifiziere Stärken und Schwächen
Sollten bestimmte Aspekte deiner Projekte regelmäßig mehr Aufwand erfordern als andere, kann dir ein Lesson-Learned-Template helfen. Diese Vorlagen enthalten häufig einen Abschnitt, um Herausforderungen zu notieren, die dein Team während des Projekts bewältigen musste.
Es ist schwierig, ein Problem anzugehen, wenn du dir nicht einmal sicher bist, worin die Herausforderung besteht! Wenn du das Feedback deines Teams erfasst, wird es einfacher die wiederkehrenden Probleme zu identifizieren und klar zu erkennen, was die größten Rückschläge verursacht.
Im Umkehrschluss kannst du mit diesen Vorlagen auch herausfinden, warum einige Teammitglieder oder Abteilungen ihre Arbeit sehr vorbildlich erledigen oder vor Ablauf der Frist fertig sind.
Eine Lesson-Learned-Vorlage kann dir vor Augen führen, was genau sie anders machen und worin der Unterschied besteht zu dem, was der Rest des Teams tut. Dadurch wird es einfacher, produktivere Arbeitsgewohnheiten im gesamten Team einzuführen.
3. Sorge dafür, dass sich jedes Teammitglied einbezogen fühlt
74 % der Mitarbeitenden berichten, dass sie effektiver arbeiten, wenn sie das Gefühl haben, dass man ihnen zuhört.
Die Zusammenarbeit an einem „Lessons Learned“-Dokument bietet eine wunderbare Chance für dein Team mitzuteilen, womit sie Probleme haben und was ihnen helfen würde. Wenn du deinem Team die Möglichkeit gibst, ihre Meinung zu sagen, bekommen sie das Gefühl, dass du ihnen zuhörst und sie mit einbeziehst. Solch eine Unternehmenskultur steigert die Arbeitsmoral und die Produktivität der Mitarbeiter.
Welche Beispiele für Lessons-Learned-Vorlagen gibt es?
Wir haben ein praktisches Beispiel für ein Lessons-Learnt-Template aus dem echten Arbeitsleben herausgegriffen.
Du belieferst einen großen Konzern mit Büromöbeln und sollst diese gleich aufbauen. Du hast alles bis ins kleinste Detail geplant, einschließlich Bestand, Logistik, Arbeitszeit, Zeitpläne etc.
Während des Aufbaus gehen aber einige Dinge schief…
Die Bürostühle, die du von einem anderen Anbieter bezogen hast, wurden in der falschen Größe geliefert – das bedeutet eine Verzögerung. Mit Beginn des Aufbaus arbeitet dein Team langsamer als angenommen.
…während andere Dinge glatt laufen…
Alles andere läuft nach Plan und trotz einiger Problemchen schließt du den Aufbau mit einigen Wochen Verzug ab.
Wie nutzt du also nun die Vorlage, um deine gewonnenen Erkenntnisse zu erfassen und diese in die Tat umzusetzen? Lass uns diesen Prozess in vier Schritte aufteilen.
SCHRITT 1: Teile die Vorlage mit den richtigen Leuten
Zunächst solltest du Vertreter aller beteiligten Parteien versammeln – das Arbeiterteam, das Managementteam und die Stakeholder. Anschließend solltest du eine Kopie der nachfolgenden Projektabschlussbericht-Vorlage austeilen und sie bitten, diese ehrlich auszufüllen.
SCHRITT 2: Bitte um Feedback
Vom Arbeiterteam: Du erfährst, dass niemand anwesend war, um die Lieferung der Bürostühle zu überprüfen, als sie ankam. Es war lediglich ein Sicherheitsbeauftragter da, der für die Lieferung unterschrieb. Außerdem findest du heraus, dass der vor Ort zuständige Manager jeden Tag mindestens eine halbe Stunde zu spät kam.
Von den Fahrern: Du erfährst, dass die Fahrzeuge in gutem Zustand waren und viel Platz für den Transport der Güter und Ausstattung boten.
Von den Managern: Du erfährst, dass die Kommunikationskette zwischen dem Hauptquartier und dem Aufbauort fehlerbehaftet war.
Dieses Feedback bietet dir mehrere wichtige Erkenntnisse.
SCHRITT 3: Verwandle das Feedback in Erkenntnisse
Erstens: Dein vor Ort zuständiger Manager war beim Zeitmanagement und bei der Kommunikation nachlässig.
Zweitens: Es gibt keine qualifizierten Angestellten für die Beaufsichtigung und Inspektion von Lieferungen.
Drittens: Das Logistik-Unternehmen stellt Fahrzeuge guter Qualität zur Verfügung. (Du kannst es also bei zukünftigen Projekten ruhigen Gewissens erneut beauftragen.)
Ein Work OS wie das von monday.com macht es dir ganz einfach, Feedback anzufragen, zu erfassen und zu analysieren, so dass du dieses Feedback anschließend in Verbesserungen verwandeln kannst, von denen zukünftige Projekte profitieren. Wenn also das nächste Mal solch ein Projekt ansteht, kannst du von jedem Ort aus auf dieses Feedback zurückgreifen und deine Handlungen danach ausrichten.
SCHRITT 4: Analysiere die gewonnen Erkenntnisse
Zurück zu unserem Beispiel: Um die Dinge beim nächsten Mal besser anzugehen, ist die Erkenntnis wichtig, dass du mit dem vor Ort zuständigen Manager im Kontakt bleiben musst, um sicherzustellen, dass er pünktlich zur Arbeit kommt und Kommunikation korrekt weitergibt.
Du ernennst außerdem einen Mitarbeitenden, der Lieferungen beaufsichtigt und du behältst die Kontaktdaten des Logistik-Unternehmens für zukünftige Projekte.
Aufgrund der Erkenntnisanalyse konntest du Schwachstellen eliminieren und Stärken weiter ausbauen.
Die Lesson-Learned-Vorlage von monday.com
Das Work OS von monday.com ist eine No-Code/Low-Code-Plattform, auf der Unternehmen aller Größe ganz ohne Einschränkungen arbeiten können. Dafür bietet es eine Vielzahl an gebrauchsfertigen Vorlagen, Automatisierungen, Echtzeit-Einsichten und andere Funktionen.
Wir haben eine umfassende, flexibel anpassbare und interaktive Lessons-Learned-Vorlage erstellt, damit die Verwaltung deiner Feedback-Prozesses schnell und intuitiv abläuft.
Auf diese Weise kann dir monday.com eine große Hilfestellung sein:
monday.com ist von jedem Ort aus zugänglich
Du fragst dich: „Was hätte besser laufen können?“ Dann öffne einfach dein Lesson-Learned-Template von monday.com – ganz egal, wo du gerade bist. Und darin siehst du in Echtzeit, wie alle Erkenntnisse zusammengefasst und für Analysen und Präsentationen aufbereitet werden.
Unsere Vorlage bietet Raum zum Nachdenken, Dokumentieren, Zusammenfassen und Abspeichern von Ideen, die du später weiterverarbeiten kannst. Da das Wissen über vergangene Projekte nun leicht zugänglich ist, ist dein Unternehmen in einer viel besseren Position, um daraus zu lernen und zu wachsen.
Erfasse Feedback ganz einfach mit Formularen
Du bekommst von monday.com nicht nur eine Vorlage (wobei wir davon eine große Auswahl zu bieten haben). Wenn du unser Work OS nutzt, kannst du ein benutzerdefiniertes, teilbares Formular erstellen, mit dem du ganz schnell Feedback von deinem Team erfassen kannst. Versende einfach den Link zu deinem Formular und voilà! Jede Antwort erscheint direkt im entsprechenden Board, wo du sofort die Antworten analysieren kannst.
Nutze die Effizienz von Automatisierungen
Mit dem Lesson-Learned-Template von monday.com sparst du Zeit und Ressourcen, da du Prozesse automatisierst, die zuvor wertvolle Arbeitszeit gekostet haben. Die Zeiten, in denen du haushohe Formularstapel durchforsten und dir eigene Formulare zurecht zimmern musstest, sind jetzt vorbei.
Mit monday.com kannst du dich zurücklehnen und dabei zusehen, wie von Beginn an alle Informationen kategorisiert, zugewiesen und in einem präsentablen Format organisiert werden.
Darüber hinaus gibt es viele (wirklich viele) Vorlagen, die dir dabei helfen, Workflows zu verwalten und Projekte erfolgreich abzuschließen.
Hier haben wir einige davon zusammengestellt.
Ähnliche Vorlagen von monday.com
Vorlage für einen Projektzeitplan
Mit der Projektstrukturplan-Vorlage kannst du den Projektzeitplan für die einzelnen Phasen darstellen. Sie bietet zudem Platz für alle wichtigen Einzelheiten, wie den Zeitplan, das Budget, Ressourcen, Risiken und den Aufgabenstatus.
Vorlage für einen Aktionsplan
Mit einer Aktionsplan-Vorlage kannst du ein Projekt in einzelne Aufgaben und ihre dazugehörigen Einzelheiten aufschlüsseln. Du kannst jedem Schritt eine Person, eine Priorität sowie ein Start- und Enddatum zuweisen und alle anderen wichtigen Hinweise vermerken.
Vorlage für eine Mitarbeiterbeurteilung
Eine Vorlage für Mitarbeitergespräche dient dazu, standardisierte Kriterien für die Beurteilung der Mitarbeiterleistung zu nutzen. Sie beinhaltet Abschnitte für bestimmte Merkmale wie Engagement, Teamarbeit, Kundenbeziehung, fachliche Kompetenzen, Anwesenheit und gleichbleibende Arbeitsleistung.
Vorlage zur Selbsteinschätzung
Die Vorlage zur Selbsteinschätzung ähnelt der Vorlage für die Mitarbeiterbeurteilung, fordert die Mitarbeitenden jedoch auf, ihre eigene Leistung zu bewerten. Auf Grundlage dieser Selbstreflexion können sie selbstständig Bereiche mit Verbesserungspotenzial identifizieren.
FAQ zur Lesson-Learned-Vorlage
Wie erstelle ich eine Lesson-Learned-Vorlage?
Um ein wirklich allumfassendes Dokument mit deinen gewonnenen Erkenntnissen zu kreieren, brauchst du ein Lesson-Learned-Template. monday.com verfügt über jahrelange Erfahrung bei Lösungen für kollektive Arbeitsräume und hat sich diese zu Nutze gemacht, um eine leistungsstarke Lesson-Learned-Vorlage anzubieten. Endlich ist es ganz einfach, den Aufgabenerfolg zu bewerten, denn die Vorlage führt dich Schritt für Schritt durch die Vor- und Nachteile sowie Vorschläge für jeden Aspekt eines abgeschlossenen Projekts.
Welche Erkenntnisse schreibe ich auf?
Alle Projektabschlussbericht-Vorlagen sollten Folgendes beinhalten:
- Was lief während des Projekts schief?
- Was lief gut?
- Was hätte besser laufen können?
- Welche Erkenntnisse kann ich daraus ziehen?
Wie nutze ich gewonnene Erkenntnisse?
Alle Erkenntnisse, die anhand einer Lessons-Learned-Vorlage gewonnen wurden, sollten dokumentiert und abgespeichert werden. Wir empfehlen, einen Projektmanager zu ernennen, der die gewonnenen Erkenntnisse in der Planungsphase deines nächsten Projekts präsentiert.
Wie teile ich die gewonnenen Erkenntnisse mit anderen?
Die gewonnenen Erkenntnisse sollten im gesamten Unternehmen kommuniziert werden und zwar auf respektvolle und teamorientierte Weise. Denk dran, dass unsere Lessons-Learned-Vorlage dazu dient, die Interessen aller Beteiligten im Unternehmen zu stärken – vom Verwaltungspersonal über Techniker bis hin zur Geschäftsführung. Außerdem ist es völlig unkompliziert, anderen den Zugriff darauf zu gewähren und zu steuern, so dass du und dein Team die Erkenntnisse einsehen und in Echtzeit kommentieren können.
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