Kommunikationsplan für Projektmanagement in vier Schritten

Die Vielfalt der Kommunikations-Möglichkeiten und -Kanäle ist im Projektmanagement zu einer ernsthaften Herausforderung geworden. Teammitglieder arbeiten im Homeoffice unter Umständen über den Globus verteilt, nutzen unterschiedliche Tools und Methoden und eventuell sogar Sprachen. Ein Kommunikationsplan kann da Ordnung hereinbringen und für Effizienz und Zentrierung sorgen.

In diesem Beitrag erläutern wir, warum ein Kommunikationsplan im Projektmanagement wichtig ist, wie er deinem Team hilft und wie du einen Kommunikationsplan erstellst. Du kannst gleich hier loslegen, oder erst den Artikel lesen und eine 4-Schritte Anleitung erhalten.

Was ist ein Kommunikationsplan im  Projektmanagement?

Ein Kommunikationsplan für das Projektmanagement legt fest, wie wichtige Informationen während eines bestimmten Projekts an die Stakeholder und Teammitglieder kommuniziert werden. Er ist Teil des Projektplans und definiert, wer Aktualisierungen bekommt, wer für bestimmte Information zuständig ist und auf welchem Weg diese übermittelt wird.

Kommunikationsplanung ist wichtig, denn effektive Kommunikation ist entscheidend für den Erfolg eines Projekts. Ein Projektmanager, der von Anfang an einen Kommunikationsplan ausarbeitet und verfolgt, erspart sich und seinem Team viel Verwirrung und Zeitverschwendung.

Ein Kommunikationsplan sollte als grundlegender Bestandteil deines Projektmanagements gesehen werden. Er legt dar, wie du Aufgaben, Updates, Daten usw.  klar mit deinen Teammitgliedern kommunizierst, und wie diese untereinander kommunizieren.

Ein Kommunikationsplan spielt bei der Projektdokumentation eine wichtige Rolle, da er

• schriftliche Richtlinien enthält, an die sich alle Teammitglied halten
• vollständige Transparenz während eines Projekts ermöglicht
• zum Austausch von Feedback ermutigt, um die Produktivität zu steigern
• Mitglieder des Projektteams dazu anregt, mehr Eigenverantwortung zu übernehmen
• Erwartungen für jede Aufgabe festgelegt und synchronisiert.

​​Die Vorteile eines Kommunikationsplans für Projekte

Einem Bericht von Axios über den Stand der Kommunikation am Arbeitsplatz zufolge kostet ineffektive Kommunikation US-amerikanischen Unternehmen jedes Jahr 15.000 USD pro Mitarbeiter oder 2 Billionen USD jährlich. Es ist also dringend notwendig, dass Unternehmen ihre Mitarbeitenden besser einbinden, die Kommunikation aufeinander abstimmen und weniger Zeit verschwenden.

Um besser zu verstehen, wie Projektkommunikationspläne dabei helfen können, Lücken zu schließen, schauen wir uns einige der Vorteile eines solchen Plans an.

Erhöhte Transparenz

Kommunikationspläne sorgen für mehr Transparenz in einer Organisation. Transparenz ermöglicht den Teammitgliedern, das Gesamtbild zu sehen, die Projektziele zu erkennen und die Wichtigkeit ihrer Beiträge zu verstehen. Indem wichtige Informationen für alle zugänglich gemacht werden, können die Mitarbeiter intelligenter arbeiten und sich kontinuierlich an Veränderungen anpassen.

Bessere Koordination und Zusammenarbeit

Ein Plan für das Kommunikationsmanagement fördert die Zusammenarbeit, indem er die Arbeitsabläufe zwischen Teammitgliedern und Stakeholdern koordiniert. Dies fördert kontinuierliches, konstruktives Feedback und hilft, Verzögerungen zu vermeiden, um sicherzustellen, dass die Aufgaben pünktlich erledigt werden.

Effizientere Nutzung von Ressourcen

Höchstwahrscheinlich nutzt dein Team mehrere Tools und Anwendungen, um seine Arbeit zu erledigen. Das kann für die Kommunikationsweisen verwirrend sein, da Information leicht übersehen, andere jedoch mehrfach versendet wird.

Die Erstellung eines Kommunikationsplans hilft dabei, die Kommunikation zu straffen und sicherzustellen, dass sie in einer App oder einem Service  erledigt wird. So werden Redundanzen und Zeitverluste durch das Wechseln von Apps vermieden, und die Teams bleiben fokussiert.

Klärung von Rollen und Verantwortlichkeiten

Ein Kommunikationsplan informiert die verschiedenen Stakeholder über die Aufgaben und Zuständigkeiten der einzelnen Teammitglieder des Projekts. Er zeigt auch, wie Entscheidungen getroffen werden und wie Feedback und Kommentare gegeben und entgegengenommen werden.

Erstelle einen Kommunikationsplan in 4 Schritten 

Es muss nicht kompliziert sein, einen eigenen Kommunikationsplan für dein Projekt zu schreiben.

In nur wenigen Schritten kannst du deinen eigenen Plan erstellen, der auf die Bedürfnisse jedes Projekts zugeschnitten ist. Hier die ersten vier Schritte zu einem funktionierenden Kommunikationsplan.

1. Lege auf Projektanforderungen basierende Kommunikationsziele fest

Das wichtigste zuerst: Du musst dir Ziele für deinen Kommunikationsplan setzen, aber um das zu tun, solltest du die spezifischen Bedürfnisse deines Projekts ermitteln. Je nach Größe des Projekts, der Anzahl der beteiligten Personen, den Anforderungen oder anderen Faktoren kann der Bedarf variieren.

Schreibe diese verschiedenen Faktoren auf, um die Bedürfnisse zu verstehen. Dann kannst du beginnen, deine Kommunikationsziele festzulegen. Ziel deines Kommunikationsplans könnte zum Beispiel die schnelle Projektabwicklung durch effizienteren Informationsaustausch sein..

2. Wähle die Kommunikationsmethoden und -kanäle aus

Als nächstes legst du genau fest, wie du während der gesamten Laufzeit des Projekts kommunizieren wirst. Dies kann mit einer Vielzahl von Tools erledigt werden, wie z.B.:

• Video-Meetings
• Statusberichte
• Kommunikationsapps
• Präsentationen
• Wöchentliche E-Mails

Schränke die Liste auf einige wenige Kommunikationsmethoden ein, die du für dein Projekt und dein Team für am besten geeignet hältst. Du kannst entscheiden, dass die tägliche Kommunikation über eine App wie monday.com abgewickelt wird, aber du hast ein wöchentliches Zoom-Meeting, um Aktualisierungen von jedem Teammitglied über seine Aufgaben zu erhalten.

3. Bestimme die Häufigkeit der Kommunikation

Lege die Häufigkeit deiner Kommunikation fest, um einen Standard für dein Team zu schaffen. So vermeidest du, dass du dich mit unangenehmen Erinnerungs- und Mahnungs-Benachrichtigungen herumschlagen musst. Wenn jedes Teammitglied weiß, wann Statusaktualisierung fällig sind und auf welche Weise, wird regelmäßige Kommunikation zur Routine und verbessert den Informationsaustausch. Die Intervalle und Methoden können sich je nach Projektmanagement Phase ändern.

4. Identifiziere Stakeholder und Teammitglieder

Nicht zuletzt willst du einen klaren Überblick über alle an einem Projekt beteiligten Personen haben. Erstelle eine Liste der Teammitglieder und Stakeholder mit ihren jeweiligen Zuständigkeiten und Kontaktinformationen und gib sie an alle weiter. Auf diese Weise kann dein gesamtes Team untereinander kommunizieren, anstatt jedes Mal den Weg über den Projektmanager zu gehen, wenn sie eine Aufgabe anfragen oder nachverfolgen müssen.

Was sollte ein Kommunikationsplan beinhalten?

Ein Projektkommunikationsplan sollte folgende Punkte enthalten:

• Eine spezifische Liste der Elemente, die kommuniziert werden müssen, z.B. Aufgaben, Besprechungen, Feedback oder die Terminplanung.
• Kontakte aller beteiligten Teammitglieder und Stakeholder, einschließlich der Zuständigkeiten der einzelnen Personen.
• Ein Zeitplan mit Terminen, die du im Voraus festgelegt hast, wie z.B. Deadlines, Meetings, Zieltermine oder Check-ins.
• Definition der Kommunikationshäufigkeit und -kanäle, sowie  entscheidende Termine, wie z.B. die Erreichung eines Projekt Meilensteins.
• Eine Übersicht über deine Kommunikationsziele, um sicherzustellen, dass die Entscheidungen aufeinander abgestimmt sind.
• Präferenzen für den Kommunikationsstil jedes Stakeholders, wenn er vom Standard abweicht, z.B. wenn ein externer Freelancer E-Mails anstelle von Slack-Nachrichten bevorzugt.
• Arten der Kommunikation und ihre erwartete Häufigkeit, wie z.B. wöchentliche Projektberichte oder tägliche Statusüberprüfungen.

Was gehört nicht in einen Projektkommunikationsplan? 

Wir haben uns nun angeschaut, was dein Plan beinhalten sollte. Damit dieser wirklich seinen Zweck erfüllen kann, solltest du folgende Elemente vermeiden.:

• Vertrauliche oder sensible Daten, wie z.B. Passwörter, Kreditkartennummern oder auch persönliche Informationen
• Persönliche Meinungen oder Vorurteile zu einzelnen Teammitgliedern oder Stakeholdern
• Unklare oder unrealistische Erwartungen an die Kommunikation der Teammitglieder, z.B. dass alle paar Stunden über den Status einer Aufgabe informiert werden soll
• Ein Projektkommunikationsplan sollte nicht zu viele Details über das Projekt selbst enthalten, sondern dies einem separaten Projektplan oder einer Projekt-Roadmap überlassen

Kommunikationsplan Vorlage und Funktionen von monday.com

Mit einer App oder Software kannst du deinen Kommunikationsplan effizienter erstellen, planen und umsetzen, als wenn du alles allein machst. Plattformen wie monday.com halten Hunderte von Projektmanagement Vorlagen für dich bereit, mit denen du schnell loslegen kannst, wie z.B. die Vorlage für den Projektkommunikationsplan.

Mit dieser Vorlage kannst du deinen Kommunikationsplan definieren, Häufigkeit, Deadlines und Status festlegen und sogar ein Verzeichnis der Teammitglieder erstellen. Neben der Vorlage bietet monday.com noch weitere Funktionen und Projektmanagement Tools, die dir helfen, deine Projekte und deren effektive Kommunikation zu managen.

Integrationen ermöglichen all deine Kommunikation an einem zentralen Ort 

Mit mehr als 70 Apps und mehr als 200 möglichen Integrationen kannst du deine gewohnten Kommunikationskanäle weiter nutzen und gleichzeitig die Vorteile eines organisierten Kommunikationsplans auf monday.com ausschöpfen. Integriere Tools wie Zoom, Slack, Microsoft Teams, Google Kalender, Gmail und mehr, um die gesamte Kommunikation an einem zentralen Ort zu bündeln.

Mehrere Arbeitsansichten

Mit über 25 verschiedenen Arbeitsansichten kannst du deinen Kommunikationsplan in Aktion sehen. In der Kalenderansicht siehst du alle geplanten Meetings, Veranstaltungen und wann du mit der nächsten Aktualisierung rechnen kannst, um sicherzustellen, dass alles nach Plan läuft. Nutze die Zeitleisten Software, um zu sehen, ob dein Kommunikationsplan mit deinem Projektablaufplan übereinstimmt, damit du ihn entsprechend anpassen kannst. Die Kartenansicht ist hilfreich, wenn du dein Stakeholder-Verzeichnis übersichtlich und schnell einsehen willst.

Einfache interne Kommunikationsmittel

Kommuniziere problemlos mit deinem gesamten Team, indem du alle Beteiligten auf monday.com einbindest. Lege Verantwortliche für Aufgaben fest, damit klar ist, wer für die einzelnen Elemente zuständig ist, aktualisiere Status-Spalten oder sende einen Kommentar an eine bestimmte Person im Update-Bereich. Du kannst auch ganze Boards erstellen, die der internen Kommunikation sowie den Richtlinien und Ressourcen gewidmet sind. Damit ist dies der ideale Ort, um deinen Plan für die Projektkommunikation zu speichern, damit alle Mitglieder des Teams bei Bedarf darauf zugreifen können.

Bessere Kommunikation mit monday.com

Ein Kommunikationspläne ist eines der vielen Instrumente, um deine Projekte zu verwalten, Erwartungen festzulegen und sicherzustellen, dass das Endprodukt fristgerecht geliefert wird. Mit einer Plattform wie monday.com ist das sogar noch einfacher. Du kannst sogar einen Teil der Kommunikation Automatisieren. Vorlagen und zahlreicher Funktionen fördern effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit. So stellst du sicher, dass du und dein Team immer auf dem aktuellsten Stand sind, verhinderst Missverständnisse und schaffst eine vertrauensvolle Arbeitsatmosphäre.