Es ist Montagmorgen, 8:30 Uhr. Dein Team steht in den Startlöchern und wartet gespannt auf deine Zusammenfassung des Meetings mit dem Management vom letzten Freitag, das wichtige neue Updates für verschiedene Abteilungen enthält. Ach du Schreck, du hattest es auf der Liste, aber im Feuereifer komplett vergessen! Das Meeting zog sich bis in den späten Freitag Nachmittag. Am Abend hattest du Familienbesuch, am Samstag wurde die neue Küche geliefert und am Sonntag wolltest du vom Stress der Woche ausspannen und dabei ist das Update einfach irgendwie untergegangen.
Und jetzt? Was ist mit der Marketingkampagne? Blockiert. Was machen die Entwickler? Warten auf Freigabe. Dein Chef? Fragt schon zum zweiten Mal nach dem Status.
Solche Situationen sind nicht nur peinlich und hinderlich für die Projektabläufe, sie sind vor allem eins: menschlich. Wenn wir ständig zwischen dringenden Aufgaben jonglieren, anstatt uns auf das wirklich Wichtige zu konzentrieren, leidet unsere mentale Gesundheit.
Die gute Nachricht: Mit der richtigen Methode ist diese Art der Überforderung vermeidbar. Priorisieren ist eine erlernbare Fähigkeit. Und genau hier kommt die Eisenhower-Matrix ins Spiel.
In diesem Artikel erklären wir die Methode, ihre Vorteile und wie du mit einem Task-Management-Tool wie monday.com den größten Nutzen daraus ziehen kannst.
Was ist die Eisenhower Matrix?
Die Eisenhower-Matrix ist eine Zeitmanagement-Methode, die vom Alliierten-General Dwight D. Eisenhower, dem 34. Präsidenten der USA im Zweiten Weltkrieg, angewandt wurde. Sie hilft, anstehende Aufgaben nach zwei Hauptkriterien zu bewerten: Wichtigkeit und Dringlichkeit.
Die Methode wird auch als Eisenhower Box oder Eisenhower Principle bezeichnet und dient dazu, wichtige Aufgaben und unwichtige Aufgaben zu trennen und so effektives Selbstmanagement und besseres Zeitmanagement zu ermöglichen.
Wie funktioniert die Eisenhower Matrix?
Die Eisenhower Prioritätenmatrix basiert auf den vier Zeitmanagement-Quadranten, die der Autor Stephen Covey (“The Seven Habits Of Highly Effective People“) entwickelt hat. Nach diesem Modell kannst du jede Aufgabe nach zwei Kriterien beurteilen: Wichtigkeit und Dringlichkeit.
Daraus ergeben sich die vier einzelnen Quadranten:
- A-Aufgaben: Wichtig und dringend
- B-Aufgaben: Wichtig, aber nicht dringend
- C-Aufgaben: Dringend, aber weniger wichtig
- D-Aufgaben: Weder dringend noch wichtig
Die vier Quadranten der Eisenhower-Matrix
Wenn du die anstehenden Aufgaben in die vier Quadranten sortierst, kannst du besser verstehen, wie du mit ihnen umgehen sollst.
Das sind die typischen Kriterien der 4 Quadranten der Eisenhower-Matrix:
| Quadrant | Beschreibung | Beispiele |
|---|---|---|
| 1: Wichtig & dringend | Sofort erledigen! | Krisen, dringende Deadlines |
| 2: Wichtig & nicht dringend | Geplant erledigen | Strategische Planung, Weiterbildung |
| 3: Unwichtig & dringend | Delegieren | Unterbrechungen, Meetings ohne Mehrwert |
| 4: Unwichtig & nicht dringend | Eliminieren | Zeitfresser, irrelevante E-Mails |
Durch die Priorisierung von Aufgaben pro Quadrant nach diesen Kategorien wird Zeit effektiv und effizient genutzt und Stress reduziert.
Warum die Eisenhower Matrix so effektiv ist
Das Pareto-Prinzip hilft zu erklären, warum viele Teams enorm davon profitieren können, eine Prioritätenmatrix zu nutzen: Die 80-20-Regel besagt, dass 80 % der Ergebnisse aus nur 20 % der Bemühungen resultieren. Daher ist es extrem wichtig zu erkennen, welche Aufgaben das Vorhaben am meisten voranbringen und diese zuerst erledigen. Viele Teams verbringen nämlich zu viel Zeit mit dringenden, aber eher unwichtigen Aufgaben, die „nichts bringen“. Durch die Eisenhower Matrix können Unternehmen und Teams die nötige Klarheit gewinnen, um ihre Ressourcen gezielt auf die wichtigsten Aufgaben zu lenken.
Da die Matrix dir hilft, Zeit und Ressourcen zu sparen und die Arbeitsmoral deines Teams hoch zu halten, weil effektive Erfolge erreicht werden und maximale Ergebnisse, wollen wir uns jetzt einmal anschauen, wie du die Eisenhower Matrix erstellen kannst.
Die Prioritätenmatrix ist ein flexibles Werkzeug und es gibt zwei besonders beliebte Prioritätenmatrizen:
- Die Eisenhower Prioritätenmatrix
- Matrix der Aktionsprioritäten
Sie ähneln sich in ihrer Struktur, verwenden aber unterschiedliche Kriterien für die Prioritätensetzung. Im Folgenden werden wir beide kurz erklären.
Eisenhower Matrix erstellen und im Alltag nutzen
Schritt 1: Erstelle eine effektive To-do-Liste
Der erste Schritt besteht darin, alle anstehenden Aufgaben in einer Liste zu erfassen. Falls du bereits eine To-Do-Liste für dein Team oder ein Product Backlog nutzt, kannst du diese einfach aufrufen und sicherstellen, dass sie aktuell ist.
Wenn du jedoch bei Null startest, ist es sinnvoll, gemeinsam mit deinem Team eine strukturierte Aufgabenliste zu erstellen. Dabei kann eine Wochenplan-Vorlage für eine wöchentliche Aufgabenliste helfen. Achte dabei darauf, dass jede Aufgabe klar definiert und eingegrenzt ist und den festgelegten smarten Zielen für das Vorhaben dient. So stellst du sicher, dass jede Aufgabe tatsächlich zur Erreichung der Projektziele beiträgt und keine unnötigen Arbeiten mit einfließen, die mit dem eigentlichen Projekt bzw. dem involvierten Team nichts zu tun haben.
Das ist ein wichtiger Schritt vor der eigentlichen Priorisierung: Erst wenn du weißt, welche Aufgaben überhaupt sinnvoll sind, kannst du sie richtig einordnen. Andernfalls priorisierst du eventuell Tätigkeiten, die zwar dringend erscheinen, aber keinen unmittelbaren Mehrwert für das Team oder das Unternehmen haben bzw. deren Zuständigkeit eigentlich woanders liegt. Die Eisenhower-Matrix hilft dir dann im nächsten Schritt, die wirklich relevanten Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu ordnen. Natürliche Selektion!
Schritt 2: Analysiere jede Aufgabe
Nun geht es darum, die Aufgaben systematisch nach den gewählten Kriterien zu bewerten. Laut der Eisenhower-Matrix sind die beiden Hauptkriterien zur Analyse von Aufgaben:
- Wichtigkeit: Wie sehr trägt die Aufgabe zu deinen übergeordneten Zielen bei?
- Dringlichkeit: Wie schnell muss die Aufgabe erledigt werden, um negative Folgen zu vermeiden?
Zusätzlich kannst du je nach Kontext weitere Kriterien einbeziehen, um eine noch differenziertere Priorisierung zu erhalten – das ist etwas für Fortgeschrittene:
- Auswirkungen: Wie groß ist der Nutzen oder Schaden, wenn die Aufgabe (nicht) erledigt wird?
- Aufwand: Wie viel Zeit und Ressourcen sind für die Umsetzung erforderlich?
- Delegierbarkeit: Kann jemand anderes die Aufgabe übernehmen?
- Wiederholungsfrequenz – Handelt es sich um eine einmalige oder wiederkehrende Aufgabe?
Diese zusätzlichen Faktoren können helfen, Aufgaben noch gezielter zu bewerten und Prioritäten effizienter zu setzen.
Falls du Dringlichkeit als Kriterium festgelegt hast, solltest du gemeinsam mit deinem Team entscheiden, welche Aufgaben wirklich dringend sind und welche warten können.
Tipp: Falls du eine digitale To-Do-Liste oder eine Vorlage nutzt, kannst du eine zusätzliche Spalte „Dringlichkeit“ hinzufügen. So kannst du dringende Aufgaben direkt markieren und hast alle wichtigen Informationen übersichtlich an einem Ort. Das erleichtert die spätere Priorisierung und hilft, den Fokus auf die wirklich relevanten Aufgaben zu legen.
Schritt 3: Aufgaben in die Eisenhower-Matrix einsortieren
Nachdem du deine Aufgaben priorisiert hast, trägst du sie in die Eisenhower-Matrix ein. Dabei werden sie basierend auf ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit in einen der vier verschiedenen Quadranten eingeordnet.
- Oben links (Wichtig, aber nicht dringend)
Diese Aufgaben sind entscheidend für den langfristigen Erfolg, haben aber keine unmittelbare Deadline. Wenn du sie jedoch zu lange aufschiebst, können sie zu dringenden Problemen werden. Beispiele: Die Planung eines wichtigen Projekts für nächste Woche oder die strategische Weiterentwicklung eines Produkts. - Oben rechts (Wichtig und dringend)
Hier landen wichtigere Aufgaben, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, weil sie sowohl hohe Priorität als auch eine enge Frist haben. Dazu gehören kritische Projekt-Meilensteine, dringende Kundenanfragen oder Krisenmanagement. Diese Aufgaben solltest du umgehend erledigen. - Unten links (Nicht wichtig, aber dringend)
Diese Tätigkeiten wirken auf den ersten Blick dringend, tragen aber wenig zum eigentlichen Erfolg oder langfristigen Ziel deines Projekts oder Unternehmens bei. Sie sollten, wenn möglich, delegiert oder automatisiert werden. Beispiele: Administrative Arbeiten, überflüssige Meetings, Meeting-Protokolle oder Anfragen, die andere erledigen könnten. - Unten rechts (Weder wichtig noch dringend)
Diese Aufgaben bringen wenig Mehrwert und rauben oft unnötig Zeit. Dazu zählen nicht relevante oder nicht projektbezogene E-Mails, Ablenkungen oder zeitraubende Routinearbeiten. Falls möglich, solltest du sie eliminieren, um mehr Fokus auf wirklich wichtige Aufgaben zu legen.
Indem du deine To-Do-Liste konsequent in die Eisenhower-Matrix überträgst, schaffst du eine klare Struktur und stellst sicher, dass dein Team an den richtigen Prioritäten arbeitet.
Tipps für den Einsatz der Eisenhower Matrix
Wöchentliche Überprüfung
Überprüfe und aktualisiere deine Aufgaben und Prioritäten regelmäßig. Dadurch stellst du sicher, dass du auf Veränderungen reagieren kannst und stets den Fokus auf das Wesentliche behältst. Wenn du dies als Teil der Morgenroutine zum Wochenstart machst, weißt du, dass du die anstehenden Aufgaben der Woche gut im Blick hast.
Aufgaben delegieren
Nicht alle Aufgaben müssen von dir selbst erledigt werden. Das Delegieren von Aufgaben kann einen positiven Einfluss auf deine Ressourcenplanung und dein Zeitmanagement und sogar deine Teamentwicklung nehmen: Delegiere unwichtige, aber dringende Aufgaben an Teammitglieder mit entsprechender Kapazität und Kompetenz oder automatisiere wiederkehrende Prozesse. So nutzt du Zeit und Kompetenzen im Team ideal aus und förderst Verantwortlichkeit im Team und motivierst deine Mitarbeiter.
Automatisierung nutzen
Setze auf smarte Workflows, um manuelle Prozesse zu reduzieren. Eine gute Arbeitssoftware kann dir helfen, wiederkehrende Aufgaben effizienter zu steuern, Abläufe und sogar E-Mails zu automatisieren oder nachzuvollziehen, wie viel Zeit du mit nicht priorisierten Aufgaben verbringst. So gewinnst du Zeit für die wirklich wichtigen Tätigkeiten.
Ablenkungen reduzieren
Minimiere unproduktive Zeitfresser wie unnötige Meetings oder ständige Unterbrechungen. Gleichzeitig sind Pausen und Wertschätzung im Team essenziell – auch hier gilt es, Prioritäten bewusst zu setzen. In Blöcken zu arbeiten kann helfen, den Fokus auf die wichtigen Aufgaben zu richten und konzentriert daran zu arbeiten.
Farbcodierung zur besseren Übersicht nutzen
Verwende eine Farbcodierung, um Aufgaben visuell zu strukturieren. Durch verschiedene Farben für unterschiedliche Prioritäten oder Aufgabentypen kannst du den Überblick schneller behalten und effizienter arbeiten.
Vorteile der Eisenhower Matrix
Die Eisenhower Matrix ist nicht umsonst ein beliebte Hilfsmittel für viele Manager.
| Vorteil | Beschreibung |
|---|---|
| Mehr Fokus | Konzentration auf wirklich wichtige Aufgaben |
| Weniger Stress | Bessere Struktur und klare Prioritäten reduzieren Druck |
| Effiziente Ressourcennutzung | Zeit und Energie gezielt einsetzen |
| Bessere Zusammenarbeit | Klare Verantwortlichkeiten bei der Verteilung von Aufgaben fördern die Teamarbeit |
| Erhöhte Produktivität | Optimierte Workflows und Automatisierungen sparen Zeit |
Grenzen und Herausforderungen der Eisenhower Matrix
Kein Arbeitsmittel ist unfehlbar und auch die Eisenhower Matrix hat Grenzen.
| Herausforderung | Lösung |
|---|---|
| Subjektive Einschätzung | Klare Kriterien für Wichtigkeit und Dringlichkeit definieren |
| Schwierigkeit beim Delegieren | Vertrauen ins Team stärken und Aufgaben gezielt abgeben |
| Unterschätzung von Quadrant 2 | Regelmäßig Zeit für langfristige Ziele reservieren |
| Zeitaufwand bei der Einordnung | Digitale Tools nutzen, um Aufgaben schneller zu kategorisieren |
Eisenhower Matrix vs. Aktionsprioritäten
Neben der bekannten Eisenhower-Matrix gibt es auch die Matrix der Aktionsprioritäten, die eine weitere wertvolle Methode zur Aufgabenpriorisierung darstellt. Während die Eisenhower-Matrix den Fokus auf Dringlichkeit und Wichtigkeit legt, basiert die Aktionsmatrix auf einer Kombination aus Wirkung und Aufwand. Diese Unterscheidung kann dabei helfen, nicht nur die Dringlichkeit zu berücksichtigen, sondern auch, welche Aufgaben den größten langfristigen Nutzen bringen und am effektivsten zur Erreichung von Zielen beitragen.
Die folgende Tabelle veranschaulicht die Unterschiede zwischen der Eisenhower-Matrix und der Aktionsmatrix:
| Kriterium | Eisenhower-Matrix | Aktionsmatrix |
|---|---|---|
| Ziel | Priorisierung von Aufgaben basierend auf Dringlichkeit und Wichtigkeit | Priorisierung und Planung von Aufgaben basierend auf persönlichen Zielen und Werten |
| Kategorisierung | - Dringend & wichtig - Nicht dringend & wichtig - Dringend & nicht wichtig - Nicht dringend & nicht wichtig | - Hohe Wirkung & geringer Aufwand - Hohe Wirkung & hoher Aufwand - Geringe Wirkung & geringer Aufwand - Geringe Wirkung & hoher Aufwand |
| Fokus | Dringlichkeit vs. Wichtigkeit | Wirkung und Aufwand |
| Verwendung | Stressmanagement und effektives Zeitmanagement | Langfristige Zielverwirklichung und Lebensbalance |
| Beispiel | Dringende, aber wenig wichtige Aufgaben werden delegiert | Aufgaben werden nach ihrem Beitrag zu langfristigen Lebenszielen priorisiert |
Diese Kategorien bieten eine gute Orientierung, um die Unterschiede und Schwerpunkte der beiden Methoden zu verstehen. Jetzt werfen wir einen Blick auf die vier entsprechenden Quadranten der Aktionsmatrix:
- Hohe Wirkung, geringer Aufwand: Diese Aufgaben sollten sofort angegangen werden. Sie sind in der Regel einfach zu erledigen, haben jedoch einen erheblichen Einfluss auf dein Endergebnis. Ein Beispiel könnte die schnelle Erstellung eines Calls-to-Action (CTA) für einen Blogbeitrag sein. Diese Aufgaben liefern schnellen Erfolg und hohe Wirkung.
- Hohe Wirkung, hoher Aufwand: Hierbei handelt es sich um Aufgaben, die zwar großen Einfluss haben, aber auch mehr Zeit und Ressourcen erfordern. Ein Beispiel könnte die Planung von vierteljährlichen Zielen oder die Entwicklung einer umfassenden Strategie sein. Diese Aufgaben sind wichtig, aber sie sollten gut geplant und mit den notwendigen Ressourcen ausgestattet werden.
- Geringe Wirkung, geringer Aufwand: Diese Aufgaben sind einfach zu erledigen, tragen jedoch wenig zur Erreichung wichtiger Ziele bei. Ein Beispiel wäre das Bezahlen von Rechnungen oder das Organisieren von unwichtigen administrativen Aufgaben. Sie sind schnell erledigt, aber sie haben keinen großen Einfluss auf deine langfristigen Ziele.
- Geringe Wirkung, hoher Aufwand: Diese Aufgaben erfordern viel Zeit und Ressourcen, bieten jedoch wenig Nutzen. Hier stellt sich oft die Frage, ob es sich überhaupt lohnt, diese zu erledigen. Ein Beispiel könnte die Überarbeitung von Dokumenten oder Tabellen aus der Vergangenheit sein, die keine unmittelbare Bedeutung mehr haben. Es ist wichtig, bei diesen Aufgaben zu prüfen, ob der Aufwand gerechtfertigt ist.
Wann solltest du die Eisenhower Matrix nutzen?
Da sich die Eisenhower Matrix auf Wichtigkeit und Dringlichkeit konzentriert, eignet sie sich besser für die Priorisierung von Arbeit im Kontext der Zeit.
Am besten verwendest du Eisenhower also, um Prioritäten zu setzen für:
- Tägliche Aufgaben
- Entscheidungsfindung
- Aktivitäten mit Fristen
Diese Matrix eignet sich hervorragend, um Wasserfallprojekte, Aufgaben innerhalb eines Sprints oder deine persönliche To-Do-Liste zu bewältigen.
Wann solltest du die Aktionsmatrix nutzen?
Die Aktionsmatrix eignet sich hervorragend für die Priorisierung von Aufgaben, die sich nicht nur durch ihre Dringlichkeit oder Wichtigkeit, sondern auch durch ihre langfristige Wirkung und den Aufwand unterscheiden. Diese Matrix ist besonders nützlich, wenn du dich auf Aufgaben konzentrieren möchtest, die einen großen Einfluss auf deine persönlichen Ziele und Werte haben. Die Aktionsmatrix hilft dir, deine Ressourcen gezielt einzusetzen und sicherzustellen, dass du deine Zeit und Energie auf Aufgaben verwendest, die den größten Nutzen für deine langfristige Zielverwirklichung bieten.
Am besten verwendest du die Aktionsmatrix für:
- Langfristige Projekte und Ziele: Wenn du Aufgaben priorisieren möchtest, die mit deinen übergeordneten Zielen und Werten in Einklang stehen.
- Selbstmanagement und Lebensbalance: Um sicherzustellen, dass du nicht nur die dringendsten Aufgaben, sondern auch Aufgaben mit hoher Wirkung berücksichtigst, die dich auf deinem persönlichen Weg weiterbringen.
- Aufgaben, die Ressourcen erfordern: Wenn du bei der Planung berücksichtigen möchtest, wie viel Zeit, Energie oder finanzielle Mittel du für bestimmte Aufgaben aufbringen musst.
Die Aktionsmatrix ist besonders wertvoll für strategische Planung, langfristige Karriereziele und Projekte, die nicht sofortige Ergebnisse liefern, aber großen Einfluss auf deine Zukunft haben.
Wie monday.com die Eisenhower Matrix unterstützt
Das monday work management ist viel mehr als eine Projektmanagement-Software. Die Arbeitsmanagement-Plattform monday.com ist ein flexibles, intuitives Work Operating System (Work OS), mit dem du jede Art von Arbeit planen, verwalten und durchführen kannst. Sie hilft dir, deine Arbeit zu sortieren und Projekte schnell und effizient umzusetzen. Im Folgenden stellen wir dir einige der wichtigsten Funktionen vor, die dir helfen, strukturiert zu arbeiten und die richtigen Prioritäten für dein Projekt zu setzen.
Wichtige Funktionen von monday work management:
- Task Management: Lege Abhängigkeiten fest, weise Verantwortlichkeiten zu und behalte den Überblick, was ansteht und in welcher Priorität und bis zu welchem Zeitpunkt es erledigt sein muss.
- Automatisierung: Reduziere Zeitaufwand durch smarte Workflows, wie z.B. die Benachrichtigung von Teammitgliedern, wenn sich ein Status ändert, damit du dich auf das konzentrieren kannst, was wirklich wichtig ist.
- Kollaboration: Erstelle transparente Boards und teile relevante Infos mit deinem Team. Füge Tags hinzu, tausche Dateien aus und kommuniziere transparent mit internen und externen Stakeholdern auf der Plattform, damit alle den gleichen Überblick über die Geschehnisse haben, auch oder gerade wenn sich die Prioritäten ändern.
- KI-Unterstützung: Erhalte intelligente Vorschläge zur Priorisierung von Aufgaben, lass dir die Zusammenfassung von Meeting-Notizen schreiben, wie z. B. für den wöchentlichen Jour Fixe. Das erleichtert und beschleunigt viele manuelle Aufgaben wie das häufig ungeliebte, aber wichtige Protokoll schreiben.
- Bausteine und Vorlagen: Dank flexibler Bausteine kannst du jeden beliebigen Workflow von Grund auf neu erstellen oder sofort mit einer unserer über 200 Vorlagen loslegen. Zum Beispiel:
In der Vorlagen-Zentrale findest du eine vollständige Abbildung aller verfügbaren Vorlagen. Und im Zweifelsfall kannst du immer noch deine eigene erstellen. Eine vollständige Beschreibung aller Funktionen von monday work management findest du auf unserer Produktübersichtsseite.
Oder schau dir hier eine kurze Demo an:
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Häufig gestellte Fragen
Wie oft sollte ich meine Aufgabenliste aktualisieren?
Es empfiehlt sich, die Liste täglich oder mindestens wöchentlich zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die anstehenden Aufgaben aktuell sind.
Kann die Eisenhower-Matrix für persönliche und berufliche Aufgaben genutzt werden?
Ja, sie eignet sich für beides! Ob im Projektmanagement oder für persönliche To-Do-Listen – die Matrix hilft, sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren.
Gibt es digitale Tools zur Unterstützung der Eisenhower-Matrix?
Ja, monday.com ist eine ideale Plattform, um die Eisenhower-Matrix effizient umzusetzen. Mit Boards, Automatisierungen und KI-gestützter Priorisierung kannst du deine Aufgaben einfacher verwalten und erhältst durch die leistungsstarken Funktionen Rückenwind.
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