Backlog Refinement ist eine Technik, mit der du die Qualität deines Backlogs verbesserst, indem du die relevantesten Elemente priorisiert und weniger wichtige aussortierst.
Durch die kontinuierliche Pflege deines Produkt-Backlogs bekommst du ein genaueres Bild davon, worauf du dich konzentrieren musst, und das bedeutet, dass du bessere Produkte schneller entwickeln und Ressourcenverschwendung vermeiden kannst.
In diesem Artikel erfährst du, was Backlog Refinement ist, warum es für dein Team so wichtig ist und wie du dein Backlog effektiv pflegst. Außerdem zeigen wir dir, wie du mit den Best Practices für das Backlog Refinement dein Projekt schützen kannst.
Was ist Backlog Refinement?
Backlog Refinement, auch bekannt als „Backlog Grooming“ oder „Backlog-Pflege”, nennt man die strukturierte Priorisierung und Kategorisierung der Aufgaben in der Backlog-Liste für die zukünftige Erledigung.
Zur Erinnerung: Das Produkt-Backlog ist eine Liste von Aufgaben oder Geschäftsanforderungen, die während des Projekts erledigt werden müssen. Es wird vor allem in der agilen Methode Scrum verwendet, bei der die Arbeit in kurzen Iterationen, den sogenannten „Sprints“, erledigt wird.
Das Produkt-Backlog wird in der Regel zu Beginn eines Projekts erstellt, kann aber auch während der gesamten 5 Projektmanagement-Phasen des Projektlebenszyklus weitergeführt werden.
Wenn z.B. ein Element im Backlog plötzlich an Bedeutung gewinnt, kannst du entscheiden, diesen Punkt nach oben zu verschieben oder seine Position in der Liste neu zu priorisieren.
Es hilft auch zu klären, was von wem erledigt werden muss und bis wann es erledigt werden sollte.
Was sind die Vorteile von Backlog Refinement?
Backlog Refinement macht dich und dein Team effektiver.
Indem du dir ständig ansiehst, was sich in deinem Backlog befindet, und die Aufgaben nach Prioritäten ordnest, kannst du dich auf die richtigen Dinge zur richtigen Zeit konzentrieren.
Die Punkte können nach ihrer Priorität geordnet werden, dem Aufwand, der für ihre Erledigung erforderlich ist, dem Risiko, das mit ihrer Ausführung verbunden ist, oder nach allem anderen, was für dein Unternehmen sinnvoll ist.
Dein Entwicklungsteam kann das Backlog Refinement auch nutzen, um Abhängigkeiten zwischen Aufgaben zu erkennen und ein besseres Produkt-Backlog-Modell zu kreieren.
Weitere Vorteile des Backlog Refinement sind:
- Weniger Chaos in Projekten: Backlog Refinement hilft dir, dein aktuelles und geplantes Arbeitsaufkommen im Laufe der Zeit zu verstehen.
- Stärkere Anpassung: Durch die Backlog-Pflege kannst du die Erwartungen mit der Realität abgleichen, wie viel Arbeit bewältigt werden kann.
- Vereinfachung deiner Arbeit: Das Backlog Refinement hilft dabei, komplexe Aufgaben in überschaubare Teile zu unterteilen, die von einzelnen Teammitgliedern oder Iterationen angegangen werden können.
- Festlegung klarer Zuständigkeiten für Aufgaben zwischen verschiedenen Personen oder Teams: Die Erstellung des Backlogs stellt sicher, dass jeder ein gemeinsames Verständnis des Projektplans, des Projektumfangs, der Ziele und der Zielsetzungen hat.
- Aufräumen des Backlogs: Das Aufräumen des Backlogs schafft Klarheit, damit sich die Teams auf die wirklich wichtige Arbeit konzentrieren, anstatt Aufgaben zu erledigen, die außerhalb des Umfangs liegen.
- Bessere Priorisierung des Backlogs: Das Backlog Refinement priorisiert die Backlog-Elemente durch Diskussionen, Verhandlungen und Konsens zwischen mehreren funktionsübergreifenden Gruppen.
Best Practices für das Vorgehen beim Backlog Refinement
Jetzt, wo wir geklärt haben, was Backlog Refinement ist, wollen wir uns mit den Best Practices beschäftigen, die du bei der Ausführung in deinem Unternehmen beachten solltest.
Beginne mit den übergeordneten Epics
Beim Backlog Refinement arbeitest du dich in der Regel Schritt für Schritt von übergeordneten Epics und User Storys zu den sehr detaillierten Elementen durch.
Epics und User Storys sind die Projekt-Erwartungen, die die Stakeholder an das Unternehmen vermitteln.
User Stories sind wie Miniprojekte, die aus einer Liste von kleinen Aufgaben bestehen. Diese User Storys werden zu einem größeren Werk, dem sogenannten Epic, zusammengefügt. Den User Storys werden „Story Points“ zugewiesen, um abzuschätzen, wie schwierig sie zu erledigen sind.
Bevor du mit den Meetings beginnst, erstelle eine priorisierte Liste der User Storys und Epics, die du in die Überprüfung mit einbeziehen willst.
Die richtige Plattform macht es viel einfacher, deine Aufgaben im Produkt-Backlog zu verwalten. Mit monday.com erhältst du zum Beispiel Zugang zu aussagekräftigen Analysen, um Prioritäten zu setzen.
In den Dashboards von monday.com kannst du alle Daten herauslesen, die du brauchst, um Backlog-Elemente nach Wirkung, Aufwand oder jeder anderen Kennzahl, die für dein Unternehmen wichtig ist, zu priorisieren.
Du kannst monday.com auch nutzen, um Backlog Refinement Meetings für dein Entwicklungsteam zu planen.
Und das Beste daran?
Du kannst die Teilnehmer automatisch über alle Statusänderungen benachrichtigen.
Auf diese Weise kannst du dafür sorgen, dass jeder deine Backlog Refinement Meetings priorisiert.
Mach es gemeinsam
Backlog Refinement Meetings sind Teamsache.
Dein Produktteam muss zu jeder Zeit voll engagiert sein.
So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten an Bord sind und mit dem Prozess vertraut genug sind, um das Beste aus jedem Meeting herauszuholen.
Wenn dein Team nicht für ein ganztägiges Backlog-Pflege-Meeting zur Verfügung steht, kannst du sie in kürzere, aufeinanderfolgende Zeitblöcke aufteilen. Du kannst sogar mehrere Backlog Grooming Meetings auf einmal veranstalten, je nach den Anforderungen deines Projekts.
Ein solides Work OS ist in dieser Phase äußerst hilfreich.
Auf monday.com kannst du zum Beispiel dein gesamtes Team einladen, auf der gleichen Plattform zu arbeiten und die Zusammenarbeit an einem einzigen Ort zu zentralisieren.
Die Zentralisierung ist wichtig für das Backlog Refinement, denn sie hilft dabei zu sehen, wer was tut, und damit doppelte Arbeit zu vermeiden.
Wenn du kein gemeinsames Backlog hast, kann es passieren, dass sich einige Teammitglieder selbst Aufgaben zuweisen, während andere einfach nicht wissen, was der Rest des Team gerade macht.
Ein gemeinsames Arbeitsbacklog schafft auch Transparenz für die Stakeholder, die wissen wollen, wie die Aufgaben vorankommen.
Definiere ein klares Ziel für jedes Meeting
Bevor du mit der Aufarbeitung des Backlogs beginnst, solltest du dir ein klares Ziel setzen.
Dieses Ziel definiert das Ergebnis des Meetings.
Wenn du zum Beispiel Domainmodelle erstellst, könnte das Ziel sein, „sich auf die zentralen Konzepte der Anwendungsdomain zu einigen“ oder „Kandidatenklassen für User Storys zu definieren“.
Wenn du User Storys pflegst, könnte das Ziel sein, „zu entscheiden, welche Story als Nächstes implementiert werden soll“ oder „große Storys in kleinere aufzuteilen“.
Der Punkt ist, dass du aus dem Meeting mit einer Liste von umsetzbaren Aufgaben herauskommen solltest.
So kannst du dich darauf konzentrieren, das Ziel zu erreichen und sicherstellen, dass alle Beteiligten jederzeit wissen, worüber du sprichst.
Geh tief in die Details
Wenn du Storycards für die Qualitätssicherung (QS) durchgehst, schau dir die Details zu jeder Aufgabe an und frage dich, was man tun könnte, um sie klarer zu machen.
Das Verschieben einer Aufgabe von „Backlog“ nach „In Bearbeitung“ sollte weitere Fragen aufwerfen, um zu klären, was zu tun ist.
Überlege dir, wie jemand anderes die Aufgabeninformationen lesen würde und ob sie auch für ihn Sinn ergeben würden.
Mit monday.com ist es ganz einfach, diese Details zu deinem Backlog hinzuzufügen.
Durch einen einfachen Doppelklick auf ein Backlog-Element kannst du Notizen, Bilder, Checklisten und andere Medien zu den Aufgaben hinzufügen.
So kann jedes Teammitglied direkt im Kontext der Aufgabenbeschreibung kommunizieren und immer über die neuesten Updates informiert bleiben.
Berücksichtige die 20/30/50-Regel
Je länger das Backlog Refinement Meeting dauert, desto weniger konzentriert sind die Leute.
Deshalb solltest du die 20/30/50-Regel anwenden.
Diese Regel besagt, dass Backlog Refinement Meetings nicht länger als 20 % der Kapazität des Teams in Anspruch nehmen, nicht länger als 30 Minuten dauern und auf 50 Story Points begrenzt sein sollten.
Die zeitliche Verfügbarkeit und Konzentrationsfähigkeit der Mitarbeiter ist nicht immer konstant.
Es kann sein, dass sie vor und nach dem Treffen durch verschiedene Dinge abgelenkt werden, deshalb ist es besser, wenn du dich kurz fasst und auf den Punkt kommst.
Wenn du schon weißt, dass 50 Story Points zu lange dauern werden, dann reduziere entweder die Anzahl der zu bearbeitenden Punkte oder teile das Backlog in kleinere Stücke auf.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Backlog Refinement
Backlog Refinement im Team einzuführen ist nicht schwer, aber du brauchst einen systematischen Ansatz. Sonst können sich deine Refinement-Meetings als kontraproduktiv erweisen.
Hier ist ein schneller und einfacher Prozess, dem du folgen kannst:
1. Identifiziere alle ausstehenden Aufgabenanfragen
Der erste Schritt beim Backlog Grooming besteht darin, alle ausstehenden Aufgaben in deinem Backlog zu identifizieren – die Liste der Arbeitsaufgaben, die in früheren Sprints erstellt wurden.
Organisiere diese Product Backlog Items in verschiedene Kategorien:
- Aufgaben, die schätzungsweise nur ein paar Stunden dauern und sofort erledigt werden sollten.
- Aufgaben, die vor der Einschätzung nochmal besprochen werden müssen – dazu könnte gehören, dass du die Zustimmung deines Vorgesetzten einholst oder Nachforschungen anstellst, um mehr Klarheit über die Aufgabe zu bekommen.
- Aufgaben, die viel Diskussionsbedarf haben und vielleicht nicht im aktuellen Sprint-Backlog erledigt werden können – dazu gehören Aufgaben, die aufgrund von Nutzerfeedback oder Ideen von verschiedenen Teammitgliedern zum Backlog hinzugefügt wurden.
Ziel ist es, eine kleine Anzahl von User Storys für die erste Refinement-Sitzung bereit zu haben.
Zu diesem Zeitpunkt macht es Sinn, an den einzelnen User Storys zu arbeiten, da sie noch relativ unabhängig und einfach zu verwalten sind.
2. Kombiniere ähnliche Elemente
Sortiere das Backlog, um User Storys zu finden, die sich ähneln, und fasse sie zu einer einzigen Story zusammen.
Auf diese Weise wird es für alle am Projekt Beteiligten übersichtlicher.
Die kombinierte Story sollte ein klares Ziel haben und von Anfang bis Ende getestet werden.
3. Teile komplexe User Storys für eine bessere Planung auf
Komplexe User Storys sind schwer zu planen und können viel Zeit in Anspruch nehmen.
Um diese Storys zu unterteilen, schau dir ihre Akzeptanzkriterien an und bestimme, welche davon erfüllt werden müssen, bevor du zum nächsten Schritt übergehst.
So kannst du erkennen, welche Storys von anderen abhängig sind und den gesamten Prozess vereinfachen.
Hier ist ein Beispiel:
Um ein System nutzen zu können, müssen die Benutzer Zugang zum Passwort haben. In diesem Fall ist der „Passwort-Zugang“ ein notwendiger Schritt zur Nutzung des Systems.
Genauer gesagt: Bevor du dich für ein Konto anmeldest, musst du in irgendeiner Form Zugang zu deinem Passwort haben.
Der erste Schritt besteht also nicht darin, dass der Benutzer sich für ein Konto anmeldet – er ist eher eine Voraussetzung für jede weitere Aktion.
Wenn du komplexe Storys wie diese unterteilst, kannst du herausfinden, was zuerst erledigt werden muss, bevor du weitermachst.
4. Überprüfe Storys und priorisiere Aufgaben
Sobald du herausgefunden hast, welche Aufgaben zuerst erledigt werden müssen, kannst du entsprechende Prioritäten setzen und festlegen, wie viel Zeit du für jede Story einkalkulieren musst.
So können sich alle – von den Entwicklern bis hin zu den Product Ownern – darauf konzentrieren, ihre Arbeit zu erledigen, und das Projekt wird nur unwahrscheinlich Engpässen erleben.
Nachdem du das gesamte Backlog durchgegangen bist und jeder Aufgabe Zeit zugewiesen hast, versuche kurz gegenzuchecken, wie lange es dauern wird, alle Aufgaben deines Teams zu erledigen.
Wenn alles in Ordnung ist, kannst du im nächsten Schritt mit dem Refinement deines Backlogs weitermachen.
Eine andere Methode zur Einstufung von User Storys ist die relative Größenordnung.
Dabei wird jede Aufgabe in kleinere Komponenten zerlegt, bevor sie einer Größe zugeordnet wird – klein, mittel oder groß. Dadurch wird es einfacher, die Arbeit im Verhältnis zu anderen Aufgaben zu schätzen und zu planen.
5. Arbeite das Backlog tatsächlich auf
Nachdem du die Größe der Backlog-Elemente bestimmt hast, sie mit den relevanten Stakeholdern besprochen und Optionen für jedes Element identifiziert hast, ist es an der Zeit, das Backlog tatsächlich zu pflegen.
Entferne Punkte, die nicht mehr relevant oder umsetzbar sind.
Schmeiß alle Dinge raus, die nicht in das Backlog passen.
Und vergiss nicht, Aufgaben loszuwerden, für die du keine Kapazitäten oder Fähigkeiten hast.
Wenn du damit fertig bist, solltest du ein kleineres Backlog haben, das leichter zu verstehen und zu bearbeiten ist.
Es sollten Aufgaben übrig bleiben, die klar und umsetzbar sind. In der Regel handelt es sich dabei um Backlog-Aufgaben, die bereits in kleine Arbeitsabschnitte unterteilt wurden.
Entferne jetzt alle Aufgaben mit niedriger Priorität aus dem Backlog. Auf diese Weise enthält dein Backlog nur Aufgaben mit hoher Priorität, die dringend angegangen werden müssen oder den größten Wert schaffen.
6. Weise Aufgaben und Teamverantwortlichkeiten zu
Wenn du mit deiner Produkt Backlog Refinement Session fertig bist, besteht der nächste Schritt darin, dem Team Verantwortlichkeiten und Aufgaben zuzuweisen.
Dazu empfehlen wir dir, ein Work OS zu nutzen, das dir Funktionen zum Arbeitsmanagement und zur Aufgabenverwaltung bietet.
Mit monday.com kannst du zum Beispiel bestimmten Teammitgliedern Aufgaben zuweisen, Prioritäten setzen und die Fertigstellung überwachen.
Du kannst eine unbegrenzte Anzahl von Aufgaben erstellen und sie nach Abteilung, Projekt, Produkt oder jedem anderen Kriterium, das für dich sinnvoll ist, kategorisieren.
Du kannst auch Abhängigkeiten zwischen Aufgaben festlegen und Aktivitäten mit Erinnerungen per E-Mail oder SMS planen, um Deadlines besser einzuhalten.
Mit monday.com kannst du auch Kanban-Boards erstellen, um die aktuelle Arbeit zu visualisieren und mit deinem Team zusammenzuarbeiten.
So kannst du im Prozess erkennen, wo sich die Arbeit staut oder wo du einfach mithelfen kannst.
Bist du bereit, dein Backlog zu verfeinern?
Das Backlog Refinement ist für jedes Produktteam essenziell, denn es hilft dir, das Backlog während des gesamten Lebenszyklus relevant zu halten.
Nach diesem Artikel hast du jedenfalls schonmal alle relevanten Informationen erhalten, um dein Backlog effektiv zu verbessern.
Und wenn du nach einer Plattform suchst, die dir die Arbeit erleichtert, durch aussagekräftige Visualisierungen, Automatisierungen und Tracking-Funktionen, dann ist monday.com dein perfekter Partner für die kontinuierliche Backlog-Pflege.
Probiere für den Anfang einfach mal unsere vollständig anpassbare Backlog-Vorlage aus.
Damit kannst du alle wichtigen Dinge an einem zentralen Ort organisieren, sie verwalten und nach Prioritäten ordnen.
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