ERP vs. CRM: Unterschiede und Nutzen der SaaS-Business-Tools

Um erfolgreich zu sein, müssen sich Unternehmen heutzutage auf Technologien verlassen, die ihre Abläufe optimieren und das Kundenerlebnis verbessern. Wenn du nach einem technologischen Hilfsmittel zur Verbesserung deines Unternehmens suchst, fallen dir wahrscheinlich zuerst die Klassiker ein, CRM und ERP. Die beiden Softwares werden oft für austauschbar gehalten, dabei sind sie beide wertvolle Instrumente in der Geschäftswelt. Wenn du weißt, wie beide funktionieren und wie sie jeweils deinem Unternehmen nützen können, kannst du die Entscheidung treffen, welche Software die richtige für dein Unternehmen ist, oder ob du vielleicht beide brauchst.

In diesem Blogbeitrag gehen wir auf die Unterschiede zwischen den beiden Tools ein und untersuchen die Vorteile und Funktionen sowie die Gemeinsamkeiten. Außerdem stellen wir monday CRM vor, ein Tool, das sowohl CRM- als auch ERP-Funktionen an einem intuitiven Ort vereint.

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Was ist ein ERP?

ERP, die Abkürzung für Enterprise Resource Planning, ist eine Software, die dazu dient, den Betrieb und die Finanzen eines Unternehmens zu vernetzen und zu verwalten. In vielen Fällen ist ein ERP-System die zentrale Quelle für Prozesse, Berichte und Daten aus verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens.

Ein ERP integriert verschiedene Systeme und ihre jeweiligen Daten in eine zusammenhängende Plattform, die einen einfachen Zugriff auf die Daten aller Abteilungen eines Unternehmens ermöglicht.

Wenn alle Abteilungen eines Unternehmens ihre eigenen Systeme nutzen, kann das schnell unübersichtlich werden, oder? Mit einem ERP-System ist das anders: Alle wichtigen Informationen sind auf einer einzigen Plattform vereint und für alle zugänglich.

Unternehmen entscheiden sich aus ganz unterschiedlichen Gründen für ein ERP. Manche möchten ihre Abläufe effizienter gestalten, andere wollen ihren Umsatz steigern oder Entscheidungen schneller treffen. Wusstest du, dass mittlere und kleinere Unternehmen mit einem ERP-System die Entscheidungszeit um bis zu 35 % verkürzen können? Das klingt doch vielversprechend!

Besonders die Finanz- und Betriebsabteilung profitiert von einem ERP. Aber es bleibt nicht dabei – auch die Personalabteilung, das Marketing und der Vertrieb ziehen ihren Nutzen daraus. Kurz gesagt: Ein ERP-System bringt für jeden im Unternehmen Vorteile mit sich.

Was ist ein CRM?

CRM steht für Customer Relationship Management – also die Pflege und Verwaltung von Kundenbeziehungen. Eine CRM-Software hilft dabei, diese Beziehungen zu organisieren und zu stärken. Genau wie ein ERP ist ein CRM eine interaktive Datenplattform. Der Unterschied? Während ein ERP-System vor allem interne Prozesse optimiert, liegt der Fokus eines CRMs darauf, dem Vertrieb, Kundenservice und Marketing die Tools zu geben, um Kunden ein großartiges Erlebnis zu bieten.

Ein CRM ist wie ein zentraler Speicherplatz für alles, was mit Leads und Kunden zu tun hat: Anrufprotokolle, E-Mails, Textnachrichten, Notizen aus Meetings und sogar Dokumente wie Angebote oder Bestellungen. Es hilft auch, Aufgaben rund um Kunden oder Leads effektiv und effizient zu managen.

Da ein CRM durch seine ganzheitliche Sicht auf Kunden alle Kundeninteraktionen an einem Ort bündelt, liefert es wertvolle Einblicke. So können Vertriebsteams ihre Strategien optimieren und die Vertriebspipeline noch besser steuern.

Kurz gesagt: ERP und CRM sind beide unverzichtbare Werkzeuge für Unternehmen. Der Schlüssel liegt darin, zu wissen, welches System für welche Aufgabe oder Abteilung am besten geeignet ist, um das Beste aus beiden herauszuholen.

CRM vs. ERP: Die Vorteile der beiden Systeme

Es gibt eine Reihe von Vorteilen, die mit der Einführung eines CRM oder ERP im Unternehmen verbunden sind. Zu den gemeinsamen Vorteilen von ERP und CRM gehören die verbesserte Zusammenarbeit, mehr Effizienz und die Möglichkeit, bessere, fundierte Entscheidungen zu treffen. Die spezifischen Vorteile der beiden Systeme lassen sich jedoch genauer eingrenzen.

CRM-Vorteile

1. Verbesserte Kundenbeziehungen

Das Hauptziel eines CRM-Systems ist es, Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Kunden besser zu verstehen und intensivere Beziehungen zu ihnen aufzubauen. In der zentralen Datenbank erhalten Vertriebsmitarbeiter mit nur einem Klick Zugang zu wichtigen Informationen – von der Kaufhistorie bis hin zu bisherigen Interaktionen. Das ermöglicht die individuellere und persönlichere Kundenansprache und vereinfacht kritische Interaktionspunkte, wie das Lead Management, Kunden-Onboarding und den kontinuierlichen Kundenkontakt im After Sales Prozess.

Dank dieser Einblicke können Verkaufsteams bestehende Kundenbeziehungen pflegen und gleichzeitig neue aufbauen. Das führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit, stärkerer Kundenbindung und einer gesteigerten Loyalität – und letztlich auch zu mehr Wiederholungskäufen.

2. Bessere Kundenbetreuung

Mit einem einfachen CRM wie monday CRM ist es leicht, alle Kundeninteraktionen im Blick zu behalten und sicherzustellen, dass jede Anfrage zügig und innerhalb des SLA beantwortet wird, das A und O jeder guten Kundenbetreuung. Falls sich eine Antwort verzögert oder ein Anliegen übersehen wird, werden die Teams benachrichtigt und können rechtzeitig reagieren.

Außerdem liefert ein CRM wertvolle Einblicke in wiederkehrende Probleme, Bugs oder Verzögerungen im Kundenservice. Dadurch können Unternehmen Engpässe erkennen und gezielt Maßnahmen ergreifen, um Abläufe zu verbessern. So wird sichergestellt, dass Kunden immer schnell, persönlich und zuverlässig geholfen wird – was langfristig das Vertrauen in das Unternehmen stärkt und den Ruf verbessert.

3. Zugang zu verwertbaren Vertriebserkenntnissen

Eine CRM-Software verfügt über leistungsstarke Analysewerkzeuge, um Erkenntnisse aus Kundendaten und Leistungskennzahlen (KPIs) zu gewinnen. Vertriebs- und Kundendienstteams können diese sachlichen Erkenntnisse nutzen, um Prozesse zu verbessern, die Kundenabwanderung zu verringern und datengestützte Entscheidungen für eine bessere Strategieentwicklung zu treffen.

4. Gesteigerte Effizienz und Produktivität

Ein großer Vorteil von CRM-Systemen liegt in ihren Automatisierungsfunktionen. Routineaufgaben wie das Eingeben von Daten, das Versenden von Nachrichten oder das Verfolgen von Aufgaben werden automatisch erledigt. Das spart Zeit und reduziert Fehler.

Dadurch können sich die Teammitglieder auf das Wesentliche konzentrieren – sei es, sich um Kunden zu kümmern, neue Leads zu gewinnen oder Strategien zu entwickeln. Das Ergebnis? Effizientere Workflows, höhere Produktivität und mehr Raum für die wirklich wichtigen Aufgaben, die das Unternehmen voranbringen.

ERP-Vorteile

1. Eine einzige Quelle für finanzielle und operative Daten

ERP-Systeme konsolidieren alle wichtigen Daten über alle Abteilungen hinweg, z. B. Finanzen, Personalwesen, Lieferkettenmanagement, Ressourcenplanung, Bestandsmanagement und mehr. Dies erhöht die Datentransparenz für das gesamte Unternehmen und garantiert eine bessere abteilungsübergreifende Zusammenarbeit für harmonische, aktuelle Interaktionen.

2. Verbesserte finanzielle Entscheidungen

ERPs bieten einen 360-Grad-Blick auf die Unternehmensausgaben – aufgeschlüsselt nach Produktionskosten, Ressourcenkosten, Gewinn und mehr. Durch die Verfolgung der Unternehmensausgaben können Unternehmensleiter diese datengestützten Erkenntnisse nutzen, um fundierte Entscheidungen zur Optimierung der Ausgaben zu treffen. Diese Art von fortschrittlichen Berichten hilft Unternehmen, Chancen zu erkennen und Fallstricke zu vermeiden.

3. Geringeres Risiko

ERP-Systeme verfügen über eine zusätzliche Sicherheitsebene für das Risikomanagement, die sicherstellt, dass nur die richtigen Personen Zugang zu sicheren Daten mit Datenverschlüsselung haben. Dadurch wird das Risiko von Datenschutzverletzungen verringert.

4. Effizientere Geschäftsprozesse

Durch die Rationalisierung von Workflows und Abläufen im Geschäftsprozess, besonders durch die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben, werden die Produktivität und die betriebliche Effizienz im gesamten Unternehmen verbessert. Durch den Echtzeit-Zugriff auf Datenanalysen und Berichte können Unternehmen schnell und effizient planen, budgetieren und Prognosen erstellen.

CRM vs. ERP: Die Merkmale beider Systeme

Die entscheidenden Merkmale von CRM- und ERP-Software haben einige Überschneidungen, sind aber im Allgemeinen recht unterschiedlich. Hier sind die Funktionen, die für jede Software wichtig sind.

CRM-Funktionen

1. Kontaktmanagement

Ein CRM bietet dir die Möglichkeit, auf Kontakte in einer zentralen Datenbank zuzugreifen und sie zu verwalten. Die Nutzer können auf alle Details über Kunden, Leads und ihre potenziellen Kunden zugreifen, einschließlich Kontaktdaten, Kommunikationsverlauf, Präferenzen und mehr.

 2. Lead-Management

Ein CRM ermöglicht es dir, Leads aus jeder Quelle an einem Ort zu zentralisieren und zu qualifizieren, damit du sie bewerten und die Kundenreise durch die Pipeline verfolgen kannst. So kannst du dein Lead Management und den gesamten Kundenlebenszyklus noch einfacher und erfolgreicher gestalten.

3. Vertriebs- und Marketing-Automatisierung

CRMs können viele Komponenten automatisieren, die Vertriebs- und Marketingprozesse optimieren, wie z. B. das Versenden von E-Mails, Follow-up-Nachrichten, Erinnerungen an die Kontaktaufnahme mit Leads und mehr.

4.  Marketing-Analysen und Dashboards

Berichtsfunktionen ermöglichen es dir, Kundendaten und Kennzahlen in Echtzeit zu visualisieren und zu analysieren, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen. Die leistungsstärksten CRM-Systeme, wie monday CRM, bieten benutzerdefinierte Dashboards, die dir sofort Auskunft über deinen Geschäftsverlauf, deine Verkaufszahlen und die Leistung deines Teams geben.

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ERP-Funktionen

1. Integration des Geschäftsbetriebs

Ein ERP konsolidiert alle Aspekte eines Unternehmens, einschließlich Personalwesen, Buchhaltung, Fertigung, Lieferkettenmanagement, Finanzen, Vertrieb und Kundenservice. Durch die Integration dieser Informationen an einem Ort wird das Wissen im gesamten Unternehmen sichtbar und umsetzbar.

2. Ressourcenmanagement

Ein ERP konsolidiert alle Unternehmensressourcen, sodass Teams Ressourcen wie Finanzen, Mitarbeiter und mehr planen, einsetzen und zuweisen können, um die Effizienz zu maximieren.

3. Datenanalyse

Durch das Sammeln und Analysieren von Kennzahlen wie KPIs oder OKRs aus allen Unternehmensbereichen können ERPs wichtige Prognosen und Erkenntnisse über die Finanzen, die Effizienz, die Leistung und vieles mehr des Unternehmens liefern. Dies ermöglicht den Teams bessere Vorhersagen, Prognosen und Planungen.

4. Automatisierung von Geschäftsprozessen

Ein ERP-System hilft Unternehmen, wiederkehrende Geschäfts- und Finanzprozesse zu automatisieren. Aufgaben wie die Gehaltsabrechnung, Rechnungsstellung, Lagerverwaltung oder Auftragserstellung werden durch das System effizient und fehlerfrei abgewickelt.

Diese Automatisierung spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern reduziert auch das Risiko menschlicher Fehler. So können Unternehmen ihre Abläufe reibungsloser gestalten und sich auf strategische Ziele konzentrieren.

CRM vs. ERP: Wie ähnlich sind sie?

Ein CRM und ein ERP sind beides SaaS-Tools (Software as a Service), die die Effizienz und Produktivität eines Unternehmens steigern sollen. Sie nutzen Technologie, um Geschäftsprozesse zu vereinfachen und zu verbessern, und verschaffen so einen hoffnungsvollen Vorteil gegenüber der Konkurrenz. Sie sind unterschiedlich, aber ergänzen sich gegenseitig. Einige ihrer wichtigsten Gemeinsamkeiten sind, dass ERP- und CRM-Software beide:

Daten integrieren

ERP- und CRM-Systeme haben einen gemeinsamen Ansatz, denn beide sind als zentrale Datenspeicher konzipiert, die eine einzige Informationsquelle darstellen. CRMs liefern Daten zu Kunden, Leads und Vertrieb, während ERPs Daten zu Finanzen und Betrieb zusammenfassen.

Prozesse automatisieren 

Wie wir bereits bei den Hauptmerkmalen erwähnt haben, automatisieren sowohl CRM- als auch ERP-Software Prozesse, was Zeit spart und die Effizienz steigert. Der Unterschied liegt jedoch in der Art der Prozesse, die sie automatisieren – CRMs automatisieren Vertriebs- und Marketingprozesse, während ERPs finanzielle und betriebliche Abläufe automatisieren.

Zugang zu wichtigen Berichten und Daten gewähren 

Sowohl CRMs als auch ERPs sind in der Lage, die in ihnen gespeicherten Daten zu analysieren, so dass Unternehmen einen Einblick in wichtige Trends, Statistiken, Kennzahlen und mehr erhalten. Das verschafft den Unternehmen einen besseren Einblick und ermöglicht es den Teams, datengesteuerte, intelligente Entscheidungen zu treffen. Der Unterschied besteht darin, dass CRMs Analysen über das Kundenverhalten und die Verkaufsaktivitäten erstellen, während ERPs Analysen über finanzielle Trends und die betriebliche Leistung auf einer unternehmensweiten Ebene erstellen.

Organisatorische Kommunikation verbessern

Mit beiden Tools können Unternehmen an einem zentralen Ort effizient über aktuelle und genaue Informationen kommunizieren.

CRM vs. ERP: Die wichtigsten Unterschiede

Obwohl CRMs und ERPs von Natur aus recht ähnlich sind, handelt es sich um zwei grundverschiedene Dinge. Der Hauptunterschied zwischen einem ERP und einem CRM besteht darin, dass sich ein CRM auf Verkaufsprozesse und Kundenbeziehungen konzentriert, während sich ein ERP auf den Geschäftsbetrieb und die Finanzen konzentriert. Hier ein genauerer Blick auf die Unterschiede:

Umfang & Fokus

ERPs haben in der Regel einen größeren Anwendungsbereich, da sie sich auf fast alle Aspekte eines Unternehmens konzentrieren, einschließlich der verschiedenen Front-Office- und Back-Office-Funktionen und -Abläufe. Der Anwendungsbereich eines CRM ist viel enger, da es sich nur auf die Verkaufs- und Marketingfunktionen eines Unternehmens konzentriert.

Wer sie benutzt

Ein CRM wird in erster Linie von kundenorientierten Teams – Kundenservice, Vertriebsteams und Marketing – genutzt, während ein ERP von einem ganzen Unternehmen verwendet werden kann, um Kerngeschäftsprozesse verschiedener Abteilungen zu verwalten.

Sie kommen daher in jeder Branche zum Einsatz, denn es gibt Systeme mit speziellen Funktionen und Softwares, die allen Anforderungen gerecht werden, wie monday CRM. Ein leistungsstarker Allrounder wie monday CRM ist die perfekte Lösung, unter anderem als:

• Recruitment CRM
• Marketing CRM
• CRM für kleine Unternehmen
• CRM für eCommerce
• CRM für Banken
• CRM für Kanzleien
• CRM Buchhaltung
• CRM für die Fertigung

Wie sie funktionieren 

Die Hauptfunktionen eines CRM sind Vertriebsmanagement, Marketingautomatisierung und Kundenservice, während die Hauptfunktionen eines ERP Finanzmanagement, Lieferkettenmanagement, Produktion und Personalmanagement sind.

Kosten 

Obwohl sowohl CRMs als auch ERPs eine beträchtliche (aber lohnende) finanzielle Investition darstellen, sind ERPs tendenziell teurer als CRMs. Eine Studie von Software Path ergab, dass die durchschnittlichen Kosten für ein ERP bei 9.000 US-Dollar pro Benutzer und Jahr liegen. Das ist ein deutlicher Unterschied zu den Kosten für ein CRM, das im Durchschnitt zwischen 100 und 1.800 US-Dollar pro Benutzer und Jahr kostet und in der Regel auf monatlicher Basis abgerechnet wird.

Wie wählt man zwischen einem ERP- und einem CRM-System?

Wenn du dir unsicher bist, welches System dein Unternehmen voranbringt, ist der erste Schritt, die spezifischen Anforderungen deines Geschäfts genau zu analysieren. Hier sind einige Überlegungen, die dir bei der Entscheidung zwischen CRM- und ERP-System helfen können:

Wann ist ein ERP-System die richtige Wahl?

• Operative Einblicke: Mit erweiterten Berichten gibt dir ein ERP-System klare Einblicke in deine Betriebsabläufe. So kannst du Chancen besser erkennen und Risiken frühzeitig vermeiden.
• Gesteigerte Effizienz: Die Automatisierung wiederholbarer Aufgaben im gesamten Unternehmen steigert die Produktivität und Effizienz erheblich.
• Optimierte Lieferkette: Durch ein verbessertes Lieferkettenmanagement wird es einfacher, die Nachfrage zu prognostizieren, Bestände zu verwalten und die Produktion zu optimieren.

Wann solltest du dich für ein CRM entscheiden?

• Einblicke in den Vertrieb: Ein CRM bietet eine zentrale Datenbank für alle Kundeninteraktionen. Diese liefert dem Vertrieb detaillierte Einblicke, um die Vertriebspipeline gezielt zu optimieren.
• Höhere Kundenbindung: Mit einem CRM kannst du bestehende Beziehungen zu Kunden stärken und gleichzeitig neue aufbauen. Das führt zu mehr Folgegeschäften, zufriedeneren Kunden und einer stärkeren Kundentreue.
• Effizienteres Marketing: Durch die Automatisierung von Marketingaufgaben haben Teams mehr Zeit, sich auf die Strategie und kreative Aspekte ihrer Kampagnen zu konzentrieren.

Warum nicht beides?
Für die meisten Unternehmen sind sowohl ERP- als auch CRM-Systeme wichtig, da sie unterschiedliche, aber einander ergänzende Aufgaben erfüllen. Während ein ERP die internen Betriebsabläufe optimiert, sorgt ein CRM dafür, dass deine Kundenbeziehungen wachsen und gepflegt werden. Gemeinsam bilden sie eine starke Grundlage für langfristigen Erfolg.

Brauchen Unternehmen beides, CRM und ERP?

Ja, Unternehmen profitieren von beiden Systemen – CRM und ERP – da sie verschiedene, aber gleichermaßen wichtige Geschäftsbereiche abdecken. Während ein CRM auf die Pflege von Kundenbeziehungen und den Vertrieb abzielt, konzentriert sich ein ERP darauf, interne Prozesse wie Finanzen, Produktion und Lieferkettenmanagement zu optimieren.

Unternehmen mit sehr spezifischen Anforderungen könnten sich zunächst für eines der beiden Systeme entscheiden. Doch für wachstumsorientierte Unternehmen, die ihre Abläufe ganzheitlich verbessern möchten, ist die Kombination beider Systeme oft unerlässlich. Software, die nur einen Teil der Geschäftsanforderungen abdeckt, kann auf Dauer einschränkend sein.

Die ideale Lösung?
Wenn beide Tools integriert sind und sich einen zentralen Datenspeicher teilen, profitieren Unternehmen von einer nahtlosen Verbindung zwischen Geschäftsprozessen und Kundenerfahrung. Genau aus diesem Grund entscheiden sich viele Unternehmen für anpassbare Work-OS-Lösungen wie monday.com, die Flexibilität und Integration bieten, um beide Welten zu vereinen.

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Wie man CRM- und ERP-Funktionen an einem Ort kombiniert

Das monday.com Work OS ist eine offene Plattform, die spezialisierte Produkte anbietet, auf der jeder die Werkzeuge erstellen und gestalten kann, die er für alle Aspekte seiner Arbeit braucht – ob CRM- oder ERP-Funktionen.

Sieh dir hier eine kurze Demo an:

monday CRM bietet alle Funktionen, die du brauchst, um das ideale ERP und CRP für dein Unternehmen zu erstellen. Das Produkt basiert auf dem intuitiven Work OS und ermöglicht die gemeinsame Nutzung einer Datenbank für alle deine Informationen, damit Teams Leads, Kunden, Marketingkampagnen und unternehmensweite Finanz- und Betriebsabläufe effektiv an einem Ort verwalten können.

Mit monday CRM kannst du:

• Zentrale Finanzarbeitsbereiche des Unternehmens vereinheitlichen:
  Du musst deine aktuellen Daten und Tools nicht aufgeben – monday.com bietet die nahtlose Integration bestehender Systeme. So kannst du Daten aus verschiedenen Quellen mühelos zusammenführen.
• Aussagekräftige Analysen und Dashboards erstellen:
  Mit nur wenigen Klicks kannst du detaillierte Visualisierungen und Berichte aus sämtlichen Geschäftsdaten erstellen. Das Beste daran? Diese Insights sind für das gesamte Unternehmen – einschließlich Vertrieb und Marketing – leicht zugänglich und teilbar.
• Echtzeit-Einblicke in den Vertrieb erhalten:
  Behalte deine Pipelines, Ziele, Verkaufszahlen und Teamleistung im Blick. Mit interaktiven Boards und Dashboards kannst du genau sehen, wie deine Vertriebs- oder Marketingkampagnen laufen.
• Zeit sparen durch die Automatisierung von Vertriebsprozessen:
  Schließe mehr Deals ab, indem du wiederkehrende Aufgaben automatisierst. Leads werden automatisch zugewiesen, Erinnerungen für anstehende Aktivitäten gesetzt, Benachrichtigungen versendet, wenn ein Lead eine E-Mail öffnet – und vieles mehr!

Arbeitnehmer verbringen viel Zeit mit der Suche nach Informationen. Einer der Hauptgründe dafür sind die verschiedenen nicht integrierten Systeme, die in einem Unternehmen verwendet werden und deren Datenquellen nicht miteinander verbunden sind.

monday CRM löst dieses Problem, indem es als einzige, zentrale Informationsquelle für dein Unternehmen dient. Mit nahtlosen Integrationen zu zahlreichen CRM- und ERP-Systemen können sich deine Teams auf eine einheitliche Plattform für alle Arbeitsabläufe, Automatisierung und Zusammenarbeit verlassen. Teste es noch heute mit einer 14-tägigen Testversion.

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