Workflow-Vorlagen sind im Projektmanagement unverzichtbar geworden. Egal, mit welcher Projektmanagement-Methode und mit welchen Projekten und Aufgaben sich dein Team beschäftigt, du benötigst ein zentrales Tool, um die wichtigsten Komponenten deiner Prozesse einzurichten und zu visualisieren. Das hilft dir dabei, die Abfolgen aufeinander abzustimmen und festzulegen, in welcher Reihenfolge die Aufgaben erledigt werden sollen.
Eine Workflow-Vorlage ist eine solide Grundlage, um deinen Geschäftsprozess von Start bis Ende abzubilden und dir die Arbeit erheblich zu erleichtern. Wir haben eine flexible Workflow Vorlage erstellt, die du schnell und einfach an deine Unternehmensanforderungen anpassen kannst. In einfachem „Workflow-Deutsch“ heißt das: Du erhältst eine gebrauchsfertige Vorlage für Arbeitsabläufe mit vielen hilfreichen Funktionen, um deine Aufgaben so effizient wie möglich zu erledigen.
In diesem Artikel erklären wir dir, wie die Vorlage funktioniert, wie du sie effektiv mit deinen Infos befüllst und wie du sie am besten für dein Projekt- und Aufgabenmanagement einsetzen kannst.
Was ist eine Workflow-Vorlage?
Eine Workflow-Vorlage ist Teil eines Workflow-Management-Systems und ein äußerst effektives Tool im Projektmanagement, um eine visuelle Darstellung deiner Arbeitsabläufe zu erhalten. Du bildest alle Schritte und Personen ab, die an einem Prozess beteiligt sind, und kannst dies zum Benchmarking verwenden und zur Effizienz-Steigerung deines Teams. Du kannst ein Flussdiagramm erstellen, ein Aktivitätsdiagramm oder ein „Business Process Model and Notation“ (BPMN). Eine Workflow-Vorlage veranschaulicht die wichtigsten Schritte deines Projekts und wie sie ineinandergreifen.
Ein Workflow ist eine Abfolge von Aktivitäten, die durchgeführt werden müssen, um eine bestimmte Aufgabe oder ein Ziel zu erreichen. Im Wesentlichen verkörpert ein Workflow die Art und Weise, wie du die Arbeit erledigen willst. Zum Beispiel ist der Prozess des Mitarbeiter-Onboardings ein wichtiger Workflow.
Mit einer ausgefüllten Workflow Vorlage kannst du deinen Stakeholdern und deinem Team genau zeigen, wie du planst, dein Projekt auf den Weg zu bringen und abzuschließen. Er dient als Arbeitsplan, auf den sich alle Projektbeteiligten jederzeit berufen können, um die Prioritäten und die Reihenfolge der Arbeiten zu klären.
Warum eine Workflow-Vorlage verwenden?
Hier sind vier wichtige Gründe, warum eine Workflow-Vorlage bei jedem Projekt von großem Vorteil ist.
Hilfe bei der Planung
Produktivität beginnt schon mit der Planung und eine gute Workflow Vorlage sorgt dafür, dass du deinen Planungsprozess richtig beginnst. Wenn du weißt, dass deine Ideen nahtlos zusammenpassen, aber in deinem Kopf noch ein Durcheinander herrscht bei der Frage wie genau, dann hilft dir eine Workflow Vorlage beim Journey-Mapping-Prozess. Dadurch wird der Ablauf für alle Beteiligten klarer.
Transparenz schaffen
Eine Vorlage für ein Workflow-Diagramm lässt keinen Raum für Vermutungen, indem es Projekte oder Prozesse abbildet. Dein Geschäftsprozess muss nicht nur dir, sondern auch für alle Teammitglieder und Beteiligten klar sein. Auf diese Weise hat jeder Vertrauen in den Plan und kann die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge ausführen und bei Bedarf auf den Plan zurückgreifen.
Vorhersage von Engpässen
Du kannst nicht erwarten, dass ein Projekt rechtzeitig fertiggestellt wird, wenn du dir nicht vorher den Gesamtplan ansiehst.
Ein klarer Plan für dein Projekt ermöglicht eine umfassende und detaillierte Planung im Vorfeld.
Erleichtert das Delegieren
So sehr du auch dem Plan im Kopf vertrauen magst, du brauchst eine visuelle Landkarte, um Ideen an das richtige Teammitglied zu kommunizieren und zu delegieren. Eine Workflow-Vorlage nimmt dir die Hälfte der Arbeit ab, indem sie festlegt, welche Schritte wohin führen. Du kannst dich auf deine Workflow Vorlage beziehen, um deinen Teammitgliedern zu veranschaulichen, für welche Aufgaben sie verantwortlich sind und wie ihre Arbeit in das große Ganze passt.
Was sind einige Beispiele für Workflow-Vorlagen?
Du kannst ein Workflow-Diagramm erstellen, um Projekte aus allen Branchen abzubilden. Sehen wir uns einige Beispiele für Workflow-Vorlagen in der Praxis an.
Workflow-Vorlage für die Personalbeschaffung
Diese Workflow-Vorlage gliedert den Einstellungsprozess in verschiedene Phasen und zeigt, wie die einzelnen Phasen aufeinander folgen. Die visuelle Darstellung des Einstellungsprozesses schafft Klarheit für Personalverantwortliche und die Personalabteilung. Anhand dieser Prozessvorlage wissen alle Beteiligten, welche Schritte unternommen werden müssen, bevor einem potenziellen Mitarbeiter eine Stelle angeboten wird.
Eine Vorlage wie diese stellt sicher, dass keine Schritte im Einstellungsprozess übersehen und übergangen werden. Jeder potenzielle Kandidat wird sorgfältig geprüft und nach bestimmten Kriterien bewertet. So kann ein Unternehmen sichergehen, dass sie Mitarbeiter einstellen, die zur Unternehmenskultur passen und für die Stelle voll qualifiziert sind.
Sieh dir die Vorlage für den Einstellungsprozess an, wenn du eine detailliertere Vorlage suchst, die dir bei der Verwaltung der Bewerber über die gesamte Pipeline hinweg hilft.
Workflow-Vorlage für B2B-Prospektierung
Diese Workflow-Vorlage ist ein detaillierter Fahrplan für B2B-Verkaufsexperten, den sie bei der Akquise befolgen können. Es unterteilt den Akquisitionsprozess in einzelne Schritte und innerhalb jedes Schrittes gibt es entsprechende Aufgaben. Jeder Schritt ist mit Ergebnissen verbunden, die davon abhängen, was im vorangegangenen Schritt geschehen ist. Die strukturierten Schritte und Folgemaßnahmen verhindern, dass die Vertriebsmitarbeiter zu viel Zeit mit einem Interessenten verbringen.
Wenn ein Vertriebsmitarbeiter beispielsweise im ersten Schritt eine E-Mail sendet und der Interessent nicht unmittelbar interessiert ist, weiß er, dass er zu Aufgabe fünf springen und die „Kontaktkategorie“ aktualisieren muss. Der Workflow ist damit abgeschlossen. Wenn der Vertriebsmitarbeiter jedoch nach seiner E-Mail keine Rückmeldung erhält, weiß er, dass er zu Schritt zwei übergehen muss. Er muss nun drei Tage nach der ersten Interaktion eine Follow-up-E-Mail senden.
monday.com Workflow-Vorlage
Es kann kompliziert sein, ein eigenes Workflow-Diagramm von Grund auf neu aufzustellen. Deshalb haben wir eine benutzerfreundliche Workflow-Vorlage vorbereitet, die dir den Einstieg erleichtern soll.
Du kannst zum Beispiel jede Phase des Projektmanagement-Planungsprozesses in verschiedene Phasen und Aufgaben unterteilen, mit Fristen, farblich gekennzeichneten Prioritäten, Budgets, Zeitplänen und mehr.
Du kannst den Workflow auch in der Zeitleistenansicht visualisieren, um zu sehen, was wann geschehen soll.
Die Vorlage kann auch als Benchmark dienen, mit der du die Leistung deines Teams in Echtzeit vergleichen kannst.
Die Hauptstärke von monday.com sind interaktive, kollaborative Visualisierungstools, die die Arbeit deines Teams an einem zentralen Ort bündeln. Das bietet unsere Plattform:
Beliebig viele Verantwortliche zuweisen
Ein schön gestalteter Workflow bringt nichts, wenn er nicht in die Praxis umgesetzt wird. Workflows sind dazu da, die Arbeit in Einheiten zu unterteilen und Aufgaben systematisch zu erledigen. Und das erfordert Eigenverantwortung und die Delegation von Aufgaben.
Du brauchst dich nicht auf einen Ausdruck deines Projektplans zu stützen, um zu sehen, wer für welche Aufgabe zuständig ist, denn dein Team kann sich einfach bei monday.com anmelden und sie dort selbst verwalten. Du kannst Aufgaben ganz einfach per Mausklick der entsprechenden Person zuweisen, den Personen oder dem verantwortlichen Team.
Diese erhalten automatisch eine Benachrichtigung, damit sie wissen, welche Aufgaben sie in dem Projekt haben. Du kannst auch automatische Erinnerungen für Teammitglieder einrichten, damit die Arbeit immer nach Plan läuft.
Einfaches Aktualisieren deiner Workflows
Workflows sind nicht in Stein gemeißelt. Produktive Teams sind flexibel und immer auf der Suche nach noch effizienteren Workflows. Das bedeutet, dass du deine Workflows ständig aktualisieren und gleichzeitig alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand halten musst.
Die Workflow-Vorlage von monday.com hat den Vorteil, dass du das Rad nicht jedes Mal neu erfinden musst, wenn sich dein Prozess ändert. Mit unserem Drag-and-drop-Interface kannst du deine Arbeitsabläufe ganz einfach von unterwegs aus anpassen und trotzdem alle Beteiligten auf dem Laufenden halten.
Der einfache Zugriff auf deine Workflows auf einer zentralen Plattform erleichtert auch die Analyse der Arbeitsabläufe. Dein ganzes Team kann nachvollziehen, wo Verbesserungsbedarf besteht und Vorschläge machen – und das alles an einem einzigen, zentralen Ort.
Nahtlose Integration
Unsere Workflow Vorlage lässt sich problemlos mit anderen Projektmanagement- und Kommunikationstools integrieren, um einen nahtlosen Übergang zur Nutzung von monday.com zu ermöglichen. Das heißt, du musst deine bestehenden Prozesse nicht ändern. In unsere Vorlagen können Dienste wie Outlook, MS Teams, Slack, Zoom, Google Drive, LinkedIn und andere weit verbreitete Software integriert werden. Das minimiert den Zeit- und Energieaufwand bei der Einführung neuer Arbeitsstrukturen.
Mit unserer zuverlässigen, anpassbaren und zentralisierten Workflow-Vorlage setzt du Fehlern aufgrund von Missverständnissen endlich ein Ende. Es war noch nie so einfach, ein Projekt abzuschließen.
Ähnliche Vorlagen
Projektmanagement-Vorlage
Beliebte Projektmanagement Methoden sind nicht nur effizient, sondern auch intuitiv. In der Projektmanagement-Vorlage von monday.com behältst du ganz einfach den Überblick über Fristen, Projektphasen, Beteiligte, Zeitpläne und Aufgaben – alles an einem zentralen Ort. Organisiere deine Aufgaben nach Priorität, weise Aufgaben an Teammitglieder zu und arbeite online – intuitiv und in Echtzeit, gemeinsam mit deinem Team.
Vorlage für Softwareentwicklung
Ein Team von Entwicklern muss jederzeit mit den Projektanforderungen, dem Feedback der Tester und dem Fortschritt der Aufgabe Schritt halten können. Mit unserer Softwaredevelopment-Vorlage kannst du Aufgaben ganz einfach erstellen, verfolgen und kategorisieren, sobald sie anfallen. Identifiziere allgemeine Probleme, überwache den Fortschritt und entwickle mühelos eine Roadmap.
Vorlage für Geschäftsprozesse
Die Vorlage für Geschäftsprozesse hilft dir bei der Aufschlüsselung und Verwaltung wichtiger Prozesse wie der Rechnungsstellung, dem Mitarbeiter-Onboarding usw. Von Unternehmenszielen und Geschäftsplänen bis hin zu Aufgabenmanagement und Testläufen – diese Vorlage erfüllt alle Anforderungen.
FAQs zur Workflow-Vorlage
Wie erstelle ich eine Workflow-Vorlage?
Die Erstellung einer Workflow Vorlage für dein Unternehmen ist nicht ganz einfach. Deshalb hat monday.com dir diese Arbeit abgenommen. Unsere Workflow Vorlage enthält bereits die meistgenutzten Spalten und Abschnitte, ist aber vollständig anpassbar, sodass du die Vorlage leicht nach deinen Wünschen gestalten kannst. Alles, was du tun musst, ist, deine einzigartigen Geschäftsprozesse abzubilden.
Wie kann ich einen Workflow erstellen?
Der beste Weg zu einem erfolgreichen Workflow besteht darin, den Anfangs- und Endpunkt zu bestimmen. Von dort aus wird es einfacher zu visualisieren, wo die einzelnen Phasen des Arbeitsablaufs liegen und wie eine zur anderen führt. Die Vorlage von monday.com erleichtert den gesamten Prozess des Journey-Mapping.
Was sind die 3 grundlegenden Komponenten eines Workflows?
Die meisten Workflows bestehen aus Input, Transformation und Output. Mit anderen Worten: Was bringst du in das Projekt ein, wie verändert es sich, und was kommt auf der anderen Seite heraus?
Was sind die drei Arten von Workflows?
- Ein sequenzieller Workflow ist ein lineares Diagramm, das von einem Schritt zum nächsten geht, ohne Rückschritte in der Planung.
- Ein zustandsgesteuerter Workflow ist nichtlinear, d. h. er kann je nach dem Ergebnis eines bestimmten Schritts zu früheren Phasen zurückkehren.
- Ein regelbasierter Workflow arbeitet nach einem Wahr/Falsch-Modell. Mit anderen Worten: Für einen bestimmten Schritt kann es zwei mögliche Ergebnisse geben. Für jedes Ergebnis gibt es eine vorgegebene Reihe von Folgeschritten.
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