Para quase todas as mudanças realizadas por organizações, equipes e escritórios desde a pandemia COVID-19 – da transição para o trabalho remoto ou a implementação de políticas de distanciamento social em um escritório, não há nenhum precedente sobre qual seria uma maneira eficiente e eficaz de fazer essas transições.
Em primeiro lugar: antes que você possa começar a voltar ao escritório, sua organização deve seguir as instruções e restrições governamentais em seu país de origem. Saber o momento certo para fazer a transição de volta é uma decisão específica da empresa – mas mesmo antes de você tomar essa decisão, um pouco de planejamento pode ajudar muito.
Em um esforço para tornar esses tempos difíceis mais gerenciáveis, reunimos nove templates que podem ajudá-lo a planejar uma transição organizada de volta ao escritório.
Pesquisa de disposição dos funcionários
Antes que você possa avançar com confiança em qualquer plano de retorno, é crucial entender como os funcionários se sentem sobre a transição de volta. Essa pesquisa anônima sobre a disposição dos funcionários ajudará você a entender como sua equipe se sente em voltar ao escritório, as coisas de que eles precisariam para fazer a transição acontecer e as maneiras como sua organização pode ajudar a tornar essa transição melhor.
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Estratégia de volta ao trabalho COVID 2020
Depois de entender como sua equipe se sente com a ideia de voltar ao escritório e como você pode facilitar essa mudança, é hora de delinear sua estratégia. Esse template de estratégia de volta ao trabalho COVID ajudará você a definir todas as etapas necessárias para retornar ao escritório, atribuir propriedade a quem deve fazer o que e definir prazos razoáveis para que você possa permanecer no caminho certo.
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Plano de reabertura
Este modelo o ajudará a definir etapas claras para a reabertura, não importa se você planeja abrir em uma semana, um mês, ou se o status ainda não está claro. Com as dependências da tarefa, você será notificado quando algo estiver “Concluído” para poder passar para a próxima etapa.
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Registro de distanciamento social de funcionários do escritório
Permita que os funcionários se registrem para ir ao escritório. Organize por equipe e conte automaticamente quantas pessoas se inscreveram para garantir que o limite não seja ultrapassado. Filtre por dia ou funcionário para ver quem estará no escritório em que dias, para que você possa coordenar reuniões e organizar sua agenda, para que faça mais sentido para você.
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Turnos no escritório
Depois de abrir as portas do escritório, é importante monitorar quem está vindo e quando, para garantir que haja espaço suficiente para praticar medidas de distanciamento social. Garanta que todos na equipe saibam claramente quando devem estar no escritório. Planeje por membro da equipe, departamento e solicitações específicas. Usando automações, eles receberão sua programação um dia antes do início da semana. Use os Gráficos para garantir rapidamente que a agenda do seu escritório nunca excede a capacidade e faça ajustes rapidamente quando necessário.
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Agenda semanal de distanciamento social
A agenda semanal de distanciamento social é outra maneira de organizar o fluxo de funcionários dentro e fora do escritório para impor práticas de distanciamento social. Com status para representar cada dia da semana e elementos para cada funcionário, é possível ver com uma olhada rápida quem estará em quais dias. Os “dias semanais no escritório” serão atualizados automaticamente com o número de dias agendado para cada funcionário, para planejar uma programação distribuída.
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Turnos no almoço
Ao voltar para o escritório, todos ficarão animados em finalmente poderem sentar-se juntos durante o almoço. Para garantir que todos possam desfrutar de seu tempo juntos enquanto permanecem seguros, este modelo de turnos para o almoço facilita a organização de turnos para quem planeja estar na área de almoço e quando, a fim de manter o processo claro e simples.
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Solicitações de inventário de escritório
Novos suprimentos que não eram comuns antes podem ser necessários para voltar ao escritório, como desinfetante para as mãos, lenços de papel, máscaras ou qualquer outra coisa que possa fazer com que os colegas que estão voltando se sintam mais confortáveis. Este template de solicitação de inventário do escritório fornece um local claro para os membros da equipe enviarem solicitações e acompanharem seu progresso. Você pode gerenciar todas e quaisquer solicitações do escritório, desde a data solicitada, passando pela equipe responsável pela execução e até a notificação após a conclusão!
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Assista a um vídeo de 2 minutos sobre o template de solicitações de inventário de escritório!
Pesquisa de clientes
Preparar seu escritório e sua equipe não é a única coisa envolvida em voltar ao trabalho. É essencial entender como seus clientes estão se sentindo para navegar com conforto e confiança nos próximos meses. Esta pesquisa de Clientes ajudará você a entender as preferências de seus clientes quanto ao distanciamento social, como eles gostariam de reduzir a aglomeração, quais precauções de segurança são importantes para eles e outras perguntas cruciais para ajudá-lo a prestar o melhor serviço aos seus clientes.
Assista a um vídeo de 2 minutos sobre o template da Pesquisa de clientes!
Ter pouca experiência e conhecimento comparáveis sobre como seguir em frente deixou muitas equipes um pouco perdidas. Mas se verificarmos como estão aqueles que estão ao nosso redor, nos mantermos atentos às normas de saúde e segurança e continuarmos a ser organizados e transparentes na comunicação em equipe, todos podemos começar juntos a reconstruir.
Comece já!