Guia completo para a gestão de portfólio em 2023

De acordo com o Project Management Institute, gestão de portfólio é “uma forma de fazer uma ponte entre a estratégia e a implementação.”

Neste artigo, vamos definir o que é a gestão de portfólios, apresentar algumas práticas recomendadas e mostrar como você pode usar um software de gestão do trabalho para apoiar o sucesso da sua organização.

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O que é a gestão de portfólio?

Um portfólio descreve um conjunto de projetos, programas ou, em alguns casos, ambos. Os portfólios de projetos são criados para reunir e gerenciar informações importantes sobre essas atividades e proporcionar uma supervisão coletiva.

Pense em um portfólio de projetos como uma fonte centralizada de informações que facilita a tomada de decisões sobre alocação de recursos, previsão de desempenho e riscos, e como uma estrela guia para o progresso e o alinhamento, especialmente no que se refere a metas e estratégias.

Como funciona o processo de gestão de portfólio?

O processo de gestão de portfólio consiste na seleção, priorização e controle dos projetos e programas de uma organização. Esse gerenciamento e supervisão centralizados ajudam a estabelecer um padrão de governança em toda a empresa.

Em outras palavras, a gestão de portfólio atribui responsabilidades, de modo que a organização sempre tenha um indivíduo ou um grupo de pessoas monitorando o desempenho dos investimentos em projetos.

Se um projeto estiver alinhado com as estratégias, os valores e as metas de longo prazo da empresa e apresentar bom desempenho, é mais provável que seja financiado e priorizado. Se for arriscado, tiver baixo desempenho ou estiver desalinhado com a estratégia principal da empresa, ele provavelmente será examinado para que seja reformulado ou descartado.

A incorporação da gestão de portfólio em sua organização coloca você no banco do motorista, possibilitando uma tomada de decisões mais fundamentada sobre como cumprir efetivamente a estratégia e assumir o controle da alocação de ativos.

Alguns casos comuns de uso do gestão de portfólio são:

Identificação dos resultados potenciais de projetos
Previsão de riscos
Promoção da comunicação
Obtenção da adesão das partes interessadas

Qual é a diferença entre gestão de portfólio, gestão de projetos e gestão de programas?

A relação entre gestão de portfólio, de programas e de projetos pode ser descrita da seguinte forma:

A gestão de projetos normalmente envolve o gerenciamento de iniciativas temporárias ou exclusivas focadas em determinado produto ou serviço
A gestão de programas envolve uma abordagem coordenada para gerenciar projetos relacionados e alinhar seus objetivos complementares
A gestão de portfólio reúne um conjunto de projetos e/ou programas e os gerencia coletivamente, garantindo que estejam consistentemente alinhados com a estratégia geral.

Simplificando, os projetos são os elementos que compõem um programa, enquanto os programas e os projetos individuais combinados formam um portfólio.

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Por que a gestão de portfólio de projetos é importante?

Como a maioria dos processos de gestão de projetos, uma gestão de portfólio criteriosa tem diversos efeitos positivos sobre o valor do negócio. Aqui estão alguns dos mais importantes:

Alinhamento estratégico

A gestão de portfólio ajuda os líderes organizacionais e de operações a ver se outros grandes projetos estão contribuindo e se estão alinhados com as metas organizacionais e os KPIs de alto nível.

Redução da ineficiência

Quando todos os projetos são mapeados em um único local, é mais fácil identificar aqueles que têm prioridade, os que podem ser adiados e assim por diante. Além disso, é possível ter um registro de como projetos semelhantes foram conduzidos no passado, para que possam ser implementados de forma mais eficiente no futuro.

Gestão de riscos

Um portfólio de projetos claro ajuda a gerenciar os riscos ao consolidar os componentes mais importantes de forma centralizada, facilitando a avaliação.

Diversificação

Ter um portfólio facilmente acessível também ajuda os profissionais a avaliar se os projetos que estão sendo priorizados têm uma diversidade saudável para a organização, bem como se algum deles não é relevante.

Práticas recomendadas de gestão de portfólio

As práticas recomendadas de gerenciamento de portfólio variam muito. No entanto, há métodos comprovados aplicáveis à maioria dos setores.

Faça um inventário prático e detalhado do projeto

Fazer um balanço de todos os projetos proporciona um nível de compreensão que é fundamental para a gestão eficaz de portfólio. Inclua o título do projeto, o cronograma, os custos estimados, os objetivos, o ROI potencial e como ele beneficiará a empresa.

Com isso, você cria um panorama com todas as informações necessárias para atualizar os investidores ou tomar melhores decisões em momentos específicos.

Avalie os projetos de uma perspectiva estratégica

É importante priorizar os projetos mais alinhados com os objetivos estratégicos da empresa. Outros fatores a serem considerados são o grau de risco de um projeto e se ele envolverá uma reengenharia em grande escala.

Em última análise, um bom gerente de portfólio identificará antecipadamente propostas de projetos coincidentes e cortará quaisquer projetos com business cases ruins, garantindo um melhor alinhamento entre a gerência e as partes interessadas.

Priorize e categorize os projetos

Depois de concluir a avaliação de cada projeto em relação ao alinhamento com a estratégia, você também precisará priorizar com base nos recursos disponíveis.

Um processo minucioso de pontuação e categorização pode ser útil para isso, pois também ajuda a avaliar o volume de trabalho necessário.

Analise e gerencie minuciosamente seu portfólio

Um processo eficiente de avaliação e priorização não será útil se o seu portfólio não for gerenciado ativamente após a criação da lista de projetos aprovados.

Uma plataforma como a monday.com agiliza esse processo, permitindo que você supervisione o status de cada projeto em um painel com dados dinâmicos — e com um design incrível.

Comece jáOs gerentes de portfólio devem, no mínimo, monitorar o desempenho dos ativos trimestralmente, mas, para realmente se destacarem, essa análise deve ocorrer com mais frequência.

Durante o processo de verificação, os gerentes de portfólio e as partes interessadas geralmente se reúnem para discutir quais iniciativas requerem e justificam financiamento adicional, quais precisam ser pausadas e quais devem ser interrompidas.

Desafios da gestão de portfólio

A gestão de portfólio é altamente eficaz, mas exige um compromisso importante. Aqui estão cinco grandes desafios.

1. Ter um relacionamento coeso entre os gerentes e as partes interessadas

Tanto a equipe responsável pela gestão do portfólio quanto as partes interessadas têm motivações e prioridades específicas que precisam caminhar juntas. Gerenciar esse relacionamento nem sempre é fácil, já que as decisões de investimento são examinadas minuciosamente.

É preciso dedicação de baixo para cima e o máximo de transparência possível para manter os projetos no caminho certo e os relacionamentos intactos.

2. Gestão de tempo e recursos

É difícil saber quanto tempo, capacidade e recursos, como o orçamento, estão disponíveis para cada uma das iniciativas. Na monday.com, você pode usar a visualização de carga de trabalho e a visualização de cronograma para obter insights claros.

3. Visibilidade dos dados

Para uma gestão de portfólio eficaz, é preciso conseguir importar e personalizar a maneira como você ou os participantes visualizam os dados relevantes do projeto.

A monday.com permite que você use widgets para criar painéis personalizados — é possível configurar automações para enviar relatórios rotineiramente, bem como adicionar mais de uma visualização de painel em um quadro para que você tenha todas as informações de que precisa.

4. Incapacidade de operacionalizar e dimensionar

À medida que seu portfólio de projetos cresce, você provavelmente precisará de uma plataforma de gestão do trabalho que possa atender à nova demanda e reduzir o trabalho manual. As planilhas do Excel e o e-mail não oferecem automações, cálculos e comunicação de forma centralizada, o que pode atrasar ou impedir que as organizações expandam seus portfólios.

5. Riscos macroeconômicos

Até mesmo a gestão de portfólio mais perfeita pode ser afetada negativamente por fatores que fogem ao controle da organização, como uma desaceleração econômica. No entanto, ter uma plataforma eficaz pode ajudar você a tomar melhores decisões financeiras antes, durante e depois de uma crise ou de um período de retração.

Por que você precisa de uma plataforma de gestão de portfólio?

Acompanhar o status dos projetos, os financiamentos, as rodadas de investimento, a responsabilização e a comunicação é extremamente difícil quando as pessoas e os recursos estão sobrecarregados ou são limitados. Sem uma plataforma de gestão de portfólio, é possível que você esteja trabalhando com suposições que, às vezes, acabam se confirmando.

A melhor ferramenta é aquela que leva em conta as necessidades dos gerentes de projeto, pois são os dados do trabalho deles que precisam chegar aos gerentes de portfólio e a seus respectivos quadros e painéis.

Uma solução que elimine transferências manuais de dados ou reuniões desnecessárias de atualização de status é fundamental. Dessa forma, você poderá melhorar os processos gerais, o impacto… e manter sua sanidade mental.

A monday.com permite que você faça exatamente isso.

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Como a monday.com pode ajudar na gestão de portfólio?

A plataforma da monday.com é perfeitamente adequada para a gestão de portfólio de alto nível. Seus recursos e opções de personalização ajudam você e seus gerentes a obter um panorama de todos os projetos, por meio do qual será fácil identificar gargalos e problemas.

Com a monday.com, será possível atender a todas as práticas recomendadas, uma vez que ela permite:

Realizar um inventário prático e detalhado do projeto com um quadro de gestão do portfólio. Esse quadro fornece um panorama que pode ser facilmente conectado a uma visão mais granular do projeto, atualizada pelos gerentes de projeto.
Avaliar os projetos por meio de uma lente estratégica com colunas personalizadas que facilitam o acompanhamento das rodadas de financiamento, dos status, dos recursos investidos, do valor atual estimado e da última avaliação.
Priorizar, categorizar e financiar projetos com base em colunas personalizadas que mostram a prioridade e a pontuação de cada projeto.
Analisar e gerenciar minuciosamente seu portfólio com painéis personalizados que fornecem uma visão geral da lucratividade e da integridade do portfólio.

A capacidade de atribuir responsabilidade a tarefas individuais, de modo que você sempre tenha um profissional encarregado, favorece a avaliação do desempenho e facilita o gerenciamento de qualquer risco potencial.

Perguntas frequentes

A monday.com oferece uma visualização de portfólio?

A monday.com oferece diversas opções para ajudar você a ter um panorama dos projetos de todas as equipes e departamentos. Nossa visualização de painel é um local personalizável no qual você pode escolher widgets específicos para ficar por dentro de aspectos como orçamento, fases do projeto e muito mais.

Qual é a diferença entre gestão de portfólio e gestão de projetos?

O objetivo da gestão de portfólio é manter-se a par dos dados dos projetos de todos os departamentos e equipes, a fim de otimizar aspectos como eficiência, recursos e orçamentos. O objetivo da gestão de projetos é planejar, acompanhar, executar e monitorar as atividades por etapas, visando atingir uma meta e alcançar um determinado resultado.