Gestão de recursos: uma análise completa

Você provavelmente já leu muitos artigos sobre gestão de projetos – “o que é”, “tudo o que você sempre quis saber”, “o guia completo” –, mas há um aspecto que costuma ser negligenciado: a importância da gestão de recursos. Por isso, vamos nos aprofundar no assunto e em como uma gestão bem feita pode ajudar você a desenvolver um portfólio de projetos de sucesso.

Este artigo explicará o que é gestão de recursos, sua importância, o que um gerente de recursos faz e como você pode planejar a sua usando o monday work management.

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O que é gestão de recursos?

O gerenciamento de recursos do projeto envolve a previsão, o planejamento, a programação, a alocação e o nivelamento de recursos – como pessoas, dinheiro e materiais –, durante a preparação de um projeto. O objetivo é gerir os recursos adequadamente para agregar valor ao seu negócio.

Normalmente, os gerentes de projeto dividem os recursos disponíveis em duas categorias distintas:

• Recursos tangíveis são todos aqueles que você pode ver ou tocar. Isso inclui mão de obra, maquinário, propriedade, software ou dinheiro. 
• Recursos intangíveis são aqueles mais abstratos. Um recurso intangível pode ser a propriedade intelectual (como uma patente de tecnologia), uma ideia ou um conjunto específico de habilidades necessárias para a gestão do trabalho.

Por que a gestão de recursos é importante no gerenciamento de projetos?

A gestão de recursos é importante porque permite planejar e avaliar com precisão o que é necessário para a conclusão de um projeto. Essa abordagem de “desperdício zero” aumenta a eficiência e permite que você reutilize e recicle recursos conforme necessário.

Para exemplificar como usar a gestão de recursos no gerenciamento de projetos, digamos que você esteja desenvolvendo um novo software para um cliente e tenha três meses para concluir o trabalho. Você planeja a disponibilidade e as habilidades da sua equipe no início do projeto e aloca as tarefas de acordo com elas. Então, você monitora as atividades e identifica os possíveis gargalos antes que eles aconteçam.

Quando um membro da equipe fica doente, é possível reatribuir rapidamente suas tarefas a outro colega. Quando um laptop quebra, há outro pronto para ser usado, o que evita atrasos. Assim, você entrega o software dentro do prazo e do orçamento, impressionando o cliente de tal forma que ele contrata a sua empresa para a próxima necessidade de desenvolvimento.

Essa é a gestão de recursos em ação. Ela economiza tempo, dinheiro e evita transtornos para a equipe do projeto.

O que faz um gerente de recursos?

Um gerente de recursos é muito semelhante a um gerente de projetos, com uma diferença fundamental:

• Os gerentes de projeto focam na criação, atribuição e gestão de tarefas para a execução de um projeto
• Os gerentes de recursos são responsáveis pela alocação dos recursos necessários para a conclusão dessas tarefas

Se você tem uma equipe pequena, o gerente de projetos e o gerente de recursos podem ser a mesma pessoa. Mas lembre-se de que essas são duas funções totalmente diferentes atribuídas ao mesmo profissional.

Quais são as técnicas de gestão de recursos?

Há seis técnicas principais para uma gestão eficaz de recursos: previsão de recursos, planejamento de recursos, alocação de recursos, programação de recursos, nivelamento de recursos e suavização de recursos.

1. Previsão de recursos

A previsão de recursos determina os recursos que serão necessários. Uma previsão adequada resulta em menos desperdício e em uma execução mais rápida e econômica.

Para fazer essa previsão, é preciso estar familiarizado com o ciclo de vida da gestão de projetos e ter uma boa noção da disponibilidade de recursos na organização. Uma solução de gestão do trabalho pode proporcionar esse nível de visibilidade, bem como acesso fácil aos seus projetos e recursos em um único local.

2. Planejamento de recursos

O planejamento de recursos consiste em descobrir quais recursos (como pessoas, tempo e dinheiro) são necessários para a conclusão do projeto e garantir que os elementos necessários estejam no lugar e na hora certos. Com o planejamento adequado de recursos, as equipes se mantêm organizadas, eficientes e prontas para enfrentar qualquer desafio inesperado.

3. Alocação de recursos

A alocação de recursos consiste em aproveitar ao máximo os recursos disponíveis. Isso significa avaliar todos os recursos existentes, analisar como eles podem ser usados de forma eficiente e, em seguida, implementar esses recursos para facilitar o trabalho da sua equipe.

4. Programação de recursos

A programação de recursos é o processo de criação de um plano cuidadosamente esquematizado sobre quando e onde os recursos, como funcionários, equipamentos e instalações, serão usados. A ênfase está na organização de todos os recursos em um cronograma para garantir que as tarefas e os projetos sejam concluídos no prazo e sem problemas. A ferramenta utilizada para a programação de recursos é o calendário de recursos – um calendário que permite programar, gerir e alocar todos os recursos do projeto para que seja possível cumprir seus marcos e prazos.

5. Nivelamento de recursos

O nivelamento de recursos é um método que os gerentes usam para identificar recursos subutilizados ou mal alocados e, em seguida, redistribuí-los para aumentar a eficiência. No caso de inventário, isso significa garantir que não haja falta nem excesso de estoque. Da mesma forma, você pode estender o cronograma de um projeto para nivelar os custos gerais – se precisar esperar que materiais econômicos estejam disponíveis, por exemplo.

6. Suavização de recursos

A suavização de recursos tem como objetivo garantir que os recursos sejam distribuídos da forma mais homogênea possível ao longo do tempo. Quando bem feita, os gerentes de projeto ainda cumprirão os prazos e objetivos do projeto, minimizando as flutuações causadas pela sobrecarga ou subutilização de recursos. Essa técnica envolve a modificação das datas de início e término das atividades em um projeto para evitar altos e baixos.

O monday work management pode facilitar muito o processo de previsão, alocação, programação, nivelamento e suavização dos seus recursos, tudo em uma interface visual intuitiva e no code. Faça o teste grátis hoje mesmo e veja como funciona!

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Quais são os 5 tipos de recursos mais comuns na gestão de projetos?

De modo geral, como gerente de projetos (ou gerente de recursos), há cinco tipos de recursos que ocuparão seu tempo.

1. Pessoas

As pessoas da equipe que executam as tarefas do projeto são, às vezes, conhecidas como recursos humanos. O RH pode englobar um espectro bastante amplo de tarefas de gestão, desde o recrutamento e a gestão do tempo até a avaliação do desempenho de seus funcionários e do volume de trabalho deles em relação aos KPIs. Como você já deve ter adivinhado, a gestão de recursos é essencial para a realização dessas tarefas.

O monday work management pode ser usado como um software abrangente de gestão de recursos, com WorkForms para coletar candidaturas a empregos, um widget de controle de tempo para monitorar o volume de trabalho da sua equipe e diversos templates específicos de RH para ajudar você a começar de forma rápida e organizada.

2. Materiais

Os materiais do projeto são os recursos tangíveis de que sua equipe precisa para concluir uma entrega, ou seja, os materiais “consumíveis” envolvidos (como as peças em um projeto de construção, por exemplo).

Se você tem um projeto muito grande, pode ser difícil monitorar dezenas de elementos em uma planilha. É aí que entra o monday work management.

Nossas visualizações de mapa permitem que todos vejam a localização exata dos materiais e definam etiquetas para diferentes status em seus templates de fluxo de trabalho. Você também pode escolher entre as visualizações Gantt, Kanban, calendário e painel para ver instantaneamente o status de um recurso a qualquer momento.

3. Equipamentos

Há uma certa confusão entre equipamentos e materiais que você precisará monitorar como gerente de projeto. A diferença entre os dois é que os materiais são consumidos durante o projeto, enquanto os equipamentos ainda devem estar disponíveis ao final dele. Por exemplo, se estiver construindo uma parede, você usará todos os tijolos até o final do projeto, mas continuará com a espátula e a pá.

4. Dinheiro

Gerenciar o orçamento do projeto é uma tarefa delicada. Para os gerentes de projeto, controlar o dinheiro envolve o acompanhamento das despesas, a previsão de custos e, às vezes, a tomada de decisões estratégicas para garantir que o projeto fique dentro do orçamento.

5. Tempo

Gerenciar o tempo significa criar cronogramas e prazos para o projeto e a equipe e, em seguida, acompanhar as tarefas para garantir que as datas sejam cumpridas. O segredo é priorizar e ficar de olho no progresso para evitar atrasos.

Quais são os benefícios da gestão de recursos?

A gestão de recursos pode parecer uma etapa extra no já longo processo de gestão de projetos, mas ela é absolutamente essencial se você quiser otimizar e utilizar com mais eficiência os seus ativos.

Aqui estão os principais benefícios de investir antecipadamente na gestão de recursos:

1. A gestão de recursos ajuda a evitar contratempos

59% das empresas de serviços profissionais consideram a “incapacidade de prever as necessidades de recursos do projeto” como um dos principais desafios de negócios. No entanto, ao dedicar tempo para compreender claramente o que você tem e como utilizar esses ativos, será possível prever eventuais problemas antes que eles surjam. Com isso, você e sua equipe poderão evitar grandes dores de cabeça.

Leia também: 4 estratégias de mitigação de riscos para sua empresa

2. A gestão de recursos minimiza o burnout da equipe

Um gerenciamento de recursos do projeto eficaz fará com que você evite a alocação excessiva de recursos, o que, de outra forma, prejudicaria a produtividade da sua equipe.

A gestão de recursos garante que todos na sua equipe tenham exatamente o que precisam, quando precisam. Isso é fundamental para a satisfação profissional, especialmente quando os membros da equipe estão envolvidos em vários projetos.

3. A gestão de recursos torna a sua equipe mais eficiente

Ao otimizar a alocação de recursos, será mais fácil para a sua equipe executar as tarefas no prazo e haverá menos desperdício de recursos, o que aumenta a probabilidade de concluir os projetos na data estabelecida e dentro do orçamento.

4. A gestão de recursos oferece segurança em caso de problemas

Digamos que suas metas de projeto não foram atingidas devido à falta de recursos. Isso acontece. Mas, se você puder demonstrar que planejou e gerenciou seus recursos adequadamente, as partes interessadas saberão que você fez todo o possível com os ativos disponíveis, reafirmando a confiança que têm em você.

5. A gestão de recursos aumenta a eficiência operacional

A gestão dos seus recursos e o controle da alocação permitem que você entenda melhor como a sua equipe consome os recursos. Esses dados permitirão um planejamento preciso para o seu próximo projeto.

Práticas recomendadas para a gestão de recursos

Se você está apenas começando a trabalhar nos seus processos de gestão de recursos, aqui estão nossas três dicas principais:

1. Planeje com antecedência

Apenas 2,5% das empresas concluem todos os projetos no prazo. Se você quiser ser uma delas, comece a determinar as necessidades de recursos para seus projetos o mais cedo possível, evitando assim as preocupações de última hora.

2. Equilibre o volume de trabalho da sua equipe

Não sobrecarregue sua equipe – é assim que os erros acontecem. Para fazer uma gestão de equipes eficiente e evitar colocar muita pressão sobre ela, divida as tarefas grandes em tarefas menores e procure distribuí-las de forma justa entre todos os integrantes.

3. Seja flexível

Uma gestão de recursos eficiente baseia-se na consciência de que as mudanças acontecem. A KPMG constatou que dois terços dos gerentes de projeto reconhecem isso e têm um processo formal de gestão de mudanças em vigor. Portanto, ao planejar e alocar recursos para o seu projeto, espere o inesperado. Esteja preparado para o fato de que provavelmente será necessário ajustar a alocação de recursos no decorrer do processo.

Gerencie seus recursos de forma eficiente com a monday.com

Com o monday work management, o equilíbrio da gestão de recursos fica mais fácil. Ajudamos você a organizar todos os seus recursos de forma centralizada, para que seja possível ver em tempo real o que está sendo usado, por quanto tempo e quem é o responsável.

Nossa plataforma intuitiva e no code de gestão de trabalho permite que você:

• Planeje, programe e aloque recursos a fim de se adaptar às prioridades em constante mudança, com visualizações específicas que fornecem o status exato dos recursos instantaneamente.
• Use a visualização de volume de trabalho para ver e acompanhar facilmente as horas que cada membro da equipe dedica a cada tarefa do projeto. Com isso, fica fácil ter um panorama dos recursos superutilizados e subutilizados e gerir o tempo da sua equipe de forma proativa.
• Monitore o orçamento do seu projeto e acompanhe as despesas com nossas visualizações financeiras.

Comece a planejar sua gestão de recursos com a monday.com

Conclusão: a gestão de recursos é um componente essencial do gerenciamento de projetos. É possível evitar todos os tipos de imprevistos planejando, programando e alocando seus recursos com antecedência.

O monday work management permite que as equipes se concentrem na execução de tarefas, projetos e processos de forma eficiente e atinjam metas compartilhadas em escala.