As faixas de trânsito e a iluminação pública são muito úteis. Sem elas, seria quase impossível dirigir com segurança. Embora estradas pavimentadas e pintadas não resolvam todos os problemas, elas definitivamente tornam a direção mais rápida e segura. A função de um fluxo de trabalho é parecida — ele economiza tempo e acompanha um processo do início ao fim.
Neste artigo, vamos nos aprofundar nos fluxos de trabalho, por que eles são essenciais e como otimizá-los em sua empresa.
O que é fluxo de trabalho e por que ele é importante?
Um fluxo de trabalho ou, em inglês, workflow, é uma sequência padronizada de tarefas que você conclui para atingir um objetivo específico.
Por exemplo, a maioria das empresas tem um fluxo de onboarding padronizado a ser seguido com novos clientes, que detalha cada etapa e cada atividade que devem ser feitas e completas para que novos clientes se integrem de forma fluida e eficaz. Um exemplo de tal fluxo de trabalho pode ser mais ou menos assim:
- Um e-mail automático solicita que o cliente agende uma chamada de treinamento.
- Um especialista no produto se encarrega da chamada de treinamento.
- Um instrutor seleciona uma sequência de e-mails de onboarding com base nas necessidades do cliente.
- Depois de 2 semanas, o gerente da conta verifica os dados de uso para avaliar se o cliente está usando ativamente o produto.
- O atendimento ao cliente faz o acompanhamento e pergunta ao cliente sobre sua experiência.
A conclusão de uma análise de fluxo de trabalho pode envolver vários departamentos, funcionários e ferramentas. Tudo depende do resultado desejado.
Ao criar um novo fluxo, considere sempre como você pode personalizá-lo para atender às suas necessidades ou às de seus clientes.
O que é um diagrama de fluxo de trabalho?
Um diagrama de fluxo de trabalho é uma representação visual simples de todo o passo a passo da execução do trabalho. Ele pode ser feito online ou em uma folha de papel.
Este diagrama representa um fluxo de trabalho para aprovação de novos conteúdos na web, como uma publicação de blog. Visualizar o fluxo neste diagrama ajuda a destacar as fases e etapas condicionais.
Muitas vezes, o gerente de projeto pode usar ilustrações do fluxo de trabalho do processo para ajudar a esclarecer quais etapas talvez sejam desnecessárias, ou como aumentar a eficiência.
Quais são os 3 componentes básicos do fluxo de trabalho?
Os três componentes principais de um fluxo de trabalho são: entrada, transformação e saída.
Explicando melhor:
- Entradas: pessoal, materiais, equipamentos e outros recursos necessários para atingir o objetivo.
- Transformação ou processo: as regras, instruções e etapas predefinidas necessárias para converter as entradas nas saídas desejadas.
- Saídas: os resultados, seja um produto físico, serviço ou até mesmo um funcionário treinado.
As metodologias Lean e Six Sigma usam o diagrama SIPOC para dividir ainda mais cada processo essencial.
Com um panorama claro, você pode começar a otimizar processos e tomar decisões sobre padronização e automatização de tarefas dentro do fluxo de trabalho.
Os 7 principais benefícios de um fluxo de trabalho padronizado
Gerentes de projeto e executivos muitas vezes falam sobre a necessidade de padronizar a gestão de processos ou os fluxos de trabalho de negócios.
Simplificando, quanto maior a consistência, mais fácil é garantir a longevidade dos processos de negócios e os resultados. Um fluxo de trabalho padronizado também ajuda a reduzir riscos e aumentar a produtividade.
Explicaremos isso adiante.
1. Aumento da produtividade
Padronizar um fluxo de trabalho significa eliminar, ao longo de um processo, muitos pontos onde normalmente seria necessário tomar uma decisão. Todos os envolvidos sabem o que fazer e quando fazê-lo.
Isso reduz as chances de alguém se desviar do protocolo ou tomar uma decisão errada, o que poderia causar atrasos.
Além disso, reduz o trabalho manual para 74% das empresas:
Plataformas de gestão de projetos e outras ferramentas de fluxo de trabalho permitem que você defina e compartilhe facilmente fluxos de trabalho padronizados com todas as partes interessadas relevantes. Isso ajuda a esclarecer dúvidas e a manter tudo funcionando sem problemas.
2. Ganho de tempo ao reduzir o microgerenciamento
Uma vez habituados a um fluxo de trabalho padronizado, os funcionários podem começar a se autogerenciar.
À medida que crescem em sua função, os membros da equipe assumem mais responsabilidades e produzem melhores resultados.
A plataforma certa possibilita automatizar tarefas de gestão ou fluxos de trabalho de aprovação, incluindo o envio de lembretes para concluir tarefas, o fornecimento de atualizações de status e a busca de aprovações em tempo real.
Isso significa que seus gerentes e executivos terão muito mais tempo para tomar decisões de alto nível. Em vez dos processos diários, eles poderão se concentrar em novos produtos ou campanhas.
3. Padronização de processos para a obtenção de resultados consistentes
O objetivo original da gestão de fluxo de trabalho era produzir saídas consistentes. As linhas de montagem têm o mesmo objetivo.
Há mais de 100 anos, as empresas já compreendiam a importância da consistência na produção de bens ou na prestação de serviços.
Com um fluxo padronizado, você pode oferecer sempre resultados quase idênticos.
4. Melhoria das taxas de onboarding ou adoção com um fluxo de trabalho mais organizado
O onboarding é parte integrante do seu negócio. Mas até que sejam adequadamente treinados, os novos funcionários custam mais do que oferecem.
Usando ferramentas de gestão para padronizar os fluxos de trabalho, você pode acelerar drasticamente esse processo e capacitá-los para que comecem a agregar valor.
Quase metade das empresas (47%) enfrenta integrações inconsistentes. Outras 36% lidam com processos desorganizados devido à “falta de tecnologia”.
O principal desafio, gerentes sobrecarregados, também é um sinal de fluxos de trabalho precários.
5. Redução dos riscos do projeto ao controlar melhor as variáveis
A criação de fluxos de trabalho padronizados ajudará sua equipe a reduzir riscos, erros e atrasos, fornecendo estrutura e clareza.
Os funcionários terão uma compreensão clara de como concluir tarefas e dos padrões que devem ser cumpridos.
6. Uso de fluxos de trabalho para estabelecer uma nova cultura empresarial
Se você deseja criar mudanças duradouras em sua empresa, deve criar fluxos de trabalho e expectativas que promovam autonomia e responsabilidade.
Quando o trabalho dos funcionários é planejado para ajudá-los a ter sucesso e crescer, essas características serão incorporadas à cultura de sua empresa.
Como Will Durant (não Aristóteles) disse: “Nós somos aquilo que fazemos repetidamente. Excelência, então, não é um modo de agir, mas um hábito.”
Portanto, um padrão recorrente de ações diárias ou semanais é um componente central para sua cultura.
7. Promoção de transparência e trilha de auditoria
Com um fluxo de trabalho bem definido, onde cada passo é documentado, você pode facilmente rastrear atrasos ou erros e monitorar o desempenho.
Se você atribuir tarefas sem especificar um proprietário, será difícil para o gestor destacar o desempenho individual.
Leia também: O ciclo de vida da gestão de projetos
Por que você precisa de uma ferramenta de fluxo de trabalho?
Sem um software de gestão do fluxo de trabalho, os gerentes perdem tempo precioso fornecendo orientação prática do processo aos funcionários.
Os sistemas de gestão de fluxo de trabalho capacitam sua equipe a concluir qualquer tipo de processo de negócios com facilidade e autonomia.
A monday.com é considerada um dos principais softwares de gestão do fluxo de trabalho, e por algumas boas razões:
1. Centralização dos dados em um único painel
As integrações não são úteis apenas para se livrar de pequenas tarefas como a entrada de dados em um processo. Você tem a possibilidade de usá-las para centralizar informações e permitir que os gerentes tenham um melhor panorama do desempenho.
Por exemplo, você pode conectar uma ferramenta como a monday.com diretamente ao seu CRM e plataformas de RH ou marketing. Dessa forma, será possível importar dados de vendas e outros índices de desempenho, de campanhas ou de recursos humanos.
2. Configuração de prazos e notificações
A monday.com ajuda as equipes a se manter dentro do cronograma, facilitando a configuração de prazos, notificações e lembretes, bem como a atualização de status.
Com uma estrutura pronta, você pode aumentar drasticamente a eficiência de seus fluxos de trabalho.
Aqui estão algumas das configurações de gestão do fluxo de trabalho que você pode adicionar aos painéis da monday.com:
- Responsáveis pelas tarefas
- Descrições das tarefas
- Prazos
- Notificações
- Marcos
- Status (em andamento, feito, etc.)
- Controle de tempo
- Cronograma com dependências entre tarefas
A monday.com possibilita maior eficiência porque permite que as equipes automatizem muitos processos que de outra forma consumiriam tempo e retardariam os fluxos de trabalho. Ela viabiliza a transformação de elementos estáticos em processos dinâmicos e acionáveis. Após o término de um determinado projeto, você pode salvar seu template de fluxo de trabalho, incluindo as automações, e reutilizá-lo no futuro.
3. Eliminação de tarefas manuais desnecessárias
Ao automatizar grande parte do processo de gestão, você também reduz outras tarefas manuais.
Você pode, por exemplo:
- Usar integrações para atualizar as informações de cartões de tarefas em todas as plataformas
- Notificar outros departamentos sobre relatos de bugs
- Entrar em contato com colegas de trabalho ao terminar sua etapa
Estes são apenas alguns exemplos de tarefas manuais que você pode deixar para o sistema de gestão de fluxo de trabalho.
4. Melhorar a transparência para evitar trabalhos duplicados
Em grandes organizações, o trabalho duplicado pode se tornar uma enorme fonte de custos. Dois membros da mesma equipe podem estar trabalhando, sem saber, no mesmo problema.
Várias equipes dentro de uma organização podem lançar projetos tendo o mesmo objetivo comercial em mente, sem nem perceber.
O gerenciamento claro de tarefas e a transparência entre departamentos eliminam o trabalho de baixo nível duplicado.
5. Coordenação do trabalho entre equipes e departamentos
O aumento da transparência não apenas reduz as chances de duplicação, mas também torna muito mais fácil a coordenação entre equipes.
Ao compartilhar metas e roteiros de produto de alto nível, você pode coordenar projetos para que haja apoio e desenvolvimento mútuo. Além disso, com a monday.com, você pode conhecer facilmente as especificações de cada atividade, o que possibilita mapear e atribuir tarefas específicas entre as equipes..
O poder das automações e integrações no fluxo de trabalho
Especialistas calculam que o valor da automatização de tarefas desnecessárias (somente para empresas americanas) pode chegar a US$ 15 trilhões.
Comece automatizando até 27% de todos os processos
Pense em quantas tarefas administrativas rotineiras você realiza diariamente. Até 27% de todo o trabalho pode ser automatizado com a tecnologia atual.
Muitos dos softwares existentes podem lidar com tarefas como copiar o texto de um e-mail e adicioná-lo ao CRM.
E as tarefas automatizáveis vão muito além de simplesmente “copiar e colar algum texto”. Você pode automatizar grande parte de todos os processos essenciais de negócios.
Desde o recebimento de pagamentos e ao onboarding de clientes até o gerenciamento da produção e a contratação de pessoal, as automações podem transformar seu negócio.
Minimize a entrada manual de dados com a integração de sistemas
A inserção manual de dados de vários sistemas distintos consome muito tempo e está sujeita a erros. Em vez disso, você pode criar fluxos de trabalho automatizados que inserem automaticamente os dados corretos em seu sistema de relatórios.
A monday.com, por exemplo, integra-se com dezenas de outras ferramentas de fluxo de trabalho e de dados para tornar sua vida mais fácil.
Entre em operação sem ultrapassar o orçamento
Você não precisa de um orçamento enorme ou de um cronograma além do normal para iniciar a automatização; é possível começar pequeno.
A monday.com oferece integrações originais com CRMs, plataformas de marketing, ferramentas de atendimento ao cliente e muito mais.
Nossa plataforma está pronta para você começar a usar hoje mesmo, sem a necessidade de um orçamento milionário ou cronograma de cinco anos.
6 dicas para otimizar seus fluxos de trabalho
No início, pode ser desgastante documentar e estabelecer fluxos de trabalho.
Felizmente, temos muitas dicas para ajudar qualquer empresa a padronizar processos de negócios recorrentes, tornando-os mais eficazes
1. Atribua responsabilidade aos funcionários, não apenas tarefas
Se você não der aos seus funcionários algum nível de autonomia, os gerentes ainda serão forçados a microgerenciar. Por isso, é necessário delegar propriedade e responsabilidade, não apenas tarefas.
Os funcionários devem ser capazes de lidar com todos os aspectos das tarefas atribuídas a eles.
2. Automatize para eliminar etapas em excesso
Sempre que possível, introduza alguma automação no processo.
Por exemplo, se você tem um formulário de coleta de e-mails em seu site, não há necessidade de uma verificação manual da caixa de entrada.
Em vez disso, você pode configurar uma automação que cria automaticamente novos cartões de tarefas com base em e-mails recebidos.
3. Mantenha a comunicação acessível a todos os envolvidos
Centralizar a comunicação de projetos e fluxos de trabalho é fundamental para manter todos alinhados ao longo do tempo.
Todos devem ter fácil acesso à discussão sobre uma tarefa. Desta forma, um registro é mantido para que se não perca nenhum detalhe crítico que possa acarretar prejuízos mais tarde.
Você pode evitar confusões com o Slack ou correntes de e-mail ao fazer esses comentários diretamente no feed de uma tarefa.
4. Estabeleça expectativas de desempenho claras e meça os KPIs
Você deve ter expectativas claras de desempenho, tanto no nível da equipe quanto individual.
Com base nelas, estabeleça indicadores-chave de desempenho (KPIs) e os monitore ao longo do tempo. Os dados mostrarão como o fluxo de trabalho está afetando a produção da sua empresa.
Cada equipe e funcionário deve estar ciente da forma como são avaliados.
5. Use prioridades e marcos para evitar gargalos
Os gargalos são o inimigo da produtividade.
Você pode minimizá-los por meio do planejamento de cronograma e dependências, mas isso não é suficiente. Também é preciso dar atenção especial às tarefas urgentes por meio de prioridades e marcos.
6. Crie e reutilize templates personalizados para padronizar fluxos de trabalho
Após finalizar, certifique-se de salvar o fluxo de trabalho na forma de template. Isso permitirá que você o reutilize imediatamente.
Os templates podem ajudar você a configurar processos detalhados para novos projetos em um ambiente familiar em poucos minutos.
Leia também: Project charter: a arma secreta da gestão de projetos
7 templates para padronizar fluxos de trabalho complexos
Os poderosos recursos de gestão do fluxo de trabalho e automação da monday.com são potencializados pelos templates prontos para diversos tipos de fluxos.
1. Onboarding de funcionários
Quer aprimorar seu fluxo de trabalho de integração? Este template é perfeito para formalizar o onboarding de funcionários.
Você pode personalizar facilmente o quadro para adicionar ou remover etapas do processo. Também é possível otimizar o trabalho por meio de automações e integrações para atender às suas necessidades.
Com um fluxo parcialmente automatizado, seus gerentes podem se concentrar em integrar novos contratados à cultura da empresa.
2. Design criativo
Qualquer agência de design ou equipe criativa interna tem um processo com várias etapas para as entregas de projeto.
Normalmente, eles começam com uma revisão interna do briefing antes mesmo dos designers criarem um conceito. Confira nossos templates e adicione ou remova facilmente etapas ao fluxo de trabalho para adequá-lo à sua organização.
3. Produção de vídeo
O planejamento de produção de vídeo é um processo complexo com muitas variáveis. Além disso, o ciclo de vida de cada projeto tem fatores únicos capazes de alterar as contribuições necessárias.
Este template descreve um fluxo de trabalho básico de pré-produção que você pode repetir para cada filmagem.
Obviamente, os recursos necessários variam dependendo do orçamento e da duração do projeto. Porém, fluxos de trabalho replicáveis e aprimorados permitirão mais espaço para que você se concentre no gerenciamento de alto nível de projetos.
4. Departamento de produção
Se você depende de fornecedores ou produtores externos, pode configurar um fluxo de trabalho simples de produção com estes templates.
Você também pode personalizá-los para que se adequem aos seus processos internos de produção.
5. Solicitações de TI ou relatórios de bugs
Quer trabalhe com TI interno ou ofereça serviços de TI às empresas, você precisa gerir as solicitações de forma eficiente.
Este template pode ajudá-lo a rapidamente categorizar e priorizar tarefas importantes, bem como proteger quaisquer SLAs.
6. Gestão de leads
Quando alguém se inscreve para receber mais informações, você deve aproveitar a oportunidade rapidamente. Se esperar muito tempo, corre o risco de perder clientes para os concorrentes.
É por isso que criamos este template de gestão de leads. Você pode facilmente atribuir representantes de vendas e impulsionar o ciclo de vendas.
7. Campanhas de marketing
O desenvolvimento de campanhas de marketing eficazes requer a organização de muitas variáveis. Com um template de marketing, você pode manter tudo mais organizado e monitorar facilmente prazos e resultados.
Com este template simples, você pode gerir as ideias e solicitações de campanha desde o início.
A eficiência do fluxo de trabalho impulsiona os negócios
O primeiro passo para estabelecer um novo fluxo de trabalho é dividir o processo em etapas e partes móveis. O segundo é encontrar um software para automatizar e aprimorar seus processos.
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