Metodologia Seis Sigma: o que é e como implementar

Erros, falhas, perda de tempo e esforço. Tudo isso faz parte da vida, certo?

Essa pode ser uma filosofia reconfortante, mas não ajuda muito na administração de uma empresa.

No mundo dos negócios, os erros corroem seus resultados financeiros como um rato na parede da cozinha. E tempo desperdiçado significa dinheiro perdido.

Conheça a metodologia Seis Sigma — também chamada de Six Sigma.

Essa metodologia poderosa permite que as equipes organizem os processos com mais eficiência. O foco é reduzir os erros a até seis variações (ou “sigmas”) da média do processo. Simplificando, não mais do que 3,4 erros a cada milhão de oportunidades.

No entanto, é mais complicado do que um simples processo de organização e redução de erros.

Se você já pensou em usar o Seis Sigma, talvez tenha se sentido intimidado com todos os detalhes. E é possível que tenha dúvidas sobre os detalhes da implementação prática dessa metodologia.

Neste artigo, analisaremos mais detalhadamente a metodologia Seis Sigma e exploraremos algumas maneiras de implementá-la em sua empresa.

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O que é a metodologia Seis Sigma

O Seis Sigma é uma metodologia que tem como objetivo aprimorar a qualidade geral de um produto ou serviço por meio do aumento da eficiência dos processos envolvidos.

O que isso significa?

Uma grande parte do Seis Sigma, como veremos adiante, envolve a medição e a análise de dados sobre os processos do negócio e a satisfação dos clientes. Até mesmo o valor das ferramentas estatísticas e os dados em si são monitorados para melhoria contínua.

Usando uma plataforma de aprimoramento de processos, como a monday.com, você pode ter uma melhor visibilidade dos dados do seu trabalho e identificar o que precisa ser melhorado.

Por exemplo, um quadro como este abaixo é uma das muitas ferramentas estatísticas que a metodologia Seis Sigma utiliza para exibir o progresso em relação a metas específicas, como avaliação de riscos e comunicação.

Uma olhada rápida revela quais processos estão levando mais tempo e os pontos problemáticos para os membros da equipe.

Esses dados são apenas uma pequena parte do cenário geral em um ambiente onde as equipes se esforçam para melhorar os processos.

A possibilidade de visualizar os dados de várias formas, como em um quadro de tarefas, gráfico de Gantt, além de painéis e relatórios, também é muito útil. Assim, é possível analisá-los sob diferentes aspectos para procurar padrões, tendências e irregularidades.

Esse processo de análise contínua e melhoria da qualidade provou ser uma metodologia altamente eficaz. Várias empresas conceituadas a utilizaram para reduzir erros e melhorar seus resultados. Falaremos sobre elas em breve.

Por que o nome “Seis Sigma”?

Ao observar uma curva de sino, um “sigma” representa um desvio padrão da média. Assim, o número 6 corresponde a uma baixa ocorrência de defeitos, não mais do que 3 acima ou 3 abaixo da média.

Como funciona a metodologia Seis Sigma?

Os colaboradores de uma empresa podem se tornar praticantes do Seis Sigma por meio de treinamento especializado e certificação.

Em seguida, eles facilitam a implementação da metodologia por meio do processo DMAIC — Definir, Medir, Analisar, Melhorar (Improve, em inglês) e Controlar — ou do processo DMADV — Definir, Medir, Analisar, Projetar (Design, em inglês) e Verificar.

Vamos analisar rapidamente cada estágio:

Definir

Na primeira fase do processo, você deve definir o problema. O que, especificamente, você quer corrigir ou melhorar?

Medir

Na segunda etapa da metodologia DMAIC, os profissionais medem o desempenho geral de seus processos atuais.

Isso pode incluir o registro de atividades, a avaliação da capacidade do processo de cumprir as especificações e a análise da frequência dos problemas.

Analisar

Em vez de adotar uma “solução rápida”, a metodologia Seis Sigma pressupõe que se dedique tempo para analisar cuidadosamente a causa de qualquer problema relacionado à capacidade do processo.

Melhorar

Os profissionais elaboram possíveis soluções em resposta a essas causas e, em seguida, medem os resultados conforme as implementam.

É importante envolver todos os membros da equipe nesse processo.

Controlar

Uma vez que a equipe tenha conseguido resolver os problemas do processo, ela deve implementar um plano para acompanhar o desempenho futuro e monitorar a melhoria contínua.

Projetar

De acordo com o modelo DMADV, a análise leva à projeção de uma solução alternativa (em vez da melhoria do processo atual).

A projeção deve ser detalhada, de alto nível e diretamente ligada às causas dos problemas identificados.

Verificar

Assim como o estágio “Controlar” do DMAIC, esse é o último estágio do processo do DMADV. Ele permanece em vigor até o início do próximo ciclo de melhoria. Os membros da equipe avaliam continuamente os processos e fazem os ajustes necessários.

Exemplos de utilização da metodologia Seis Sigma

Mais de 5.000 empresas já usaram (ou usam atualmente) a metodologia Seis Sigma com sucesso.

Vamos nos concentrar em alguns dos exemplos mais famosos para que você tenha uma compreensão prática de como a metodologia pode ser aplicada no local de trabalho.

General Electric

Após receber treinamento, a GE implementou a metodologia Seis Sigma em 1996 com o objetivo de reduzir erros e promover melhorias gerais na qualidade e no serviço.

Hoje, a GE continua sendo uma das gigantes da manufatura mundial, tendo melhorado substancialmente a experiência geral dos clientes e aumentado a receita graças à otimização de seus processos.

Motorola

A Motorola é um dos casos mais antigos e famosos de aplicação bem-sucedida da metodologia Seis Sigma. Em 1986, a empresa passou a tomar iniciativas para eliminar falhas e maximizar as melhorias no setor de manufatura.

A Motorola ficou famosa por levar o Seis Sigma até o nível gerencial, evoluindo como a própria metodologia. Funcionários qualificados se esforçam para obter a certificação como Master Black Belts em Seis Sigma (falaremos mais sobre os belts daqui a pouco).

O Seis Sigma permaneceu como a metodologia central da empresa até 2011, quando ela se dividiu em Motorola Mobility e Motorola Solutions.

Embora esses sejam os estudos de caso mais famosos, não é preciso ir muito longe para encontrar variações dessas histórias. Amazon, Ford Motors e Bank of America estão entre os muitos nomes importantes que implementaram o Seis Sigma com resultados notáveis.

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Quais são os tipos de Seis Sigma?

Há cinco níveis Sigma principais. Os colaboradores assumem diferentes funções no processo, dependendo do nível de certificação.

Cada nível tem como base o anterior, da seguinte forma:

Aqui estão os detalhes de cada nível Sigma.

White Belt

Os White Belts são os recém-iniciados. Eles receberam pouco ou nenhum treinamento formal ou certificação em Seis Sigma.

Apesar desse status de não iniciados, os White Belts são essenciais para o trabalho geral envolvido na metodologia. Para participar de um projeto Seis Sigma, o White Belt só precisa de uma formação básica.

Yellow Belt

Esse nível de certificação leva o White Belt um passo adiante. Os Yellow Belts participaram de um ou dois dias de treinamento, o suficiente para que pudessem atuar em projetos Seis Sigma como assistentes de funcionários com níveis de certificação mais altos.

Green Belt

A certificação como Green Belt permite que você ajude na coleta e análise de dados em grandes projetos e execute projetos menores por conta própria.

Os alunos geralmente têm uma semana ou mais de treinamento em sala de aula e concluem um projeto relevante no local de trabalho para obter a certificação Green Belt.

Black Belt

Depois de obter a certificação Green Belt, os profissionais podem participar do treinamento avançado e rigoroso que leva à obtenção do Black Belt em Seis Sigma.

Como parte desse treinamento, os alunos assumem um projeto maior, mais complexo e geralmente mais longo, o que lhes permite usar o que aprenderam em um contexto real.

Master Black Belt

Um Master Black Belt em Seis Sigma tem a experiência necessária para liderar equipes de Black Belts e Green Belts. Ele também pode assumir o treinamento de profissionais menos avançados em Seis Sigma. O Master Black Belt qualificado torna-se uma espécie de consultor interno da empresa.

Como começar a usar a metodologia Seis Sigma

Os gerentes corporativos geralmente usam a metodologia Seis Sigma para controle de qualidade e/ou gestão de projetos.
É uma metodologia útil para qualquer situação em que exista uma causa de erro desconhecida ou quando várias abordagens para resolver um problema falharam.

O uso de uma plataforma de gestão de projetos, como a monday.com, ajuda os profissionais a executar essa metodologia de forma eficaz.

Veja um exemplo de como isso pode ser feito:

planning_pt

Como você vê, essa plataforma facilita o acompanhamento do desempenho dos processos da sua empresa.

Você pode identificar exatamente onde sua equipe precisa concentrar esforços, quais processos estão ocorrendo sem problemas e as áreas que podem precisar de ajustes específicos.

Os recursos da monday.com foram desenvolvidos para auxiliar a medição e a análise detalhadas, essenciais para a metodologia Seis Sigma.

Um desses recursos é o template de rastreamento de bugs, mostrado na figura abaixo. Esse template fornece os dados necessários para reduzir o número de falhas e erros em seu produto final.

Quer conhecer outras metodologias de gestão de projetos para entender qual a mais adequada às suas necessidades? Confira os artigos abaixo:

Conclusão

A metodologia Seis Sigma é eficiente e pode ser aproveitada por uma empresa como um todo ou até mesmo em um projeto individual.

Os líderes precisam receber treinamento adequado sobre os métodos estatísticos do Seis Sigma se você quiser tirar o máximo proveito da metodologia.

Mas a monday.com pode ajudar os participantes a obter uma vantagem inicial, facilitando a análise de dados, a comunicação com clientes e membros da equipe e o acompanhamento do progresso das tarefas, tudo em um só lugar.

Entre em contato com a monday.com e saiba mais sobre como usar a metodologia Seis Sigma para melhorar a qualidade e a eficiência do seu negócio.