O software de gestão de tarefas é mais do que uma base digital para suas listas de afazeres. É um espaço colaborativo onde as equipes podem se reunir e entender seus papéis em trabalhos compartilhados.
Este guia apresenta os recursos que devem ser considerados em um software de gestão de tarefas em equipe e 20 exemplos de produtos para ajudar você a encontrar a ferramenta perfeita.
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O que é gestão de tarefas em equipe?
O gerenciamento de tarefas da equipe é o processo sistemático de planejamento, organização, atribuição, acompanhamento e conclusão de tarefas para atingir os objetivos do negócio. Cada tarefa é uma unidade de trabalho pela qual os membros da equipe são responsáveis. A gestão dessas tarefas envolve a coordenação de esforços dos membros da equipe, a definição de prioridades e o monitoramento do progresso para garantir uma colaboração eficiente, fluxos de trabalho otimizados e resultados bem-sucedidos do projeto.
Por que as equipes precisam de um software de gestão de tarefas?
O software de gestão de tarefas correto livrará a sua equipe das intermináveis cadeias de e-mails, permitindo que ela se concentre nas tarefas necessárias para manter o fluxo do trabalho e dos projetos. Com ele, é fácil para as equipes trabalharem juntas com eficiência e identificarem possíveis problemas, como gargalos ou volumes de trabalho desequilibrados.
Quais recursos o software de gestão de tarefas deve ter?
Ao pesquisar softwares de gestão de tarefas em equipe, você perceberá que as plataformas oferecem uma grande variedade de recursos, e algumas têm funcionalidades em comum. Antes de investir, verifique se a ferramenta escolhida disponibiliza o seguinte:
- Múltiplas visualizações: veja suas tarefas usando visualizações como calendário, Kanban, lista, entre outras alternativas. Por exemplo, o monday work management oferece mais de 15 opções, incluindo gráficos de Gantt, que exibem visualmente os marcos das tarefas e as dependências entre os elementos para que você tenha um panorama claro do seu trabalho.
- Interface intuitiva: para que sua equipe se adapte facilmente a qualquer nova ferramenta de gestão de tarefas.
- Diversas integrações: conecte seu software de gestão de tarefas a várias outras ferramentas da sua pilha de tecnologia para evitar a necessidade de passar o dia alternando entre ferramentas.
- Automações personalizadas: simplifique fluxos de trabalho repetitivos configurando automações executadas em segundo plano. Por exemplo, uma automação pode enviar um e-mail para toda a equipe quando alguém concluir uma tarefa.
- Capacidade de definir subtarefas e dependências: divida as tarefas em unidades menores (subtarefas) e especifique a ordem em que elas devem ocorrer, tornando algumas tarefas dependentes de outras. Por exemplo, a edição de um post de blog dependeria de alguém que estivesse redigindo o primeiro rascunho.
Agora que você conhece os recursos e as funcionalidades que deve procurar em um software de gestão de tarefas de qualidade, aqui estão vinte soluções para comparar ao pesquisar a plataforma ideal para a sua equipe.
1. monday work management
Ideal para: Equipes de qualquer tamanho que desejam atingir metas compartilhadas mais rapidamente e em escala.
O monday work management é uma plataforma de gestão do trabalho repleta de recursos, desenvolvida no Work OS da monday.com.
As empresas usam nossa plataforma para planejar e organizar qualquer tipo de fluxo de trabalho ou projeto, sendo a gestão de tarefas um recurso de colaboração fundamental:
- Mais de 15 visualizações de quadro, incluindo a visualização de volume de trabalho, que oferece clareza sobre a capacidade dos membros da equipe. Essa perspectiva é essencial para a atribuição de tarefas, pois os líderes e gerentes de projetos têm visibilidade sobre a disponibilidade de cada membro da equipe.
- Painéis personalizáveis usando mais de 10 widgets de arrastar e soltar para exibir dados de alto nível do projeto. Você pode ver listas de tarefas, metas da equipe e relatórios das tarefas rapidamente e em tempo real.
- Automações para eliminar tarefas repetitivas do seu fluxo de trabalho, como atualizar os membros da equipe com notificações por e-mail ou pelo Slack quando cada tarefa for concluída. Isso permite que os colegas revisem o trabalho ou prossigam com as tarefas do próximo estágio do projeto.
- Outra automação que você pode configurar é a de tarefas recorrentes. Por exemplo, agende reuniões de equipe regulares para acompanhar o andamento dos seus projetos ou configure solicitações recorrentes para relatórios semanais.
- Integrações com as ferramentas que você já conhece e adora, para que possa executar projetos robustos sem precisar ficar alternando entre abas. Por exemplo, você pode integrar o monday work management ao Google Drive para anexar documentos às suas tarefas ou ao Slack para atualizar um canal da equipe.
- Controle de tempo para garantir que a sua equipe utilize o tempo de forma eficiente. Use os dados para prever com exatidão quanto tempo a sua equipe pode precisar alocar a tarefas específicas ou para fazer a cobrança aos clientes adequadamente.
Preços do monday work management
O monday work management oferece cinco planos de preços:
- Grátis: 2 membros da equipe, mais de 20 tipos de colunas, mais de 200 templates, aplicativos para iOS e Android, colaboração em quadros brancos, formulários compartilháveis e muito mais
- Básico: a partir de US$ 8/usuário/mês, usuários ilimitados, 5 GB de armazenamento, quadros/docs ilimitados, campos personalizados, visualizadores gratuitos ilimitados e muito mais
- Padrão: A partir de US$ 10/usuário/mês, usuários ilimitados, 20 GB de armazenamento, registro de atividades de 6 meses, integrações, acesso de convidado e muito mais
- Profissional: A partir de US$ 16/usuário/mês, usuários ilimitados, 100 GB de armazenamento, registro de atividades de 1 ano, controle de tempo, gestão de volume de trabalho e muito mais
- Corporativo: Preços personalizados, registro de atividades de 5 anos, até 50 quadros, gerente de sucesso do cliente exclusivo, controles administrativos aprimorados e recursos analíticos
2. Asana
Ideal para: Equipes que buscam uma gestão simples de tarefas e projetos com recursos claros de comunicação.
A Asana é um software de gestão de tarefas que oferece uma interface simples para monitorar as várias seções, tarefas e subtarefas dos projetos da sua equipe.
Recursos principais
- Visualizações personalizáveis, como a de cronograma, que permite acompanhar os próximos prazos, ou a de volume de trabalho, que possibilita entender a capacidade dos membros da equipe.
- Celebrações de tarefas que ocorrem quando você assinala a caixa de conclusão da tarefa.
- Integrações com mais de 200 ferramentas da sua pilha de tecnologia, permitindo automatizar tarefas entre elas. Por exemplo, você pode criar uma nova pasta no Google Drive para cada nova tarefa que adicionar na Asana.
- Modo foco semanal, que captura suas prioridades para a semana seguinte.
Preços da Asana
- Grátis: Até 15 usuários
- Premium: A partir de US$ 10,99/usuário/mês
- Business: A partir de US$ 24,99/usuário/mês
- Enterprise: Preço personalizado, inclui recursos do plano Business, branding personalizado, exportação de dados e suporte 24/7
3. Wrike
Ideal para: Equipes multifuncionais que desejam simplificar os fluxos de trabalho e a comunicação.
O Wrike é um software de gestão de projetos que pode ser usado para atribuir tarefas aos membros da equipe, fazer upload de arquivos, definir prazos e acompanhar o progresso. Um dos pontos fortes do Wrike é o suporte à colaboração entre equipes a partir de uma plataforma centralizada.
Recursos principais
- Várias visualizações de painel para obter insights sobre os status das tarefas.
- Colaboração em tempo real, incluindo comentários e compartilhamento de arquivos a partir de um local central.
- Templates prontos e personalizáveis desenvolvidos para equipes de marketing, TI e engenharia, etc.
Preços do Wrike
- Free: Adequado para equipes de até cinco pessoas
- Team: A partir de US$ 9,80 por usuário/mês para equipes de 2 a 25 pessoas
- Business: A partir de US$ 24,80 por usuário/mês para equipes de até 200 pessoas
- Enterprise: O preço personalizado está disponível para empresas que precisam de recursos como relatórios de auditoria de usuários e funções de acesso personalizadas.
- Pinnacle: Os recursos corporativos adicionais incluem ferramentas avançadas de geração de relatórios, orçamento e horas faturáveis.
4. Jira
Ideal para: Equipes de desenvolvimento de software ágil focadas no rastreamento de problemas e no planejamento de projetos.
O Jira é um produto da Atlassian criado para desenvolvedores de software que seguem os princípios da gestão ágil de projetos.
Recursos principais
- Cronogramas interativos, incluindo o mapeamento de elementos de trabalho, dependências entre tarefas e novas versões.
- Relatórios e insights vinculados às suas tarefas e projetos gerais para entender métricas como frequência de implementação e tempo de ciclo.
- As preferências de autonomia permitem que você decida se seus projetos serão gerenciados pela empresa ou pela equipe.
Preços do Jira
- Free: Para até 10 usuários
- Standard: A partir de US$ 7,75 por usuário/mês
- Premium: A partir de US$ 15,25 por usuário/mês
- Enterprise: Preços personalizados para sites ilimitados, controles de segurança centralizados, assinaturas de usuários, suporte corporativo 24/7.
5. Trello
Ideal para: Pessoas que pensam visualmente e equipes pequenas que gerenciam tarefas com uma interface simples, baseada em cartões.
O Trello usa a metodologia Kanban para a gestão de tarefas, atraindo as equipes que gostam de visualizar todos os projetos que têm em andamento e as tarefas específicas que precisam concluir.
Principais recursos
- Quadros, listas e cartões, onde os quadros representam projetos, as listas representam cada estágio do projeto e os cartões representam tarefas individuais. Os usuários movem os cartões entre as listas depois de concluí-los para indicar que estão prontos para a próxima etapa do projeto
- Compatibilidade com vários dispositivos, mesmo quando você estiver offline
- Colaboração, incluindo comentários ou marcação de colegas de equipe em cartões específicos, e adição de anexos relevantes
Preços do Trello
- Gratuito: Para até 10 quadros
- Standard: A partir de US$ 5/usuário/mês
- Premium: A partir de US$ 10/usuário/mês
- Enterprise: A partir de US$ 17,50/usuário/mês para organizações maiores que exigem segurança e controles avançados.
6. Basecamp
Ideal para: Startups e equipes pequenas que desejam centralizar a comunicação e as tarefas dos projetos.
O Basecamp permite configurar uma única página para reunir tudo o que você precisa para cada projeto.
Principais recursos
- Ferramenta de agendamento de projetos que exibe seus prazos, marcos, tarefas e eventos relevantes.
- Conversas Campfire, que funcionam como uma ferramenta de chat em grupo incorporada ao Basecamp.
- Portas que são integrações a ferramentas externas como Slack, Airtable, Google Drive, Miro, etc.
Preços do Basecamp
- Basecamp: US$ 15 por usuário/mês
- Basecamp Pro Unlimited: A partir de US$ 299/mês para usuários ilimitados
7. Evernote Teams
Ideal para: Equipes criativas que precisam fazer anotações e compartilhar informações em uma área de trabalho digital.
O Evernote Teams é uma área de trabalho colaborativa para fazer anotações, brainstorming ou hospedar um wiki da empresa.
Principais recursos
- Colaboração em tempo real, incluindo a capacidade de editar notas simultaneamente.
- Atribuições de tarefas, com funcionalidades como delegações e lembretes.
- Repositório de documentos pesquisável para encontrar as anotações desejadas com base em seu título, palavras-chave, tipo de conteúdo ou datas.
Preços do Evernote Teams
- Professional: A partir de US$ 17,99 por usuário/mês
- Teams: A partir de US$ 20,83 por usuário/mês
8. Airtable
Ideal para: Equipes orientadas por dados que desejam um banco de dados flexível e uma solução de gestão de projetos.
O Airtable é uma plataforma de banco de dados sem código desenvolvida para ajudar as equipes a gerenciar projetos e armazenar dados.
Principais recursos
- Visualização de planilha com uma função de arrastar e soltar para configurar o layout dos dados.
- Múltiplas visualizações, incluindo Kanban, Gantt, Lista e Calendário.
- Compatibilidade com rich media, incluindo a possibilidade de anexar vídeos, imagens e arquivos de áudio às suas tarefas
Preços do Airtable
- Free: Voltado para indivíduos ou pequenas equipes
- Plus: A partir de US$ 10/usuário/mês
- Pro: A partir de US$ 20/usuário/mês
- Enterprise: Preços personalizados para equipes maiores que precisam de recursos como áreas de trabalho ilimitadas, extensões e integrações de sincronização on-premise do Salesforce e do Jira.
9. Smartsheet
Ideal para: Equipes envolvidas em operações que exigem acesso a recursos dinâmicos de planilhas.
O Smartsheet é uma plataforma de gestão de projetos semelhante a uma planilha, criada para ajudar as equipes a gerir o trabalho, automatizar tarefas repetitivas e colaborar em documentos.
Principais recursos
- Várias visualizações de dados, incluindo grade, gráfico, Gantt e calendário.
- Templates prontos para tarefas como planejamento e metas orçamentárias, que podem ser personalizados para atender às suas necessidades.
- Formulários personalizáveis para coletar insights e dados de partes interessadas ou internas.
Preços do Smartsheet
- Free: Adequado para pessoas físicas
- Pro: A partir de US$ 7/usuário/mês
- Business: A partir de US$ 25/usuário/mês
- Enterprise: Preços personalizados disponíveis para equipes grandes, com acesso às ofertas do Smartsheet Advance.
10. HubSpot
Ideal para: Equipes de vendas e marketing que precisam monitorar leads e gerenciar relacionamentos com clientes.
A HubSpot não é um software tradicional de gerenciamento de tarefas. No entanto, ele oferece a possibilidade de adicionar tarefas dentro da plataforma de CRM.
Principais recursos
- Priorização de listas de tarefas para programar tarefas relacionadas à sua base de clientes
- Painéis de tarefas que funcionam como uma base para suas tarefas, detalhes de contato e reuniões
- Relatórios incorporados, incluindo rastreamento de tarefas anteriores de negócios fechados, chamadas feitas e atividades concluídas
Preços da HubSpot
- Free: US$ 0 para ferramentas de marketing, vendas, serviços, gestão de conteúdo e operações
- Starter: A partir de US$ 30 por mês
- Profissional: A partir de US$ 1.600 por mês
- Enterprise: A partir de US$ 5.000 por mês
11. Todoist
Ideal para: Equipes pequenas focadas em uma abordagem holística para a gestão colaborativa de tarefas.
O Todoist é um aplicativo simples de gestão que permite que as equipes gerenciem tarefas, projetos e colaborem em um só lugar.
Principais recursos
- Atribuições de tarefas, incluindo a possibilidade de criar projetos, adicionar tarefas, definir prazos e atribuir responsabilidades.
- Funcionalidade de mensagens que permite aos membros da equipe compartilhar arquivos, discutir detalhes e fornecer atualizações.
- Filtragem de tarefas para que os usuários possam ver os fluxos de atividades uns dos outros ou os próximos prazos.
Preços do Todoist
- Starter Plan: Para até 5 projetos ativos.
- Business Plan: A partir de US$ 6 por usuário/mês
12. MeisterTask
Ideal para: Equipes criativas que querem um planejamento de projetos intuitivo e fluxos de trabalho visuais.
O MeisterTask é outra ferramenta de gestão de tarefas no estilo Kanban que oferece às equipes um panorama claro de suas listas de tarefas.
Principais recursos
- Agendas que são quadros privados visíveis apenas para membros individuais da equipe
- Observadores de tarefas para manter as pessoas relevantes a par de tarefas específicas
- As relações entre tarefas permitem que você marque se as tarefas são relacionadas ou duplicadas
Preços do MeisterTask
- Basic: Para até três projetos
- Pro: US$ 8,25 por usuário/mês
- Business: US$ 20,75 por usuário/mês
- Enterprise: O preço personalizado está disponível para um gerente de contas exclusivo, assistência de onboarding personalizada e logon único SAML.
13. Notion
Ideal para: Equipes que precisam compartilhar conhecimento e gerenciar projetos usando uma única plataforma.
O Notion é uma área de trabalho completa que usa componentes personalizados, incluindo texto, imagens ou tabelas, para armazenar suas anotações, documentos e tarefas de projetos.
Principais recursos
- As visualizações de tarefas permitem que você filtre por calendários, listas de tarefas, gráficos de Gantt, tabelas e muito mais
- Biblioteca de templates com acesso a 5.000 templates personalizáveis para se adequar às tarefas do seu projeto.
- Integrações com ferramentas como Loom ou Slack para que você possa anexar mensagens de vídeo ou conversas às suas tarefas.
Preços do Notion
- Free: Equipes pequenas podem experimentar um teste limitado de componentes.
- Plus: A partir de US$ 8/usuário/mês
- Business: A partir de US$ 15/usuário/mês
- Enterprise: Preços personalizados com recursos avançados de segurança, entre outros benefícios.
14. MS Project
Ideal para: Grandes empresas que gerenciam projetos complexos com cronograma avançado.
O Microsoft Project é uma plataforma que permite gerenciar projetos de grande escala a partir de um local central.
Principais recursos
- Ferramentas de coautoria que permitem que várias partes interessadas atualizem listas de tarefas e cronogramas de projetos simultaneamente.
- Roteiros de produto interativos que você pode criar para aumentar a visibilidade em toda a organização.
- Envio de planilhas de horas para registrar o tempo gasto nas tarefas.
Preços do MS Project
O MS Project está disponível como parte dos seguintes pacotes baseados na nuvem:
- Project Plan 1: US$ 10 por usuário/mês
- Project Plan 3: US$ 30 por usuário/mês
- Project Plan 5: US$ 55 por usuário/mês
15. Microsoft OneNote
Ideal para: Equipes com orçamento limitado que precisam de anotações colaborativas e organização de informações.
O Microsoft OneNote usa “notebooks” como o nível mais alto de organização dentro da plataforma, que inclui seções e páginas para armazenar suas anotações e tarefas.
Principais recursos
- Modelos incorporados do OneNote para planejar listas de projetos
- Priorização de tarefas com a adição de tags alta, média ou baixa para projetos
- A compatibilidade com escrita à mão usando dispositivos Surface ou Surface Slim Pen 2 permite que você digitalize suas anotações de reunião escritas à mão e as transforme em tarefas
Preços do Microsoft OneNote
O OneNote está disponível com uma assinatura do Microsoft 365, que começa a partir de US$ 6 por usuário/mês para um pacote Business Basic.
16. Adobe Workfront
Ideal para: Equipes criativas que precisam gerenciar projetos, aprovações e ativos digitais.
O Adobe Workfront é uma solução de colaboração e gestão de projetos baseada na nuvem que permite que as equipes acompanhem o progresso, as tarefas, os recursos e os orçamentos em um só lugar.
Principais recursos
- Handoffs automatizados para simplificar as revisões e a aprovação de tarefas do trabalho.
- Painéis atualizados em tempo real que permitem que você tenha visibilidade do seu trabalho e resolva quaisquer gargalos.
- Ferramentas de planejamento de cenários para prever como as tarefas recebidas afetarão a sua equipe.
Preços do Adobe Workfront
O Adobe Workfront oferece os planos de preços Select, Ultimate, Prime e Custom, mas é necessário entrar em contato com o provedor para obter uma cotação precisa.
17. Miro
Ideal para: Colaboração visual, brainstorming e diagramação entre equipes remotas.
O Miro é uma ferramenta visual de gestão de tarefas que você pode usar como uma versão digitalizada de um quadro branco e de post-its.
Principais recursos
- 2.000 templates do Miro e da comunidade que oferecem estruturas como mind maps e blueprints de serviços.
- Integrações com mais de 130 aplicativos em seu fluxo de trabalho, incluindo Jira, Zoom e Google Docs.
- Criador de fluxogramas para delinear as tarefas essenciais em seus processos de projeto.
Preços do Miro
- Free: Para membros de equipe ilimitados.
- Starter: A partir de US$ 8 por membro/mês
- Enterprise Plan: Preços personalizados para gestão de licenças SCIM, segurança aprimorada com autenticação de dois fatores (2FA), controle de domínio, etc.
18. Hive
Ideal para: Equipes que buscam gestão integrada de projetos e comunicação.
O Hive é um software de produtividade que permite que as equipes gerenciem as tarefas futuras e colaborem em projetos mais amplos.
Principais recursos
- Seis layouts de projeto, incluindo visualizações de banco de dados e de resumo
- Atribuição de tarefas de anotações de reuniões, permitindo que você entre em ação após as discussões da equipe
- Atribuição de tarefas a usuários externos, caso seja necessário trabalhar com usuários convidados, como freelancers, clientes ou parceiros de negócios terceirizados.
Preços do Hive
- Free: Para até 10 usuários
- Teams: A partir de US$ 12 por usuário/mês
- Enterprise: Preços personalizados disponíveis para segurança e permissões aprimoradas, análises personalizadas, etc.
19. SmartTask
Ideal para: Empresas que buscam uma plataforma completa para gestão de tarefas e CRM.
O SmartTask é uma plataforma de gestão do trabalho com ferramentas para organizar tarefas recorrentes ou pontuais.
Principais recursos
- Estimativas de tarefas para ações específicas, caso seja necessário fazer um orçamento ou alocar recursos.
- Reuniões por vídeo que podem ser acionadas diretamente das tarefas.
- Tarefas automáticas geradas pelo envio de mensagens de e-mail diretamente para o SmartTask.
Preços do SmartTask
- Free: Para usuários ilimitados
- Premium: A partir de US$ 7,98 por usuário/mês
- Business: A partir de US$ 10,98 por usuário/mês
- Enterprise: Preços personalizados disponíveis, incluindo white labeling, SSO, API corporativa, etc.
20. Any.do
Ideal para: Equipes que precisam de planilhas dinâmicas e recursos de gestão de projetos.
O Any.do é uma plataforma simples de gestão de tarefas acessível a partir de vários desktops e dispositivos móveis, inclusive smartwatches.
Principais recursos
- Notificações automatizadas do WhatsApp para lembretes de prazos.
- Visualização de calendário inteligente que exibe todas as tarefas futuras em um só lugar.
- Codificação de tarefas por cores para categorizar seu trabalho.
Preços do Any.do
- Personal: Para usuários individuais
- Premium: A partir de US$ 3 por mês
- Teams: A partir de US$ 5 por usuário/mês
monday work management: o software perfeito para a gestão de tarefas em equipe
Há vários tipos de aplicativos, ferramentas e softwares de gestão de tarefas prontos para nos tornar mais produtivos do que nunca. O monday work management se destaca por facilitar a gestão de tarefas em equipe e, ao mesmo tempo, ser adaptável a todas as funções relacionadas à execução de tarefas, projetos e processos com mais eficiência. Veja seus principais diferenciais:
- Você pode configurar suas visualizações de gestão de tarefas, incluindo Kanban, calendário, gráfico de Gantt e opções de lista de tarefas.
- Você pode definir regras para atribuições dinâmicas, notificações após a conclusão da tarefa e muito mais.
- Você pode integrar a plataforma a mais de 72 ferramentas para criar um fluxo de trabalho eficiente.
- Você pode simplificar a comunicação com um único local para comentários, atualizações e compartilhamento de arquivos.
- Ao usar o monday work management como um software de gestão de projetos, você obterá inúmeros insights sobre o sucesso e a lucratividade das tarefas do seu projeto com painéis exclusivos e personalizáveis.
- É possível criar fluxos de trabalho personalizados com componentes sem código e escolher entre mais de 200 opções de modelos de automação que tornam o planejamento de tarefas da sua equipe muito mais eficiente.
Como o monday work management foi desenvolvido em um Work OS, ele é uma plataforma completa para tudo o que sua empresa precisa e pode acompanhar seu crescimento e expansão. Você pode usar a monday.com como um CRM para a equipe de vendas, criar processos e fluxos de trabalho para conteúdo de marketing, fazer o onboarding de novos funcionários e gerenciar solicitações de TI.
Perguntas frequentes
Para que serve o software de gestão de tarefas?
O software de gestão de tarefas é usado para organizar os fluxos de trabalho e os projetos das equipes, atribuindo tarefas e acompanhando o progresso. Ele permite que as equipes colaborem com mais eficiência, reduzam a dependência de e-mails e se concentrem no monitoramento do progresso e na entrega.
Quais são os benefícios da gestão de tarefas em equipe?
As equipes que usam software de gestão de tarefas terão os seguintes benefícios:
- Maior clareza e visibilidade: A gestão de tarefas em equipe está relacionada à responsabilização. Cada membro da equipe deve saber quem está trabalhando em quê, os requisitos e o prazo da tarefa. Quando mapeados para todos os envolvidos, fica mais fácil gerenciar o tempo, priorizar as tarefas e reatribuir o trabalho.
- Redução do estresse: A gestão de tarefas pode evitar muita frustração porque livra sua equipe de perguntas como “Quem é o responsável por essa tarefa?” ou “Como posso priorizar outros trabalhos de acordo com este projeto?”
- Mais dados para relatórios precisos do projeto: A gestão de tarefas não é importante apenas para o planejamento e a execução do projeto, mas também é útil para a análise pós-projeto. Por exemplo, se você estiver gerenciando solicitações de conteúdo para vários departamentos, poderá monitorar detalhes como data de conclusão das tarefas e departamento solicitante para ter um panorama da demanda ao longo do tempo.
- Aumento da produtividade: 82% das pessoas dependem de uma lista ou de uma caixa de entrada de e-mail para gerenciar suas tarefas. Certamente há uma maneira melhor de fazer isso. A gestão de tarefas ajuda você a fazer um balanço preciso de suas tarefas e a atribuir prioridades e prazos. Assim, será possível passar mais tempo efetivamente trabalhando, em vez de ficar procurando o que fazer em seguida.
Qual é a maneira mais simples de gerenciar tarefas?
Aqui estão algumas etapas clássicas para a gestão de tarefas em equipe, independentemente da ferramenta que você decida usar:
- Faça uma lista das tarefas necessárias da sua equipe: Acrescente detalhes complementares, como quais são recorrentes ou não.
- Adicione prazos e cronogramas: Essas informações são essenciais antes de atribuir tarefas à sua equipe. Certifique-se de deixar tempo suficiente para a execução e o feedback.
- Atribua prioridades às tarefas: Diferentes níveis de prioridade, como baixa, média e alta, oferecem uma visão mais detalhada do que é importante para a sua equipe. Eles também podem ajudar você a refinar os prazos.
- Anote outras informações relevantes sobre a tarefa: Você pode incluir dependências entre tarefas, arquivos importantes ou informações relacionadas ao cliente.
- Atribua cada tarefa a um membro da equipe: Revise o volume de trabalho de cada membro da equipe para garantir que ninguém fique sobrecarregado.
- Acompanhe o progresso da sua equipe: Verifique regularmente com a sua equipe se é necessário fazer algum ajuste.
O monday work management pode ajudar você a gerenciar e automatizar muitas dessas etapas.
Quais são os 4 tipos de tarefas?
Para determinar quais tarefas são prioritárias, algumas equipes usam a Matriz de Eisenhower, que divide as tarefas em:
- Urgentes e importantes, por exemplo, se o prazo de um projeto importante termina hoje
- Não urgentes, mas importantes, por exemplo, organizar uma sessão de planejamento de longo prazo e desenvolvimento de estratégia
- Urgente, mas não importante, por exemplo, participar de uma reunião social da equipe em seu calendário
- Não urgente e não importante, por exemplo, navegar pelo seu feed de mídia social.
Com o Work OS da monday.com
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