O que é ERP e por que ele é fundamental o seu negócio

Uma empresa de sucesso funciona de forma muito semelhante ao corpo humano. Assim como o cérebro depende do oxigênio dos pulmões, e os órgãos vitais, do sangue bombeado pelo coração, uma empresa eficiente precisa que suas funções e processos críticos operem em perfeita harmonia. Quando algo falha, toda a organização sente o impacto.

Este artigo explora por que o planejamento de recursos empresariais (ERP) é fundamental para qualquer negócio moderno. Você vai descobrir os principais benefícios de adotar um software de ERP, entender como ele funciona e identificar os sinais de que sua empresa está pronta para investir em uma plataforma líder de mercado, como o monday work management.

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O que é planejamento de recursos empresariais (ERP)?

O planejamento de recursos empresariais (ERP – Enterprise Resource Planning) é um software de gestão utilizado pelas organizações para obter eficiência nas suas operações diárias. Um sistema ERP integra processos essenciais – como contabilidade, gestão de inventário, recursos humanos e relacionamento com o cliente – em uma base de dados central. Isso possibilita o compartilhamento de informações em tempo real entre departamentos e assegura consistência em todas as práticas empresariais.

Como o ERP funciona?

O ERP existe para eliminar os silos dentro das empresas. Sem um sistema de planejamento de recursos empresariais, cada departamento tende a utilizar sua própria plataforma para gerenciar operações – o financeiro com um software de contabilidade, a equipe de vendas com um CRM e os responsáveis por estoque muitas vezes com planilhas de Excel.

Embora funcionem bem de forma isolada, esses sistemas dificultam a comunicação entre departamentos. Um exemplo comum: gerentes de vendas precisam solicitar manualmente relatórios à contabilidade e aguardar a resposta, ficando impedidos de avançar sem tais dados. O ERP resolve esse problema ao unificar todos os processos de negócio em uma única plataforma, criando uma fonte central de informações. Além de padronizar o acesso a diferentes pontos de dados, essa integração fornece aos líderes inteligência empresarial em tempo real para tomar decisões mais rápidas e assertivas.

Por que o ERP é importante para os negócios?

A implementação do ERP oferece uma ampla gama de benefícios, incluindo:

• Eficiência no trabalho: o software ERP simplifica processos essenciais e automatiza tarefas, garantindo que atividades, projetos e fluxos de trabalho sejam executados com mais agilidade e menos esforço.
• Maior precisão: a tecnologia ERP pode melhorar a precisão, reduzindo o número de vezes que os dados são inseridos em sistemas distintos.
• Menos riscos: ao reduzir a necessidade de inserção manual de dados, os sistemas ERP também diminuem o risco de erros humanos.
• Dados atualizados em tempo real: os gestores acessam um banco de dados único para visualizar os dados e insights de negócios necessários para tomar decisões informadas.
• Melhor comunicação: essa fonte única de informações também proporciona maior colaboração entre departamentos e comunicação com a liderança executiva.
• Conformidade rigorosa: uma plataforma ERP garante a conformidade com todas as normas, desde OSHA e GAAP até GDPR.
• Economia de custos operacionais: o investimento em tecnologia ERP oferece um excelente retorno sobre o investimento. Você paga por um único sistema em vez de dezenas e economiza tempo evitando fluxos de trabalho repetitivos entre equipes.
• Altas taxas de adoção pelos usuários: com uma infraestrutura consistente, do back office ao front office, os funcionários se engajam com o software, extraindo maior valor do investimento à medida que dados precisos circulam entre os departamentos.

Quais áreas podem ser otimizadas com ERP?

O software de planejamento de recursos empresariais (ERP) otimiza diversas áreas de negócios, incluindo:

Recursos Humanos

Um ERP com funcionalidades de gestão de pessoas cobre todo o ciclo de vida dos colaboradores – desde a contratação e folha de pagamento até desempenho, retenção e engajamento. Isso melhora a experiência dos funcionários e dá mais eficiência às equipes de RH.

Financeiro

O setor financeiro é o coração de qualquer empresa, e os sistemas ERP oferecem recursos robustos de contabilidade e gestão. Entre eles: contas a pagar e receber, contabilidade geral, orçamento, fluxo de caixa, gestão tributária e muito mais, tudo integrado em uma única plataforma.

Manufatura

Com um ERP, é possível gerenciar o ciclo de vida do produto, o controle de estoque e a logística da cadeia de suprimentos. Ao disponibilizar informações em tempo real sobre cronogramas de produção e requisitos de matéria-prima, o sistema garante operações ágeis, reduz atrasos e promove processos de manufatura mais econômicos.

Comércio

Seja em uma loja física ou em um eCommerce, o ERP melhora a experiência do cliente e aumenta a eficiência do negócio. Ele integra o gerenciamento de pedidos, o processamento de pagamentos e o rastreamento de estoque para garantir transações fluidas e clientes mais satisfeitos.

Gestão da cadeia de suprimentos

Os sistemas ERP transformam a gestão da cadeia de suprimentos ao oferecer rastreamento em tempo real, previsão de demanda e coordenação de fornecedores. Isso ajuda as empresas a reduzir custos, evitar faltas de estoque e garantir entregas pontuais de bens e serviços.

Leia também: Gestão do trabalho: o que é e qual sua importância

3 sinais de que você precisa de um software de ERP

Se você já utiliza uma pilha de tecnologia, pode se perguntar se vale a pena migrar para um sistema ERP. Em geral, esse é o momento certo quando uma ou mais das situações abaixo se aplicam ao seu negócio:

Você tem dificuldade em transmitir as metas para suas equipes

As organizações dedicam tempo e esforço à definição de metas e estratégias, mas a falta de alinhamento pode comprometer até os melhores planos. Sem clareza na comunicação e na responsabilização, transmitir essas metas às equipes torna-se um desafio. Um sistema ERP traz transparência, garantindo que todos trabalhem em direção aos mesmos objetivos, com prioridades e responsabilidades bem definidas.

Você não tem visibilidade sobre o progresso, os recursos e os riscos

À medida que as organizações crescem, manter a visibilidade e o controle sobre o trabalho em andamento é um grande desafio. Os gestores podem se deparar com dados incompletos, ferramentas em silos e sistemas de geração de relatórios ineficientes. O software ERP oferece uma visão holística do progresso, da alocação de recursos e dos riscos potenciais, permitindo que os executivos tomem decisões informadas e façam os ajustes necessários.

Você observa atrasos na execução

Os atrasos geralmente decorrem de fluxos de trabalho ineficientes, gestão de recursos inadequada e comunicação ineficaz. Esses gargalos impedem o progresso e dificultam a inovação. Com um software ERP como o monday work management, as organizações otimizam os fluxos de trabalho, a utilização de recursos e a colaboração entre departamentos, resultando em uma execução eficiente e maior agilidade.

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6 aspectos importantes em um sistema ERP

Nem todos os softwares de ERP são iguais – então, como saber o que avaliar na hora de comparar fornecedores? Confira a seguir:

1. Integrações

Embora um ERP contemple as necessidades de diversas áreas, a plataforma certa amplia ainda mais seu valor ao se conectar a softwares de terceiros, seja por meio de integrações nativas ou de uma API aberta. Assim, você pode sincronizar ferramentas como Salesforce, QuickBooks e outros aplicativos já utilizados, garantindo que sua equipe tenha acesso fácil a dados essenciais

2. Escalabilidade

À medida que as necessidades da sua empresa evoluem, é essencial garantir que o investimento no ERP continue trazendo valor. Seja diante do crescimento da equipe, de novas estratégias ou da expansão para novos mercados, a plataforma certa acompanhará seu ritmo e escalará junto com você.

3. Personalização

Os sistemas ERP plug-and-play são convenientes, permitindo que você comece a trabalhar com templates e fluxos de trabalho automatizados desde o início. Mas eles não devem ser rígidos. As melhores soluções de ERP oferecem a capacidade de personalizar processos para atender às necessidades exclusivas da sua organização.

4. Interface intuitiva

O engajamento dos usuários é um dos maiores desafios para o sucesso de um ERP. Para garantir resultados, seus funcionários precisam de uma plataforma intuitiva, fácil de usar e que realmente simplifique o dia a dia. Antes de escolher, consulte avaliações de outros clientes e participe de demonstrações para confirmar se você está considerando um produto que sua equipe realmente vai adotar.

5. Acessibilidade

As empresas podem usar um sistema ERP local ou baseado em nuvem. Embora ambos os tipos tragam eficiência aos principais processos de negócios, como planejamento da equipe, orçamento, previsão e controle de estoque, os sistemas baseados em nuvem permitem que os funcionários acessem os dados de que precisam em seus laptops, smartphones e tablets. Essa mobilidade permite que sua equipe acompanhe as operações em qualquer dispositivo, de qualquer lugar.

6. Segurança e conformidade

Proteger dados confidenciais da empresa e dos clientes deve ser uma prioridade ao selecionar um sistema ERP. A plataforma ideal oferecerá recursos de segurança robustos, como criptografia, autenticação multifatorial e controle de acesso, para proteger seus dados. Pergunte aos fornecedores sobre seus protocolos de segurança, certificações de conformidade e como eles lidam com a privacidade dos dados para manter sua empresa protegida contra violações e multas regulatórias.

Uma breve história do ERP

Os sistemas ERP surgiram na década de 1960, inicialmente como softwares de planejamento de necessidades de materiais (MRP) para processos de fabricação. Na década de 1990, eles evoluíram e passaram a oferecer um conjunto de sistemas com módulos para contabilidade, serviços financeiros, gestão da cadeia de suprimentos etc.

Com a adoção da internet disparando na virada do milênio, surgiram soluções em nuvem como alternativa aos modelos ERP legados e complexos que as empresas utilizavam. Essas alternativas modernas forneciam acesso em tempo real e análises avançadas para empresas que precisavam de tomadas de decisão mais inteligentes e operações simplificadas.

Qual é o futuro do ERP?

A tecnologia não para de evoluir, e alguns temas promissores estão surgindo no universo do ERP:

Inteligência artificial generativa

Não é surpresa que estejamos observando uma tendência crescente: empresas adotando ferramentas ERP com recursos de IA generativa integrados, capazes de simplificar processos manuais e trabalhosos. A vice-presidente e analista principal da Forrester, Liz Herbert, explora um possível caso de uso:

No ERP, uma das principais responsabilidades do departamento financeiro é fechar os livros e gerar relatórios financeiros, seja para acionistas, diretores ou gerentes. Portanto, um dos casos de uso é simplesmente a elaboração de relatórios narrativos, eliminando a necessidade de que alguém analise manualmente todos os dados para identificar onde o negócio está tendo um bom desempenho e onde não está.

Experiências personalizáveis

À medida que os sistemas ERP se tornam mais sofisticados, espera-se uma maior ênfase na experiência do usuário (UX) e na criação de interfaces personalizáveis para diferentes departamentos e funções. Os usuários finais devem ser capazes de adaptar seu painel às tarefas que realizam diariamente, melhorando a produtividade e o engajamento. Os componentes no-code e low-code permitem isso, possibilitando que os funcionários personalizem o software de acordo com suas preferências e contando com a funcionalidade de chat integrada para fornecer suporte em tempo real.

Ascensão dos copilotos

A próxima geração de sistemas ERP será capaz de tomar decisões como um copiloto, usando análise preditiva e aprendizado de máquina (Machine Learning) para apoiar a tomada de decisões em toda a organização. Ao analisar dados de diferentes departamentos e fornecer insights, esses copilotos podem ajudar os gestores a identificar padrões, detectar riscos potenciais e sugerir cursos de ação para obter resultados ideais.

Liz Herbert explica alguns dos cenários em que um copiloto poderia ajudar:

“Se ajustássemos os preços dessa forma, qual seria o impacto na nossa alocação de recursos? E se reorganizássemos nossa rede de fornecimento para se concentrar em uma região geograficamente próxima? O que aconteceria se o Canal de Suez enfrentasse problemas e não pudéssemos enviar mercadorias por lá, ou se contorná-lo pelo extremo sul da África nos custasse milhões a mais? Esse tipo de questão é comum para qualquer gerente operacional, muitas vezes fora da área financeira, e é exatamente aí que um sistema ERP pode ajudar.”

Integrações verticais

Outra tendência no futuro dos sistemas ERP é a integração de recursos e funcionalidades específicas para cada setor. Como empresas de diferentes segmentos enfrentam desafios únicos, os ERPs precisarão se adaptar e oferecer soluções personalizadas. Espera-se o surgimento de módulos cada vez mais especializados para áreas como saúde, varejo, serviços públicos, engenharia e serviços financeiros.

Faça o planejamento de recursos empresariais com o monday work management

O monday work management oferece um valor incomparável para empresas que buscam uma solução de ERP escalável e flexível. Nossa plataforma robusta, desenvolvida sob medida com base no Work OS da monday.com, permite que as empresas conectem estratégia e execução, unindo equipes, simplificando processos e fornecendo visibilidade em tempo real em todos os níveis de operação.

Veja como o monday work management permite que as empresas alcancem seus objetivos com confiança:

Processos flexíveis e padronizados para uma execução perfeita

As equipes podem personalizar facilmente os fluxos de trabalho para 200 casos de uso diferentes, com templates de gestão, um criador de fluxos de trabalho e ferramentas de automação que mantêm a conformidade e a eficiência. As ferramentas integradas de alocação de recursos otimizam talentos e ativos, permitindo que as organizações se adaptem rapidamente às mudanças de prioridades.

Alta adoção pelos usuários para obter dados e insights precisos

Recursos como a funcionalidade de arrastar e soltar e visualizações personalizáveis facilitam o engajamento dos funcionários com a plataforma. Um maior engajamento se traduz em uma entrada de dados mais precisa, proporcionando aos líderes uma visão em tempo real das métricas operacionais e permitindo decisões precisas e baseadas em dados.

Obtenção de valor mais rápida

Diferentemente dos sistemas de ERP tradicionais, que costumam ser rígidos e demorados para implementar, o monday work management é uma solução de ponta que permite às empresas iterar rapidamente seus processos e impulsionar a eficiência operacional desde o início. Com templates prontos, opções de personalização self-service e uma interface low-code/no-code, você começa a gerar valor em dias, não em meses.

Visibilidade e controle abrangentes

Painéis atualizados em tempo real e análises avançadas fornecem visibilidade completa do progresso, dos recursos e dos riscos. O monday work management permite o gerenciamento de portfólio, possibilitando que os executivos supervisionem vários projetos ao mesmo tempo, aprofundando-se nos detalhes quando necessário. Recursos como geração automatizada de relatórios, dependências entre projetos e panorama do status de integridade mantêm os gestores informados em todas as etapas da execução.

Plataforma segura e escalável desenvolvida para impulsionar o crescimento

O monday work management oferece recursos de segurança de nível corporativo para proteger informações confidenciais, sendo ideal para empresas de qualquer tamanho que desejam crescer mantendo conformidade rigorosa com os padrões do setor.

Descubra como nossa plataforma otimiza fluxos de trabalho, aumenta a visibilidade e fornece as ferramentas necessárias para alinhar sua equipe aos objetivos organizacionais. Agende uma demonstração e veja como executar sua estratégia com confiança.

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