Como criar uma lista de tarefas efetiva

As tarefas vêm de todas as direções: seu chefe copia você em um e-mail, um colega de trabalho pede feedback sobre um relatório e seu gato mia pedindo para ser alimentado.

Esquecer detalhes importantes pode ser problemático e levar a prazos perdidos e clientes (ou gatos) insatisfeitos.

É aí que entra a lista de tarefas.

Manter uma lista de tarefas ajuda a organizar, priorizar suas tarefas e planejar projetos. É provável que você já tenha criado listas para ajudar com afazeres como compras de supermercado, planejamento do churrasco de final de semana ou até para as tarefas que você deve concluir no trabalho.

Mas como criar uma lista de tarefas eficaz que o ajude a realizar ainda mais?
É fácil nos sentirmos sobrecarregados com a quantidade de coisas que precisamos fazer.

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O que é uma lista de tarefas

Uma lista de tarefas é uma lista que contém o que você precisa concluir. Com ela, tudo fica anotado em um só lugar para você não esquecer de nada importante.

Essas listas não precisam ser tão complicadas. Você pode usar um post-it ou até mesmo um pedaço de papel para anotar suas tarefas.

Exemplos profissionais podem incluir elaborar um relatório, reservar voos para uma viagem de trabalho, acompanhar um lead, etc.

As listas de tarefas tendem a ser muito pessoais, pois cada um de nós tem sua própria maneira de fazê-las e listar as prioridades.

Soluções mais modernas incluem o uso de um aplicativo de lista de tarefas como a monday.com, que possibilitam a equipes inteiras gerenciar tarefas pessoais e elementos de trabalho. Essas plataformas também vêm com recursos de colaboração que permitem ver quais são as tarefas da equipe, fazer anotações e atribuir responsabilidades.

Quais são os benefícios de uma lista de tarefas?

Então, por que criar uma lista de tarefas é importante e deveria ser uma prioridade?

A resposta rápida é que uma boa lista de tarefas aumenta a sua produtividade.

Sem um plano para gerir o seu trabalho, você acaba reagindo às tarefas que outros lhe atribuem. Isso pode deixá-lo sobrecarregado e esgotado, já que você terá que mudar seu planejamento constantemente para conseguir executar seus próprios afazeres.

Criar uma lista de tarefas pode impedir que isso aconteça. Ela permite que você defina suas prioridades com antecedência, para que possa realizar as suas tarefas cotidianas primeiro.

Aqui estão alguns outros benefícios das listas de tarefas.

1. Organiza o seu trabalho

Nossa memória de trabalho ou de curto prazo é extremamente limitada. Já em 1956, os psicólogos descobriram que a pessoa média pode manter apenas sete itens aproximadamente em sua cabeça por vez.

Tentar se lembrar de todas as suas tarefas e detalhes de cada uma é inviável. Isso apenas aumenta a probabilidade de você esquecer ou misturar detalhes importantes (“Achei que fosse para a próxima semana!”).

O principal motivo para criar uma lista de tarefas é que ela ajuda você a organizar e monitorar o que precisa fazer.

Em vez de se perguntar: “O que preciso fazer hoje?”, você pode simplesmente olhar para a sua lista de tarefas pendentes e ver com clareza o que falta ser realizado.

2. Mantém o foco

Assumir várias tarefas simultaneamente ou ficar alternando entre elas simplesmente não funciona. Embora possa parecer que você está fazendo mais, estudos mostram que trabalhar dessa forma tem um impacto negativo na produtividade.

Executar mais de uma atividade ao mesmo tempo faz com que sua atenção seja dividida e você não se concentre totalmente em uma tarefa. Um estudo de pesquisadores da Universidade da Califórnia, em Irvine, descobriu que o trabalho interrompido leva a mais estresse e maior frustração.

A outra má notícia é que levamos em média 23 minutos e 15 segundos para retornar a uma tarefa depois de interrompê-la. Essas pequenas distrações podem aumentar ao longo de um dia de trabalho.

Manter uma lista de tarefas ajuda você a manter o foco em uma atividade e a estabelecer um fluxo – a sensação de estar totalmente imerso em seu trabalho.

3. Ajuda a priorizar

O tempo é o seu bem mais valioso. E distrações como e-mails e notificações são inimigas da produtividade.

Manter uma lista de tarefas pode ajudá-lo a priorizar seu trabalho do dia. Assim, você pode investir seu tempo nas tarefas mais importantes. E, se um imprevisto acontecer, será possível realocá-las em outra lista, reagendando-as para mais tarde.

4. Aumenta a motivação

Riscar um item da sua lista de tarefas pode lhe dar uma sensação de realização e motivá-lo a continuar trabalhando.

Ao fazer isso, acessamos o motivador mais poderoso do nosso corpo — a dopamina. Concluir até mesmo uma pequena tarefa é uma recompensa. Marcar itens como concluídos libera uma pequena quantidade de dopamina, o que pode motivá-lo a avançar para a próxima atividade.

5. Reduz a tensão mental

Você já parou uma tarefa no meio, mas se pegou ruminando sobre ela ao longo do dia?

Esse é o Efeito Zeigarnik — o conceito de que nos lembramos melhor de tarefas incompletas do que de tarefas concluídas.

Em outras palavras, tarefas inacabadas permanecem em sua mente, o que pode reduzir o foco em outras áreas.

Manter uma lista de tarefas permite que você faça uma “limpeza no cérebro”, ajudando a passar as tarefas da cabeça para o papel.

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Como criar uma lista de tarefas

Criar uma lista de tarefas é muito mais do que simplesmente escrever o que você precisa fazer durante o dia. Embora isso certamente funcione, você será muito mais produtivo ao adotar uma abordagem sistemática.

Siga estas etapas para criar uma lista de tarefas eficaz:

1. Escolha um meio

Usar papel e caneta é uma maneira fácil de começar, mas também há várias desvantagens a serem consideradas: você não pode organizar seu trabalho com facilidade, definir notificações para tarefas recorrentes ou atribuir tarefas aos membros de sua equipe.

Isso não quer dizer que você deva jogar fora seus cadernos imediatamente. Sempre haverá um lugar para listas em papel. Mas quando você precisa de um panorama claro do que está acontecendo, optar por um software de gestão de projetos é o melhor caminho a seguir.

O uso de um aplicativo para suas listas permite que você identifique e priorize rapidamente as tarefas, de forma que elas permaneçam em primeiro plano. Eles também incluem uma série de outros recursos que simplesmente não podem ser executados com papel e caneta.

Não há resposta certa ou errada neste quesito, pois, em última análise, tudo se resume à preferência pessoal. Algumas pessoas preferem papel e caneta, enquanto outras dependem de seu aplicativo de produtividade para tudo.

Escolha um meio que funcione para você e mantenha-se fiel a ele.

2. Liste todas as tarefas que você precisa realizar

Manter-se em dia com tarefas pessoais e profissionais não é fácil. Organize suas tarefas criando uma lista principal — uma lista de tarefas que contém tudo o que você precisa concluir (por exemplo, pegar as roupas na lavanderia, trabalhar naquela apresentação, preparar o relatório de vendas, etc.)

Anote todas as suas tarefas no meio de sua escolha (aplicativo, papel…). Cada uma das tarefas em sua lista deve ser específica e acionável.

Por exemplo, simplesmente escrever “Esboço” é muito vago. Tente escrever algo como “Esboço do post de blog sobre o assunto X”.

3. Organize suas tarefas por prioridade

Analise sua lista e atribua uma classificação a cada tarefa. Se estiver usando um notebook, anote um número de 1 a 5 ao lado de cada item da lista, sendo 1 prioridade alta e 5 prioridade baixa.

Na monday.com, você também pode adicionar etiquetas Alta, Média e Baixa aos seus elementos de tarefas para indicar sua prioridade. Essas etiquetas são codificadas por cores, para que você possa identificar rapidamente o que precisa ser feito primeiro.

4. Delete tarefas de baixo valor

A vantagem de escrever uma lista é que ela ajuda a identificar tarefas de baixo ou nenhum valor. Esses itens acabam sendo uma fonte de estresse e ansiedade, pois você pode não ter tempo para concluí-los.

Delegue ou remova completamente essas tarefas da sua lista. Isso ajudará você a manter as tarefas mais importantes em mente e a evitar distrações.

E se não conseguir deletar algo, pode criar um quadro chamado “Algum dia” na monday.com e colocar lá tarefas para revisitar a qualquer momento.

5. Divida grandes tarefas em etapas menores

Terminar o que você precisa fazer durante o dia parece uma meta difícil de alcançar. Você pode inclusive adiar uma tarefa simplesmente porque se sente sobrecarregado.

Divida tarefas aparentemente grandes em etapas menores e mais gerenciáveis. Por exemplo, se uma de suas tarefas for “criar um calendário de conteúdo“, você pode dividi-la em tarefas menores como:

Pesquisar palavras-chave
Fazer brainstormings de tópicos para artigos
Decidir sobre o tipo de conteúdo
Conhecer a equipe de conteúdo
Escolher os canais de publicação

É fácil se sentir esgotado ao olhar para sua lista de tarefas. Mas dividir uma tarefa grande em subtarefas, como no exemplo acima, torna seu trabalho mais gerenciável.

6. Adicione prazos

O trabalho se expande para preencher o tempo disponível.

Talvez você esteja familiarizado com a lei de Parkinson: quando sabemos que temos algumas semanas para escrever um relatório, provavelmente demoraremos um pouco para fazê-lo.

Mas se seu chefe disser que o relatório deve ser entregue até o final do dia, você fará tudo ao seu alcance para concluí-lo, mesmo que isso signifique fazer um almoço mais curto (ou ignorá-lo completamente).

Definir prazos não apenas mantém sua gestão de projetos no caminho certo, mas também evita que você procrastine. É possível até fazer com que a monday.com envie uma notificação por push diretamente para o seu dispositivo iOS ou Android.

Neste ponto, você deve ter uma lista de tarefas com detalhes sobre o que precisa fazer. Infelizmente, essas tarefas não vão se realizar sozinhas.

Vejamos como você pode lidar com o seu trabalho.

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Como gerir uma lista de tarefas

É fácil se distrair e perder uma tarde inteira navegando no Facebook ou assistindo a vídeos no YouTube.

Aqui estão alguns métodos de produtividade para ajudar você a gerenciar sua lista e fazer o trabalho.

Getting Things Done

Getting Things Done, ou GTD (em tradução livre “fazer acontecer”) é um método de gerenciamento para organizar suas tarefas. São 5 passos básicos:

Registro: registre todos os itens.
Esclarecimento: transforme esses itens em etapas claras e acionáveis.
Organização: aloque suas tarefas onde elas pertencem.
Reflexão: revise com frequência suas listas de tarefas.
Envolvimento: comece a trabalhar em suas tarefas importantes.

Este método de produtividade oferece uma maneira simples de tirar a distração de sua cabeça e focar sua atenção onde ela é mais importante.

Eat That Frog (“Coma aquele sapo”)

Mark Twain disse: “Coma um sapo vivo pela manhã e nada pior acontecerá com você no restante do dia”.

Não é um sapo de verdade, é claro. Eat That Frog é uma metáfora para enfrentar sua Tarefa Mais Importante (MIT – Most Important Task) logo pela manhã. É o equivalente a ser o primeiro a se voluntariar para uma apresentação com o objetivo de livrar-se dela.

Método Ivy Lee

Anote apenas 6 das tarefas mais importantes que você precisa realizar no dia seguinte. Em seguida, priorize-as em ordem de importância. Concentre-se na primeira tarefa até que ela termine e depois passe para a próxima.

O método Ivy Lee pode parecer simplista, mas não o descarte. Charles M. Schwab ficou tão feliz com os resultados que assinou um cheque de US$ 25.000 em 1918 para Lee, que vale mais de US$ 400.000 atualmente.

Regra 1-3-5

Liste 1 tarefa grande, 3 tarefas médias e 5 tarefas pequenas. Comece com as tarefas grandes primeiro e vá avançando nas outras.

Quadros Kanban

Um quadro Kanban ajuda você a visualizar seu fluxo de trabalho e acompanhar um projeto em diferentes estágios. Um quadro consiste em colunas e cartões que você pode movimentar.

Com um quadro Kanban, você consegue ver rapidamente o progresso das tarefas e organizar todo o seu fluxo de trabalho em um só lugar.

Time blocking

Time blocking é um método de gerenciamento de tempo em que você bloqueia um período de tempo em seu calendário para se concentrar apenas em uma tarefa.

É o método de produtividade que Cal Newport, professor de Ciência da Computação na Universidade de Georgetown, usa para “trabalho profundo” ou trabalhar sem distrações.

Técnica pomodoro

A técnica Pomodoro é direta — defina um cronômetro de 25 minutos e concentre-se em uma tarefa da sua lista de tarefas. Em seguida, faça uma pausa de 5 minutos e inicie o cronômetro de 25 minutos novamente. Repita até riscar uma tarefa da sua lista.

Não existe uma maneira única de gerenciar sua lista de tarefas. Experimente diferentes sistemas e escolha um que funcione para você.

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Como a monday.com ajuda você a gerenciar sua lista de tarefas

Mas se você deseja registrar tarefas rapidamente, definir lembretes e colaborar em itens de ação a partir de um só lugar, então você precisa de uma solução mais robusta.

A monday.com é uma plataforma versátil que ajuda você a manter as suas tarefas em dia. A interface é altamente personalizável, para que você possa adaptá-la ao seu fluxo de trabalho.

Comece a criar sua lista de tarefas

Em algum momento, todos nós acabamos com um número infinito de coisas para fazer. É fácil esquecer detalhes importantes… A menos que você tenha uma ferramenta de gestão de projetos para registrar e organizar essas tarefas.

Use o template de lista de tarefas da monday.com para criar e gerenciar sua lista de tarefas em um só lugar. O template é totalmente personalizável — adicione novas colunas, personalize suas etiquetas e até integre com seus aplicativos favoritos.

Experimente a plataforma agora, as duas primeiras semanas são por nossa conta!

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