Como escrever uma especificação técnica (com exemplos)

As especificações técnicas são essenciais para alinhar a implementação técnica com os objetivos de negócios e servem como um guia de referência para a execução do projeto. Elas promovem uma comunicação clara entre a equipe e as partes interessadas, evitam que o time de desenvolvimento desperdice tempo em tarefas desnecessárias e reduzem mal-entendidos e erros durante o desenvolvimento.

Um desenvolvedor experiente sempre consulta a especificação técnica antes de escrever qualquer linha de código.

Neste artigo, você descobrirá por que as especificações técnicas são fundamentais, quem é responsável por escrevê-las, o que ela deve conter e como elaborá-las. Também abordaremos os diferentes tipos de especificações e formas de controlá-las, além de mostrar como o monday dev pode ajudar a gerenciar as suas de forma prática.

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O que é uma especificação técnica?

Uma especificação técnica é um documento detalhado que descreve os requisitos, o design e a funcionalidade de um produto, sistema ou projeto. Ela atua como um plano de referência para as equipes de engenharia, conectando os objetivos à implementação técnica. A especificação cobre todas as informações essenciais do processo de desenvolvimento de produto e define os requisitos técnicos necessários para atingir as metas do projeto.

Após a leitura de uma especificação técnica, a equipe de desenvolvimento e as partes interessadas devem compreender claramente:

• Como o produto proposto irá se comportar
• O que ele pode e não pode fazer
• Como será desenvolvido
• Quais sistemas serão usados, alterados ou criados para apoiar o desenvolvimento
• Medidas de segurança e privacidade de dados
• Plano de implementação e, se necessário, de reversão
• Métricas relacionadas aos objetivos do projeto
• Planos de suporte e manutenção
• Cronograma do projeto

Especificação técnica vs especificação funcional

A especificação técnica costuma ser confundida com a especificação funcional. Embora ambos os documentos estabeleçam as bases para um projeto de sucesso, existem diferenças importantes.

Uma especificação funcional parte dos requisitos de negócios e foca na experiência do usuário, descrevendo a funcionalidade do produto. Já a especificação técnica concentra-se na programação interna, abordando padrões técnicos e requisitos de desempenho. Ela inclui planos de implementação e testes, descreve os benefícios de cada recurso e define todos os requisitos técnicos necessários para o desenvolvimento.

Resumindo:

Uma especificação funcional descreve o que o software deve fazer, enquanto a especificação técnica detalha como isso será implementado.

Por que usar uma especificação técnica?

A especificação técnica é fundamental para o desenvolvimento e a execução bem-sucedidos de um projeto. Ela mantém todos alinhados, proporciona clareza e estimula o questionamento ao longo do processo. Veja como uma especificação técnica agrega valor:

• Clareza e precisão: as especificações técnicas fornecem requisitos claros e detalhados, reduzindo interpretações ambíguas e garantindo que todas as pessoas envolvidas tenham uma compreensão consistente do projeto.
• Redução de riscos: ao identificar antecipadamente possíveis desafios técnicos, as especificações permitem a mitigação proativa de riscos e ajudam a evitar o desvio do escopo.
• Melhoria da qualidade: requisitos detalhados permitem planos de teste abrangentes e definem critérios de aceitação, levando a resultados de maior qualidade.
• Aumento da eficiência: uma especificação bem elaborada pode economizar tempo e dinheiro, reduzindo erros, mal-entendidos e a necessidade de retrabalho.
• Otimização da produtividade: as especificações técnicas servem como um plano orientador, eliminando a necessidade de tentativa e erro e permitindo que os desenvolvedores se concentrem nas tarefas imediatas.
• Aperfeiçoamento da comunicação: as especificações fornecem uma linguagem comum para todos os membros da equipe e partes interessadas, facilitando a colaboração.
• Documentação: elas servem como referência para o projeto, tanto durante a implementação quanto após a conclusão.
• Satisfação do usuário: ao definir claramente os recursos e a funcionalidade, as especificações técnicas ajudam a garantir que o produto final atenda às necessidades do usuário.
• Proteção do investimento: uma especificação completa funciona como um investimento, ajudando a reduzir custos significativos durante a implementação.
• Alinhamento com o projeto: elas ajudam a garantir que a implementação técnica esteja alinhada aos objetivos e metas de negócios.

Ao proporcionar esses benefícios, as especificações técnicas favorecem resultados de projeto mais bem-sucedidos, melhoram a colaboração da equipe e garantem produtos finais de maior qualidade.

Quem escreve a especificação técnica?

A especificação técnica é normalmente redigida por um dos profissionais a seguir, dependendo da organização e da natureza do projeto:

• Engenheiros: geralmente, o engenheiro que irá desenvolver a solução ou será responsável pela implementação redige a especificação técnica.
• Gestores técnicos: em projetos maiores, os gestores técnicos podem elaborar a especificação.
• Gestores de projeto: às vezes, os gestores de projeto assumem a tarefa de criar as especificações técnicas, especialmente em projetos complexos.
• Engenheiros seniores: engenheiros experientes com profundo conhecimento do produto/projeto podem ser encarregados de criar a especificação.
• Redatores técnicos: profissionais especializados, conhecidos como redatores técnicos ou autores técnicos, são frequentemente contratados para criar especificações técnicas. Eles têm experiência em transmitir informações técnicas complexas de forma clara e concisa.
• Redatores de especificações: também chamados de especificadores, são profissionais especializados na elaboração de especificações de construção para projetos nas indústrias de arquitetura e engenharia civil.

Esses profissionais colaboram com várias partes interessadas, incluindo equipes de produto, desenvolvedores e especialistas no assunto, para reunir informações e criar especificações técnicas abrangentes que orientam a implementação do projeto.

Quais são os principais componentes de uma especificação técnica?

Os principais componentes de uma especificação técnica são:

• Prefácio: título, autor(es), equipe, revisor(es), data de criação, data da última atualização e link de referência, como um épico, ticket, problema ou tarefa.
• Introdução: visão geral do projeto, seus objetivos e metas.
• Finalidade e escopo: descreve os resultados pretendidos da solução técnica.
• Requisitos funcionais: descreve recursos, funcionalidades e critérios de desempenho.
• Requisitos de design: especifica a interface do usuário e os elementos de design.
• Padrões técnicos: detalha os padrões, protocolos e regulamentos do setor a serem seguidos.
• Soluções: explica a abordagem para lidar com cada elemento do projeto.
• Requisitos de teste: descreve planos de teste, casos e critérios de aceitação.
• Requisitos de entrega: especifica datas de entrega, instalação e necessidades de treinamento.
• Suporte e manutenção: Inclui informações sobre garantias, manutenção e suporte técnico.
• Avaliação de sucesso: define como o sucesso do projeto será medido.
• Divisão do trabalho: detalha as tarefas e o cronograma para implementação.
• Considerações adicionais: aborda possíveis desafios ou alternativas.
• Conclusão: inclui quaisquer informações adicionais relevantes ou apêndices.

Como se preparar para redigir uma especificação técnica?

Antes de redigir uma especificação técnica, considere as seguintes etapas:

1. Reúna as informações disponíveis: colete e analise os requisitos do produto/recursos, normas técnicas e qualquer documentação relevante relacionada ao projeto.
2. Compreenda o problema: descreva o problema de forma clara e detalhada e pense em possíveis soluções.
3. Selecione uma solução: escolha a solução mais razoável entre as opções que você propôs.
4. Consulte engenheiros experientes: discuta a solução proposta com colegas experientes, explique seu processo de raciocínio e colete o feedback.
5. Defina seu público: identifique quem irá ler e usar a especificação para adaptar o conteúdo adequadamente.
6. Estabeleça metas claras: determine a finalidade da especificação técnica e o que ela pretende alcançar.
7. Crie um esboço: elabore um esboço estruturado para organizar suas ideias e garantir que todos os componentes necessários sejam incluídos.
8. Reserve tempo para escrever: Agende um tempo em sua agenda para escrever o primeiro rascunho da especificação técnica.
9. Use um editor de documentos colaborativo: utilize uma plataforma compartilhada para acesso e colaboração da equipe.
10. Utilize um template de especificação técnica: use um template como ponto de partida para o seu rascunho.

Seguindo essas etapas preparatórias, você pode criar uma especificação técnica mais focada, abrangente e eficaz.

Passos para criar uma especificação técnica

Vejamos um exemplo prático de uma especificação técnica em ação. Suponha que você esteja desenvolvendo um novo aplicativo de entrega de comida. Uma especificação técnica abrangente ajudará a esclarecer seus objetivos e definir os detalhes.

Perguntas preliminares

Antes de mais nada, é essencial definir a finalidade do seu app. Para isso, responda a perguntas como:

• Quais funcionalidades o app deve ter?
• Que problemas ele resolverá para os usuários?
• Como seu app de entregas se diferencia dos concorrentes no mercado?

Seja específico sobre o que seu sistema pode ou não fazer. Esta seção descreve detalhadamente o que você deseja desenvolver, incluindo histórias de usuário específicas.

Defina as limitações

Agora, você precisa estabelecer o que não é possível para o desenvolvimento do seu app. Essa seção da especificação técnica é chamada de “fora de escopo”. Quaisquer ideias grandiosas e pouco realistas vindas das partes interessadas devem ser contestadas com evidências baseadas na experiência do gerente do projeto. Por exemplo, o app não será capaz de aceitar pagamentos em criptomoedas.

Determine sua abordagem

Nesta seção da especificação técnica, você deve detalhar como pretende abordar cada elemento do projeto e justificar suas escolhas. Por exemplo, se optar por usar segurança biométrica para o login dos usuários, explique aqui como planeja implementar essa funcionalidade. Além disso, é importante abordar questões de segurança e privacidade. Seu documento deve descrever de forma clara e completa como você garantirá a proteção dos dados dos usuários e prevenirá possíveis violações.

Teste e suporte

Por fim, detalhe suas estratégias de testes, implementação e suporte. Por exemplo, se você planejou um teste alfa com 100 usuários, inclua essas informações nesta seção. Especifique também as plataformas de lançamento, como monitorará o feedback e os métodos de suporte que serão oferecidos.

Quais são os tipos de especificações técnicas?

Existem diversos tipos de especificações técnicas, cada uma projetada para atender a finalidades específicas em diferentes setores e projetos

• Especificação técnica de TI: engloba projetos de infraestrutura de TI, atualizações de sistemas e definição de requisitos para equipes de tecnologia.
• Especificação técnica de site: descreve os requisitos técnicos para o desenvolvimento de sites, incluindo design, funcionalidade e experiência do usuário.
• Especificação técnica de software: descreve os requisitos técnicos de um aplicativo de software, incluindo a arquitetura, linguagens de programação, esquema de banco de dados e design da interface do usuário.
• Especificação técnica ágil: incorpora histórias de usuário e critérios de aceitação, permitindo feedback e ajustes contínuos para cada iteração ou sprint no desenvolvimento ágil.
• Especificação técnica de produto: serve como um plano para o desenvolvimento do produto, detalhando recursos, funcionalidade e requisitos técnicos.
• Especificação técnica de equipamento: fornece informações detalhadas sobre os aspectos técnicos de um equipamento, incluindo fabricação, requisitos de energia e considerações de segurança.
• Especificação de arquitetura: detalha a estrutura e o design de um sistema, incluindo a arquitetura de software e os requisitos de hardware.
• Especificação de desempenho: define os requisitos operacionais e os critérios de desempenho de um sistema.
• Especificação de projeto técnico: descreve as funções de um produto e como os usuários irão interagir com ele.
• Especificações abertas: permitem flexibilidade e liberdade de escolha na criação de produtos, frequentemente utilizadas por órgãos reguladores para definir padrões.
• Especificações fechadas: fornecem instruções precisas, incluindo especificações de segurança, materiais necessários e design do produto.

10 maneiras de controlar as especificações técnicas

Ao aplicar essas medidas de controle, você garante que as especificações técnicas permaneçam atualizadas e de alta qualidade, servindo como um guia eficaz para o desenvolvimento e a execução do projeto.

1. Estabeleça padrões claros: crie formatos, templates e requisitos de conteúdo consistentes para orientar os processos de criação e aprovação de documentos.
2. Use um software de gestão de especificações: implemente ferramentas avançadas para formatação digital, atualizações em tempo real e rastreabilidade total.
3. Realize revisões e atualizações regulares: execute verificações de conformidade, revisões técnicas e avaliações das práticas de criação, armazenamento e alteração para garantir a precisão e a integridade.
4. Implemente o controle de versão: use um sistema que rastreie alterações, mantenha o histórico de revisões e garanta que apenas usuários autorizados possam modificar documentos.
5. Ofereça treinamento contínuo aos colaboradores: certifique-se de que todos os membros da equipe entendam como usar o sistema de especificações, suas funções na manutenção da precisão e a importância do controle de revisão.
6. Utilize templates: adote templates padronizados para manter a consistência entre os documentos e otimizar o processo de criação.
7. Reúna e incorpore feedback: colete regularmente opiniões dos membros da equipe e das partes interessadas para refinar e melhorar as especificações.
8. Conduza revisões por pares: implemente um processo de revisão em que outros membros da equipe avaliem a precisão e a integridade do documento antes da finalização.
9. Defina metas e requisitos claros: garanta que as especificações técnicas estejam alinhadas com os objetivos do projeto e reflitam com precisão os requisitos funcionais e não funcionais.
10. Implemente medidas de segurança: estabeleça controles de acesso e protocolos de segurança de dados para proteger informações confidenciais dentro das especificações.

Como o monday dev pode ajudar a gerenciar suas especificações técnicas

Desenvolvido no Work OS da monday.com, o monday dev oferece vários recursos para ajudar a criar e gerenciar suas especificações técnicas.

• Templates personalizáveis: use templates prontos ou crie painéis personalizados de acordo com suas necessidades de especificações técnicas.

• Área de trabalho colaborativa: compartilhe arquivos, comunique-se instantaneamente e faça alterações em tempo real, garantindo que todos os membros da equipe possam acessar os detalhes mais recentes das especificações técnicas.

• Recursos de integração: conecte-se a ferramentas como GitHub e GitLab para vincular repositórios de código e solicitações de pull diretamente aos seus elementos de especificação técnica.

• Representações visuais: utilize várias visualizações, como quadros Kanban (no primeiro item) e gráficos de Gantt (abaixo), para visualizar o progresso e as dependências das suas especificações técnicas.

• Recursos de automação: configure automações para atribuições de tarefas, notificações e integrações de fluxo de trabalho para otimizar o processo de elaboração das especificações técnicas.

• Gestão de sprints: planeje e acompanhe sprints, o que pode ser útil no desenvolvimento iterativo de especificações técnicas.

Ao aproveitar esses recursos, o monday dev pode ajudar as equipes a criar, colaborar e gerenciar especificações técnicas com mais eficiência ao longo do ciclo de vida do produto.

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