Não faltam abordagens de gestão de projetos no mercado SaaS. A solução ideal depende do tipo de organização, do projeto específico e da equipe envolvida.
Neste artigo, vamos analisar as práticas da metodologia Lean e como você pode otimizá-las com o software de gestão do trabalho da monday.com.
O que é metodologia Lean?
A metodologia Lean concentra-se na eliminação sistemática de todas as formas de desperdício no ciclo de vida da gestão de projetos, como documentações desnecessárias, planejamento e controle excessivos, reuniões improdutivas, retrabalho evitável e detalhamento de requisitos exagerado, para que os membros da equipe trabalhem com eficiência.
O conceito Lean foi adaptado da meta do Sistema Toyota de Produção de eliminar os três tipos de desvios: Muda (desperdício), Mura (irregularidade) e Muri (sobrecarga).
Muda: qualquer processo que não agrega valor
Mura: inconsistências e irregularidades que causam desperdício
Muri: sobrecarga que provoca estresse e esgotamento
Leia também: As melhores metodologias de gestão de projetos
Os 5 princípios da metodologia Lean
De acordo com o Lean Enterprise Institute, os cinco princípios básicos da metodologia Lean são os seguintes:
1. Identificação de valor
Entender as necessidades dos clientes, como cronograma, requisitos, expectativas etc. e, em seguida, identificar de que forma seu produto agregará valor. A equipe deve direcionar o trabalho com base em como o produto afetará a experiência do cliente, fornecendo exatamente o que ele precisa.
Isso ajuda a economizar tempo e dinheiro, já que a empresa pode desenvolver apenas os recursos realmente relevantes.
2. Mapeamento do fluxo de valor
As etapas necessárias para que um projeto seja concluído fazem parte do fluxo de valor. Após a identificação das demandas do cliente, são definidas as atividades essenciais para alcançar o resultado final, eliminando tudo o que for dispensável. Nesse momento, também são detectados possíveis gargalos ou dependências desnecessárias que podem impactar a execução do projeto.
3. Criação do fluxo
A metodologia Lean exige um fluxo fluido e contínuo para reduzir atrasos e maximizar a eficiência. É possível melhorar o fluxo da sua equipe implementando a colaboração multifuncional – para evitar silos – e o acompanhamento das atividades – por exemplo, por meio de um quadro Kanban.
4. Estabelecimento do pull
Do inglês “puxar”, em um sistema de pull, as equipes trabalham apenas com o que o cliente precisa, quando ele precisa, produzindo de acordo com demandas reais e não com projeções. Dessa forma, o cliente é quem “puxa” o fluxo de valor da empresa, que produz apenas o que é solicitado, reduzindo desperdícios e focando na satisfação.
5. Busca da perfeição
Embora não exista perfeição, a prática do Lean envolve a busca da melhoria contínua – essa é a primeira etapa para garantir que a metodologia Lean e o aperfeiçoamento dos processos sejam incorporados à cultura corporativa
Quais são os benefícios da metodologia Lean?
A maioria das organizações adota a metodologia Lean porque ela pode:
Reduzir os prazos de entrega
Ao identificar e eliminar etapas desnecessárias e áreas de ineficiência em seus processos internos, a produtividade é otimizada, reduzindo os prazos de entrega.
Diminuir os custos de estoque e armazenamento
Com a remoção de qualquer desperdício no manuseio de materiais e na gestão da mão de obra e do tempo por meio da melhoria contínua dos processos de fabricação, a metodologia Lean leva à redução dos custos de armazenamento e a uma diminuição das perdas decorrentes de obsolescência, deterioração e estoque parado.
Contribuir para a redução dos custos gerais
O objetivo da metodologia Lean é fornecer produtos de alta qualidade a um custo operacional menor. Isso é obtido por meio do aprimoramento dos processos, da otimização da produtividade e da melhoria da comunicação. Além disso, ao criar um plano de projeto claro e eliminar os obstáculos, você pode economizar dinheiro produzindo apenas o suficiente para atender à demanda dos clientes.
Aumentar a produtividade e a eficiência
Ao mapear o fluxo de valor, é possível concentrar o trabalho nas necessidades do cliente, eliminando o uso de recursos em produtos para os quais não há demanda.
Gerar maior satisfação para o cliente
Os ciclos de feedback da metodologia Lean ajudam a aprimorar continuamente, aumentando a qualidade e a oferta de valor aos clientes, o que, por sua vez, contribui para a construção de relacionamentos mais sólidos.
Equipes de qualquer tamanho podem começar a trabalhar imediatamente com a metodologia Lean usando a monday.com.
Quais são os desafios da metodologia Lean?
Apesar de seus inúmeros benefícios, a prática do Lean pode trazer alguns desafios. É importante conhecê-los e saber como superá-los de modo que a metodologia não seja descartada prematuramente em sua empresa.
Falta de apoio da gerência
A falta de apoio e alinhamento da liderança é um grande obstáculo para qualquer equipe Lean. Os líderes precisam promover os valores da metodologia, alocar recursos, bem como capacitar e recompensar as equipes por seus esforços.
Como superar esse desafio: Comunique e demonstre o impacto do Lean aos gerentes, solicitando a eles feedback e sugestões.
Habilidades insuficientes
Se uma equipe não entende o processo Lean, como ela pode trabalhar de acordo com a metodologia? Sem o treinamento adequado, os funcionários podem não ser capazes de aplicar e de manter a cultura Lean de forma eficaz
Como superar esse desafio: Forneça orientação adequada e treinamento já no onboarding, além de proporcionar aprendizado contínuo aos funcionários e à liderança
Priorização das ferramentas
Quando você coloca as pessoas em segundo plano, acaba desvalorizando sua equipe e reduzindo seu envolvimento. Além disso, você corre o risco de apresentar soluções superficiais e temporárias, pois tende a abordar os sintomas em vez de tratar as causas subjacentes dos problemas. Outra consequência pode ser a dificuldade de se alinhar aos objetivos organizacionais.
Como superar esse desafio: Crie uma cultura de confiança, forneça feedback contínuo, valorize as conquistas e ofereça oportunidades de crescimento.
Dicas para implementar a estrutura da metodologia lean
- Ofereça treinamento contínuo: Proporcionar treinamento para todos os funcionários, desde a liderança até a equipe operacional, ajuda a garantir que todos entendam os princípios e práticas da metodologia Lean e estejam alinhados com os objetivos da organização.
- Mapeie o fluxo de valor: Um mapa de fluxo de valor ilustra como os materiais, peças e processos fluem por uma organização até o cliente. Ele ajuda a identificar oportunidades de melhoria e a visualizar o processo como um todo.
- Comunique-se com sua equipe: Depois de identificar as áreas de desperdício, trabalhe com sua equipe para tomar as medidas necessárias para reduzi-las ou eliminá-las, esclarecendo o motivo de acada ação. Os funcionários possuem insights valiosos sobre os processos e são fundamentais para a implementação bem-sucedida da metodologia Lean.
- Visualise seu trabalho: Utilize ferramentas visuais, como quadros kanban, para visualizar o trabalho, monitorar o progresso e identificar áreas de oportunidade.
Utilizar nos projetos os métodos comprovados do setor de produção pode trazer grandes benefícios a equipes de todos os tamanhos e setores.
Para organizar tudo isso, recomendamos que você use um software de gestão de trabalho como a monday.com, que tem templates, automações e outros recursos que tornam tudo visual e acessível.
Perguntas frequentes
Quais são as 3 metodologias Lean?
Ciclo Ciclo PDCA (Planejar-Fazer-Verificar-Agir):
Essa abordagem de solução de problemas e gestão de mudanças é um ciclo contínuo de planejamento, execução, verificação (ou avaliação) e ação. É uma boa maneira de testar medidas de melhoria em uma escala menor antes de fazer mudanças mais amplas nas práticas e nos procedimentos que as equipes adotam.
Kaizen:
Kaizen é uma palavra japonesa que passou a significar melhoria contínua quando relacionada à metodologia e aos princípios Lean. Sua origem está no Japão pós-Segunda Guerra Mundial, onde os trabalhadores da fábrica da Toyota procuravam evitar defeitos nas linhas de montagem de automóveis.
Kanban
O Kanban é usado por equipes de gestão de projetos para planejar, acompanhar e gerir qualquer projeto do início ao fim. Ele permite que as equipes de gestão de projetos colaborem de forma eficaz. É possível atribuir e priorizar tarefas com facilidade, compartilhar documentos e outros arquivos e ver o que os membros da equipe estão fazendo (e quando estão fazendo).
Qual é a diferença entre a metodologia Lean e o Scrum?
O objetivo de uma mentalidade Lean é otimizar os processos em andamento e reduzir o desperdício. O Scrum, por outro lado, é uma abordagem para o planejamento e a produção em que os membros da equipe colaboram com as partes interessadas e trabalham em sprints curtos para fornecer produtos finais mais simplificados e "sem frescuras".
O Lean é constante, uma busca contínua de melhoria e otimização dos processos. O Scrum é de curta duração, mas repetitivo (sprints).
Qual é a diferença entre as metodologias Lean e ágil?
Ambos compartilham uma mentalidade de melhoria contínua, foco no cliente e adaptabilidade às mudanças, mas como algumas diferenças.
O Lean enfatiza a melhoria contínua e tem como objetivo criar um processo que maximize o valor e minimize os custos. Nele, as equipes aumentam a agilidade e a eficiência gerenciando o fluxo. A metodologia ágil busca a flexibilidade, a adaptabilidade e a capacidade de resposta às mudanças. Nela, as equipes trabalham em "lotes" menores (sprints) para aumentar a velocidade de entrega.
Leia também: Método do caminho crítico: um guia completo, Método do caminho crítico, Método de Monte Carlo, Metodologia PMBOK, Metodologia Waterfall
Com o monday dev
Comece já