Au quotidien, il est facile de se sentir dépassé par la quantité de tâches que l’on doit faire dans une journée. En effet, oublier quelque chose d’important comme une tâche cruciale peut vite être problématique. Cela peut entraîner des retards, impacter le travail de ses collègues et rendre des clients mécontents.
C’est là qu’une to-do list bien conçue entre en jeu.
Une bonne liste des tâches, ou to-do list, aide à s’organiser, à hiérarchiser ses activités et à planifier ses projets. Vous avez probablement déjà dressé une liste pour vous aider à faire les courses, à planifier un repas ou à accomplir ce que vous aviez à faire au travail ou à la maison.
Mais comment créer une liste des tâches efficace qui permette réellement d’accomplir davantage de travail ?
Une to-do list, c’est quoi ?
Une to-do list, c’est une liste de tâches qui contient tout ce que vous avez à accomplir pour un sujet précis. Cela permet de tout écrire au même endroit pour ne rien oublier d’important.
Dans la théorie, ces listes ne sont pas si compliquées. On peut utiliser un post-it ou même un morceau de papier brouillon pour noter la liste de ses tâches à effectuer.
Au travail, il peut s’agir de rédiger un rapport, réserver des vols pour un voyage d’affaires, suivre un prospect, allouer des ressources, etc.
Les listes de tâches ont tendance à être très personnelles car chacun d’entre nous a sa propre façon de les établir et de classer ses priorités. Johnny Cash lui-même avait écrit de sa main au moins deux to-do lists dans sa vie.
Heureusement, aujourd’hui des solutions plus modernes s’offrent à nous pour dresser des to-do lists réellement efficaces. Par exemple, une application comme monday.com permet à des équipes entières de gérer leurs tâches personnelles et leur travail en créant des listes de tâches et des to-do lists particulièrement performantes. Ces plateformes logicielles sont également dotées de fonctions de collaboration qui vous permettent de voir quelles sont les tâches de l’équipe en cours et ainsi de hiérarchiser les tâches et d’attribuer des responsabilités à chacun.
Au travail, des équipes distantes peuvent ainsi collaborer autour d’un tableau partagé de monday.com comme celui-ci :
Regardons à présent pourquoi il est important de créer une liste de tâches claire et efficace.
Quels sont les avantages d’une to-do list ?
Pourquoi est-ce donc si important de créer une to-do list efficace et pourquoi cela devrait-il être une priorité ? Pour répondre simplement, il est indispensable de rédiger des listes de tâches ou des to-do lists au quotidien car cela booste la productivité.
En effet, si l’on n’adopte pas dès le départ une bonne stratégie pour gérer son travail, on finit souvent par devoir uniquement réagir aux tâches que d’autres nous confient. Or, cela peut vite créer un sentiment d’accablement et d’épuisement. En effet, ce n’est plus vous qui maîtrisez votre emploi du temps mais d’autres qui vous imposent le leur en plus des tâches que vous devez accomplir quotidiennement.
Créer une to-do list efficace peut éviter cela. Si vous définissez vos priorités à l’avance, vous pouvez traiter d’abord vos tâches du jour et ensuite gérer les tâches qui s’offrent à vous.
Voici quelques avantages supplémentaires d’une bonne to-do list :
1. Organiser son travail
Malheureusement, notre mémoire fonctionnelle ou mémoire à court terme est extrêmement limitée. Dès 1956, Le psychologue cognitif Georges A. Miller a constaté que l’individu moyen ne pouvait retenir que 7 éléments (plus ou moins deux) à la fois.
Ainsi, essayer de se rappeler toutes les tâches qui doivent être effectuées quotidiennement et tous les détails inhérents à chacune d’entre elles n’est tout simplement pas faisable. Cela ne fait qu’augmenter le risque d’oubli ou la possibilité de mélanger des détails.
En effet, la raison la plus importante pour créer une to-do list est qu’elle aide à s’organiser et à garder une trace indélébile des choses à faire.
Ainsi, plutôt que de se demander ce qui doit être fait aujourd’hui, il suffit de jeter un œil à la liste des tâches en cours et de s’organiser en fonction.
2. Rester concentré
Essayer d’être multitâche ou même passer constamment d’une tâche à l’autre ne fonctionne tout simplement pas. Même si vous avez l’impression de faire plus de travail, des études montrent que le multitasking a un impact négatif sur la productivité.
En effet, le multitasking signifie que votre attention est divisée et que vous n’êtes pas entièrement concentré sur une tâche. Une étude menée par des chercheurs de l’université de Californie à Irvine a même révélé que le travail interrompu entraîne plus de stress et une plus grande frustration.
L’autre mauvaise nouvelle, c’est qu’il faut en moyenne 23 minutes et 15 secondes pour reprendre une tâche après avoir été interrompu. Or, ces petites distractions peuvent vite s’accumuler au cours d’une journée de travail.
Tenir une to-do list à jour peut donc aider à rester concentré sur une tâche et à établir un flux, ce sentiment agréable où l’on est totalement immergé dans son travail.
3. Hiérarchiser les priorités
Le temps est précieux. Mais les distractions comme les e-mails et les notifications font facilement perdre en productivité.
Ainsi, une liste de tâches bien faite aide à organiser sa journée de travail. Cela permet de concentrer son temps sur l’essentiel plutôt que d’en perdre. Et si un imprévu survient, il suffit de l’inscrire dans la prochaine to-do list et ainsi de le replanifier selon sa priorité.
4. Motivation accrue
Les gros projets peuvent être frustrants. Or, rayer un élément de sa liste de tâches peut donner un sentiment d’accomplissement et aider à se motiver pour poursuivre son travail.
Ce faisant, on exploite la dopamine produite par notre corps. C’est en fait le facteur de motivation naturel le plus puissant du corps humain. Terminer même une petite tâche sur sa to-do list devient en soi une récompense. Ainsi, cocher des éléments de sa to-do list libère une petite quantité de dopamine qui motive à passer à la tâche suivante.
5. Réduction du stress mental
Vous êtes-vous déjà surpris à ruminer vos pensées à propos d’une tâche que vous n’aviez pas pu finir ? C’est dû à l’effet Zeigarnik, qui stipule que nous nous souvenons mieux des tâches incomplètes que des tâches achevées.
En d’autres termes, accumuler les tâches inachevées dans sa journée les accumulent également dans notre esprit. Notre concentration s’en retrouve alors forcément impactée.
Ainsi, créer une to-do list permet essentiellement de se « vider le cerveau ». De cette manière, plus besoin de penser aux tâches qui restent à faire et on peut rester concentré sur les tâches en cours.
Comment créer une to-do list
Créer une to-do list utile n’est malheureusement pas aussi simple que de rédiger une liste de tout ce qu’il y a à faire dans la journée. Même si cela peut parfois fonctionner, on sera toutefois beaucoup plus productif en adoptant une approche systématique.
Suivez ces étapes pour créer une to-do list efficace :
1. Choisir un support
Donc, pour rédiger une to-do list, on peut toujours commencer par prendre un stylo et un morceau de papier. Mais cela comporte un certain nombre d’inconvénients : on ne peut pas organiser son travail facilement, ni assigner des tâches aux membres de son équipe et encore moins définir des notifications pour les tâches récurrentes.
Cela ne veut pas dire qu’il faut immédiatement se débarrasser de son petit calepin. Les to-do lists sur papier ne sont pas encore une espèce en voie de disparition. Mais lorsqu’on a besoin d’avoir un aperçu précis de tout ce qui se passe et de rédiger une to-do list réellement claire et efficace, il est préférable d’opter pour une solution logicielle.
L’utilisation d’une application de productivité pour construire ses listes de tâches permet de saisir et de classer rapidement les tâches par ordre de priorité et de ne pas les perdre de vue. En plus, les to-do lists numériques proposent quantité de fonctionnalités que le papier ne fournira jamais.
Par exemple, monday.com permet aux équipes de communiquer simplement autour de to-do lists collaboratives :
En fait, tout est possible en termes de préférences personnelles. Certains préfèrent le papier et le stylo, d’autres leurs préfèrent une appli de productivité pour tout gérer. À chacun de trouver le support de création de to-do list qui lui convient.
Donc, si vous avez trouvé un support de rédaction de liste de tâche qui correspond à vos manières de faire et qui vous permet d’être efficace, productif et de ne jamais rien oublier, ne changez rien !
2. Répertorier toutes les tâches
Rester maître de la liste de ses tâches personnelles et professionnelles n’est pas facile. Pour cela, commencez par organiser votre to-do list en créant une liste principale. Cette liste des tâches est en fait une liste des choses à faire. Elle doit donc comprendre tout ce que vous devez accomplir : par exemple passer au pressing, travailler sur la présentation X, préparer le plan de projet Y, etc.
Ensuite, notez tous les éléments de votre to-do list sur votre support préféré. Chaque liste de tâche doit être détaillée et vous permettre de vous mettre immédiatement au travail.
Par exemple, écrire « brouillon X » sur sa to-do list n’est pas très parlant. C’est trop vague. Soyez le plus précis possible en écrivant plutôt quelque chose comme « rédiger le brouillon d’un article de blog sur le sujet X ».
3. Organiser les tâches par priorité
Passez votre to-do list en revue et attribuez une priorité à chaque tâche. Si vous utilisez un carnet de note, inscrivez un numéro à côté de chaque élément de votre liste des tâches. Nous vous suggérons d’utiliser le système suivant : utilisez des numéros de 1 à 5, 1 étant une priorité élevée et 5 une priorité faible.
Avec les listes de tâches de monday.com, vous pouvez aussi ajouter des étiquettes de priorité à votre to-do list : « élevé », « moyen » et « faible » pour indiquer sur quelle tâche l’équipe doit se concentrer au plus vite. En plus, ces étiquettes sont codées par couleur, ce qui permet d’identifier d’un coup d’œil les tâches prioritaires.
4. Supprimer les tâches de faible valeur
« L’intérêt de rédiger une liste de tâches est qu’elle peut vous aider à identifier les tâches de faible valeur sur lesquelles vous pourriez perdre votre temps. Ces éléments peuvent même être une source de stress et d’anxiété, sachant que vous n’aurez peut-être pas le temps de vous en occuper. »
Déléguez ou supprimez complètement ces tâches de votre to-do list. Cela vous aidera à garder les tâches les plus importantes en tête et vous éviterez ainsi de vous laisser distraire.
Mais, si vous ne pouvez pas vous résoudre à supprimer quelque chose, dans monday.com vous pouvez toujours créer un autre tableau de liste des tâches appelé « Pour plus tard ». Vous pouvez y déposer les tâches non importantes de votre to-do list que vous pourrez reprendre à tout moment.
5. Diviser les grandes tâches en petites étapes
Il y a des journées où essayer de finir toutes les tâches de sa to-do list en 24 heures semble être un défi de taille. On peut même parfois remettre une tâche à plus tard simplement parce que l’on se sent dépassé.
Pour éviter ce sentiment de burn-out, divisez les tâches importantes de votre to-do list en étapes plus petites et plus faciles à gérer. Par exemple, si l’une des tâches du jour consiste à « créer un calendrier éditorial », vous pouvez la décomposer en tâches plus petites :
- Effectuer une recherche de mots-clés,
- Rechercher des sujets de publication,
- Choisir les types de contenus,
- Rencontrer l’équipe éditoriale,
- Choisir les canaux de publication.
Il est facile de se sentir dépassé par la quantité de tâches écrites sur sa to-do list. Mais le fait de décomposer une tâche importante en sous-tâches plus petites rend le travail plus facile à gérer.
6. Ajouter des dates butoir
Le travail a cette très mauvaise habitude de toujours réussir à remplir tout le temps qu’on lui alloue.
Vous connaissez sans doute la loi de Parkinson. Par exemple, si vous savez que vous avez deux semaines pour rédiger un rapport, vous prendrez probablement l’intégralité de ces deux semaines pour le faire.
Mais si votre supérieur vous dit que ce même rapport doit être remis avant la fin de la journée, alors vous ferez tout ce qui est en votre pouvoir pour le faire. Même si cela signifie raccourcir la pause déjeuner ou la sauter complètement.
Pourtant, avec monday.com, vous pouvez facilement définir des échéances et des rappels de dates d’échéance pour chaque élément de votre to-do list :
Fixer des échéances permet non seulement de garder les tâches de sa to-do list sous contrôle, mais aussi de s’empêcher de procrastiner. Il est même possible de demander à monday.com d’envoyer en rappel une notification push directement sur son appareil iOS ou Android.
Maintenant, vous devriez déjà avoir commencé à rédiger une liste de tâches efficace avec des détails sur tout ce que vous devez faire. Malheureusement, le travail ne se fait pas tout seul.
Voyons comment vous pouvez aborder le problème.
Comment gérer une to-do list ?
Il est facile de se laisser distraire et de perdre un après-midi entier à naviguer sur internet ou à regarder des vidéos sur YouTube.
Voici quelques méthodes de productivité qui vous aideront à gérer votre liste des tâches et à accomplir tout le travail inscrit sur votre to-do list.
Accomplir ce qui doit l’être
La méthode GTD pour « Getting Things Done » en anglais, qui peut se traduire approximativement par « accomplir ce qui doit l’être », est un système de gestion du travail qui permet d’organiser méthodiquement ses tâches. Elle comporte cinq étapes simples :
- Collecter : Consignez tous les éléments à effectuer et placez-les dans une boîte d’entrée,
- Traiter : Transformez ces éléments en actions concrètes,
- Organiser : Triez vos tâches par catégorie,
- Réviser : Vérifiez et revoyez régulièrement vos to-do lists,
- Exécuter : Mettez-vous au travail en commençant par les choses importantes.
Cette méthode de productivité offre un moyen simple d’éliminer les distractions mentales et de concentrer son attention sur ce qui compte le plus.
Manger une grenouille
Mark Twain a dit : « Mangez une grenouille vivante dès le matin et rien de pire ne vous arrivera le reste de la journée ».
On ne parle pas ici d’une vraie grenouille, bien sûr. En termes de productivité, manger une grenouille est une métaphore qui incite à s’attaquer à la tâche la plus importante de sa to-do list dès le matin. C’est comme se porter volontaire en premier pour une présentation afin de s’en débarrasser. Ensuite, le reste des tâches de votre to-do list semblera beaucoup plus facile à achever.
La méthode Ivy Lee
La méthode Ivy Lee est simple mais redoutablement efficace. La veille au soir, rédigez une liste des tâches contenant les six tâches les plus importantes que vous devez accomplir le jour suivant. Ensuite, organisez-les par ordre d’importance. Le lendemain, concentrez-vous uniquement sur la première tâche de votre to-do list et, quand elle est achevée, passez à la suivante.
La méthode Ivy Lee peut sembler simpliste, mais ne l’écartez pas pour autant. En 1918, quand Charles M. Schwab, président de la Bethlehem Steel Corporation, a fait appel à Ivy Lee alors consultant en productivité, il a été si satisfait de sa méthode qu’il lui a offert un chèque de 25 000 dollars en récompense de ses services. Cela équivaut à plus de 400 000 dollars aujourd’hui.
La règle 1-3-5
La règle des 1-3-5 est simple : il s’agit de rédiger une to-do list dans laquelle on note une tâche très importante ou très urgente, trois tâches de moyenne importance ou moins urgentes et cinq tâches de faible importance ou peu urgentes. Essayez de rendre cette liste des tâches visuellement compréhensible en jouant sur des étiquettes de couleur ou des tailles de police différentes afin de visualiser en un coup d’oeil les priorités de votre to-do list. Le matin, il suffit de commencer par achever les tâches les plus importantes de la liste et de passer ensuite aux autres.
Tableau Kanban
Dans un autre registre, un tableau Kanban peut aider à visualiser son processus de travail à l’aide d’une feuille de route simple et claire. Au lieu d’avoir une to-do list constituée de points listés les uns sous les autres, un tableau kanban est constitué de colonnes et de cartes que l’on déplace selon l’avancement des étapes d’un projet. Ainsi, vous pouvez suivre un projet à travers l’accomplissement des différentes tâches nécessaires à son achèvement.
Avec une to-do list sous la forme d’un tableau Kanban, vous pouvez voir en un coup d’œil où en sont vos tâches et organiser l’ensemble de votre processus de travail en un seul endroit.
Le blocage du temps
Le blocage du temps, ou le séquençage du temps, est une méthode de gestion du temps qui consiste à bloquer une période de temps donnée dans votre emploi du temps quotidien pour vous concentrer uniquement sur une tâche de votre to-do list.
En fait, le « Deep work », ou « Travail en profondeur », est la méthode de productivité du professeur d’informatique à l’université de Georgetown Cal Newport pour travailler sans distraction. Une fois un créneau horaire établi pour une tâche spécifique, par exemple de 10h30 à 12h00, il s’agit de couper toute distraction possible pendant cette période. Téléphone, e-mails, discussions, aucune distraction ne doit pouvoir vous détourner de l’accomplissement de votre to-do list.
Méthode Pomodoro
La méthode Pomodoro est simple : réglez un minuteur sur 25 minutes et concentrez-vous sur la première tâche de votre liste des tâches. Faites ensuite une pause de 5 minutes et redémarrez le minuteur de 25 minutes. Recommencez jusqu’à ce que vous ayez rayé une tâche de votre to-do list.
Malheureusement, il n’existe pas de recette miracle pour réussir à vaincre ses to-do lists quotidiennes. Chacun est unique et pourra trouver dans n’importe quelle solution la meilleure solution pour rédiger et achever une liste des tâches. Alors testez différents systèmes et choisissez celui qui fonctionne le mieux pour accomplir votre to-do list.
Comment monday.com aide à gérer une to-do list
Nous avons vu plusieurs méthodes de gestion du temps avec chacune ses avantages et sa manière d’aborder une to-do list. Mais si vous souhaitez réellement terminer vos to-do lists rapidement, définir des rappels et collaborer sur des actions depuis un seul endroit, vous avez besoin d’une solution plus robuste.
monday.com est une plateforme souple et performante qui aide à garder une longueur d’avance sur ses listes de tâches. Son interface est hautement personnalisable et vous pouvez donc l’adapter à n’importe quel processus de travail.
Commencer votre to-do list
À un moment donné, nous nous sommes tous retrouvés avec un nombre infini de choses à faire. Il est facile d’oublier des détails essentiels si vous n’avez pas mis en place un système pour saisir et organiser ces tâches.
Utilisez le tableau des tâches de monday.com pour créer et gérer vos listes de tâches sur une plateforme unique et centralisée. Ajoutez de nouvelles colonnes, personnalisez vos étiquettes et intégrez même vos applis préférées.
Essayez notre plateforme dès maintenant, les deux premières semaines sont offertes.
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