Planification de sprint : les étapes à suivre pour optimiser ses sprints

Comment faire dérailler une bonne équipe Agile Scrum ? C’est simple. Ne pas réussir à utiliser correctement la méthodologie Agile ou le cadre Scrum. Malheureusement, cela arrive plus facilement qu’on ne pourrait le penser. Il suffit souvent de peu de choses. Des backlogs désordonnés ou des rétrospectives manquées par exemple peuvent avoir un impact désastreux sur une bonne planification de sprint. Pourtant, en se concentrant sur la façon dont on planifie et que l’on exécute ses sprints, on peut facilement réussir à tenir toutes les deadlines de ses projets.

Dans cet article, nous allons donc d’abord donner une définition d’une planification de sprint réussie. Puis, nous proposerons quelques conseils et meilleures pratiques de sprint planning à utiliser pour optimiser sa planification. Enfin, nous verrons comment une plateforme comme monday dev peut aider à garantir le bon déroulement de ses tâches, projets et sprints Agiles.

Définition d’un sprint planning

Tout d’abord, nous allons commencer par une petite définition d’un sprint. En effet, les équipes Agiles qui utilisent la méthode de gestion de projet Scrum divisent les grands projets en petites sections appelées sprints. Ce sont de petites itérations qui durent généralement entre une à quatre semaines. Mais, pour que ses sprints se déroulent sans encombre, chaque sprint doit être correctement planifié à l’avance.

La planification de sprint commence donc par une réunion au cours de laquelle tous les collaborateurs examinent le backlog du projet et déterminent les éléments auxquels ils vont s’attaquer au cours du prochain sprint. À partir de là, on peut passer à la préparation du prochain sprint, dont le processus est appelé « planification de sprint » ou « sprint planning ». En moyenne, la durée d’un sprint planning est de deux à quatre heures pour un sprint de deux semaines. Mais on peut prévoir des durées de sprint planning plus ou moins longues en fonction des impératifs de son projet et des sprints à planifier.

Au cours d’une session de planification de sprint, l’équipe définit ce qui sera livré au cours de chaque sprint et comment le travail sera réalisé.

Les avantages de la planification de sprint

Le processus de sprint planning Agile est essentiel, et ce pour plusieurs raisons :

• Il aide les équipes à rester cohérent avec les objectifs du prochain sprint,
• Il permet d’estimer la quantité de travail et la charge de travail individuelle,
• Il permet aux équipes de fixer des priorités dans le backlog du sprint afin de s’assurer que les éléments importants sont traités en premier,
• Il crée de la transparence pour les parties prenantes en définissant clairement les produits à livrer à la fin du sprint,
• Il encourage également à collaborer et à communiquer sur les tâches en cours pendant le sprint.

Les étapes indispensables d'une bonne planification de sprint

De nombreux facteurs contribuent à la réussite d’un sprint productif. Mais, une planification de sprint efficace en est l’un des principaux piliers. Or, pour être réellement performante, elle doit contenir quelques étapes de sprint planning essentielles.

Étape 1 : mettre de l’ordre dans son backlog

Il peut sembler inutile de tenir une réunion séparée avant une réunion de sprint planning. Mais, la mise en ordre de son backlog est cruciale pour tous les sprints à venir. Il n’est pas nécessaire d’organiser cette réunion avant chaque sprint, mais elle peut avoir lieu périodiquement. Par exemple tous les trimestres ou après un certain nombre de sprints.

Pour cela, le chef de projet ou Scrum Master peut réunir son équipe pour passer au peigne fin le backlog de sprint avant de commencer une session de sprint planning. Cela permettra de gagner du temps pendant la réunion de planification du sprint. En outre, cela aidera à s’assurer que le backlog sur lequel vous travaillez est à jour et organisé avec toutes les informations nécessaires à chaque élément, telles que les dates, le feedback, les dépendances, etc.

Une bonne façon de procéder consiste à ajouter son backlog de sprint à un tableau visuel, comme celui de monday dev. En effet, vous pourrez ainsi visualiser d’un coup d’œil tous les éléments du backlog de sprint, les organiser en groupes, définir des priorités, attribuer des tâches, joindre des fichiers, etc. Vous pourrez également vous assurer que vous partez d’une feuille blanche avant même de commencer à hiérarchiser les éléments du backlog pour le prochain sprint.

Étape 2 : optimiser ses sprints grâce aux automatisations

Une partie du processus de planification de sprint devrait inclure la mise en place d’automatisations pour que les sprints se déroulent plus facilement. Cela doit être fait au cours de la phase de sprint planning afin de ne pas réduire le temps consacré aux semaines d’exécution du sprint.

En effet, les automatisations permettent de rationaliser les processus manuels qui pourraient autrement prendre du temps. Ainsi, on peut se concentrer sur la tâche à accomplir au lieu de s’inquiéter de la mise en place de rappels ou de notification de mises à jour pour les autres membres de l’équipe.

En outre, avec une plateforme comme monday dev, on peut rapidement créer ses propres automatisations personnalisées en quelques clics. Ainsi, on peut effectuer des actions entre les tableaux et les tâches, mais aussi faciliter les rappels et les communications entre les différents collaborateurs.

Étape 3 : conserver une rétrospective séparée

Il peut être tentant d’organiser une réunion de rétrospective après chaque sprint, puis de passer immédiatement à la planification du sprint suivant pour gagner du temps. Cependant, cette approche peut conduire à des erreurs et faire perdre du temps.

Tout d’abord, elle double la durée de la réunion, ce qui risque d’entraîner une baisse d’attention au moment où le vrai travail de planification commence. Deuxièmement, le temps qui s’écoule entre les rétrospectives et le sprint planning est en fait un temps de traitement essentiel.

Pour optimiser la réunion de rétrospective de sprint, on peut utiliser un modèle de rétrospective de sprint pour organiser les idées de chacun. Une fois ces idées organisées et centralisées, il est alors nécessaire de donner à son équipe le temps d’examiner les éléments du tableau de rétrospective, d’assimiler les leçons du sprint précédent et d’expérimenter des moyens d’agir en fonction de ces leçons. Il peut s’agir de quelques heures, d’un jour ou deux, voire d’un week-end au besoin.

Étape 4 : attribuer des story points (SP) à chaque élément du backlog

L’attribution de story points (SP) peut s’avérer délicate. Mais il existe plusieurs façons de faciliter cette approche.

• Établir une matrice de story points (SP) qui inclut la quantité d’efforts et de temps requis, ainsi que la complexité de la tâche. Puis, attribuer à chaque catégorie un score de points.
• Organiser une réunion de « planning poker » en utilisant des cartes de jeu où les équipes vont attribuer des SP à chaque élément.
• Utiliser la méthode de « t-shirt sizing » pour aider à diviser les tâches en tailles, de la même manière qu’avec des t-shirts.
• Utiliser un système de seaux avec des colonnes de valeurs de points où chaque story peut être placée dans le seau approprié.

Une fois maîtrisée, la méthode des story points (SP) permet d’établir efficacement des priorités dans la planification des sprints. Ainsi, la valeur en points d’une tâche, ou d’une histoire, est une mesure relative de l’effort nécessaire à sa réalisation. Les story points (SP) sont donc très utiles pour comparer les efforts à fournir, même lorsqu’il est impossible de donner une estimation de temps spécifique pour une tâche.

Quel que soit le processus d’estimation choisi, nous vous recommandons d’utiliser un tableau de planification Scrum pour organiser vos résultats et y inclure les SP, afin que toutes les informations soient claires et disponibles en un coup d’œil.

Étape 5 : éviter d’imposer un rythme à son équipe de développement

La vélocité est une unité fondamentale de la planification de sprint. Elle mesure la quantité de travail qu’une équipe peut accomplir au cours d’un sprint moyen. C’est pourquoi, chaque membre de l’équipe doit avoir une bonne idée de sa propre vélocité. Selon le 17ᵉ rapport State of Agile, 36 % des personnes interrogées ont déclaré que la vélocité de leur équipe reflétait le succès de leur projet. Bien que cela puisse être une bonne mesure pour certains, on ne peut l’appliquer à l’ensemble de ses collaborateurs.

Si la vélocité est un bon moyen d’évaluer les délais et de prévoir les produits à livrer, elle n’est pas toujours un bon indicateur de la productivité. C’est pourquoi, la vélocité ne doit jamais être imposée à tous les membres d’une équipe, en particulier à l’équipe de développement.

De manière générale, en ce qui concerne l’équipe de développement, on souhaite privilégier la qualité et la rigueur plutôt que la vitesse à laquelle elle travaille. En fait, forcer tout le monde à atteindre la vitesse moyenne de l’équipe peut même avoir un impact négatif sur la qualité globale des tâches et du projet. En définitive et à long terme, on va probablement perdre plus de temps dans les sprints à venir car on devra corriger les erreurs créées par précipitation.

Planification de sprint : ce qu’il ne faut pas faire

Certains pièges peuvent même bloquer la progression d’un sprint et donner l’impression que la planification tourne en rond au lieu d’être une procédure rapide et efficace.

• Précipiter la planification de sprint. Bien que l’on puisse redouter l’idée d’une nouvelle réunion, les étapes de sprint planning sont essentielles pour gagner du temps et fixer des objectifs.
• Manquer de clarté. Lors de la planification de sprint, assurez-vous que tous vos objectifs sont clairs et bien compris. Et ne laissez aucune place à l’ambiguïté.
• Négliger le feedback. Les commentaires de votre équipe, des parties prenantes et des clients doivent toujours être écoutés lors d’une réunion de sprint planning afin de s’assurer qu’ils seront pris en compte dans les sprints futurs.
• Trop s’engager. Ne vous engagez pas à faire plus de travail que votre équipe ne peut accomplir. Gardez des objectifs réalistes par rapport à la vélocité de votre équipe et aux délais fixés.
• Manquer de hiérarchie dans les réunions. Tous les membres de l’équipe doivent participer aux réunions de planification du sprint. Mais celles-ci doivent être dirigées par une personne capable de prendre la responsabilité des tâches et d’organiser le processus de sprint planning de manière efficace.

Comment faire un sprint planning efficace avec monday dev

Vous voulez connaître le secret pour faire une bonne planification de sprint ? En fait, cela se joue bien avant la réunion et cela consiste surtout à l’aborder avec les bons outils de sprint planning. En effet, une plateforme comme monday dev garantit que les étapes de planification et le sprint lui-même vont se dérouler sans accrocs.

Le bon outil de planification de sprint encourage la collaboration, la transparence et la communication continue.

monday dev est une plateforme de travail conçue pour les équipes de toute taille afin de les aider à mener à bien des projets complexes, de la plus petite tâche aux processus de travail les plus importants. Conçue pour les équipes de développement, elle facilite le sprint planning et la collaboration grâce à ses nombreuses fonctionnalités et éléments.

Tableaux et modèles de gestion de sprint

Avec de nombreux modèles pour la planification et la gestion des sprints, des réunions quotidiennes et bien plus encore, monday dev permet de démarrer rapidement et facilement. Chaque modèle peut être personnalisé pour répondre aux besoins de votre équipe. Ainsi, vous garantissez une expérience sur mesure pour chaque entreprise.

Gestion des documents, des données et des connaissances

Stockez et collaborez sur des documents partagés pour construire un hub de connaissances et vous assurer que toutes les tâches de votre prochain sprint incluent les fichiers indispensables. Ainsi, votre équipe peut gagner du temps en stockant toutes ses données sur une plateforme unique, y compris les rapports et les éléments les plus importants, en collaborant sur des documents pour des réunions ou des brainstormings en temps réel.

Plusieurs vues de travail pour planifier les sprints sous tous les angles

monday dev permet aux équipes d’accéder à plus de 27 vues de travail différentes, dont une vue Kanban, des diagrammes de Gantt, une vue chronologique, un calendrier, une vue charge de travail, etc. Cela permet de mieux planifier les sprints, car ainsi vous pouvez évaluer votre projet et vos tâches dans différentes vues afin de mieux suivre les progrès effectués.

Des projets réussis avec les bons outils de planification de sprint

En définitive, ce qui fait vraiment la différence en matière de planification de sprint, c’est l’utilisation de la bonne plateforme pour organiser toutes ses données au même endroit. Or, avec une plateforme logicielle telle que monday dev, ses automatisations, ses options de personnalisation et ses modèles de sprint, vous garantissez à votre équipe d’utiliser les meilleurs outils à sa disposition pour mieux planifier et exécuter ses sprints, et ainsi mener à bien tous ses projets.