Gestionar proyectos de construcción de principio a fin requiere una organización increíble, muchísimo trabajo en equipo y un gran conocimiento del sector.
Los gerentes de obra tienen muchísimo entre manos, pero contar con el software adecuado puede ser un buen primer paso para facilitarte un poco la vida.
En esta guía, vamos a ver qué es el software de gestión de construcción, cómo puede ayudarte con la ejecución de proyectos de forma más eficiente y qué funcionalidades principales deberías buscar.
¿Qué es el software para construcción?
El software de gestión de construcción ayuda a las empresas constructoras, incluidas las empresas medianas, a lograr una gestión integral, planificar, programar, supervisar y ejecutar una amplia gama de proyectos de construcción.
En pocas palabras, es una solución tecnológica que les da a las empresas constructoras una vista completa de todos sus proyectos y les permite gestionarlos de forma más eficiente, junto con los recursos necesarios.
Desde la administración de proyectos y una amplia gama de tareas como ventas, marketing, atención al cliente y gestión de recursos humanos, el software para construcción permite que todo el equipo trabaje en colaboración y tenga toda la información y toda la gestión de documentos del proyecto centralizados en un solo lugar.
¿Cuáles son los problemas clave en los proyectos de construcción?
Las personas son la parte más importante de cualquier proyecto de construcción en las empresas constructoras. Aunque la planificación, la gestión de presupuestos, el tiempo y el control de costes son súper importantes para cualquier contratista, lo más importante para asegurar el éxito de cualquier proyecto son las personas. ¿Cómo se comunican? ¿Saben cuál es el plan? ¿Cada persona tiene claro que su trabajo o su fecha límite es fundamental para que otros puedan comenzar?
Muchas veces, los responsables del proyecto dan incentivos y pagos equivocados a los contratistas. Se terminan construyendo cosas incorrectas, en el momento equivocado y, a veces, con una calidad inferior. La clave del éxito de un proyecto es la alineación entre todas las personas involucradas. Todos deberían conocer el plan general, las fechas exactas y el impacto de los retrasos. Las personas deben entender qué significa que se retrase el plan, no solo para ellas, sino para todo el ciclo de vida del proyecto.
Comparte un plan simple con el equipo: qué se va a hacer, cuándo se va a hacer y, lo más importante, quién se encarga de cada cosa. Los beneficios incluyen:
- Estado claro: Todos entienden quién depende de ellos y por qué necesitan cumplir con los tiempos.
- Fechas claras: Todos tienen una vista en tiempo real del estado de las cosas, tanto desde dispositivos móviles como desde la computadora.
- Responsabilidad clara: Los problemas, retrasos y el avance real se sincronizan con los jefes de proyecto, contratistas, subcontratistas y clientes. Tú eliges quién debe estar al tanto. Todos ven la misma información dentro del mismo programa de control del proyecto, independientemente de la etapa del proceso en que se encuentren.
- No necesitas herramientas de gestión y de generación de reportes complejas: muchos programas de control actuales se ven mejor que cualquier informe u hojas de cálculo tradicionales.
- El plan se adapta a proyectos de cualquier tamaño: Puedes conectar múltiples planes entre sí para tener una amplia gama de perspectivas sobre la ejecución de cada etapa del proceso y los tiempos de ejecución frente a la planificación en distintas áreas, para múltiples proyectos.
¿Cuál es el rol de un gestor de proyectos de la construcción?
Muchas veces se piensa que no pagarle a los contratistas hasta que “terminen el trabajo” es la mejor forma de lograr que entreguen a tiempo y con calidad. Y sí, esa es una manera de hacerlo… pero no siempre funciona.
Hay otra forma que complementa el pago como única herramienta: el reconocimiento. Todas las personas quieren sentir que su trabajo importa. A nadie le gusta hacer las cosas “porque sí”. El dinero no es la única forma de motivar a alguien a trabajar, y definitivamente no es lo que más impulsa a hacer un buen trabajo.
El reconocimiento y el “crédito” por un trabajo bien hecho tienen muchísimo poder. Las personas dan un esfuerzo extra cuando saben que los demás van a notar lo bien que lo hicieron. Si lo único que reciben como retroalimentación es algo negativo por hacer un mal trabajo, nunca van a tener ganas reales de hacerlo bien. Pero si reciben tanto las críticas cuando toca como también el reconocimiento cuando hacen algo bien, eso sí que tiene un impacto mucho mayor.
El jefe de proyecto necesita planificar, pero cuando llega el momento de ejecutar, tiene que delegar la responsabilidad de cumplir con los plazos en el equipo. Esa responsabilidad no se transmite simplemente diciéndole a la gente que cumpla con la fecha límite, ni funciona del todo bien con pagos u otros métodos. La mejor manera de que las personas se hagan responsables es mostrándoles que otras personas dependen de ellas. Uno rinde cuentas ante otras personas.
Un método que funciona súper bien es hacer reuniones de sincronización periódicas en la obra, con todos los involucrados e incluso sus principales trabajadores. Todos deberían decir en qué están trabajando y qué necesitan para poder comenzar con la siguiente etapa del proceso del proyecto. Es impresionante cómo cosas que para el jefe de proyecto son clarísimas, no lo son tanto para el resto del equipo. Esa reunión saca a la luz todos esos temas y además evita que el jefe de proyecto sea esa persona molesta que anda persiguiendo a todos para que hagan lo que dijeron que iban a hacer.
¿Cuáles son los beneficios de los software para constructoras?
Sabemos que decidir si vas a implementar un software para constructoras como una solución integral con gestión centralizada para toda la empresa, incluso en empresas medianas, es una gran decisión.
Para ayudarte a evaluar si esta solución es adecuada para tu empresa constructora, recopilamos algunos de los beneficios más importantes:
1. Optimiza los procesos de tu empresa
Sin una ubicación central para trabajar, puede ser difícil mantener el control de los proyectos. Esa falta de visibilidad puede derivar en incumplir plazos, sobrepasar el presupuesto o cometer una docena de errores propios de una mala gestión.
Pero con un software de gestión de proyectos de construcción y transformación digital, eso ya no te pasa.
Todos los documentos del proyecto con control de versiones integrado y la información sobre tus obras de construcción está en un solo lugar, lo que mejora directamente tus procesos de negocio. Esto hace mucho más fácil optimizar tus procesos de negocio, aplicar mejores prácticas y mantener tanto el control de obras con el control de costes desde el inicio hasta la entrega.
Y dependiendo del software que uses, también puedes personalizar tus proyectos, hacer seguimiento del avance del proyecto, agregar comentarios y feedback a tareas específicas, e incluso crear automatizaciones para modernizar tus procesos y reducir el trabajo manual.
2. Mejora la colaboración y la comunicación
Gestionar equipos de construcción no es tarea fácil, sobre todo si tienes plazos que se solapan, problemas de disponibilidad de equipos y equipos trabajando en distintas ubicaciones.
Pero con un software de gestión de proyectos y gestión de construcción, los equipos pueden colaborar eficazmente, tanto si están en la obra como en la oficina.
Los contratistas o constructores de viviendas pueden actualizarte desde el celular sobre entregas de materiales, tareas completadas o problemas de agenda sin tener que sentarse frente a una computadora.
También puedes colaborar con externos como arquitectos, subcontratistas o clientes, mejorando la comunicación con clientes.
3. Toma decisiones informadas
Gracias a los datos que recopila el software, los gerentes pueden tomar decisiones informadas estratégicas para la gestión empresarial y para áreas críticas del proyecto.
Esto puede ir desde contratar nuevos empleados, realizar una eficiente gestión de personal y recursos humanos hasta tomar decisiones informadas sobre asignación de recursos de forma más eficaz en una empresa de construcción.
¿Qué funcionalidades principales debe tener el software de gestión de construcción?
Elegir uno de los mejores software puede ser abrumador si no conoces las principales funcionalidades que necesitas.
Por eso, aquí te contamos qué funcionalidades principales deberías buscar en el software de construcción ideal:
1. Plantillas listas para usar
Como gerente de obra, tu lista de responsabilidades es larguísima. Así que necesitas optimizar tu flujo de trabajo y ahorrar tiempo donde puedas. Te recomendamos usar una punch list.
Y aquí es donde entran las plantillas prediseñadas: una forma ideal de ahorrar tiempo y ponerte a trabajar enseguida en la planificación del proyecto.
Contar con una plantilla lista para usar te ahorra el trabajo de crear tu propio plan de proyecto desde cero.
Así que cuando busques software de construcción diseñado específicamente para tus necesidades, asegúrate de que tenga plantillas y otras principales funcionalidades listas para usar. Luego nos lo agradecerás.
Necesitas una plataforma que tenga plantillas prearmadas pero que también puedas personalizar, justo como en el centro de plantillas de monday.com.
Con todas nuestras plantillas, puedes agregar y quitar lo que quieras, adaptándolas exactamente a tus proyectos y a tu equipo.
2. Automatizaciones
Otra forma de ahorrar tiempo es con automatizaciones.
La automatización de procesos te ayuda a dedicar menos tiempo a tareas repetitivas y aburridas, y enfocarte en gestionar los proyectos.
Ya sea cambiar el estado de una tarea cuando un subcontratista marca un trabajo como completo, o automatizar tareas recurrentes como notificarle a otro sub que ya puede ir a la obra, estas automatizaciones te ahorran mucho tiempo.
También vas a querer una plataforma que te deje crear automatizaciones personalizadas para cada etapa del proceso.
Así te aseguras de que cada etapa del proceso de tu flujo de trabajo sea lo más eficiente, reduciendo los tiempos de ejecución, gracias a la automatización de procesos.
3. Reportes en tiempo real
Los reportes en tiempo real son fundamentales para el control de obras y el control de costes eficientes. No solo te dan una visión clara de lo que está pasando, también te muestran dónde podrías mejorar.
Así que necesitas una solución de gestión o programas de control para la gestión de obras de construcción que te de actualizaciones y reportes en tiempo real para mejorar el control de costes.
4. Control presupuestario y gestión eficiente de recursos
Hacer estimaciones, garantizar el control de costos y gestionar recursos, tanto recursos humanos como recursos financieros y recursos técnicos, puede ser un desafío enorme en la industria de la construcción.
Hay tantos factores cambiantes día a día, como la disponibilidad de equipos, que es casi inevitable que se te pase algo por alto.
Pero usar un programa para presupuestos y gestión eficiente de construcción permite que gestiones estas áreas de forma más eficiente.
Al cargar todos los gastos del presupuesto y los recursos disponibles en la plataforma, usar un buen programa para presupuestos hace que estimar costos, presupuestar proyectos y mejorar el control de costes se vuelva mucho más fácil, sin depender exclusivamente de hojas de cálculo.
Como resultado, los gerentes de obra pueden gestionar los recursos de forma eficiente, estimar costos y saber en qué conviene invertir durante la ejecución de proyectos.
Por qué monday.com es una plataforma ideal para la gestión de construcción
1. Es fácil de usar, totalmente personalizable y la puedes empezar a usar rápido
Sabemos que cada empresa constructora necesita distintas funciones para optimizar su flujo de trabajo.
Por eso, con monday.com puedes personalizar tus proyectos tanto como quieras, gracias a su capacidad de personalización para una mejor administración de proyectos.
Ya sea agregando nuevas columnas en tus tableros o creando automatizaciones para ahorrar tiempo en empresas de construcción, monday.com se adapta a tus necesidades.
Incluso puedes cambiar la vista de tu proyecto a la Vista de Mapa, donde podés ver todas las ubicaciones de tus obras.
Además, su curva de aprendizaje es rápida por lo que tú y tu equipo puede comenzar a utilizarla al instante.
2. Te ayuda a gestionar recursos fácilmente
Con equipos en distintas ubicaciones y varios proyectos en marcha, los gerentes de construcción necesitan asegurarse de que los recursos, incluyendo los recursos humanos, estén bien asignados.
Desde el equipo que estás usando, la disponibilidad de equipos y la gestión financiera del presupuesto disponible, monday.com te permite hacer seguimiento de todo, incluidos los recursos humanos y la gestión de personal.
Así los gerentes de obra pueden respirar tranquilos sabiendo que toda la gestión financiera, incluido el control de costes, está bien gestionada.
3. Te ayuda a optimizar procesos
Usar monday.com es una forma segura de mejorar tu flujo de trabajo y procesos de negocio mediante una gestión centralizada, sin importar cuán complejos sean.
Desde usar nuestras plantillas prediseñadas (con una curva de aprendizaje súper rápida) hasta implementar la automatización de procesos para arrancar tu proyecto, cubrir cada etapa del proceso, optimizar tus procesos de negocio y aplicar funciones de gestión en diversas áreas de negocio y crear automatizaciones personalizadas, estamos para ayudarte a mejorar tus procesos.
4. Te permite visualizar los proyectos de forma completa
Cuando usas monday.com, tienes visibilidad total de todo, incluso del control de versiones en tus archivos.
Puedes gestionar la programación de proyectos, órdenes de compra, la disponibilidad de equipos y cada tarea asignada a tus contratistas, incluidos los recursos humanos, desde una sola plataforma centralizada o app móvil.
También puedes elegir ver tus proyectos en nuestros tableros generales, lo que facilita identificar los elementos más importantes de un proyecto en una sola pantalla.
Con esta visibilidad, es fácil tomar decisiones informadas para mantener el control de la gestión de obras y asegurarse de que los proyectos avancen a tiempo y dentro del presupuesto.
5. Reportes y actualizaciones en tiempo real
Tener acceso a toda la base de datos y reportes en tiempo real permite a los gerentes medir el rendimiento de los equipos y detectar áreas de mejora.
En resumen, los reportes en tiempo real muestran cómo va un proyecto y dónde hay oportunidades de optimización.
Con monday.com, los profesionales del sector tienen acceso a todos los datos de clientes y del proyecto, y funcionalidades principales de seguimiento que necesitan para supervisar el avance real de sus proyectos.
De hecho, nuestra plantilla de seguimiento de proyectos de construcción ejemplifica muy bien todo esto.
Con esta plantilla, los gerentes pueden hacer seguimiento de tareas en cada etapa del proceso y usar las principales funcionalidades para mejorar su gestión. Después, pueden usar esa información para generar sus propios reportes y paneles personalizados.
Y gracias a nuestros filtros avanzados de tablero, también pueden profundizar en los detalles y generar reportes sobre tendencias, brechas y oportunidades específicas.
Encuentra el software de construcción ideal para tu empresa constructora
Si te da un poco de miedo usar software para gestión de la construcción en tu empresa de construcción, lo entendemos. La idea de mover todos tus procesos de la gestión de obras a una sola plataforma puede sonar abrumadora.
Pero con el software empresarial de monday.com para gestión de tareas y proyectos de construcción, vas a darte cuenta de que es una plataforma fácil de usar, con una curva de aprendizaje muy baja, funciones de gestión personalizables y que realmente cumple con todo lo que promete (sí, el chiste era intencional 😄).
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