Guía completa para optimizar la gestión y el control de tareas en tu empresa

No importa si estás trabajando en un proyecto específico o simplemente completando tu registro de actividades diarias, es probable que tengas una larga lista de cosas que debes hacer en un día determinado.

Completar tareas al azar cada vez que piensas en ellas, o esparcir notas adhesivas cada vez que piensas en algo que hay que hacer, probablemente no sea la mejor manera de asegurarte de que todo se haga a tiempo y bien.

Del mismo modo, simplemente seguir el orden cronológico e intentar terminar absolutamente todo también puede ser una receta para el desastre… o un ataque de nervios.

La gestión de tareas consiste en garantizar que siempre estés trabajando en tareas de alta prioridad dentro de las listas de proyectos y sea lo más eficiente posible, sin agotarte a ti mismo o a tu equipo.

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¿Qué es la gestión de tareas?

La gestión o el control de tareas es el proceso de gestionar, priorizar y garantizar la finalización de tareas pendientes a tiempo.

Es una parte integral de la gestión de proyectos, donde te ocupas de la división práctica y granular del trabajo.

Las tareas en listas ayudan a organizar y visualizar claramente lo que debe hacerse, facilitando el seguimiento y la ejecución eficiente de cada actividad registrada.

¿Cuál es la diferencia entre la gestión de tareas y la gestión de proyectos?

En pocas palabras, la gestión de tareas es una parte de la gestión de proyectos. La principal diferencia entre ambas es el alcance de las responsabilidades que implican.

La gestión de tareas se refiere a organizar y dar seguimiento al trabajo individual o personal, mientras que la gestión de proyectos, ya sea proyectos personales o proyectos empresariales, implica coordinar a varios miembros del equipo, asignar tareas en distintos proyectos y hacer el seguimiento del progreso del proyecto para cumplir con las fechas límite.

Gestión de tareas o gestión de proyectos: ¿cómo saber cuál te conviene?

Saber si deberías encarar tu trabajo desde una perspectiva de gestión de tareas o de proyectos depende del alcance del trabajo.

La gestión de tareas es ideal cuando estás manejando actividades a nivel individual, como organizar tu agenda o armar una lista con tareas pendientes semanal.

Pero si estás haciendo el seguimiento del progreso de varias tareas para equipos para lograr un objetivo y liderando a un equipo que tiene que completarlas, entonces te conviene usar herramientas de gestión de proyectos.

¿Por qué es importante la gestión de tareas?

Abandonar a las personas para que resuelvan todo por sí mismas no es una buena idea.

El trabajador de oficina promedio dedica tan solo 2 horas y 53 minutos a actividades necesarias y productivas al día. Las 3 principales actividades improductivas por sí solas consumen más de 2 horas al día.

Cuando se hace bien, todos los miembros del equipo se incluyen en el proceso de gestión de tareas, con una clara asignación de tarea que asegure la eficiencia. Eso ayuda a involucrar a los miembros de tu equipo, garantiza que todos puedan utilizar su experiencia y aumenta la productividad.

Echemos un vistazo más de cerca a los beneficios de una gestión de tareas eficaz.

Aumentas la productividad

Un empleado comprometido es un empleado eficaz. La gestión de tareas, cuando se ejecuta correctamente, distribuye las tareas adecuadas y las tareas relacionadas al empleado adecuado.

Administrar una lista con tareas pendientes es como hacer de casamentero. Debes considerar la planificación de tareas, las dependencias de tareas, la relación entre cada elemento y el orden en el que debes completarlos.

Al involucrar a todo el equipo en la gestión de tareas online, puedes configurar un flujo de trabajo que considere todas las partes móviles. De esa manera, nadie se quedará esperando a que alguien más termine.

Todos siempre tienen una tarea interesante en la que trabajar, lo que reduce la posibilidad de que se distraigan a sí mismos y a sus compañeros de trabajo con situaciones improductivas.

Te aseguras de que las tareas importantes se completen a tiempo

Si no tienes ningún sistema implementado, las tareas de alta prioridad se abordarán igual que aquellas de baja prioridad. Claro, tal vez un gestor de proyectos envíe algunos recordatorios por correo electrónico. Pero eso de ninguna manera es garantía de que el equipo lo haga a tiempo.

Con un sistema de priorización de tareas y fechas de entrega claras, las tareas de alta prioridad recibirán la atención que merecen. Esa es una pieza crucial para construir un flujo de trabajo eficiente. También hay muchas formas excelentes de gestionar tus proyectos con una herramienta visual y flexible, con tableros Kanban y diagramas de Gantt.

Tienes una mejor visión general del estado de tus proyectos y negocios

Con una plataforma de gestión de proyectos no solo podrás gestionar tareas para equipos para que los equipos puedan hacer más cosas, sino que también se podrán concretar todos los detalles de las tareas, incluyendo la base de tareas para hacer un seguimiento más preciso.

También le brindará a los gestores de proyectos y a los miembros del equipo una mejor visión general de lo que está sucediendo.

Con la visibilidad de las tareas completadas y las pendientes en las bases de datos, puedes pronosticar posibles cuellos de botella u otros problemas. Si alguien se retrasa, puedes realizar un seguimiento eficaz y ofrecerle ayuda fácilmente.

Mejoras la colaboración y aceleras las tareas

Las empresas con entornos de trabajo colaborativos tienen 5 veces más probabilidades de tener un alto rendimiento en su industria.

Si todos los miembros de un equipo solo se concentran en su lista de tareas, tendrán dificultades para trabajar juntos en tareas entre equipos de manera eficiente.

Con software gestores de tareas con una interfaz limpia, ahorras tiempo con la herramienta de automatización de tareas repetitivas, eliminas las interminables cadenas de correos, obtienes una mayor transparencia y es más fácil para el equipo ayudarse entre sí.

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¿Cómo apoyan las herramientas de gestión de tareas el crecimiento digital?

La gestión de tareas es una función esencial para empresas de cualquier tamaño, principalmente porque puede impactar significativamente en la eficiencia, rentabilidad y longevidad. De hecho, solo un tercio de las pequeñas empresas sobreviven durante 10 años, debido a factores como el exceso de gasto, la falta de cumplimiento de plazos, y más: todos procesos que podrían gestionarse mejor con una herramienta de gestión de tareas.

Invertir las mejores herramientas de gestión de tareas, la función central de las actividades diarias de tu negocio, puede contribuir al éxito a largo plazo. Esto es especialmente cierto cuando se trata de crear o mejorar la presencia digital de tu empresa. De hecho, los especialistas en marketing que son proactivos con la gestión de proyectos tienen 3.5 veces más probabilidades de reportar éxito.

Esto tiene sentido, considerando la variedad de tareas involucradas en el crecimiento digital, desde la gestión de miembros del equipo, gestión de proyectos activos, gestión de ventas, almacenamiento de archivos, gestión de base de datos, presupuestos e informes hasta la colaboración con partes externas.

Los dueños de pequeñas empresas ciertamente podrían (y deberían) tomar ejemplo de la gestión de tareas de los especialistas en marketing, implementando las herramientas de marketing adecuadas para gestionar estas funciones.

Los sistemas operativos de trabajo hacen que sea fácil centralizar todas estas tareas, reducir el desorden y el caos, y mejorar tus procesos para el crecimiento digital, utilizando una plantilla de gestión adaptadas a tus necesidades.

¿Cómo se utiliza la administración de tareas?

En un estudio reciente, les preguntamos a usuarios de monday.com para qué usaban nuestro software más allá del ambiguo término «proyecto».

Como puedes ver, muchas empresas utilizan la gestión de listas de tareas para campañas de marketing dirigidas a clientes potenciales, gestión creativa e incluso recursos humanos.

Echemos un vistazo más de cerca a los casos de uso más populares.

Campañas de marketing

Cuando una empresa planifica una campaña de marketing, suele seguir un conjunto de pasos predefinidos.

Primero, se reúnen con el equipo (o cliente) para acordar el presupuesto, el mercado objetivo y los objetivos principales. Después de eso, tienen que delegar algunas tareas pendientes, desde redactar el texto del anuncio hasta investigar palabras clave o crear una landing page.

Todos deben estar en sintonía durante todo el proceso. De lo contrario, la campaña final no tendrá una sensación de cohesión.

El texto del anuncio debe coincidir con el diseño y la landing page. El software y los principios de la gestión de tareas pendientes son absolutamente necesarios. También puedes encontrar un excelente administrador de tareas gratuito que se ajuste a tu presupuesto.

Gestión creativa y de redes sociales

Del mismo modo, un equipo creativo interno o de agencia no puede funcionar eficazmente sin un gestor de tareas adecuado.

Incluso un equipo relativamente pequeño podría manejar más de 100 solicitudes en una semana determinada. Es fundamental conocer la disponibilidad de cada diseñador, camarógrafo, administrador de redes sociales y redactor publicitario para las asignaciones de tareas.

Suerte intentando mantenerte al día con las hojas de cálculo.

Desarrollo de software

El desarrollo de software es otra industria en la que la gestión de tareas pendientes es crucial para el éxito comercial.

Debes equilibrar las correcciones de errores y las solicitudes entrantes con los objetivos generales de desarrollo. Para que sea eficaz, debes ajustar y priorizar las tareas asignadas en tiempo real.

El foco principal de las tareas del equipo podría cambiar por completo de un día para otro.

Recursos humanos

Los gerentes de recursos humanos equilibran una agenda compleja para mantenerse productivos. Con toneladas de reuniones, tienen que lidiar con reprogramaciones a diario.

Sin un sistema que les brinde una visión clara de su disponibilidad, cada gerente de recursos humanos necesitaría al menos un asistente.

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¿Cuál es la mejor manera de manejar tareas del proyecto?

La mejor manera de gestionar las listas de tareas es dentro de un marco de administración de proyectos, utilizando las mejores herramientas digitales para garantizar que todo tu equipo pueda colaborar sin importar dónde se encuentre.

Por qué una plataforma digital como monday.com es la mejor opción:

• Cada miembro del equipo puede acceder y actualizar sencillas listas de tareas online con fechas de vencimiento desde cualquier ubicación, en cualquier momento.
• La responsabilidad de la tarea viene con notificaciones para mantener a las personas al día.
• Hay total transparencia: Todos pueden ver las tareas completadas y en qué están trabajando todos en un momento determinado.
• Es fácil colaborar y compartir recursos disponibles relevantes dentro de la plataforma de gestión.

Las tareas diarias no ocurren de forma aislada. Sin transparencia, es fácil terminar con varios empleados trabajando en elementos duplicados, cuellos de botella y flujos de trabajo ineficientes.

Las herramientas digitales también ayudan a los empleados a aunar sus recursos cuando trabajan en tareas individuales similares. Si Julia encontrara un atajo que redujera su tiempo de edición de 2 horas a 15 minutos, también podría aplicarlo a tareas futuras similares y compartirlo fácilmente con Diego, a quien se le asignó una tarea similar.

Pero si Julia no tiene idea de que Diego está haciendo una tarea similar a la de ella, entonces él se queda afuera, tratando de completarla por su cuenta.

La transparencia es la base de un flujo de trabajo próspero, eficaz y colaborativo.

5 consejos para gestionar tus tareas

Conviértete en un pro de la gestión de lista de tareas con estos consejos y sistemas que te ayudarán a mantener el foco, tanto tú como tu equipo:

Establece objetivos claros para cada tarea
Cada tarea forma parte de un objetivo mayor, así que tiene que estar alineada con tus metas. Define bien qué necesitas lograr con cada una, ya sea entregar informes semanales o alcanzar un hito con el equipo. Cuando sabes por qué haces algo, es mucho más fácil enfocarte y medir si vas por buen camino.

Aprende a priorizar y organizar tus tareas en orden
No se trata de hacer las cosas en cualquier orden. Algunas tareas específicas son urgentes, otras dependen de que termines algo antes. Por eso es importante establecer niveles de prioridad.

Haz la programación de tareas asignadas de forma lógica para que cada paso te lleve naturalmente al siguiente. Múltiples vistas de tareas como tableros Kanban o diagramas de Gantt pueden ayudarte a visualizar todo ese flujo.

Usa herramientas digitales de gestión de tareas
Hoy en día, lo más práctico es usar una única plataforma digital para gestionar lista de tareas. Te permite:

• Acceder y actualizar tu lista de tareas estés donde estés
• Sincronizar las asignaciones de tareas para que todo el equipo esté al tanto
• Configurar notificaciones que te recuerden las tareas asignadas
• Visualizar el estado de tus tareas online y qué depende de quién
• Colaborar con tu equipo sin pisarse ni duplicar esfuerzos

Divide las tareas agrandes en partes pequeñas
Cuando una tarea es muy grande, puede parecer imposible. Pero si la divides en pasos más chicos, todo se vuelve más manejable.

También puedes hacer el seguimiento del progreso de cada parte, las tareas completadas y detectar problemas antes de que se compliquen más adelante. Por ejemplo, si tienes que hacer un manual nuevo para empleados, lo puedes dividir en investigación, redacción, edición y diseño.

Automatiza todo lo que sea repetitivo
Si tú o tu equipo pierden mucho tiempo en tareas repetitivas, la automatización del flujo de trabajo puede salvar el día. Puedes crear flujos automáticos para que ciertas cosas pasen solas.

Por ejemplo: si una tarea está marcada como «En progreso» y pasan cinco días sin actualizaciones de tareas, que se envíe un recordatorio automáticamente. Así, tu equipo puede concentrarse en lo que realmente importa.

7 habilidades clave para gestionar tareas como un pro

Tener una buena herramienta para lista de tareas es solo una parte. La otra mitad es que tú y tu equipo desarrollen estas habilidades:

• Priorizar: Saber qué es más importante y hacerlo primero.
• Gestión del tiempo: Estimar bien cuánto lleva cada cosa y poner deadlines realistas.
• Comunicación clara: Explicar bien qué se espera para evitar confusiones.
• Adaptabilidad: Las cosas cambian, y hay que saber reaccionar rápido.
• Atención al detalle: Revisar todo bien ahorra el trabajo duplicado y loserrores.
• Delegar: Saber qué tareas puede hacer otra persona y confiar en que lo hará bien.
• Dar seguimiento: No dejar tareas olvidadas. Revisa avances, tareas completadas y que todo llegue a completarse.

Por qué deberías utilizar monday.com para gestionar tus tareas y proyectos

Si realmente quieres mejorar tu flujo de trabajo, el mejor lugar para comenzar es con el software de gestión de listas de tareas.

Compara las características y los casos de uso de las diferentes opciones y elige el gestor de tareas que mejor se adapte a tus necesidades específicas.

monday.com: el sistema operativo donde puedes gestionar proyectos

Si no solo buscas una forma de asignar tareas individuales a las personas, sino que quieres optimizar todo tu flujo de trabajo, monday.com es la herramienta perfecta.

Con nuestras funciones avanzadas, puedes crear fácilmente tableros de tareas del proyecto, tareas entre equipos y tareas del equipo con un gestor de tareas, y distribuir eficientemente tanto la lista de tareas actuales como lista de tareas futuras, pero eso es solo el comienzo.

Usa nuestra amplia gama de plantillas para tareas para crear hojas de ruta de proyectos complejos en minutos, gestionar la asignación de recursos, la asignación de presupuestos y manejar otros aspectos de tu empresa.

Personaliza las tareas en tableros y los tableros, y crea plantillas personalizadas que se adapten a tus procesos. También realiza la automatización de flujos de trabajo complejos con nuestros modelos de automatización y una larga lista de integraciones, para que puedas integrar tus herramientas favoritas.

La colaboración se simplifica con total transparencia con herramientas de seguimiento de tareas que gestionen las tareas entre equipos.

Con sus numerosas funciones avanzadas de colaboración y nuestra interfaz de usuario fácil de usar, monday.com es un espacio de trabajo digital que ayudará a tu empresa a realizar más trabajo en menos tiempo.

Estas son solo algunas de nuestras funciones favoritas:

• Crear, asignar y definir tareas para equipos, notificaciones y fechas de vencimiento para tareas diarias, tareas importantes y tareas recurrentes.
• Columnas codificadas por colores para actualizaciones visuales del estado de las tareas online.
• Conectar tus aplicaciones favoritas, tenemos más de 72 integraciones.
• Visualizar las actividades realizadas y el avance de las actividades en marcha con más de 27 vistas del proyecto o vistas de tareas distintas, como vista de calendario, vista de carga de trabajo, vista de cronograma, Kanban o Gantt.
• Obtén los datos necesarios mediante tableros Kanban, gestión de cargas de trabajo y mucho más.
• Usar plantillas personalizables para trabajar más rápido.
• Dar seguimiento a las horas facturables con el widget de seguimiento del tiempo.
• Agregar archivos adjuntos a tus tareas.
• Gestionar registro de actividades y base de datos.
• Automatizar flujos de trabajo para acelerar tus procesos, las tareas recurrentes y las tareas repetitivas.
• Colaborar con tu equipo, compartir ideas, archivos importantes y fechas de vencimiento.
• Generar lista de tareas automáticamente con ayuda de inteligencia artificial.
• Generar informes de tareas y aprobación de tareas.
• Acceder a tus tareas, las actualizaciones de tareas y todos los datos relevantes a través de la app móvil, con aplicaciones para iOS o Android.

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Optimiza tu flujo de trabajo con una plataforma sencilla de gestión de tareas

Nada hará más daño a tu empresa que fantasías como «lo haré más tarde» o confiar en la memoria para registrar actividades completadas.

Necesitas un gestor de tareas confiable para garantizar que tu equipo maneje las tareas correctas en el momento adecuado.

monday.com es un sistema operativo de trabajo diseñado para ayudar a los equipos a trabajar sin limitaciones en lo que respecta a la gestión de proyectos complejos y tareas.

monday work management ofrece una interfaz sencilla e intuitiva con una variedad de funciones avanzadas, campos personalizados y múltiples vistas del proyecto que satisfacen las necesidades específicas de colaboración y comunicación, ya sean equipos de ventas, equipos de marketing o cualquier otro equipo de cualquier sector.

monday.com ofrece plantillas para tareas fáciles de usar para que empieces a organizar tus tareas en tableros rápidamente, así como otras funciones esenciales para el seguimiento del progreso del proyecto.

Prueba nuestra plataforma y entérate cuánto más eficiente puede ser tu equipo.

¡Las primeras dos semanas corren por nuestra cuenta!

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