Un plan de proyecto es un plan escrito, un documento formal y esencial para mantener tu proyecto encaminado. Establece los objetivos del proyecto e identifica el alcance, la estructura, los recursos necesarios, los objetivos, los productos a entregar y los cronogramas.
Cuando no se tiene un plan sólido y un patrocinador del proyecto que impulse la iniciativa, por lo general, los proyectos se retrasan y se excede el presupuesto asignado.
En esta guía general, te mostraremos cómo escribir un plan de proyecto en seis pasos y compartiremos cinco plantillas de proyectos de monday.com para que puedas comenzar a trabajar sin demora. Pero primero, definamos qué es un plan de proyecto y cuáles son sus componentes.
Empieza ya¿Qué es un plan de proyecto?
Un plan de proyecto es un documento formal que describe las metas y objetivos claros de un proyecto, y establece las bases del proyecto que guiarán cada fase, asegurando un proyecto sólido desde el inicio.
Además de establecer el objetivo de tu proyecto, debes incluir otros materiales de marketing y elementos/productos a entregar relevantes para el proyecto, como por ejemplo:
- Cronograma y diagrama de Gantt para hitos clave: como fechas de vencimiento, conseguir el cliente número 200, el lanzamiento de productos o una aplicación.
- Planes de comunicación del proyecto: para mantener a todos informados sobre el progreso, los logros y los posibles obstáculos.
- Estructura desglosada del trabajo: especialmente si tienes varios miembros del equipo de proyecto trabajando en tareas diferentes o simultáneas, en cuyo caso, es posible que también necesites un planificador de proyectos.
- Recursos necesarios para completar el proyecto en tareas: como herramientas de gestión de proyectos, materiales de marketing, efectivo, freelancers y mucho más.
En pocas palabras, el plan del proyecto sirve como un eje central para definir, organizar, priorizar y asignar actividades, recursos del proyecto y establecer las bases del proyecto a lo largo del ciclo de vida de tu proyecto.
¿Qué es la planificación de proyectos?
La planificación de proyectos es la segunda fase del ciclo de vida de la gestión de proyectos, y en esta etapa del proceso se define el programa del proyecto para guiar su ejecución.
- FASE 1: Inicio del proyecto, donde se identifica una necesidad o problema comercial y una posible solución.
- FASE 2: Planificación del proyecto, donde defines tareas específicas, asignas responsabilidades y creas el cronograma del proyecto.
- FASE 3: Ejecución del proyecto, donde estableces contacto con los recursos del proyecto, supervisas el cronograma y el presupuesto del proyecto e informas a las personas involucradas.
- FASE 4: Cierre del proyecto, donde analizas el éxito del proyecto.
Durante la fase de planificación del proyecto, extiendes el documento del estatuto del proyecto desde la fase de inicio para crear tu plan detallado del proyecto, que guiará a cada miembro en la etapa del plan.
Las tareas típicas dentro de cada paso del proceso de planificación del proyecto incluyen:
- Establecer el presupuesto del proyecto.
- Definir un cronograma del proyecto.
- Crear de estructuras de descomposición del trabajo.
- Identificar recursos y asegurar su disponibilidad.
- Desarrollar una evaluación de riesgos y planificar esos escenarios.
- Definir los objetivos del proyecto, funciones, plazos, responsabilidades e hitos del proyecto.
Elementos del plan del proyecto
Plan de proyecto versus plan de trabajo
Aunque son similares, los planes de trabajo no son tan completos como los planes de proyecto. El fin de un plan de trabajo es ayudar al equipo del proyecto a lograr objetivos más pequeños, mientras que un plan de proyecto proporciona una descripción general de las metas y objetivos de todo un proyecto.
Plan de proyecto versus estatuto del proyecto
Un estatuto del proyecto brinda una descripción general de un proyecto. Es un documento breve y formal que establece la existencia de un proyecto y autoriza a los gerentes de proyecto a comenzar a trabajar.
El estatuto describe las metas, los objetivos y los requisitos en relación a los recursos de un proyecto. Lo debes crear en la fase de inicio del proyecto, antes que a tu plan de proyecto, y lo presentas a las partes interesadas clave para que se apruebe el proyecto.
Plan de proyecto versus alcance del proyecto
El alcance define los límites y el tamaño del proyecto. Dentro del plan, es crucial que lo establezcas y lo compartas con todos los implicados para que puedan revisarlo en tiempo real. Si surge algún inconveniente, puedes revisar el alcance del proyecto dentro del plan para ajustar el rumbo.
Para hacer un plan estratégico completo, debes incluir el cronograma del proyecto, pero eso no es todo. También es importante añadir información sobre las partes interesadas, los objetivos y los hitos clave.
Parte del plan de tu proyecto incluye el alcance del proyecto, el cual define claramente la magnitud y los límites de tu proyecto. Debes documentar el alcance del proyecto en tres lugares: una declaración de alcance, una estructura de desglose del trabajo (WBS) y un diccionario WBS. Se usa como punto de referencia para controlar el progreso del proyecto, comparar los resultados reales con los planificados y evitar cambios en el alcance.
Plan de proyecto versus estructura de desglose del trabajo
Una estructura de desglose del trabajo (WBS) es un esquema jerárquico de las tareas que se deben completar para tu proyecto. Divide objetivos grandes o complicados en tareas más fáciles de manejar para que puedas ejecutar el plan del proyecto.
La WBS desglosa el alcance del proyecto en fases, subproyectos, productos/elementos a entregar y paquetes de trabajo que conducen al producto final a entregar.
Plan de proyecto versus proyecto ágil
Un proyecto ágil es lo opuesto a un plan de proyecto tradicional. Los proyectos ágiles usan un enfoque incremental e iterativo para completar un proyecto, mientras que los proyectos tradicionales, también conocidos como enfoque en cascada, usan un proceso de planificación en cascada, paso a paso. Los proyectos ágiles son sinónimo de equipos de desarrollo de software, pero puedes utilizarlos en cualquier campo.
Plan de proyecto versus carta del proyecto
La carta del proyecto te sirve para obtener la aprobación de las partes clave antes de arrancar con el proyecto. Por eso, deberías prepararla primero, antes de empezar a crear el plan detallado. La carta del proyecto es una versión más resumida del plan, pero también debe servir como un documento que establezca las bases del proyecto para que todos los implicados estén alineados.
Una vez que la carta sea aprobada, puedes proceder a desarrollar el plan con una lista más específica de tareas, incluyendo la gestión de riesgos para anticipar posibles contratiempos.
¿Por qué es importante el plan de proyecto?
En más de un tercio de todos los proyectos ocurre algo denominado cambio en el alcance. En esta situación el equipo termina haciendo más trabajo del que se había planeado originalmente.
Gran parte de esto se puede evitar teniendo en cuenta retrasos inesperados o cambios en las circunstancias dentro del plan de tu proyecto.
Con un plan de proyecto también es fácil identificar cuándo surgieron los problemas y evitar sorpresas desagradables, para que puedas estar mejor preparado en proyectos futuros.
Si observamos las cifras relacionadas con la gestión de proyectos, es fácil entender dónde un plan de gestión de proyectos podría evitar el impacto negativo de los retrasos y sobrecostos, haciendo de tu proyecto un proyecto efectivo: 45% de los proyectos no se completan a tiempo y el 38% de los proyectos se excede del presupuesto.
Un plan de proyecto puede ayudar a reducir el gasto excesivo y los plazos de entrega tardíos al identificar estos problemas tempranamente y evitar sorpresas desagradables que puedan afectar el flujo de trabajo.
Esto no deja lugar a la confusión ni los retrasos en el flujo de trabajo y el progreso de tus proyectos, asegurando un proyecto efectivo.
Cómo crear un plan de proyecto en 6 pasos
No existen reglas estrictas para un plan de proyecto. Sin embargo, te recomendamos que sigas los siguientes pasos para crear uno.
1. Comienza con un resumen ejecutivo
El resumen ejecutivo va al comienzo de tu plan de proyecto y debe resumir los puntos clave del plan de proyecto. Debe reafirmar el propósito del plan del proyecto, resaltar los puntos principales del plan y describir los resultados, conclusiones o recomendaciones del proyecto.
Aunque está al comienzo de tu plan de proyecto, es algo que escribirás al final, ya que extraerás los puntos principales del resto de tu plan.
No debe tener más de una página y debe ofrecer una breve descripción general de lo siguiente:
- Los objetivos y metas del proyecto.
- La metodología o marco de proyecto que hayas elegido.
- Los productos/elementos a entregar finales y los criterios de aceptación.
- Riesgos clave del alcance y medidas correctivas.
- Resumen de hitos.
- Una descripción general del cronograma del proyecto, el impacto potencial y los riesgos en base al cronograma.
- Estimaciones de recursos y gastos.
Este panorama del proyecto hace más fácil que las partes interesadas clave que no participan activamente, comprendan el programa del proyecto y su evolución, especialmente en un proyecto de lanzamiento, al contar con estimaciones de recursos claras.
Para los gestores de proyectos, el resumen ejecutivo sirve como un recordatorio rápido del objetivo, el alcance, las expectativas y las limitaciones clave del proyecto, y es donde la herramienta perfecta para la gestión de proyectos se vuelve esencial.
Dado que casi un tercio de los proyectos no cumplen sus objetivos originales, es importante que los gestores de proyecto revisen el plan del proyecto con frecuencia para mantenerse encaminados.
2. Define el alcance del proyecto
Hay pocas cosas peores que comenzar un proyecto y que luego se extienda. Al definir el alcance de un proyecto, estableces los límites para las fechas de vencimiento de un proyecto, así como las expectativas sobre los productos/elementos a entregar y quién aprueba las solicitudes, además de qué necesita aprobación, a lo largo de un proyecto.
También implica describir el impacto potencial y los riesgos asociados con el cumplimiento de estas expectativas y proporcionar contramedidas para mitigarlos.
Es esencial identificar exactamente quién será el responsable del monitoreo de dichos riesgos, el patrocinador del proyecto debe ser informado de cualquier cambio relevante, y asegurar la disponibilidad de recursos para mitigarlos, así como otros aspectos del proyecto que puedan influir en el desarrollo del proyecto, incluyendo el registro de riesgos para evitar sorpresas imprevistas.
Este paso del proceso te ayudará a evitar el cambio en el alcance, o un aumento en los requisitos de los aspectos del proyecto a lo largo de su ciclo de vida, garantizando la disponibilidad de recursos en cada etapa.
Las organizaciones se quejan de que el 34% de todos sus proyectos experimentan un cambio en el alcance, pero solo el 52% de las organizaciones se esfuerzan por crear casi siempre o siempre un documento de alcance cada vez.
3. Estructura tu proyecto
Existen varios marcos que puedes utilizar para guiar tu proyecto en fases, lo cual afectará las organizaciones de tu flujo de trabajo y la forma en que se producen y asignan los productos/elementos a entregar.
Por ejemplo, si usas el marco de trabajo en cascada, deberás planificar todo con antelación, trabajar las fases del proyecto de forma secuencial y los responsables especializados de las tareas deberán ejecutar su trabajo en un momento definido en cada etapa del proceso.
Recuerda que crear demasiadas dependencias dentro de la estructura de tu proyecto puede afectar el éxito y tener un impacto negativo, así que debes intentar encontrar formas en que los equipos puedan trabajar de forma autónoma para lograr los resultados de manera oportuna.
También es importante analizar cuántas personas responsables de autorizar se necesitan para mantener el orden pero también para evitar cuellos de botella.
Ante todo, es importante determinar horarios para el intercambio de conocimientos y las lecciones aprendidas en equipo para que desarrollar tu proyecto con éxito. Toma nota de las estructuras de comunicación y de cada herramienta de colaboración que utilizarás para fomentar la colaboración.
4. Verifica qué recursos del proyecto tienes disponibles
Define los recursos que tiene disponibles para este proyecto:
- Equipo
- Tiempo
- Presupuesto
- Tecnología
- Recursos físicos
Debes evaluar con precisión lo que necesitarás; de lo contrario, es como preparar una receta de cocina con los ingredientes equivocados. Un gerente de recursos o un gerente de proyectos puede liderar esta evaluación, garantizando siempre la calidad del proyecto.
Por ejemplo, cuando los equipos cuentan con las personas adecuadas y capacitadas, los proyectos tienen un 30% más probabilidades de ser un proyecto exitoso.
Sin embargo, un tercio de las personas no cree que sus equipos tengan todas las habilidades adecuadas para el proyecto, una receta para el fracaso.
La cantidad de integrantes del equipo también es importante. Si la relación entre trabajo y personas disponibles no es la adecuada, esto tendrá un impacto negativo eficiencia y la calidad del proyecto.
Para asignar tus recursos de manera efectiva y cumplir con las expectativas del proyecto, deberás ser realista sobre las limitaciones de recursos que puedan surgir durante la fase de ejecución.
Por ejemplo, esto puede implicar ajustar los plazos si tienes poco personal o aumentar tu presupuesto si necesitas un equipo más especializado.
5. Planifica el cronograma de proyecto
Las organizaciones que establecen plazos en los planes de sus proyectos tienen más probabilidades de tener proyectos exitosos y cumplir con las expectativas del proyecto.
A pesar de esto, el 52% de los proyectos no siempre determina cronogramas de referencia. Probablemente esa sea la razón por la que el 45% de las organizaciones afirma que raramente o nunca completan proyectos exitosos a tiempo.
En este sentido, es útil agregar una sección de cronograma del proyecto y su impacto potencial en el plan de proyecto. Esta parte de tu plan debe indicar expectativas del proyecto sobre cuándo lo entregarás y cómo cumplirás con el cronograma de proyecto.
La apariencia del cronograma de tu proyecto dependerá del marco que elijas.
Las tareas que tengas como «Trabajo en curso» dependerán de la capacidad de tu equipo. En esta sección, debes establecer la cantidad máxima de «Trabajo en curso» que puedes tener en cada columna en cada momento.
6. Gestiona los cambios de tu proyecto
Las organizaciones consideran al control de cambios como uno de los tres desafíos principales de sus proyectos, especialmente cuando las limitaciones de recursos no se tienen en cuenta al principio, una vez que hay un proyecto en marcha.
Si no consolidas un plan de gestión de cambios, tu equipo no sabrá qué hacer cuando ocurra un cambio inesperado, especialmente si no has considerado la programación de proyectos.
Un plan dinámico de gestión de cambios describe los pasos a seguir, la herramienta de comunicación adecuada para cada situación y la persona a quien acudir cuando se ocurran cambios imprevistos.
Una parte clave de esto es contar con la herramienta perfecta, un software de gestión de cambios. Con monday work management, gracias a su flexibilidad, te ayuda a gestionar todas las partes del ciclo de vida del proyecto, desde la planificación y el seguimiento continuo hasta la generación de informes y la gestión de recursos. Veamos algunas de nuestras plantillas que pueden ayudarte a empezar.
Ejemplo de plan de proyecto: lanzamiento de una campaña de marketing digital
En este ejemplo, estás planeando un proyecto de lanzamiento de una nueva campaña de marketing digital en redes sociales para promover un producto clave de la empresa.
Dado que la campaña tiene como objetivo aumentar la visibilidad y las ventas, es esencial contar con un plan detallado. A continuación, te mostramos cómo podría ser el plan con los detalles del proyecto:
Objetivos y métricas de éxito
El objetivo principal de tu campaña es aumentar las ventas del producto en un 20 % durante el próximo trimestre. Las métricas de éxito incluyen el número de clics en los anuncios en redes sociales, las conversiones en la página de producto y el retorno de inversión (ROI) de la campaña.
Los roles de cada persona del departamento de marketing
Tú, el responsable del proyecto: planificas, gestionas y supervisas la campaña.
Laura, marketing digital: se encarga de la estrategia de marketing y la implementación de los anuncios en redes sociales.
Carlos, diseño: crea los anuncios visuales para la campaña.
Marta, contenido: escribe los textos para los anuncios, páginas de destino y correos electrónicos.
Andrés, analista de datos: realiza el seguimiento continuo de las métricas y el análisis del rendimiento de la campaña.
Patricia, ventas: se asegura de que el equipo de ventas esté alineado con las promociones y objetivos de la campaña.
Presupuesto
El presupuesto para la campaña de marketing digital es de $25,000.
Hitos y entregables
El primer hito se alcanza cuando Laura y Carlos completan los anuncios de display y video, y los envían para su revisión y aprobación. Los entregables en esta fase del proyecto son el conjunto de anuncios listos para publicarse en las redes sociales.
Plazos y calendario del proyecto
Mayo: Laura y Marta desarrollarán la estrategia de marketing, incluidos el mensaje y la audiencia objetivo.
Junio: Carlos y Marta crearán los anuncios visuales y escritos.
Principios de julio: Andrés hará el seguimiento del rendimiento de la campaña, lo analizará y ajustará la estrategia de marketing en función de los datos.
Fin de julio: Patricia coordina con el equipo de ventas para alinear las promociones con la campaña digital en redes sociales.
5 plantillas que te ayudan a redactar un buen plan de proyecto
Las plantillas de monday.com pueden salvarte la vida a la hora de visualizar cada sección del plan de tu proyecto y facilitan el inicio. Prueba estas 5 plantillas de planes de proyecto para ponerte en marcha con tu proceso de planificación de proyectos.
1. Plantilla de plan de proyecto
¿Buscas una plantilla de plan de proyecto general? Prueba una de nuestras plantillas de planes de proyecto.
Con esta plantilla súper visual de monday.com, puedes organizar tus subproyectos por períodos de tiempo determinados y asignar personal responsable para cada fase.
Prioriza cada proyecto y agrega un cronograma para mostrar cuándo se esperan entregas.
2. Plantilla de utilización de recursos
La gestión de recursos permite a los equipos centrarse en ejecutar, actividades del proyecto, tareas, proyectos y procesos de manera eficiente y lograr objetivos compartidos a escala.
Puedes asignar recursos a individuos y ajustar escalas de tiempo para que el personal sepa de qué recursos son responsables y en qué fase. Agregar una ubicación facilita que los equipos sepan dónde entregar los recursos a medida que pasan de una etapa del proceso a la siguiente, y pueden verificar esto en nuestra aplicación móvil.
Con la vista de carga de trabajo, puedes gestionar el tiempo de tu equipo de manera proactiva y tener una vista general de la carga de trabajo y la capacidad de cada persona del equipo.
3. Plantilla de gestión de costos del proyecto
Es mucho más fácil planificar un presupuesto cuando puedes ver todos tus costos en un solo lugar.
Por eso, esta plantilla de gestión de costos del proyecto de monday.com es súper útil.
Suma cada subproyecto y planifica los costos proyectados, asignando totales a cada departamento. Puedes usar el documento para estimar el presupuesto que necesitarás y registrar el presupuesto del proyecto aprobado. Luego podrás usar nuestros paneles o informes para ver la información de una manera diferente y más colorida.
4. Plantilla de cronograma del proyecto
Planifica tus cronogramas con esta plantilla de cronograma del proyecto.
Este panel no es apto si trabajas con el marco Kanban, pero sí es ideal para quienes operan con los marcos de cascada o Scrum.
Para proyectos en cascada, agrega tus hitos, adjunta un cronograma y asigna una cantidad determinada de días laborales para completar las tareas de cada hito.
Etiqueta al líder del equipo de cada fase para que los gestores de proyecto sepan de qué hitos son responsables.
Durante la ejecución del proyecto, los equipos pueden usar la barra de estado para realizar un seguimiento del progreso. También pueden agregar actualizaciones a cada hito haciendo clic en cada elemento, lo cual fomenta la colaboración entre equipos.
Para proyectos Scrum, puedes organizar el panel por sprints, agregando las tareas específicas a medida que se deciden.
5. Plantilla de registro de riesgos del programa
Visualiza todo el alcance de tu proyecto y programa los posibles riesgos en esta plantilla de registro de riesgos del programa.
Usa barras de estado codificadas por colores para ilustrar el estado del riesgo, la probabilidad del riesgo y el impacto del riesgo para el alcance y el cronograma de tu proyecto.
Incluso puedes categorizar los riesgos, agregar un responsable del riesgo y sugerir estrategias de mitigación. De esa manera, otros integrantes del equipo del proyecto saben qué hacer si estos riesgos comienzan a convertirse en problemas reales.
Optimiza tu plan de gestión de proyectos con la herramienta de gestión adecuada
Si bien son complejos y detallista, crear uno y administrarlo no debería implicar un esfuerzo. Usa las plantillas de planificación prediseñadas de monday.com para desglosar cada sección del plan a medida que avanzas y monitorear todo en tiempo real.
Prueba monday work management y comprueba tú mismo cuánto mejor se ejecutará tu próximo proyecto cuando tengas la posibilidad de consolidar todos los materiales de planificación de tus proyectos en un solo lugar.
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