La verdad sobre los planes de proyectos es que no necesariamente impiden que las cosas salgan mal.

Incluso el plan mejor documentado puede fracasar. Solo hace falta un golpe de mala suerte o una crisis imprevista para que te desvíes.

Entonces, ¿por qué debes diseñar planes para tus proyectos?

Es simple: el valor real un plan es la capacidad de detectar desviaciones generales a medida que ocurren.

Si tienes un plan del proyecto, podrás detectar y abordar los cambios no planificados antes de que se salgan de control.

No solo eso, sino que un plan del bien redactado establece las expectativas del proyecto. De esa manera, tú, tus clientes, tu equipo y cualquier otro interesado clave están en la misma página, literalmente.

¿Necesitas ayuda para comenzar? Sigue esta guía paso a paso sobre cómo redactar un plan y las mejores herramientas de administración de proyectos que puedes usar para simplificar cada etapa del proceso.

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¿Qué es un plan de proyecto?

En primer lugar, no hay que confundir el plan con el programa. El programa solo es un aspecto de tu plan.

El plan es un documento formal que describe todo el proyecto. Es como el norte: te muestra el camino y quién esta en control.

El plan establecerá tu propósito junto con los hitos para alcanzar ese objetivo. Debería abarcar los recursos que utilizarás, los plazos que planeas seguir y los elementos a entregar en cada etapa.

En síntesis, el plan define, organiza, prioriza y asigna un conjunto de actividades y recursos en toda la duración del proyecto.

Para quienes buscan implementar marcos de trabajo más ágiles en la administración de proyectos, el plan de proyecto puede parecer un poco rígido al principio.

No tiene por qué serlo; su función es ser una guía para mantenerte encaminado.

Más de la mitad de todos los proyectos sufren cambios no controlados en el alcance. Es cuando el equipo termina haciendo más trabajo de lo previsto al inicio.

gráfico sobre objetivos, plazos y presupuestos del proyecto

Básicamente, al establecer tus expectativas e intenciones sobre objetivos, plazos y presupuestos, puedes identificar cuándo empiezan los desvíos.

El 50 % de los proyectos no se completan a tiempo y el 45 % se exceden del presupuesto.

Un plan de proyecto productivo puede ayudar a reducir los gastos excesivos y los plazos de entrega mediante la identificación anticipada de estos problemas.

Cómo crear un plan fácilmente

No hay reglas estrictas para los planes de proyecto. Pueden ser tan simples o tan complejos como quieras.

Algunas organizaciones solo crean un plan simple en una pizarra digital o hacen una resumen breve en 1 o 2 páginas. Otras especifican cada detalle sobre la ejecución del proyecto.

Si quieres crear un plan integral que abarque todos los ángulos, responde estas 6 preguntas:

1. ¿Deberías comenzar con un resumen ejecutivo?

El resumen ejecutivo va al comienzo del plan de proyecto para resumir todo lo que hay en el documento.

Aunque va primero, es una buena idea escribirlo último, ya que extraerás los puntos principales del resto del plan.

Debe tener más de una página y ofrecer una descripción general breve de lo siguiente:

  • Objetivo del proyecto
  • Metodología o marco elegido
  • Elementos a entregar y criterios de aceptación
  • Riesgos clave del alcance y medidas compensatorias
  • Resumen de hitos
  • Descripción general del cronograma y los riesgos basados en el programa
  • Estimaciones de recursos y gastos

El resumen sirve como una muestra del proyecto.

Las partes interesadas que no participan de forma activa en la operación pueden comprender fácilmente cómo se ejecuta.

Para los administradores y los encargados de la toma de decisiones, el resumen ejecutivo sirve como recordatorio rápido del objetivo clave, el alcance, las expectativas y las limitaciones.

Dado que un tercio de los proyectos no cumple los objetivos originales, es importante que los administradores revisen el plan con frecuencia para estar al día o supervisar los cambios.

El resumen ejecutivo los ayuda a hacerlo rápidamente sin tener que leer todo de nuevo.

2. ¿Cuál es el alcance del proyecto?

Hay pocas cosas peores que empezar un proyecto y que luego se expanda.

El alcance fija límites. Define el comienzo y el fin, junto con las expectativas de los elementos a entregar.

Debes asegurarte de que todos los involucrados estén de acuerdo sobre lo que incluye el alcance y lo que no.

También debes profundizar en los criterios de aceptación de los elementos para entregar. Esto significa debes especificar quién aprueba los elementos para entregar y cuál es el proceso de estas aprobaciones.

Recuerda tener un respaldo, siempre.

Describe los riesgos potenciales asociados con el cumplimiento de las expectativas y brinda medidas compensatorias para mitigarlos. Define exactamente quién es responsable del seguimiento.

Las organizaciones se quejan de que la mitad de todos sus proyectos sufren cambios no controlados en el alcance, pero solo el 27 % de las organizaciones crean un documento de alcance en cada uno.

Aprende de estos errores: establece el alcance integral para cada proyecto.

3. ¿Cómo estructurarás el proyecto?

Cómo estructures tu proyecto dependerá del marco que uses para guiarlo.

Por ejemplo, si usas el desarrollo en cascada, planificarás todo con anticipación.

Pasarás por todas las etapas de desarrollo en orden: inicio, recopilación y análisis de requisitos, diseño, implementación, pruebas y mantenimiento.

Los roles están definidos claramente y cada miembro del equipo interviene para completar su tarea especializada en la fase correcta.

Cada fase tiene fechas de inicio y finalización claras y todas las tareas de cada fase se completan de una sola vez.

 

La entrega de tareas se prioriza constantemente con cada información nueva. Por eso, no necesitarás fechas límite definidas para cada fase. En cambio, simplemente puedes planificar cómo monitorear y controlar el volumen de trabajo en progreso.

Sin importar qué marco elijas, esta sección del plan debe mostrar cómo planificas organizar y asignar los elementos para entregar y la responsabilidad.

Recuerda que la centralización de las estructuras puede tener un impacto negativo en el éxito. Por eso, debes tratar de encontrar formas para que los equipos trabajen con independencia.

No es bueno tener un responsable de aprobación que sea responsable de todo porque obstaculizará tus procesos.

Del mismo modo, cuando los equipos comparten conocimientos entre sí, los proyectos tienen más éxito. Anota las estructuras de comunicación que usarás para fomentar la colaboración.

4. ¿Qué recursos tienes disponibles?

Define los recursos disponibles para este proyecto:

  • Equipo
  • Tiempo
  • Presupuesto
  • Tecnología
  • Recursos físicos

Debes ser preciso cuando evalúes lo que necesitarás; sino prepararás un pastel con los ingredientes incorrectos.

Por ejemplo, piensa en tu equipo.

Cuando los equipos tienen las personas adecuadas y altamente capacitadas, es 30 % más probable que los proyectos tengan éxito. Sin embargo, un tercio de las personas no cree que sus equipos tengan todas las habilidades adecuadas para el proyecto: una receta para el fracaso.

No es bueno decir que alcanza con 2 desarrolladores de software y luego darte cuenta de que no cumplirán los plazos porque están sobrecargados. Si quieres asignar eficazmente tus recursos para cumplir las expectativas, deberás ser realista acerca de las limitaciones de recursos.

Para eso, quizás debas ajustar los plazos si tienes poco personal o aumentar el presupuesto si necesitas más equipos especializados.

5. ¿Cómo es tu cronograma?

Las organizaciones que implementan plazos en planes de proyectos tienen un 52 % más de probabilidades de tener éxito. A pesar de esto, el 80 % de los proyectos no siempre establece cronogramas de referencia. Es probable que por eso el 43 % de las organizaciones afirman que pocas veces o nunca completan proyectos exitosos a tiempo.

En este sentido, es aconsejable agregar una sección de programación en el plan. Esta parte del plan debe establecer expectativas sobre cuándo vas a entregar y cómo vas a seguir el cronograma de actividades del proyecto.

El aspecto del cronograma de proyecto dependerá del marco que elijas.

Las tareas que tengan un “Trabajo en progreso” (WIP) dependerán de la capacidad de tu equipo. En esta sección, debes establecer la cantidad máxima de WIP que puedes tener a la vez en cada columna.

Por ejemplo, supongamos que tenemos un proyecto de redacción de blogs. Tienes 10 escritores, pero solo 2 editores. Deberás limitar la cantidad de blogs que se envían a los editores para que no estén abrumados.

Sin importar el marco con el que trabajes, es aconsejable agregar una sección de gestión de riesgos de programación. Explica los riesgos que podrían retrasar los elementos para entregar o crear cuellos de botella. Asegúrate de delinear planes de contingencia para mitigar estos riesgos.

6. ¿Cómo gestionarás los cambios?

Con un plan sólido, ¿qué podría salir mal?

¿Respuesta? Muchas cosas.

¿Alguna vez oíste hablar de un “evento de cisne negro”? Es un evento inesperado con un impacto enorme y, en general, negativo. Aunque la retrospectiva permita ver todo, no siempre puedes prever cada obstáculo o desviación.

Por eso las organizaciones colocan al control de cambios entre los 3 desafíos principales en los proyectos. Si no consolidas un plan de gestión de cambios, tu equipo no sabrá qué hacer cuando haya un cambio imprevisto.

Un plan de gestión de cambios dinámico describirá los pasos por seguir y la persona a la que acudir cuando haya cambios imprevistos.

Así, tu proyecto es mucho más ágil y puede doblarse sin romperse.

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5 plantillas para la planificación de proyectos que te ayudarán a redactar un buen plan

No es fácil redactar un plan de proyecto desde el principio: deberás planificar tu plan.

Estas herramientas de monday.com son una gran ayuda cuando intentamos visualizar cada sección. Prueba estas 5 plantillas gratuitas de plan de proyecto para que el proceso de planificación sea un poco más sencillo.

1. Estructura tu proyecto

¿Buscas una plantilla para tu plan general? Este panel de descripción general de proyectos es muy útil si usas el marco de cascada.

panel de descripción general de proyectos

Con esta plantilla visual de monday.com, puedes estructurar tus subproyectos por períodos establecidos y asignar personal responsable a cada fase.

Prioriza cada uno y agrega un cronograma para mostrar cuándo se esperan las entregas.

2. Planifica tus recursos

La gestión de recursos es muy sencilla con esta plantilla fácil de usar de monday.com.

panel de los recursos del proyecto

Usa este panel para organizar todos los recursos de tu proyecto, desde las herramientas tecnológicas hasta los miembros especializados del personal.

Puedes asignar recursos a las personas y controlar los plazos para que tu personal sepa de qué recursos son responsables y en qué fase.

Adjunta una ubicación para que los equipos sepan dónde entregar los recursos a medida que pasan de una fase a otra.

Durante la ejecución del proyecto, podrás hacer el seguimiento de los recursos del proyecto para que nada se pase por alto.

3. Calcula el presupuesto de tu proyecto

Es mucho más fácil planificar un presupuesto cuando puedes ver todos los costos en un solo lugar.

Es por eso que esta plantilla de gestión de costos de proyectos de monday.com es tan útil…

plantilla de gestión de costos de proyectos

Agrega cada subproyecto y planifica los costos proyectados, asignando los totales a cada departamento. Puedes usar el documento para estimar el presupuesto que necesitarás y registrar el presupuesto aprobado.

4. Establece el programa de tu proyecto

Planifica los tiempos con esta plantilla de cronograma de proyectos.

plantilla de cronograma de proyectos

Aunque este tablero no es realmente adecuado si trabajas con el marco kanban, es ideal para quienes trabajan con los marcos de cascada o scrum.

Para los proyectos con la metodología de cascada, agrega los hitos, adjunta un cronograma y asigna una cantidad determinada de días para completar las tareas de cada hito.

Etiqueta al líder del equipo en cada fase del proyecto para que los administradores sepan de qué hitos son responsables.

Durante la ejecución, los equipos pueden usar la barra de estado para hacer el seguimiento del progreso. También pueden hacer clic en cada elemento para agregar actualizaciones a cada hito, lo que fomenta la colaboración entre equipos.

En los proyectos de scrum, puedes organizar el panel por sprints, agregando las tareas específicas a medida que se deciden.

5. Analiza los posibles riesgos del proyecto

Visualiza todo el alcance del proyecto y programa los riesgos en esta plantilla de registro de riesgos del programa.

 plantilla de registro de riesgos del programa

No hay nada mejor que un sistema de codificación por colores llamativos para resaltar qué elementos representan un riesgo grave. Usa barras de estado codificadas por colores para ilustrar el estado, la probabilidad y el impacto de riesgo para el alcance y la programación del proyecto.

Incluso puedes categorizar los riesgos, agregar un propietario del riesgo y sugerir estrategias de mitigación. Así, otros miembros del equipo saben qué hacer si los riesgos se convierten en verdaderos problemas técnicos.

Optimiza el plan de gestión de proyectos al instante

¿Tienes una mejor idea sobre cómo estructurar tu plan? Es hora de comenzar a desarrollar esta estructura con los detalles de tus propios proyectos.

Recuerda, es mucho más fácil escribir el resumen ejecutivo al final, cuando conozcas los puntos que debes resumir. No intentes escribirlo primero si no quieres estar atascado en la primera página del plan.

Igual no debes sufrir para establecer el plan de proyecto. Usa las plantillas de planificación prediseñadas de monday.com, que te ayudarán a desglosar cada sección del plan sobre la marcha.

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