Si tienes que entregar proyectos a tiempo y dentro del presupuesto y al mismo tiempo satisfacer a todas las partes interesadas, entonces es esencial contar con una gestión de proyectos eficiente.
Pero, ¿cómo se logra una gestión de proyectos con prácticas recomendadas? ¿Cuáles son los mejores marcos para usar y qué características son determinantes para elegir el software correcto?
Nuestra guía definitiva de gestión de proyectos responde todas estas preguntas y más. Aprenderás sobre los procesos de la gestión de proyectos, los mejores marcos y cómo gestionar un proyecto de forma eficaz.
Empieza ya¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es la práctica mediante la cual se planifican y gestionan proyectos, de principio a fin. Implica la coordinación de todas las actividades y recursos necesarios para cumplir con los plazos y lograr el resultado deseado. Por ejemplo, tu objetivo podría ser lanzar un producto nuevo, desarrollar un software o planificar un evento de networking. Para lograr tu objetivo final, la gestión de proyectos incluye las siguientes actividades:
- Establecer objetivos
- Programar tareas
- Gestionar equipos
- Hacer el seguimiento del progreso
- Colaborar con las partes interesadas
Existen varios marcos estructurados que puedes utilizar para lograr los objetivos de tu proyecto, como el marco ágil, Kanban o Scrum. Aunque estos marcos adoptan un enfoque diferente, cada uno se centra en tomar las medidas necesarias para completar tu proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.
¿Por qué es importante la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es fundamental porque da lugar al liderazgo, la motivación y la resolución de problemas necesarios para que los equipos puedan lanzar productos o servicios nuevos, aumentar los ingresos y alcanzar los objetivos de la empresa. Si priorizas estilos de gestión de proyectos eficaces, puedes mejorar de forma proactiva y continua los flujos de trabajo para evitar errores o gastos excesivos.
Las empresas más exitosas saben cómo gestionar un proyecto para ser siempre eficientes y productivas.
¿Quiénes utilizan la gestión de proyectos?
Todo tipo de organizaciones utilizan la gestión de proyectos, desde grandes multinacionales hasta pequeñas o medianas empresas. Ya sea que lideres un equipo en la oficina o gestiones equipos remotos distribuidos en diferentes partes del mundo, la gestión eficaz de proyectos garantiza que tu organización alcance sus objetivos.
La gestión de proyectos abarca cualquier tipo de proyecto, incluidos, entre otros:
- Desarrollo de productos y servicios
- Ingeniería de software
- Planificación de eventos
- Proyectos de construcción
- Campañas de marketing
- Implementaciones de sistemas de TI
Habitualmente, un gerente del proyecto encabeza el equipo del proyecto y es responsable del éxito general del proyecto. El gerente asigna tareas a los miembros del equipo, hace un seguimiento del progreso y garantiza que se cumplan los plazos y los presupuestos. Pero en equipos más pequeños, cuando no hay un gerente del proyecto exclusivo, varios miembros del equipo pueden compartir la responsabilidad de la gestión del proyecto.
¿Cuáles son las 5 fases de la gestión de proyectos?
Para lograr una gestión de proyectos exitosa, primero debes diseñar y hacer el seguimiento de una hoja de ruta simple que establezca expectativas. Como dice Matt Burns, gestor de proyectos en monday.com:
“Lo primero que hay que hacer antes de iniciar cualquier proyecto es delinear la hoja de ruta del proyecto desde el principio. Porque si quieres ir a algún lugar y no tienes un mapa, probablemente te perderás”.
Para ayudarte a desarrollar tu hoja de ruta, analicemos cinco fases esenciales del ciclo de vida de la gestión de proyectos. Esta es la información general que debes saber sobre cada una de ellas.
1. Inicio
En cualquier proyecto, la preparación es esencial para completar el trabajo a tiempo y dentro del presupuesto. Durante la fase de inicio del proyecto, debes determinar lo siguiente para crear las bases del proyecto:
- Alcance del proyecto: abarca los límites del proyecto, incluido lo que lograrás y lo que no, es decir, los objetivos del proyecto. Determinar estos límites evita lo que llamamos “cambio en el alcance”, que es cuando los productos a entregar cambian y los plazos de tu proyecto pueden retrasarse.
- Descripción general del proyecto: describe los recursos, el tiempo y los objetivos necesarios para completar un proyecto y una estrategia para controlar estos requisitos a lo largo del tiempo.
- Presupuestos: te comunicarás con las partes interesadas para determinar cuánto dinero disponible hay para el proyecto y el costo requerido para que el proyecto sea exitoso.
Para proyectos más grandes, puedes establecer un estatuto del proyecto o una “Documentación del inicio del proyecto” (PID) que profundice en estas áreas.
2. Planificación
La elaboración de un plan de proyecto claro garantiza que todos los miembros del equipo avancen hacia el mismo objetivo. Durante la fase de planificación del proyecto, debes:
- Seleccionar los miembros del equipo para tu proyecto
- Describir tus productos a entregar
- Calcular los recursos necesarios
- Determinar las actividades asociadas
- Establecer hitos y fechas clave, incluida la fecha final de finalización del proyecto
Durante este proceso, también puedes describir la metodología de gestión de proyectos del equipo. Hay muchas para elegir, incluidas las opciones populares que te mostramos a continuación. Detallaremos alguna de ellas más adelante en esta guía de gestión de proyectos.
- Ágil
- Cascada
- PRINCE2
- PMBOK
- Scrum
- Lean
- Kanban
3. Ejecución
Durante la fase de ejecución del proyecto, llevarás a cabo todos los detalles de tu plan de proyecto, o productos a entregar del proyecto, que deberás entregar a las partes interesadas. Esta etapa ocurre simultáneamente con la fase de monitoreo y control (a continuación) y puede involucrar:
- Gestión de flujos de trabajo
- Recomendaciones de cambios
- Sugerencias de acciones correctivas
En definitiva, se trata de mantener el control, colaborar con todo el equipo y conservar el rumbo.
4. Monitoreo y control
El monitoreo constante es esencial en cualquier ciclo de vida de un proyecto, ya que ayuda a los gerentes de proyectos a responder la pregunta: ¿cuál es el estado del proyecto? vs. ¿cuál debería ser el estado del proyecto?, según el plan del proyecto. Para hacer un seguimiento eficaz, se debe:
- Realizar revisiones periódicas y constantes del proyecto
- Usar documentación y herramientas de seguimiento del proyecto adecuadas para visualizar el progreso del proyecto, como tableros Kanban, diagramas de Gantt y vistas de la carga de trabajo, que son solo algunas de las más de 15 vistas dinámicas del tablero disponibles en monday work management.
Cuanto más visual y en tiempo real se haga, mejor.
5. Cierre
Este último paso, conocido también como la entrega del proyecto o fase de cierre del proyecto, es cuando se concluyen todas las actividades y se entrega el producto final. Esta entrega puede ser al cliente, a un equipo interno o una parte interesada externa. Algunos componentes adicionales podrían ser:
- Celebrar cualquier contrato o acuerdo formal.
Realizar una revisión o auditoría completa de lo que salió bien, lo que no salió según lo planeado y cómo los equipos podrían aprender de este proyecto para proyectos futuros.
¿Cuáles son los cuatro tipos de gestión de proyectos?
Puedes utilizar varios tipos y marcos de gestión de proyectos para gestionar proyectos y que sean exitosos. Elegir el correcto es esencial porque determina cómo debes armar tu equipo y cómo planificar y monitorear tus proyectos.
Como dijimos, en este artículo encontrarás descripciones generales de las principales metodologías para la gestión de proyectos, con enlaces a artículos más completos. También contamos con un blog sobre las principales metodologías de gestión de proyectos para ayudarte a comprender mejor tus opciones.
1. Metodología de cascada
La gestión de proyectos en cascada o tradicional se centra en la “planificación perfecta” por medio del desglose y programación de todo el proyecto de principio a fin. Es secuencial con poca opción para la iteración, lo cual significa que tu proyecto avanzará a través de etapas definidas, y una etapa comenzará solo cuando la etapa anterior se haya completado.
Ideal para: equipos que pueden definir con precisión todos los requisitos y detalles del proyecto de antemano y que se sienten cómodos con los plazos predeterminados.
Consulta nuestra guía completa sobre la Gestión de proyectos en cascada aquí.
2. Metodología ágil
Ágil es un enfoque iterativo para la gestión de proyectos que permite a los equipos reaccionar rápidamente a los comentarios y recomendaciones acerca del proyecto. Es un marco popular para proyectos tecnológicos, como el desarrollo de software, ya que prioriza la adaptabilidad, la colaboración y la entrega incremental, características esenciales cuando se prueban y ajustan productos digitales nuevos. Los gerentes de proyectos ágiles dividen sus proyectos en iteraciones pequeñas y fáciles de manejar, denominadas sprints y dependen de los comentarios constante de las partes interesadas para realizar cambios rápidos y garantizar que el producto final cumpla con los objetivos del proyecto.
Para muchos equipos, tener la flexibilidad de modificar los detalles del proyecto es fundamental para finalizarlo de forma exitosa. Sin embargo, el desafío de utilizar un enfoque ágil es que puede resultar difícil escalar este marco más allá de un nivel de equipo más pequeño, ya que depende de incrementos y detalles pequeños. Consulta nuestro tutorial para obtener más información sobre cómo ejecutar tu próximo proyecto utilizando un marco ágil.
Ideal para: equipos de desarrollo de software que trabajan en proyectos complejos con requisitos en constante evolución.
3. Metodología Kanban
La gestión de proyectos Kanban se centra en la mejora continua mediante la visualización y gestión del flujo de trabajo. Un tablero de gestión de proyectos Kanban se divide en columnas que representan las diferentes etapas del trabajo. A medida que el proyecto avanza, las tareas se mueven por todo el tablero.
A diferencia del enfoque secuencial en cascada, Kanban permite una adaptación continua a medida que los equipos realizan un seguimiento de las tareas, responden a los cambios rápidamente e identifican y resuelven cuellos de botella. Es ideal para equipos que tienen muchas solicitudes entrantes, como los equipos de TI. Para obtener más información sobre la gestión de proyectos Kanban, consulta nuestra guía.
Ideal para: proyectos que requieren un flujo continuo y se centran en optimizar los procesos de trabajo, especialmente cuando se trata de tareas de mantenimiento, solicitudes de soporte o proyectos con cargas de trabajo impredecibles.
4. Metodología Scrum
El marco Scrum es otra forma popular de implementar la gestión ágil de proyectos. Divide los proyectos más grandes en sprints más cortos, de 1 a 4 semanas, que se adaptan a las demandas a medida que el proyecto avanza. También establece reglas con respecto al tamaño del equipo, los roles del equipo, la planificación, las reuniones, los productos entregar y otros aspectos.
Ideal para: equipos que quieren ofrecer incrementos funcionales de su trabajo durante un proyecto, por ejemplo, en campañas de marketing, diseño de productos u otros proyectos creativos.
Lee nuestro artículo sobre la metodología Scrum para obtener más información.
8 consejos para una gestión exitosa de proyectos
Con una gestión de proyectos sólida, las empresas pueden desarrollar productos o servicios nuevos, optimizar las operaciones comerciales internas y ofrecer valor a los clientes, con menos fricciones y más eficiencia. Estos componentes básicos crean innovación y controlan recursos esenciales, como el tiempo y el dinero. Para ayudarte a que tengas éxito en la gestión de proyectos, hemos reunido ocho consejos para que impulses tu organización en lugar de frenarla:
1. Invierte en las etapas de inicio y planificación
La mayoría de los proyectos que fracasan es porque tuvieron una planificación e investigación deficientes, partes cruciales de las etapas de inicio y planificación del ciclo de vida del proyecto.
Cuando estableces, sincronizas y acuerdas aspectos clave, como los objetivos, requisitos y las prioridades de la organización desde el principio, reduces las probabilidades de confusión a futuro.
2. Elige el marco o metodología adecuado para tu proyecto
El segundo paso hacia una gestión exitosa de proyectos es encontrar el marco o la metodología adecuados. Ya sea que utilices una metodología de ruta crítica para determinar la duración del proyecto o una de cascada para establecer etapas claras del proyecto, el marco que elijas determinará cómo se visualizará, priorizará y completará cada etapa del proyecto.
3. Promueve una cultura de la transparencia y responsabilidad
La transparencia marca la diferencia a la hora de gestionar un proyecto a medida que surgen complejidades y reticencias. Con una cultura de la transparencia sólida, los miembros y líderes del equipo dependen unos de otros para hacer observaciones y hacerse responsables de su trabajo, independientemente de cuán detallados o estresantes se vuelvan los planes.
Comienza con una comunicación clara para que cada colaborador del proyecto pueda comprender sus objetivos a largo plazo, PI (indicadores clave de rendimiento), planes y dónde encajan ellos en el rompecabezas. Una forma de lograrlo es involucrar a todos los empleados en algún nivel en el proceso de planificación y darles completa responsabilidad sobre las tareas y los productos a entregar. Para ello, una plataforma como monday work management te permite crear un flujo de trabajo de gestión de proyectos versátil que puedes personalizar de acuerdo con tus necesidades.
4. Determina un alcance realista
El cambio en el alcance es un desafío clave que enfrentan los gerentes de proyectos cuando surgen cambios inesperados en el trabajo o proyecto. Si bien esto podría estar relacionado con factores que no se pueden controlar a lo largo de un proyecto, contar con las personas adecuadas en la etapa de planificación puede ayudarte a definir con mayor precisión el alcance del proyecto y evitar que las cosas se salgan de rumbo. Una forma de establecer un alcance realista es consultar datos de proyectos antiguos para hacer proyecciones.
5. Prioriza la programación eficiente
Si deseas que tu equipo mantenga el nivel de productividad, debes crear cronogramas de trabajo que sean realistas para las cargas de trabajo de tu equipo y la fecha de entrega prevista. Estimar estos dos factores es una inversión de tiempo que vale la pena.
Los cronogramas que se comunican de forma clara disminuyen retrasos y contratiempos costosos. El tipo de metodología de gestión de proyectos que utilices determina la comunicación y puede afectar la forma en que tu equipo utilice su tiempo para alcanzar una meta. Si utilizas un marco ágil como Scrum, te centrarás en los incrementos de entregas más pequeños y a corto plazo. También es importante planificar algo de tiempo para cosas que no planeas.
Con un sistema operativo de trabajo (Work OS) como monday.com, puedes ver cargas de trabajo individuales o del equipo con la Vista de carga de trabajo en el mismo espacio de trabajo donde administras los calendarios, cronogramas y recursos del proyecto.
Empieza ya6. Practica la gestión efectiva de recursos
La gestión de recursos es un principio importante de la gestión de proyectos y describe el proceso de planificación previa, programación y asignación de recursos para maximizar la eficiencia. Estos recursos pueden incluir personas, capital y otros bienes materiales.
Un ejemplo de gestión de recursos físicos podría ser el de un contratista que gestiona proyectos de construcción: podría decidir reservar un vertedor de hormigón para dos obras en lugar de tener que pagar el costo de dos vertedores.
En proyectos digitales, los recursos suelen ser empleados o equipos específicos. Un diseñador gráfico puede tener varios proyectos simultáneos, por lo que deberás planificar en base a su agenda para completar el trabajo.
7. Involúcrate con tus partes interesadas
Una parte interesada es alguien que participa directamente en el éxito del proyecto. Podría ser un cliente clave, un usuario interno del producto, un ejecutivo o un gerente de producto.
Un proyecto exitoso depende de una comunicación y aportes sólidos entre todas las partes antes, durante y después del proyecto. Cada parte interesada hace aportes y brinda perspectivas únicas en relación con los objetivos de la organización y las capacidades del equipo. monday work management ofrece paneles colaborativos con más de 30 widgets que solo debes arrastrar y soltar, y que puedes utilizar para mostrar datos generales del proyecto, lo que permite a todas las partes interesadas tomar decisiones rápidas y precisas.
8. Elige las mejores herramientas para la gestión de proyectos
Para tener éxito en el mundo moderno del trabajo remoto, necesitas un sistema operativo de trabajo moderno que permita la colaboración entre departamentos, el intercambio de archivos en la nube y pueda manejar los 1000 casos de uso único de tu empresa. Aquí es donde entra en juego la plataforma de gestión de proyectos de monday como un conjunto de herramientas integral para cada proyecto, construida sobre un sistema operativo de trabajo versátil e intuitivo.
monday work management te permite dar forma a los flujos de trabajo. Así, aumentarás la eficiencia y la productividad de tu equipo personalizando cualquier flujo de trabajo para adaptarlo a tus necesidades. Esto te permite trabajar en cualquier marco de gestión de proyectos que prefieras. Con las vistas de tablero Kanban, diagrama de Gantt, línea de tiempo y vistas de calendario, puedes personalizar la experiencia según tu flujo de trabajo y utilizar codificación de colores para comprender rápidamente los estados del proyecto. También puedes integrar monday.com sin problemas con otras herramientas en tu pila tecnológica, compartiendo tableros, paneles de estado de proyectos y actualizaciones de proyectos con todo tu equipo en tiempo real.
Puedes empezar a usar monday work management ahora o seguir leyendo para obtener más información sobre cómo aprovechar al máximo el software de gestión de proyectos.
Empieza ya6 pasos para aprovechar el software de gestión de proyectos al máximo
proyectos simples y de pequeña escala, los proyectos grandes y complejos requieren una plataforma sólida de gestión de proyectos.
monday work management te brinda toda la funcionalidad que necesitas, desde plantillas, tableros y automatizaciones de flujos de trabajo específicos de la plataforma hasta integraciones con herramientas externas.
Puedes configurar un espacio de trabajo digital como monday PMO work management para empoderar a los equipos de tus proyectos.
1. Usa la documentación del proyecto para acelerar la adopción del marco
Crea documentación clara del proyecto registrando detalles clave que guíen a tu equipo en la planificación y ejecución de proyectos exitosos. La documentación es aún más esencial cuando debes capacitar a varios equipos sobre cómo utilizar una metodología de gestión de proyectos específica.
Con un sistema operativo de trabajo (Work OS), puedes crear, compartir y colaborar en documentos desde tu flujo de trabajo o desde un espacio de trabajo más grande. Por ejemplo, con los workdocs de monday, los miembros del equipo pueden explorar y comprender en tiempo real el flujo de un proyecto y lo que ellos tienen que hacer.
2. Crea tu hoja de ruta y plan general del proyecto
La hoja de ruta de un proyecto es una descripción visual general de los objetivos y los productos a entregar de un proyecto que se organizan en una línea de tiempo. Es útil para gestionar las expectativas de las partes interesadas, comunicar planes y coordinar recursos con otros equipos.
El software de gestión de proyectos te permite crear un documento dinámico al que todos pueden acceder fácilmente. Y mejor aún, plantillas de hoja de ruta para proyectos como esta de monday.com te ayudan a ponerte en marcha aún más rápido.
3. Crea un flujo de trabajo personalizado
Una vez que tienes una hoja de ruta o algún otro plan general del proyecto, debes ser más granular con tus flujos de trabajo. Este paso crucial hace que sea fácil e intuitivo para los miembros de tu equipo ejecutar su trabajo y para los gestores de proyecto monitorear y controlar el progreso del proyecto.
Usa plantillas personalizables de tu sistema operativo de trabajo para ajustar diferentes metodologías de proyectos, agregar diferentes vistas, automatizaciones y mucho más.
Con monday work management, puedes crear cualquier flujo de trabajo, desde estructuras de desglose del trabajo (WBS) hasta registros de riesgos, propuestas de proyectos y gestión de recursos.
4. Fomenta la responsabilidad
La gestión de recursos dentro de monday work management permite a los gerentes de proyectos conocer la capacidad individual de los miembros del equipo y planificar en consecuencia. Esta función permite asignar fácilmente tareas y subtareas a empleados individuales y equipos completos, así se fomenta la responsabilidad de cada empleado por sus tareas. Incluso puedes implementar automatizaciones que envíen notificaciones a los responsables de las tareas cuando se complete una fase del proyecto.
Además de asignar responsables de tareas, también es buena idea otorgar a cada miembro del equipo responsabilidades simples, como informar sobre el progreso durante las reuniones de estado e compartir sus dificultades en el proceso. Esto ayuda a mantener una cultura de transparencia y genera dinamismo.
5. Muestra datos clave para una toma de decisiones más rápida
Optimiza tus proyectos con paneles dinámicos en monday work management que muestren información útil. Estos son algunos datos útiles para monitorear:
- Columna de seguimiento del tiempo: permite a los equipos ver cuánto tiempo lleva completar cada tarea.
- Columna de estado personalizable: cualquier parte interesada puede ver el estado actual de sus proyectos y los obstáculos que los demoran.
- Columna de fecha límite/plazo: con este campo de fecha, cada miembro del equipo se hace responsable de completar sus tareas a tiempo.
Una vez que hayas creado diferentes flujos de trabajo, úsalos como un recurso y crea fácilmente informes y paneles. Evalúa el éxito de tu proyecto analizando los KPI y luego usa estos datos para tomar decisiones o para encarar nuevos proyectos.
6. Automatiza tareas repetitivas para acelerar la gestión de proyectos
Las automatizaciones pueden acelerar tu flujo de trabajo para que la gestión de proyectos sea más eficiente. Por ejemplo, puedes automáticamente notificar a los gerentes cuando se cumplen las fechas de vencimiento, crear una nueva tarea cada semana y mucho más. Puedes elegir entre plantillas de automatización listas para usar o crear tus propios flujos de trabajo automatizados.
¿Por qué debes usar monday.com para la gestión de proyectos?
En pocas palabras, monday work management es más que un software de gestión de proyectos, ya que permite a los equipos gestionar todos los proyectos y tareas desde un solo lugar.
Con nuestra solución, los equipos pueden:
- Ver el progreso del proyecto de un vistazo
- Estar al día con la agenda y los plazos
- Colaborar de forma más eficiente y efectiva
- Crear el flujo de trabajo que siempre quisiste
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