Scrum Methode: Wie du dein nächstes Projekt startest

Genau wie erfolgreiche Sportler lernen auch Unternehmensteams durch Übung. Wenn du auf dem Spielfeld oder in der Vorstandsetage ein Star sein willst, musst du üben und dabei immer weiter lernen. Scrum ist ein Projektmanagement-Konzept, das auf der gleichen Idee basiert.

So wie eine Sportmannschaft nach einem großen Spiel zusammenkommt, um einen erfolgreichen oder einen misslungenen Spielzug zu besprechen, ermutigt Scrum Teams dazu, aus ihren eigenen Siegen und Niederlagen zu lernen. Diese Teams organisieren (und reorganisieren) sich dann im Handumdrehen und stellen sich für das nächste Mal neu auf.

Dieser Artikel behandelt alle Grundlagen: die Scrum Methode, das Framework, Events, Artefakte, Teammitglieder und Tools für den Einstieg.

Was ist Scrum?

Scrum ist ein Rahmenwerk für die Organisation, Planung und Durchführung von komplexen Projekten.

Es unterstützt Mitarbeiter, Teams und Organisationen dabei, Projekte zu entwickeln oder abzuschließen, indem es ihnen den Freiraum gibt, sich während des Prozesses an Veränderungen anzupassen.

Wir werden uns später mit dem gesamten Framework beschäftigen, aber hier ist ein kurzer Überblick:

• Der gesamte Prozess beginnt oft mit einer Produkt-Roadmap, in der die Ziele, die du erreichen willst, beschrieben werden
• Diese Roadmap wird in ein Produkt Backlog mit allen Funktionen und Anforderungen unterteilt, die zum Erreichen des Ziels benötigt werden.
• Die Teams arbeiten in 1-4-wöchigen Sprints, in denen sie einen Teil des Produkt Backlogs abarbeiten und ein Produktinkrement (eine Version des Endprodukts) erstellen.
• Nach jedem Sprint wird die Arbeit überprüft, verfeinert und angepasst, um dann den nächsten Sprint zu starten. Dieser Zyklus geht weiter, bis das Endprodukt fertig ist und das Projekt endet.

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Warum nennt man es Scrum?

Der Begriff Scrum stammt aus dem Rugby, wo sich Spielerinnen und Spieler aus mehreren Mannschaften in einer sehr engen, organisierten Formation zusammenschließen, um ein Ziel zu erreichen.

Die Spielerinnen und Spieler schließen sich in dem Stück buchstäblich zu einer engen Gruppe zusammen. Das sieht so aus:

(Bildquelle)

Die Analogie wurde erstmals 1986 in einem Artikel von Takeuchi und Nonaka in der Harvard Business Review erwähnt.

Sie verglichen leistungsstarke, funktionsübergreifende Produktentwicklungsteams mit Rugbyteams, die die Scrum-Formation verwenden.

Was ist der Unterschied zwischen Agile und Scrum?

Viele Leute verwechseln Scrum und agiles Projektmanagement und denken, dass es dasselbe ist. Sicher, bei beiden geht es um kontinuierliche Verbesserung und nicht darum, ein fertiges Produkt zu liefern. Aber der Maßstab ist ein anderer.

Agil ist die Denkweise – die Idee hinter dem, was du erreichen willst, wie Anpassungsfähigkeit, Selbstmanagement und Geschwindigkeit.

Scrum ist das How-to-Rezept – ein konkreter Plan, der beschreibt, wie man Agile Schritt für Schritt umsetzt.

Das ist es, was Scrum auszeichnet. Es ist ein konkreter Rahmen mit verschiedenen Phasen, klar definierten Rollen und Events.

Und die Methodik funktioniert. 56% aller agilen Teams verwenden das Scrum-Framework.

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Warum Scrum? Einführung in die Scrum-Theorie

Teams arbeiten mit dem Scrum-Framework, weil sie durch seine Einfachheit und Flexibilität schneller vorankommen und dabei trotzdem organisiert bleiben.

Auf die Frage, warum Scrum ursprünglich in ihrem Unternehmen eingeführt wurde, antworteten 71% der Teams, dass Scrum eingeführt wurde, um die Softwareentwicklung zu beschleunigen, und 63%, um wechselnde Prioritäten zu verwalten.

Die Theorie, die hinter der Gründung von Scrum steht, beruht auf 3 wichtigen Säulen: Transparenz, Kontrolle und Anpassung.

Diese Säulen beruhen auf der Annahme, dass Wissen aus Erfahrung entsteht und dass Entscheidungen auf der Grundlage von Beobachtungen getroffen werden sollten. Wenn Teams an einem Projekt arbeiten, sammeln sie Erfahrungen, und auf der Grundlage dieser Erfahrungen sollten sie in der Lage sein, ihr Vorgehen neu zu justieren.

Die Säulen fördern schlankes Denken, das heißt, sich nur auf das zu konzentrieren, was beobachtet wurde, und verschwendete Aktivitäten zu reduzieren, damit die Teams sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

Die folgenden Säulen dienen als Leitprinzipien für das Scrum-Team:

• Transparenz: Sowohl das Team, das die Arbeit ausführt, als auch diejenigen, die die Arbeit erhalten, müssen jederzeit über den Prozess und den Status informiert sein. Geringe Transparenz an irgendeinem Punkt des Prozesses kann zu Entscheidungen führen, die nicht sinnvoll sind und das Projekt gefährden. Die Säule der Transparenz ist auch notwendig, damit die nächste Säule, die Kontrolle, nützlich ist.
• Inspektion: Der Prozess und der Fortschritt müssen regelmäßig bewertet werden, während ihr arbeitet. So können du und dein Team potenzielle Risiken oder Probleme erkennen und die letzte Säule unterstützen – die Anpassung, wenn nötig. Das Scrum-Rahmenwerk bietet einen Rhythmus für die Überprüfung, auf den wir später noch eingehen werden.
• Anpassung: Wenn du merkst, dass dein Prozess nicht gut läuft oder die Ergebnisse nicht wie erwartet ausfallen, musst du dich anpassen. Am wichtigsten ist, dass du dich schnell anpasst, damit du nicht noch weiter von deinem ursprünglichen Ziel abweichst.

Es ist wichtig zu wissen, dass alle 3 Säulen zusammenbrechen, wenn die Mitarbeiter nicht in der Lage sind, sich selbst zu managen. Von einem Scrum-Team wird erwartet, dass es sich in dem Moment anpasst, in dem es durch eine Inspektion etwas Neues erfährt, und das kann man nicht, wenn man nicht die Macht hat, selbstbestimmte Entscheidungen zu treffen.

Was ist das Scrum Framework?

Wir erwähnen immer wieder, dass Scrum ein Framework ist, aber was genau bedeutet das?

Das Scrum Framework ist ein Rahmen. Dieser besteht aus Eventsn – auch Zeremonien genannt -, die als Phasen innerhalb eines Projekts fungieren, und Artefakten, die als abzuschließende Ergebnisse dienen.

Sie sind alle so organisiert, dass das kontinuierliche Lernen und Anpassen möglich ist. Wenn du das Ganze von Anfang bis Ende illustrieren würdest, sähe es wie ein Kreislauf aus, der immer weitergeht.

Scrum Zeremonien

Es gibt 5 Events oder Zeremonien im Rahmen von Scrum:

• Der Sprint
• Sprintplanung
• Tägliches Scrum
• Sprint Review
• Sprint Retrospektive 

Die Zeremonien sind so gestaltet, dass sie Transparenz schaffen und eine Überprüfung und Anpassung im Prozess ermöglichen. Ein Sprint ist selbst ein Event und dient gleichzeitig als übergeordneter Rahmen für 3 der übrigen Events.

Was sind die Scrum Artefakte?

Artefakte repräsentieren die Arbeit des Scrum-Teams oder den Wert, der für das Endziel bereitgestellt wird. Sie ermöglichen Transparenz für das gesamte Scrum-Team.

Es gibt 3 Artefakte, von denen jedes auf folgende Weise definiert und gemessen werden muss:

• Produkt- (oder Aufgaben-)Backlog: die vollständige Liste der zu erledigenden Arbeiten, gemessen am Produktziel
• Sprint Backlog: die Liste der Arbeit, die innerhalb eines Sprints erledigt werden muss, gemessen am Sprint-Ziel
• Inkrement: die Leistung(en), die am Ende eines Sprints zur Überprüfung vorgelegt werden, gemessen an der „Definition of Done“, d. h. daran, ob sie fertiggestellt wurden oder nicht

Die 5 Phasen von Scrum

Die Scrum-Methode besteht aus Scrum-Zeremonien, wie wir oben erklärt haben. Die Zeremonien können in die folgenden 5 Phasen unterteilt werden:

#1: Die Vorplanungsphase

• Ziele und Visionen festlegen: Der Product Owner legt die übergreifenden Ziele, Zielsetzungen und oft auch eine Produkt-Roadmap fest. Dies geschieht in der Regel in direkter Zusammenarbeit mit den Stakeholdern.
• Erstellen und Verfeinern des Product Backlogs: Das Produkt-Backlog ist eine Liste von Funktionen, Anforderungen und Fehlerkorrekturen (für Live-Software), die alles auflistet, was ein Team tun muss, um ein Produkt fertigzustellen.

#Nr. 2: Die Planungsphase

• Halte ein Sprint-Planungstreffen ab und wähle Funktionen aus, die in das Sprint-Backlog aufgenommen werden sollen (diese werden oft aus der Perspektive der Nutzer definiert und User Stories genannt).
• Brich alle großen Anforderungen (oft „Epics“ genannt) in konkrete Aufgaben auf und schätze, wie lange jede einzelne Aufgabe dauern wird.
• Stelle sicher, dass das Sprint Backlog klein genug ist, um in deinem Sprint-Zeitrahmen erreichbar zu sein, und verteile die Verantwortung für die verschiedenen User Storys und Aufgaben an die entsprechenden Teammitglieder.

#Nr. 3: Die Sprint- oder Entwicklungsphase

• Arbeite auf deine Iteration oder dein Produktinkrement hin, das am Ende des Sprints geliefert wird.
• Halte ein tägliches Standup oder ein tägliches Scrum-Meeting ab, in dem du die Fortschritte von gestern, die Aufgaben von heute und mögliche Engpässe besprichst.

#Nr. 4: Die Test- und Überprüfungsphase

• Vereinbare ein Sprint-Review-Meeting (auch Produktinkrement-Review genannt), bei dem Kunden und tatsächliche Nutzer des Produkts (Stakeholder) das neue Inkrement testen. Wenn sie die Änderungen akzeptieren und sie so funktionieren, wie sie sollten, kannst du die neue Iteration als abgeschlossen betrachten.

#Nr. 5: Die retrospektive Phase

• Halte eine Sprint-Retrospektive mit den Mitgliedern des Scrum-Teams ab, um zu besprechen, was gut gelaufen ist und wo du dich noch verbessern kannst.
• Aktualisiere das allgemeine Produkt-Backlog auf der Grundlage des Erfolgs (oder Misserfolgs) des Inkrements und etwaiger Änderungen der Stakeholder-Prioritäten.

Wer sind die Mitglieder eines Scrum-Teams?

Ein Scrum-Team ist ein kleines Team von 10 oder weniger Personen. Diese Anzahl ermöglicht es den Teams, wendig zu bleiben, aber groß genug zu sein, um innerhalb eines Sprints viel Arbeit zu erledigen.

Das Scrum-Team ist letztendlich für die Zusammenarbeit mit den Stakeholdern, die Verifizierung, die Wartung, den Betrieb, das Experimentieren, die Forschung und die Produktentwicklung (falls zutreffend) verantwortlich.

Hier steht, wofür jedes der folgenden Teammitglieder verantwortlich ist:

• Product Owner: Die Brücke zwischen den Stakeholdern und dem Team. Er versteht, was die Kunden brauchen, und bestimmt die allgemeine Vision und die Ziele für das Produkt.
• Scrum Master: Kein traditioneller Anführer von oben nach unten. Er ist ein Teil des Teams mit zusätzlichen Aufgaben. Er stärkt zum Beispiel die Scrum-Werte in den Meetings und hält die Mitglieder bei der Stange.
• Teammitglied: Die übrigen Mitglieder des Scrum-Entwicklungs- oder Arbeitsteams sind gleichberechtigte Mitglieder mit direkter Aufgabenverantwortung.

Stakeholder sind nicht wirklich Mitglieder des Teams, sondern alle, die am Ergebnis des Projekts interessiert sind. Das sind z.B. wichtige Kunden, interne Nutzer der Lösung, leitende Angestellte und viele mehr. Wichtige Stakeholder nehmen an wichtigen Meetings teil und prüfen die Produktfortschritte (Kundenleistungen).

Ein Scrum-Team sollte ein „komplettes Team“ sein (im Scrum-Guide wird es als funktionsübergreifend bezeichnet). Jedes Mitglied sollte über alle notwendigen Werkzeuge verfügen, um eine Iteration abzuschließen. Vom Entwurf bis zur Produktion sollten sie nichts auslagern müssen.

Das ist ein Leitprinzip von Scrum.

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9 Schritte zur Einführung von Scrum in deinem nächsten Projekt

#1: Wähle einen geeigneten Product Owner

Der Product Owner ist nicht unbedingt der ranghöchste Entwickler. Vielmehr ist es derjenige, der deine Kunden und ihre Bedürfnisse am besten versteht. Das kann ein interner Nutzer des Produkts sein, jemand aus dem Support, dem Vertrieb, dem Marketing, der Kundenbetreuung oder sogar ein Unternehmensanalyst.

Sie sind das Bindeglied zwischen deinem Scrum-Team und den Stakeholdern, also wähle sie sorgfältig aus.

#Nr. 2: Erstelle und verfeinere dein Produkt Backlog

Bevor du mit der Planung eines bestimmten Sprints beginnen kannst, musst du alle Dinge umreißen, die dein fertiges Produkt enthalten soll. Der Product Owner sollte eng mit allen wichtigen Stakeholdern zusammenarbeiten, um ein Product Backlog zu erstellen.

Verfeinere die gewünschten Funktionen oder Elemente und setze Prioritäten auf der Grundlage deiner kurz- und langfristigen Ziele. Deine Stakeholder haben vielleicht ein paar „Must-haves“ für die nächste Iteration herausgesucht.

Verwende farbcodierte Prioritätskennzeichnungen, um deinem Projektteam zu helfen, sich auf die richtigen Dinge zu konzentrieren.

#Nr. 3: Plane deinen ersten Sprint

Beurteile alle Kandidaten (Features im Backlog) und entscheide, auf welche du dich in deinem Sprint konzentrieren willst. Lege das übergeordnete Sprint-Ziel fest und beschreibe, wie sich das Nutzererlebnis insgesamt verändern soll.

Wenn du dein erstes Sprint Backlog erstellst, solltest du die Kapazität deines Teams berücksichtigen.

In Agile und Scrum konzentrieren wir uns oft auf „User Stories“ statt auf Features. Dabei handelt es sich im Wesentlichen um Funktionen aus der Sicht des Kunden, in denen sein Wunschergebnis beschrieben wird. Anstelle von „Kompatibilität mit mobilen Apps“ könntest du z. B. sagen: „Ich möchte die Dokumente auf meinem Smartphone abrufen und bearbeiten können.“

#Nr. 4: Schätze die Zeit für jede Aufgabe

Du musst auch abschätzen, wie lange jede Aufgabe dauern wird. Du kannst dann entweder klare Fristen setzen oder Story Points (SP) verwenden, einen geschätzten Umfang, über den ihr im Team entscheidet.

Bei monday.com betrachten unsere internen Teams 1 SP als einen vollen Arbeitstag und wir planen 8 SP für 2-wöchige Sprints, um Spielraum für unvorhergesehene Probleme zu haben.

#Nr. 5: Übertrage die Verantwortung an die richtigen Teammitglieder

Das Team bespricht und verteilt die Verantwortung für Aufgaben und User Stories an die entsprechenden Teammitglieder. Selbstorganisation ist hier der Schlüssel. Der Scrum Master sollte den Mitgliedern nicht vorschreiben, was sie zu tun haben.

#Nr. 6: Tägliche Scrum-Meetings abhalten

Das tägliche Scrum Meeting oder Standup wird nicht ohne Grund von 85% der agilen Teams genutzt. Tägliche Fortschrittsbesprechungen helfen allen, Prioritäten zu setzen und gemeinsam an Zielen zu arbeiten.

#Nr. 7: Besprechung des Sprint-Inkrements mit den Stakeholdern

Lade Kunden und interne Stakeholder ein, um das neue Inkrement auf die Probe zu stellen. Dieses Treffen wird als Sprint Review oder Product Increment Review bezeichnet.

Wenn die Nutzer das Gefühl haben, dass die neue Funktionalität ihre Erwartungen in jeder Hinsicht erfüllt (Gesamterlebnis), war der Sprint ein Erfolg. Wenn nicht, musst du das Backlog anpassen, je nachdem, was die Nutzer als unzureichend empfinden.

#Nr. 8: Ein retrospektives Treffen abhalten

In der Sprint-Retrospektive bewerten der Product Owner, der Scrum Master und die Teammitglieder die folgenden Punkte:

• Was gut lief
• Zu verbessernde Bereiche
• Mögliche Änderungen am Produkt-Backlog

Das ist der Schlüssel zum ständigen Lernen und zur Verbesserung deiner Scrum-Prozesse.

#9 Start des nächsten Sprints

Es ist Zeit für einen neuen Sprint, also beginne ein weiteres Sprintplanungsmeeting. Reflektiere und wiederhole deinen Prozess, während du dein Produkt entwickelst und mehr über Scrum lernst.

Warum monday.com das beste Tool zur Umsetzung von Scrum ist

Wir sind davon überzeugt, dass monday.com die besten Instrumente für Projektmanager bietet, um Scrum in ihrer Organisation umzusetzen. Es bietet die Grundlage für alle Sprint Events und Artefakte und enthält einige wichtige Funktionen, die das Scrum Framework noch reibungsloser laufen lassen.

Die Kommunikation zu Events, Artefakten und Inkrementen innerhalb von monday.com findet auf der Plattform unter jeder Aufgabe statt, die vom Produkt- oder Aufgabenverantwortlichen festgelegt wurde.

Das bedeutet, dass Daten und Informationen automatisch in deinem Projektmanagement-Tool gesammelt werden und das hin und her kommunizieren in deinem Scrum Team reduziert wird.

Innerhalb eines Sprints sind einige Aktivitäten von der Fertigstellung anderer Aktivitäten abhängig, und wir wissen, dass Sprints erst beginnen können, wenn der vorherige Sprint abgeschlossen ist.

Unsere Plattform automatisiert Benachrichtigungen zwischen Teammitgliedern, wenn es um die Erledigung von Aufgaben, das Hochladen von Dokumenten, Kommunikation und vieles mehr geht.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie du eine Automatisierung einrichten kannst:

Egal, ob du dich für ein Scrum Board, ein Kanban-Board oder den Scrumban entscheidest, du kannst dein Projekt auf monday.com ansehen und sogar zwischen den Ansichten wechseln, wenn du deine Meinung änderst.

Außerdem stehen dir weitere Optionen zur Verfügung. Du kannst dir deine Projektaufgaben als Zeitleiste ansehen, um zu sehen, ob du deine Leistungen rechtzeitig fertigstellst, als Tabelle, wenn du bestimmte Aufgaben aufschlüsseln willst, als Gantt-Diagramm und vieles mehr.

Dein Team verlässt sich wahrscheinlich schon auf verschiedene Tools, um die Arbeit zu erledigen. Unsere Software lässt sich mit allen Tools integrieren, die du für den reibungslosen Ablauf deiner Projekte brauchst. Wir integrieren sogar beliebte Entwicklungstools wie GitHub, JIRA, GitLab und PagerDuty, wenn du das Scrum-Framework zur Verwaltung eines Entwicklungsteams verwendest.

Nicht zuletzt ist sie einfach zu bedienen, und dein Team wird sich jeden Tag gerne einloggen, um den Status zu aktualisieren und mit anderen Teammitgliedern zu kommunizieren. Das Erledigen von Aufgaben auf unserer Plattform ist befriedigend, und das Wechseln von Ansichten, das Verschieben von Aufgaben im Workflow und die Kommunikation mit anderen Teammitgliedern ist einfach und intuitiv.

Implementiere Scrum für dein nächstes Projekt

Das Scrum-Framework gibt den Teams die nötige Freiheit, um Iterationen vorzunehmen, ohne die Unternehmensziele zu verfehlen.

Implementiere das Scrum-Framework in deinem Team – egal, ob es sich um ein Entwicklungsteam oder ein anderes Team handelt -, um Projekte pünktlich abzuschließen, den Fortschritt innerhalb einer organisierten Struktur zu kommunizieren und deinem Team trotzdem die Freiheit zu geben, seine Zeit selbst einzuteilen.

Wenn du nach einem Tool suchst, das dich bei der Verwaltung deines Scrum-Teams unterstützt, bietet dir monday.com dev alles, was du brauchst. Hinzu kommen Integrationen mit den Tools, die du bereits hast, Automatisierungen, um unnötige Arbeit zu reduzieren, eine schöne Benutzeroberfläche und vieles mehr.