61% aller Projektmanager beginnen ihre Projektplanung, indem sie den Umfang des Projekts festlegen. Ungefähr die Hälfte legt als Erstes den Zeitplan fest. Egal, zu welchem Ansatz du neigst, eines haben sie gemeinsam: Projektmeilensteine.
Während Meilensteine im Leben aufregende Ereignisse repräsentieren, markieren Meilensteine im Projektmanagement gewöhnlich Stufen im Projektfortschritt. Es sind Indikatoren, die dir helfen zu erkennen, ob das Projekt nach Plan verläuft oder ob eventuell kleine Änderungen oder zusätzliche Finanzierungen notwendig sind.
In diesem Artikel erhältst du einen Überblick, was Projektmeilensteine sind und warum Meilensteine im Projektmanagement wichtig sind. Außerdem bieten wir dir Projektmeilenstein Beispiele, erklären, wie du sie festlegst und geben dir Ideen zur Projektmeilenstein Visualisierung.
Was ist ein Meilenstein im Projektmanagement?
Ein Projektmeilenstein bezeichnet normalerweise den erfolgreichen Abschluss einer Projektstufe oder das Erreichen eines Zwischenziels im Laufe des Projektlebenszyklus. Auf dem Weg zum erfolgreichen Projektabschluss kann es ein oder mehrere Meilensteine geben.
Projektmeilensteine ermöglichen Projektmanagern und Stakeholdern, den Projektstand und -ablauf einzuschätzen. Wenn alles nach Plan läuft, sind keine Anpassungen notwendig.
Wenn ein Meilenstein jedoch nicht im geplanten Zeitraum erreicht ist, müssen Arbeitsprozesse neu evaluiert, Probleme identifiziert und Lösungsmöglichkeiten gefunden werden. Du kennst das sicher. In diesen Fällen müssen eventuell sogar die Fälligkeitsdaten verschoben werden.
Projektmeilensteine werden am häufigsten im Rahmen der Wasserfall-Projektmanagement Methode genutzt, bei der Projekte in Projektmanagement Phasen eingeteilt und in einer vorbestimmten Reihenfolge abgeschlossen werden.
Projektmeilenstein Beispiele sind die erfolgreiche Erstellung eines Projektplans, Start- und Endtermine, der Gewinn des hundertsten Kunden, der Launch eines Events oder einer App usw.
Für kleinere Projekte reicht es unter Umständen „Projektstart“ und „Projektabschluss“ als Projektmeilensteine zu definieren. Für große Projekte, die über mehrere Monate angelegt werden, sind verständlicherweise eine Reihe von Meilensteinen notwendig.
Warum sind Projektmeilensteine wichtig?
Hier sind 8 triftige Gründe, Projektmeilensteine zu setzen und zu verfolgen.
Nr. 1 Projektworkflows erstellen
Meilensteine ermöglichen eine präzise Projektplanung und helfen bei der Erstellung solider Roadmaps für Projekte. Sie geben Projektmanagern konkrete Ziele, auf die hinzuarbeiten ist. Anstatt also Projekte ausschließlich auf Start- und Endtermin basierend zu planen, können PMs Meilenstein-bezogene Aufgaben ansetzen. Das Projektteam, oder die Verantwortlichen wissen, dass sie den Meilenstein „X“ bis zu einem bestimmten Termin erreichen müssen und können Aktivitäten entsprechend planen.
Nr. 2 Ressourcen zuteilen
Meilensteine helfen, Projekte in umsetzbarere Teile zu unterteilen. Als Projektmanager kannst du diese in der Planungsphase nutzen, um die nötigten Ressourcen zu schätzen und zu verteilen.
Sobald ein Projekt begonnen hat, kannst du relevante Mitarbeiter anweisen, welche kritischen Aufgaben zu erledigen sind, um die Meilensteine zu erreichen.
Als Projektleiter dienen dir Meilensteine während eines Projekts als Kontrollpunkte: Musst du eventuell mehr Leute einstellen? Brauchst du eine andere Software? Kannst du das Arbeitspensum bestimmter Teammitglieder erhöhen? All diese Fragen kannst du genau analysieren und beantworten.
Nr. 3 Projektfortschritt überwachen
Meilensteine helfen dir, den Fortschritt des Projekts nachzuverfolgen.
Es kommt nicht selten vor, dass sich Teams einem Fälligkeitsdatum nähern und feststellen, dass noch tonnenweise Arbeit aussteht. Sie haben den Überblick verloren und rudern herum. Durch Projektmeilensteine kann diese Situation leicht vermieden werden.
Bei angemessen festgelegten Meilensteinen, kannst du den Fortschritt deines Projektteams genau beurteilen. Wenn dein Team Meilensteine fristgerecht oder sogar frühzeitig erreicht und gute Qualität liefert, brauchst du wohl kaum Änderungen vorzunehmen.
Nr. 4 Potenzielle Probleme identifizieren und lösen
Wenn Teams Meilensteine nicht, oder mit nur unzufriedenstellenden Arbeitsergebnissen erfüllen, sind Änderungen im Projektplan erforderlich.
Wenn ein Meilenstein übersehen wird oder weitere Arbeiten zu erledigen sind, die ursprünglich nicht geplant waren, wirst du wesentliche Faktoren neu einschätzen müssen. Diese Faktoren könnten sein: Mitarbeiter mit ineffizienter Arbeitsweise, mangelhafte Planung, fehlerhafte Arbeitsprozesse, unzureichende finanzielle Mittel, die Verwendung ungeeigneter Tools usw.
Du kannst diese Bereiche tiefer analysieren, um die Probleme zu lösen und dein Projektteam wieder auf den Weg zum nächsten Meilenstein zu bringen.
Nr. 5 Projektlaufzeit angleichen
Meilensteine können dabei helfen, die Projektlaufzeit zu bestimmen. Sobald du sie festgelegt und eine Vorstellung vom Zeitplan hast, kannst du die Projektlaufzeit nach Bedarf verkürzen oder verlängern.
Für Teams, die ihre Meilensteine vor Ablauf der Bearbeitungsfrist erreichen, können die Projektdeadlines vorgezogen werden, während für Teams, die mit der Fristeinhaltung zu kämpfen haben, die Deadlines aufgeschoben werden könnten.
Als Projektmanager erhältst du den Weitblick, potenzielle Projektverzögerungen vor Ablauf der Deadlines zu erkennen, und kannst Kunden und Stakeholder umgehend darüber in Kenntnis setzen.
Man kann mit Recht sagen, dass niemand der Empfänger eines Kundenanrufs sein möchte, nachdem ihm mitgeteilt wurde, dass sich sein Projekt nur eine Woche vor der geplanten Fertigstellung verzögern wird. Je zeitiger diese Information geliefert wird, desto besser.
Leseempfehlung: Projektstrukturplan (PSP): eine Starthilfe
Nr. 6 Nahtlose Projektaktualisierungen
PMs und Teamleads müssen nicht zahlreiche Meetings abhalten oder Telefonate führen und endlose E-Mail-Ketten schreiben, um Stakeholder und Kunden über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten.
Du kannst Software für Projektmanagement nutzen, wo du andere als Gäste zur Plattform einladen kannst, damit sie die Meilensteine auf dem Projektboard selbst einsehen können.
Mit einer für PMO (Projektbüro) geeigneten Software für Projektmanagement wie monday.com kannst du Projektboards erstellen sowie Meilensteine kennzeichnen und visualisieren, sodass alle genau wissen, wie viel sie bereits erreicht haben und was noch zu erledigen ist.
Nr. 7 Motivation des Teams erhalten
Durch das Hervorheben und Kennzeichnen von Meilensteinen auf einer Projektzeitleiste sind sich Teammitglieder im Klaren, worauf ihre Arbeit abzielt.
Sie erhalten zudem eine eindeutige Vorstellung vom Projektfortschritt, die Kommunikation im Team wird gestrafft und die Zusammenarbeit verbessert.
Teammitglieder können ihre Vorschläge einbringen oder PMs bereits im Voraus über potenzielle Probleme in Kenntnis setzen, die zu einer Verzögerung führen könnten. Eine transparente Projektzeitleiste sorgt für einen kollaborativen Arbeitsplatz, an dem jeder engagiert und motiviert arbeiten kann, um die Ziele zu erreichen.
Nr. 8 Genehmigungsprozess für Finanzierungsmittel beschleunigen
PMs können Meilensteine nutzen, um einen Budgetplan für das Projekt auszuarbeiten. Das ist besonders hilfreich bei Projekten, bei denen die finanziellen Mittel schrittweise ausgeschüttet werden.
Projektmeilensteine dienen als Indikatoren für den Projektfortschritt und signalisieren Stakeholdern, dass zusätzliche Geldmittel in der nächsten Phase eine lohnenswerte Ausgabe sind. Zudem können Meilensteine dabei helfen, finanzielle Probleme von bereits laufenden Projekten zu identifizieren.
Nehmen wir einmal an, dein Team hat zwei von vier Meilensteinen erreicht und du stellst fest, dass die Ressourcen nicht ausreichen. Diese Information kannst du nutzen, um weitere finanzielle Mittel genehmigen zu lassen, noch bevor die aktuellen Ressourcen vollständig aufgebraucht sind.
Es ist viel zu spät, neue finanzielle Mittel zwei Wochen vor Projektfälligkeit anzufragen, wenn du dir den Anblick eines Raums voller nicht gerade begeisterter Stakeholder ersparen willst.
Wie bestimmst du Meilensteine für dein Projekt?
Meilensteine unterscheiden sich von Projekt zu Projekt — und jeder PM kann eigene festlegen. Um dir aber trotzdem einen Ausgangspunkt zu geben, haben wir hier einige für dich zusammengetragen:
- Wichtige Fälligkeitsdaten: Jedes für ein Projekt entscheidende Datum, wie z.B. das Start- und Endtermin, können einen Meilenstein darstellen.
Weitere Beispiele sind ein Eventdatum, Start- und Enddatum einer bestimmten Projektphase, das Datum, an dem Tools erworben werden oder Schulungen beendet sind usw.
- Abschluss wesentlicher Aufgaben: Jede Aufgabe, die einen direkten Einfluss auf das Projektergebnis nimmt, gilt als wesentlich. Dies könnte zum Beispiel die letzte Aufgabe sein, die dein Team vor dem Launch einer App zu erledigen hat, oder eine wichtige Abhängigkeit — die geklärt werden muss, bevor eine neue Aufgabe begonnen werden kann.
- Wesentliche Projektergebnisse: Projektergebnisse — wie das Modell einer Webseite, die erste Version einer App oder eine beliebige Anzahl an Produkten, die an den Kunden verschickt werden — sind gute Meilensteine, da sie dem Team und den Stakeholdern den Fortschritt eindeutig illustrieren.
- Maßgebliche Leistungen: Deine Meilensteine können auch aus Leistungen bestehen, die im Laufe des Projekts erreicht wurden. Sie stellen nicht das Endergebnis dar, sind aber ein wichtiger Schritt in die richtige Richtung. Beispiele hierfür sind der Launch deiner ersten Werbekampagne oder 200 gewonnene Leads.
- Genehmigungen durch die Stakeholder: Das Einholen der Genehmigung der Stakeholder oder der Geschäftsführung stellt einen wichtigen Meilenstein dar, da dein Projekt ohne diese Genehmigungen nicht starten oder fortlaufen kann. Du kannst also auch Meilensteine definieren, die sich auf die Einholung von Genehmigungen bei den Stakeholdern beziehen, wie z.B: für wesentliche Projektergebnisse, Projektpläne, Budgets usw.
- Prüfungen: Jedes Mal, wenn du der Meinung bist, dass eine Überprüfung deines Projekts notwendig ist, kannst du einen Meilenstein hinzufügen. Diese könnte nach der Hälfte des Projekts, monatlich oder alle X Tage anberaumt werden.
Du kannst diese Meilensteine nutzen, um zu prüfen, ob das Projekt innerhalb des Budgets liegt und wie es um die anderen Ressourcen steht.
- Meetings und Ereignisse: Ein bestimmtes, projektspezifisches Meeting mit einem Kunden oder den Stakeholdern kann ebenfalls ein ausgezeichneter Projektmeilenstein sein. Es kann sich dabei beispielsweise um ein Kundenmeeting handeln, das einmal im Quartal abgehalten wird, oder eine Präsentation, die dein Produkt noch vor dem Launch vorstellt.
5 Tipps um Projektmeilensteine erfolgreich zu erzielen
Hier sind fünf Expertentipps für dich und dein Team, wie ihr eure Projektmeilensteine erreichen könnt:
Nr. 1: Lege nicht zu viele Meilensteine fest
Es stimmt, dass wir empfehlen, so viele Meilensteine hinzuzufügen, wie du brauchst — pass jedoch auf, dass du es vor lauter Eifer nicht übertreibst. Ein dreiwöchiges Projekt braucht keine 5 separaten Meilensteine. Zu viele Meilensteine können ein Projekt unnötig verkomplizieren.
Zu wenige Meilensteine, auf der anderen Seite, machen den Projektplan unwirksam, denn es erschwert das Messen des Fortschritts.
Idealerweise sollten Meilensteine für deine wichtigsten Projektereignisse stehen. Andere Elemente können als Aufgaben mit hoher Priorität definiert werden.
Nr. 2: Sei spezifisch
Deine Meilensteine sollten niemals vage sein und „Funktion 1 abgeschlossen“, „Meilenstein 1“ usw. lauten. Sie sollten eine spezifische Leistung deklarieren.
„Styleguide geliefert“, „Genehmigung der Stakeholder eingeholt“, „Modell der Webseite geliefert“ und „Einstellungsphase abgeschlossen“ sind gute Beispiele für Meilensteinlabel.
Nr. 3: Lege einen Zeitraum fest
Wo wir gerade von Genauigkeit sprechen: Deine Meilensteine brauchen unumstößliche Fälligkeitstermine. Dein Team braucht ein Ziel, auf das es hinarbeiten kann, und keine endlose Zeitleiste voll Aufgaben.
Ohne eine Deadline wird die Nachverfolgung der Meilensteine beinahe unmöglich.
Nr. 4: Bestimme progressive Meilensteine
Projektmeilensteine sollten zeitlich linear festgelegt und aufeinander abgestimmt werden. Im Grunde sollte das Erreichen eines Meilensteins Ihr Team auf den richtigen Weg zum nächsten Meilenstein führen.
Nr. 5: Bringe dein Team an Board
Motiviere dein Team, indem du eine visuelle Zeitleiste teilst, auf der alle Meilensteine verzeichnet sind. Solch ein Überblick steigert die Transparenz, schafft Vertrauen und fördert die Zusammenarbeit.
So visualisierst du deine Meilensteine mit dem Work OS von monday.com
Eine Visualisierung der Projektmeilensteine unterstützt das Verständnis, gewährt einen Überblick über den Zeitplan und steigert die Transparenz. All dies kann zu einer engagierten Belegschaft führen, die motiviert ist, Projekte fristgerecht abzuschließen.
monday.com ist ein Work OS, das Projektmanagern die Möglichkeit gibt, mühelos die Projektmanagementanwendung ihrer Träume zu erstellen. Und ein wesentlicher Faktor ist in diesem Zusammenhang die Visualisierung des Workflows, einschließlich der Meilensteine.
Mit den folgenden Schritten kannst du mühelos ein Projektboard erstellen und deine Meilensteine visualisieren:
Nr. 1 Wähle eine Vorlage
Nutze eine der über 200 Vorlagen für Projektmanagement und andere Bereiche auf unserer Plattform, um dein Projekt in nur wenigen Minuten auf die Beine zu stellen.
Es spielt keine Rolle, ob dein Projekt groß oder klein ist, sich um IT oder Marketing dreht, 1 oder 100 Personen involviert — egal, welche Anforderungen du hast, wir haben eine passende Vorlage. Hast du ein Projekt, das Flexibilität erfordert, dann empfiehlt sich eine Kanban-Vorlage. Baust du zunächst eine Strategie, dann kannst du die Businessplan-Vorlage zu Hilfe ziehen.
Wenn Vorlagen nicht dein Ding sind, kannst du jederzeit unsere intuitive Benutzeroberfläche optimal nutzen und alles selbst gestalten.
Nr. 2 Definiere deine Projektmeilensteine
Nutze alle Informationen des vorangegangenen Absatzes und identifiziere deine Meilensteine.
Vergiss nicht, spezifische Meilensteine festzulegen — wie „Meeting für die Bestätigung des Prototyps“ oder „Lieferung des 10. Artikels“ usw. — und entscheide, wann sie abgeschlossen sein müssen. Noch einmal zu Erinnerung: Es ist am besten, ein bestimmtes Datum festzulegen.
Das sollte dir eine Vorstellung von der Projektzeitleiste geben und dir helfen, Aufgaben und Rollen zu definieren.
Nr. 3 Erstelle ein Projektboard
Füge deine Aufgaben und alle zugehörigen Informationen auf einem Projektboard ein. Mit dem Work OS von monday.com für PMOs kannst du jeder Aufgabe einen Titel, Deadlines, Beschreibungen, Checklisten, Bilder und Dateien hinzufügen. PMs können dann mindestens einem Teammitglied die einzelnen Aufgaben zuweisen.
Füge so viele Spalten, wie nötig hinzu, um ein umfassendes Projektboard zu erstellen. Du kannst unterschiedliche Spaltentypen nutzen, um den Aufgabenstatus, Abhängigkeiten, Prioritäten, zeitliche Schätzungen und Zahlen (wie z.B. Preise oder Angebote, usw.) zu vermerken.
Jetzt kannst du die Meilensteine bestimmen.
Nr. 4 Markiere Meilensteine im Board
Um Meilensteine im Projektboard kenntlich zu machen, fügst du sie einfach wie eine reguläre Aufgabe hinzu. Vermerke auch Daten und Einzelheiten.
Jetzt musst du nur noch auf die Zeitleistenspalte klicken und unten „Als Meilenstein festlegen“ auswählen.
In monday.com werden Meilensteine mit einem Diamantsymbol gekennzeichnet. Wenn du dich entscheidest, den „Deadline-Modus“ deiner Zeitleistenspalte zu nutzen, wird das Diamantsymbol in der Farbe des jeweiligen Elementstatus angezeigt.
Meilensteine, die sich planmäßig auf Erfolgskurs befinden, sind mit einem grünen Diamantsymbol gekennzeichnet, während überfällige Meilensteine in Rot dargestellt werden. Dadurch können PMs alles auf einem Blick überwachen.
Da die meisten Projekte, die nach dem Wasserfall-Prinzip als Projektmanagement-Methode durchgeführt werden, über Abhängigkeiten verfügen, kannst du diese Aufgaben mit Hilfe der Spalte „Aufgabenabhängigkeiten“ festlegen und sie an die entsprechenden Meilensteine binden.
Nutze Automatisierungen, um sicherzustellen, dass deine abhängigen Aufgaben stets mit den richtigen Fälligkeitsdaten versehen sind —, selbst wenn es zu Verzögerungen kommt.
Nr. 5 Die Zeitleiste
Die erste Möglichkeit zur Visualisierung deiner Meilensteine besteht im Einsatz einer Zeitleistenansicht. Du kannst diese Ansicht nutzen, indem du auf eine beliebige Zelle der Zeitleistenspalte klickst und in der oberen rechten Ecke „In Zeitleiste anzeigen“ auswählst.
Dadurch wird dein Projektboard automatisch als dynamische Zeitleiste angezeigt, die mehrere Sortieroptionen bietet, die dir das Nachverfolgen deines Projekts leichter machen.
Sobald du die Zeitleiste aufgerufen hast, kannst du eine beliebige Aufgabe auswählen und sie als Meilenstein kennzeichnen, indem du sie mit Rechtsklick anwählst.
Du kannst ein Element auch auf der Zeitleiste bearbeiten. Jede Aktualisierung wird dann automatisch im Projektboard oder in den anderen Ansichten übernommen.
Nr. 6 Nutze Gantt-Diagramme
Gantt-Diagramme sind eine dynamische Form der Zeitleiste. Füge ein Gantt-Diagramm auf deinem Projektboard hinzu, um dir deine Aufgaben, Meilensteine und Abhängigkeiten auf einen Blick anzeigen zu lassen.
Du kannst Aufgaben entsprechend ihrer aktuellen Phase oder entsprechend der zugewiesenen Mitarbeiter usw. sortieren. Eine wichtige Funktion für die Nachverfolgung von Meilensteinen ist die „Gruppenzusammenfassung“.
Die Gruppenzusammenfassung zeigt wie im obigen Bild dargestellt einen Fortschrittsbalken über der Gruppe des Diagramms. Anhand des Balkens kannst du ablesen, wie lange eine Phase dauern soll, wobei auch die exakten Start- und Endtermine verzeichnet sind.
Um eine Gruppenzusammenfassung zu erhalten, musst du die Aufgaben lediglich entsprechend ihrer Phase gruppieren und die Option „Gruppenzusammenfassung anzeigen“ auswählen.
Nr. 7 Das Dashboard
Eine der besten Möglichkeiten für die Visualisierung deines Workflows ist die Verwendung eines Dashboards von monday.com. In einem Dashboard können Benutzer unterschiedliche Arten visueller Widgets nutzen, um Projektmeilensteine nachzuverfolgen.
Du kannst bestimmte Gruppen auswählen, die du nachverfolgen möchtest und einen Überblick erhalten, anhand dem du erkennen kannst, wie weit das Team von der Erreichung des Meilensteins entfernt ist. Du kannst auch eine Mini-Zeitleiste auf deinem Dashboard erstellen, welche die Aufgaben nach Tagen, Wochen, Monaten und anderen Kriterien gliedert.
Mit monday.com können Benutzer für jedes einzelne Projekt mehrere Dashboards erstellen, sodass du jedes Projektelement, einschließlich der Meilensteine, in Echtzeit überwachen kannst.
Meilensteine fördern Mitarbeiter Engagement
Projektmeilensteine sind ein essenzielles Tool für Projektmanager. Sie helfen dabei, Fortschritte zu überwachen, die Kommunikation innerhalb des Teams und mit der Geschäftsführung/den Kunden zu verbessern, und motivieren Mitarbeiter dazu, auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten.
PMs können das Projektmanagement Tool von monday.com nutzen, um ein Projekt in Minutenschnelle auf die Beine zu stellen, Meilensteine zu kennzeichnen und alles in einer Darstellung mühelos zu visualisieren.
Teste unsere Vorlage für Projektmeilensteine, und finde heraus, wie einfach Projektmanagement sein kann.
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