Im Projektmanagement kann es leicht passieren, dass der Fokus zu stark auf dem idealen Endergebnis liegt und dem Wunsch, keine Zeit zu verlieren und sofort loszulegen, wobei die wichtigen Vorbereitungen für einen erfolgreichen Projektstart vernachlässigt werden. Dabei werden dann grundlegende Prozesse übersprungen, die für eine gute Projektplanung sorgen, um alle Aktivitäten genau auf die Ziele abzustimmen.
Genauso ist das mit der Project Charter. Keine Sorge, wenn du als Projektmanager den Begriff noch nicht kanntest, damit bist du nicht alleine. Die Project Charter oder Projektcharta ist ein Dokument, das häufig unterschätzt wird und zwischen Projektzeitplänen, Kick-offs und Aufgaben delegieren untergeht.
In diesem Artikel erfährst du, warum eine gut durchdachte Projektcharta entscheidend für den Erfolg deines Projekts ist. Wir erklären, wie sie dir hilft, dein Team auf Kurs zu halten und die Produktivität zu steigern. Außerdem zeigen wir dir anhand von Beispielen und nützlichen Funktionen von monday.com, wie du deine eigene Projektcharta einfach und effizient erstellen kannst.
Was ist eine Project Charter?
Eine Project Charter (oder Projektcharta) ist der Projektauftrag, also ein kurzes Dokument, das die wichtigsten Eckpunkte eines Projekts festhält und als verbindlicher Rahmen für alle Beteiligten dient. In der Projektcharta werden die Ziele, der Umfang, die Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die wichtigsten Stakeholder festgehalten. Sie wird häufig dafür benötigt, Genehmigungen für ein Projekt einzuholen, aber nicht nur das.
Eine Projektcharta ist im Grunde ein erster, sehr gut vorbereiteter Entwurf deines Projektplans. Darin hältst du alle wichtigen Details fest, bevor du dich an die detaillierte Projektplanung machst.
Die Project Charter vereint die Begriffe Projektauftrag und Projektgrundlage. Sie ist der formelle Projektbeginn und sowohl ein Planungsinstrument, als auch ein strategisches Dokument: Sie schafft Klarheit, gibt dem Projektteam Orientierung und dient als offizieller Startpunkt des Projekts. Häufig wird sie vom Auftraggeber oder Sponsor genehmigt, wodurch sie den notwendigen Rückhalt und die Zustimmung für das Projekt sicherstellt.
Kurz gesagt, die Projektcharta beantwortet die grundlegenden Fragen:
- Warum wird das Projekt durchgeführt?
- Was soll erreicht werden?
- Wer ist in welcher Funktion am Projekt beteiligt?
- Wie wird der Erfolg des Projekts gemessen?
Mit einer durchdachten Projektcharta legst du die Grundlage für eine strukturierte, effektive und effiziente Projektarbeit.
Warum ist eine Project Charter so wichtig?
Um die Bedeutung der Project Charter im Projektmanagement zu verstehen, betrachte sie als eine Art Projektvertrag.
Die Projektcharta dient dazu, das Projekt zu genehmigen und die Projektziele innerhalb deiner Organisation verbindlich festzulegen – außerdem ist sie ein wichtiger Bezugspunkt, wenn sich ein Projekt im Verlauf verändert.
Bei all den unerwarteten Hindernissen und erzwungenen Richtungswechseln, die bei der Leitung eines Projekts auftreten können, vergisst man leicht, warum man das, was man tut, überhaupt tut. Die Projektcharta ist das Werkzeug, das dich wieder auf den Boden der Tatsachen zurückbringt und dir den richtigen Weg weist, um die Projektziele im Blick zu behalten und sie gemeinsam voranzutreiben.
Deine Projektcharta ist auch ein Gradmesser dafür, ob sich ein Projekt lohnt. Auch wenn die Investition in dieses Projekt noch gering ist, gibt dir die Charta die Möglichkeit zu erkennen, ob das Projekt von Grund auf nicht mit der Unternehmensstrategie übereinstimmt. Die Project Charta hilft dir, kritische Fragen zu stellen, und ist deine beste Option, ein unausweichliches Scheitern zu verhindern, bevor Ressourcen verschwendet werden.
Wer ist für die Erstellung der Project Charter verantwortlich?
Die meisten gehen automatisch davon aus, dass die Antwort auf diese Frage „der Projektmanager” ist, und leider ist das auch oft der Fall. Aber das ist nicht ideal.
Die am besten für das Schreiben der Projektcharta geeignete Person ist der Sponsor, da er das Projekt höchstwahrscheinlich durch eine Anfrage oder Genehmigung initiiert hat. Ein Projektsponsor ist die Person, die das Projekt beantragt hat und es abzeichnet. Mit anderen Worten: der Projektinitiator.
Projektsponsoren sind in der Regel im oberen Management angesiedelt und können sogar der CEO eines Unternehmens sein. Sie sind oft diejenigen, die die ersten Gespräche mit dem Kunden oder anderen Interessengruppen über den Zweck, die Ziele und die Auflagen des Projekts geführt haben.
Auf dieser Grundlage können sie die erste Version einer Project Charter erstellen und sie an den Projektmanager weitergeben. In der Realität ist das leider häufig nicht der Fall, aber das bedeutet nicht, dass Projektmanager aufhören sollten, sie einzufordern. Es stimmt, dass viele Führungskräfte oft keine Zeit haben oder die zentrale Bedeutung der Project Charta nicht erkennen, und genau deshalb ist es Aufgabe der Projektmanager, eine angemessene Charta zu verlangen, bevor sie mit der Durchführung beginnen.
In der Regel – und das ist völlig in Ordnung – schreibt der Projektmanager eine Skizze oder sogar die Charta selbst und bittet den Sponsor, sie zu überprüfen. Denk daran, dass eine Projektcharta ein Vertrag ist, den beide Seiten unterschreiben müssen, bevor du loslegen kannst. Denn ein Projektstart ohne Auftrag kann schnell die Berechtigung und Richtung verlieren.
Elemente der Project Charter
Was sollte deine Projekt Charter beinhalten, um sicherzustellen, dass sie wirklich so nützlich ist, wie wir es beschrieben haben? Sehen wir uns zunächst einige der wichtigsten Kennzahlen und Details an, die du in der Projektinitiierungsphase des Projektmanagement-Lebenszyklus zusammentragen solltest.
- Projektname: Nicht so offensichtlich, wie du vielleicht denkst. Versuche, so spezifisch und wiedererkennbar wie möglich zu sein, um Verwechslungen zu vermeiden. Die „Mobile Initiative“ ist zum Beispiel ein No-Go.
- Zweck und Ziele: Welche Probleme oder Fragen haben zu diesem Projekt geführt? Wie wollt ihr sie angehen? Und die vielleicht wichtigste Frage ist: Wie willst du den Erfolg des Projekts messen?
- Budget: Auch wenn du eine separate, detaillierte Budgetplanung haben wirst, sollte dieser Abschnitt das Gesamtbudget und die Planung der Ressourcen enthalten, die für dieses Projekt bereitgestellt werden.
- Ergebnisse: Welches Produkt, welche Dienstleistung oder welches Ergebnis soll geliefert werden, um das Projekt abzuschließen und es als Erfolg zu betrachten?
- Umfang: Was ist der Umfang dieses Projekts? Wann ist der zeitliche Projektstart, wie groß ist es angelegt, und welche Befugnisse hast du als Projektmanager?
- Risiken: Welche bekannten Risiken sind mit diesem Projekt verbunden? Welche Ressourcen stehen zur Verfügung, um diese Risiken zu minimieren?
- Rollen und Verantwortlichkeiten: Gliedere die Verantwortungsbereiche auf und erstelle eine Übersicht von Teammitgliedern und externen Dienstleistern, die für die einzelnen Bereiche zuständig sind.
- Zeitplan und Projektmeilensteine: Wie sieht der Zeitplan aus und was soll in jeder Phase des Projekts erreicht werden?
Je nach Projekt gibt es vielleicht noch andere wichtige Elemente, die du in deinen Prozess einbeziehen solltest, um einen vollständigen Überblick des Projekts zu erhalten.
Du kannst monday workdocs oder unsere Board-Vorlage verwenden, um mit deiner Projektcharta loszulegen.
Schritt für Schritt die Projektcharta erstellen
Die Erstellung einer Projektcharta ist ein strukturierter Prozess, der sicherstellt, dass alle wichtigen Aspekte des Projekts von Anfang an berücksichtigt werden. Dabei wird ein klarer Rahmen geschaffen, der das Projektteam und die Stakeholder auf ein gemeinsames Ziel ausrichtet. Im Folgenden beschreiben wir die zentralen Schritte dieses Prozesses und geben dir Tipps zur Erstellung deiner Projekt Charter:
1. Organisiere ein Kick-off-Meeting
Ein Kick-off-Meeting ist der ideale Ausgangspunkt für die Erstellung einer Projektcharta. Hier kommen alle relevanten Stakeholder wie Projektleiter, Teammitglieder und Auftraggeber zusammen, um die grundlegenden Ziele und Erwartungen zu besprechen. Das Meeting dient dazu, ein gemeinsames Verständnis für das Projekt zu entwickeln, erste Fragen zu klären und Verantwortlichkeiten zu verteilen.
2. Kalkuliere die Risiken ein
Risiken frühzeitig zu identifizieren ist entscheidend für den Erfolg eines Projekts. In dieser Phase werden potenzielle Herausforderungen oder Hindernisse analysiert, die den Fortschritt des Projekts beeinträchtigen könnten. Diese Risiken werden dokumentiert, priorisiert und, falls möglich, Strategien zur Risikominimierung entwickelt. Ein proaktiver Umgang mit Risiken sorgt dafür, dass das Projekt und alle Beteiligten auch in schwierigen Situationen handlungsfähig bleiben.
3. Bestimme die Anforderungen
Die Anforderungen an das Projekt bilden die Basis für die Zieldefinition. Hier werden die Erwartungen der Stakeholder und die benötigten Ressourcen, wie Budget, Personal oder Technologie, genau erfasst. Eine klare Beschreibung der Anforderungen verhindert Missverständnisse und sorgt dafür, dass alle Beteiligten von Anfang an wissen, welche zu erbringenden Leistungen von ihnen erwartet werden.
4. Erarbeite einen klaren Zeitplan
Ein realistischer Zeitplan und gutes Zeitmanagement sind essenziell, um sicherzustellen, dass das Projekt pünktlich abgeschlossen wird. In diesem Schritt werden Meilensteine, Deadlines und einzelne Arbeitsschritte definiert. Der Zeitplan dient als Leitfaden für das Team und ermöglicht eine kontinuierliche Überwachung des Projektfortschritts. Dabei ist es wichtig, ausreichend Puffer für unvorhergesehene Ereignisse einzuplanen. Dabei helfen Produktivitätsmethoden wie zum Beispiel die ALPEN Methode.
5. Formuliere die Projektcharta
Durch die sorgfältige Durchführung der vorbereitenden Schritte wird die Projektcharta zu einem leistungsstarken Tool, um das Fundament für eine erfolgreiche Projektdurchführung zu legen.
Wie schreibst du eine gute Projektcharta?
Betrachte deine Projektcharta als Kick-off-Meeting in Form eines kurzen Dokuments. Sie sollte alle wichtigen Fragen beantworten, die du, dein Projektteam, der Projektsponsor oder die wichtigsten Stakeholder bei diesem Treffen stellen würden.
Wir fangen mit der Begründung an, warum dieses Projekt aus deiner Sicht notwendig ist:
Projektziele
- Formuliere in wenigen Sätzen den Sinn und Zweck des Projekts. Du kannst auch SMART Ziele formulieren (spezifisch, messbar, umsetzbar, relevant und zeitgebunden), um die Kriterien für den Projekterfolg zu spezifizieren.
- Spezifiziere, wie der Erfolg faktisch aussieht. Dazu dienen KPIs (Key Performance Indicators), damit am Ende des Projekts neutral der Erfolg durch die Erreichung bestimmter Werte festgestellt werden kann.
Projektumfang
- Halte die wichtigsten Projektanforderungen fest, den Zeitplan und die wichtigsten Ergebnisse, bei Bedarf eingeteilt in Projektphasen.
Übersicht der Beteiligten
- Wer sind das Team, Stakeholder und Endverbraucher?
- Dabei kannst du die Verantwortlichkeiten an bestimmte Stakeholder delegieren.
- Lege eine Leitung fest, wie Projektmanager oder Abteilungsleiter.
Es ist nicht immer einfach, diese Informationen schriftlich zu organisieren, aber eine detaillierte, strukturierte Vorlage kann dabei helfen.
Erstelle die Project Charta ganz einfach mit monday.com
Auch wenn jedes Projekt seine eigenen Anforderungen hat, ist es in den meisten Fällen sinnvoll, eine anpassbare Vorlage zu nutzen, um einen effektiven Projektplan zu erstellen, egal, ob du ein Neuling oder erfahrener Senior Projektmanager bist.
monday.com ist eine Projektmanagement-Software und zugleich eine Plattform für Arbeitsmanagement, die dir mit vielen leistungssteigernden Funktionen den Arbeitsalltag erleichtern kann.
Auf der Plattform findest du viele gebrauchsfertige Vorlagen, um dein Projekt und seine einzelnen Bestandteile anzulegen. Wähle einfach eins der vielen vorgefertigten Boards in unserer Vorlagenzentrale aus oder erstelle deinen eigenen Workspace von Grund auf neu.
Dokumente müssen nicht mehr mit simplen Docs oder Tabellenblättern erstellt werden. Mit monday workdocs kannst du beeindruckende Dokumente erstellen, die viel mehr können, als wörtliche Beschreibungen festzuhalten. Du kannst monday.com Boards, Dashboards, Bilder, Videos und mehr direkt in die Workdocs einbetten und so Daten und Abhängigkeiten visuell darstellen. Der monday AI Assistent hilft dir sogar dabei.
Sieh dir die kurze Demo an:
Projektplan-Vorlagen nutzen spart Zeit und Arbeit
Wir empfehlen dir, eine unserer Projektplan-Vorlagen zu verwenden, um deine Project Charter zu erstellen. Du kannst sie an die spezifischen Bedürfnisse deines Projekts anpassen. Such dir einfach die passende Projektmanagement-Vorlage als Basis aus:
- Business Plan: Wenn du noch ganz am Anfang stehst, eignet sich das Business Plan Template.
- Projektmeilensteine: Du kannst auch mit der Projektmeilenstein-Vorlage beginnen und sie an dein Vorhaben anpassen.
- Projektgenehmigung: Du kannst auch die Vorlage für Projektgenehmigungen und -anfragen zum Sammeln von Informationen verwenden.
- Workflows: Als Ausgangsbasis für die Projektplanung sind Workflow-Vorlagen perfekt, um alle Arbeitsabläufe für dein Projekt abzubilden.
Mit unseren Vorlagen ist es ganz einfach, Ziele zu setzen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu delegieren, Kostenpläne zu skizzieren, den Projektstatus einzutragen und Budgets zu genehmigen.
Das Beste daran ist, dass sie leicht zu lesen und zu teilen sind, sodass deine Stakeholder sie lieben werden. Zweitens: Automatisierungen und KI helfen dir bei der Erstellung.
Die Übersicht behalten und agil reagieren
Es gibt zwar ein paar grundlegende Komponenten jedes Projekts, die sich nicht ändern sollten – dazu gehören die Ziele und Aufgaben -, aber es ist wichtig, dass du in deiner Project Charta ein gewisses Maß an Flexibilität zulässt. Es kann zum Beispiel sein, dass du Fristen für eine bestimmte Projektphase verschieben oder hinzukommende Teammitglieder in den Prozess integrieren musst, inklusive Einarbeitungsplan. Es kann sogar sein, dass sich die wichtigsten Stakeholder oder Shareholder ändern.
Mit einer anpassbaren Projektcharta, die online im monday work management eingebettet ist, kannst du Komponenten des Projekts einmal festlegen und falls nötig, später anpassen. Wenn Teammitglieder diverse Probleme zeitgleich lösen müssen, vergessen sie leicht, was für die Durchführung des Projekt überhaupt elementar ist und was die eigentlichen Ziele sind. Bei so vielen unerwarteten Herausforderungen und unterschiedlichen Problemen kann ein Projekt ohne konkretes Briefing leicht vom Kurs abkommen.
Eine monday.com Project Charter gibt deinem Projekt die Struktur, die du brauchst, um es auf Kurs zu halten und deine Ziele zu erreichen.
Starte Projekte planvoll ein mit einer Project Charta
Die Projektinitiierung ist oft eine hektische Angelegenheit im Projektmanagement, aber mit den richtigen Tools kannst du die Effizienz maximieren und das „Hintergrundrauschen” reduzieren. Sie können den Projekten deines Unternehmens Struktur und Prozessorientierung verleihen. Wir wissen, dass gut organisierte und richtig umgesetzte Projektmanagement-Methoden und -Prozesse deinem Projekt die besten Chancen auf Erfolg geben.
Die Verwendung einer Projektcharta ist der erste Schritt, um die Art und Weise, wie du erfolgreiche Projekte startest, proaktiv zu verändern. Mit den richtigen Werkzeugen und Prozessen kannst du die Vorarbeit optimieren und letztendlich größere Projekterfolge erzielen.
Die Arbeitsmanagement-Software von monday.com bietet eine Reihe von Funktionen und Vorlagen für das Projektmanagement zum Teilen, Herunterladen und Zusammenarbeiten – du kannst sie noch heute kostenlos ausprobieren.
Häufig gestellte Fragen
Wie unterscheidet sich eine Project Charter von einem Projektbriefing?
Eine Projektcharta ist ein formales Dokument, das den Start eines Projekts offiziell einleitet. Sie bildet einen formellen Vertrag, definiert den Zweck, die Ziele, den Umfang sowie die Hauptbeteiligten des Projekts und dient als verbindliche Grundlage für alle weiteren Schritte. Im Gegensatz zu dieser verbindlichen Vereinbarung ist ein Projektbriefing eine informelle Präsentation oder Zusammenfassung, die Teammitglieder oder Stakeholder über den aktuellen Status, die Erwartungen oder spezifische Aspekte eines Projekts informiert. Während die Projektcharta den Rahmen und die Autorisierung schafft, konzentriert sich das Briefing auf die Kommunikation von Details innerhalb dieses Rahmens.
Wie unterscheidet sich eine Projekt Charta von einem Projektplan?
Die Projekt Charter ist ein übergeordnetes Dokument, das die Basis und Legitimation für ein Projekt bildet. Es legt die Zielsetzung, die Verantwortlichkeiten, die Ressourcen und die grobe Richtung fest. Der Projektplan hingegen ist wesentlich detaillierter und beschreibt die konkreten Schritte, Meilensteine, Ressourcenplanung und Zeitpläne, um die Ziele der Projektcharta zu erreichen. Während die Charta die Fragen „Was?“ und „Warum?“ beantwortet, geht es im Projektplan um das „Wie?“ und „Wann?“.
Wie nützlich ist eine Projektcharta Vorlage?
Eine Projektcharta Vorlage ist extrem nützlich, da sie den Erstellungsprozess einer Charta strukturiert und vereinfacht. Vorlagen bieten klare Anweisungen und Rubriken, die sicherstellen, dass keine wesentlichen Informationen übersehen werden. Besonders hilfreich ist eine Vorlage, wenn du mit der Erstellung einer Projektcharta wenig Erfahrung hast oder einheitliche Standards in deinem Unternehmen einführen möchtest. Tools wie monday.com bieten anpassbare Vorlagen, die sich an spezifische Branchen oder Projekttypen anpassen lassen und den Einstieg erheblich erleichtern.
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