KPIs: Definition, Messung und Beispiele von Erfolgskriterien

Neues Jahr, neue Ziele? Vielleicht möchtest du den Traffic auf deiner Website steigern, die Konversionsraten steigern oder den Umsatz maximieren. Vielleicht möchtest du auch dein Team zu besseren Leistungen führen, um Projekte effizienter und pünktlich abzuschließen. Ziele sind wichtige Maßnahmen in Unternehmen, um sich ständig weiter zu entwicklen.

Aber woher weißt du, wann du diese Ziele erreicht hast? Die Antwort ist einfach: Du brauchst KPIs.

Der Begriff KPI ist eine Abkürzung und steht für „Key Performance Indicator“. Auf Deutsch bedeutet das Schlüsselkennzahl bzw. Leistungskennzahl. KPIs sind die wichtigsten Kennzahlen bei einem Projekt, weil sie eine messbare Größe sind, was in einer Organisation als Erfolg definiert wurde, und dabei helfen, diesen Erfolg sichtbar und nachweisbar zu machen.

In diesem Blogartikel erfährst du alles über KPIs, von der Begriffserklärung über Vorteile, Nachteile, Beispiele und Vergleiche, und lernst, wie du sie für die Arbeit einsetzen kannst. Du erfährst, wie du KPIs für deine strategischen Unternehmensziele auswählst und das Beste: Wir stellen dir ein Tool vor, das dir hilft, diese Ziele zu erreichen, auch wenn dein Team wächst oder sich deine Strategie ändert.

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Was ist ein KPI?

KPI steht für „Key Performance Indicator“ – auf Deutsch: Schlüsselkennzahl. Ein KPI ist ein Zahlenwert, der misst, wie gut du bei einem bestimmten Ziel abschneidest, das du dir gesetzt hast. KPIs sind die wichtigsten Kennzahlen bei einem Projekt, weil sie eine messbare Größe dafür sind, was die Erfolgsparameter deiner Organisation sind und wie sie derzeit erfüllt werden. Sie helfen dabei, diesen Erfolg greifbar, sichtbar und nachweisbar zu machen.

KPIs zeigen dir den IST-Zustand

Führungskräfte, Manager oder Teams können bestimmte Projektziele definieren und mit der KPI-Kennzahl die Erfüllung im Verlauf des Projekts objektiv messen, nachverfolgen und darüber kommunizieren.

Sie sagen dir, wo du gerade stehst. Sie geben allen Beteiligten ein unmissverständliches Bild davon, woran genau der Erfolg eines Projekts zu messen ist und wie nah man dem Ziel ist.

Beispiele für KPIs:

• Konversionsrate (Conversion Rate): 3,5 %
• Website-Traffic: 25.000 Besucher im Monat
• Umsatzwachstum: +12 % gegenüber Vorjahr
• Absprungrate (Bounce Rate): 48 %
• Newsletter-Anmeldungen: 100 im September

KPIs sind immer:

• Messbar (eine konkrete Zahl)
• Objektiv (keine Meinungssache)
• Zeitbezogen (zeigen den aktuellen Stand oder Entwicklung)

Warum sind KPIs so wichtig? 

Viele Führungskräfte geben an, dass schlechte Kommunikation – wie das Fehlen klarer Ziele und Messkriterien – häufig zu unnötigen Verzögerungen führt. KPIs lösen dieses Problem: Sie geben dir eine klare, objektive Möglichkeit, den Projektfortschritt anhand von Zahlen zu bewerten und darüber mit Teammitgliedern, anderen Teams oder Interessengruppen wie Stakeholder- vs. Shareholdervertretern unmissverständlich zu kommunizieren. So kann effizienter an der Verbesserung der Erfolgszahlen gearbeitet werden und man spart sich Stress und Zeitverluste durch unklare Kommunikation und Unsicherheit bei den Erwartungen.

Was ist der Unterschied zwischen KPI und OKR?

KPIs sind also die Kennzahlen, die dir zeigen, wo du bei einem Erfolgskriterium stehst. Und was sind Erfolgskriterien? Hier kommen wir zu den OKRs: Das sind die Ziele, die du dir setzt.

OKR steht für „Objectives and Key Results” (Ziele und Schlüsselergebnisse) – eine Methode zur Festlegung von Geschäftszielen, die von Andy Grove in den 1960er-Jahren für Intel entwickelt wurde.

Was sind OKRs?

Ein OKR-Beispiel:

• Objective: „Unsere Website soll mehr Umsatz generieren”
• Key Results:
  1. Website-Traffic von 25.000 auf 40.000 Besucher/Monat erhöhen
  2. Absprungrate von 48 % auf 35 % senken
  3. Konversionsrate von 3,5 % auf 5,0 % steigern

Jetzt ist der Unterschied schon klarer.

KPI (Key Performance Indicator)

• KPI = Die Zahl („Konversionsrate: 3,5 %“)
• Was es ist: Ein einzelner Messwert
• Zeigt: Wie gut läuft es gerade?
• Beispiel: „Wir haben eine Conversion Rate von 3,5 %”

OKR (Objectives and Key Results)

• OKR = Das Ziel + die Zahlen („Unsere Website soll für mehr Umsatz sorgen → gemessen an Konversionsrate, Website-Traffic etc.”)
• Was es ist: Ein Zielsetzungs-Framework
• Zeigt: Wohin wollen wir und wie messen wir den Fortschritt?
• Aufbau:
  • Objective (Ziel): „Wohin wollen wir?” – Inspirierend und qualitativ formuliert.
  • Key Results (Ergebnisse): „Woran erkennen wir Erfolg?” – 2-5 messbare Werte.

Fazit: OKRs enthalten KPIs. Die Key Results in einem OKR sind oft KPIs – also die konkreten Zahlen, mit denen du misst, ob du dein übergeordnetes Ziel erreichst.

KPIs geben dir eine klare, objektive Möglichkeit, den Projektfortschritt und das Erreichen von Projektmeilensteinen zu bewerten und allen Beteiligten zu kommunizieren. So weiß jeder im Team, woran genau Erfolg gemessen wird und wie nah ihr dem Ziel seid.

Was sind die Vorteile und Nachteile von KPI?

KPIs helfen Unternehmen, ihren Fortschritt und die Leistung zu messen, um ihre gesetzten Ziele zu erreichen. Durch die Eindeutigkeit des Erfolgs durch einen Zahlenwert fallen datenbasierte Geschäftsentscheidungen leichter. Allerdings gibt es auch Nachteile. Zum Beispiel besteht die Gefahr, dass man sich zu sehr auf KPIs konzentriert und andere wichtige Faktoren vernachlässigt.

Vorteile von KPIs 

• Mitarbeiter in die Verantwortung nehmen: Mit Hilfe von Leistungskennzahlen kannst du den Fortschritt bis auf die individuelle Ebene mitverfolgen, um gezielte Optimierungen vorzunehmen. Wenn der KPI eines Verkaufsteams die Anzahl der monatlichen Verkäufe pro Person ist, können die Teamleiter leicht nachvollziehen, wie viel jeder Einzelne zum Erfolg der Abteilung beiträgt, je nachdem, ob der Mitarbeiter Ziele erreicht oder nicht.
• Anpassungen erlauben: Wenn Projektmanager die KPIs festgelegt haben, ist es einfacher, die Strategie anzupassen, wenn das Team oder einzelne Mitarbeiter ihre Ziele nicht erreichen. Das muss nicht bedeuten, dass man die schwächsten Mitarbeiter entlässt, es kann auch dazu führen, dass man den Low Performern zusätzliche Schulungen und Beratung anbietet.
• Sicherstellen, dass an einem Strang ziehen: Es ist wahrscheinlich, dass jeder etwas anderes unter Erfolg versteht. Wenn zum Beispiel ein IT-Mitarbeiter und ein Buchhalter gemeinsam an einem Projekt arbeiten, werden sie den Erfolg sicher unterschiedlich bewerten. KPIs geben einen Standard und gemeinsame Ziele vor, auf die alle hinarbeiten können, damit die Erwartungen und Prioritäten von Anfang an klar sind.
• Den Zustand eines Unternehmens beurteilen: KPIs helfen Unternehmen, objektiv zu sehen, wie es um die Leistung des gesamten Unternehmens bestellt ist. Finanzielle KPIs zeigen zum Beispiel die Rentabilität, während die Mitarbeiterbindungsrate die Stärke der Unternehmenskultur anzeigen kann.

Nachteile von KPIs

• Manipulation: KPIs können manipuliert werden, um ein besseres Ergebnis zu zeigen, wie etwa Verkaufszahlen durch selektive Darstellung. Solche Praktiken können zu Fehlentscheidungen führen.
• Komplexität: Das Festlegen und Messen von KPIs kann recht kompliziert sein und kostet oft viel Zeit und Ressourcen. Unternehmen müssen genau überlegen, welche Kennzahlen wichtig sind, was manchmal viele Datenanalysen und Tests erfordert. Diese Komplexität kann dazu führen, dass Entscheidungen länger dauern, als nötig wäre. Methoden wie das Pareto-Prinzip oder die ABC-Analyse können hier bei der Priorisierung und beim Zeitmanagement unterstützen.
• Statischer Ansatz: KPIs sind manchmal nicht flexibel genug, um sich schnell an ändernde Geschäftsbedingungen anzupassen.
• Mangelnder Kontext: KPIs allein bieten oft keinen vollständigen Überblick über die Leistung des gesamten Unternehmens. Zum Beispiel kann eine hohe Verkaufszahl einen positiven KPI anzeigen, während gleichzeitig die Kundenzufriedenheit sinkt. In diesem Fall könnte die Entscheidung, den Verkaufsdruck zu erhöhen, zu einer weiteren Verschlechterung der Kundenbeziehungen führen, da wichtige Zusammenhänge unberücksichtigt bleiben.

KPIs haben viele Vorteile und sind in den meisten Fällen unverzichtbar. Es ist aber wichtig, auch die Nachteile zu berücksichtigen und einen ausgewogenen Ansatz zu verfolgen, um ihre Effektivität zu maximieren.

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Best Practices für effektive KPIs

Um sicherzustellen, dass deine KPIs tatsächlich zur Verbesserung der Unternehmensleistung beitragen, ist es wichtig, bewährte Methoden zu befolgen. Du kannst natürlich eine Liste mit Top-KPI-Beispielen für deine Branche oder Abteilung googeln und sofort anfangen, sie zu messen und zu verfolgen. Allerdings ist ein maßgeschneiderter Ansatz mehr zu empfehlen. Es ist die Zeit und den Aufwand wert, sich zuerst einmal hinzusetzen und eine individuelle Liste von KPIs zu erstellen, die dir genau sagen, was du über deine Arbeit wissen musst.

So findest du die effektivsten KPIs für dein Team, dein Projekt oder deine Unternehmensziele:

1. Definiere dein Ziel oder deine Ziele. Überlege dir genau, was du erreichen willst und warum es für das Projekt wichtig ist. Denke daran, dass du mehrere KPIs für ein einzelnes Projekt verfolgen kannst.
2. Entscheide, welche KPI-Kennzahlen dir am besten sagen, wann du dein Ziel erreicht hast. Bei manchen Zielen gibt es mehrere Möglichkeiten, den Fortschritt zu messen, aber nicht alle sind für dich sinnvoll. Wenn das definierte Ziel Umsatzsteigerung ist, könnte das zum Beispiel durch unterschiedliche Kennzahlen gemessen werden: die Anzahl der Transaktionen, die Anzahl der Neukunden oder den Umsatz pro Kunde.
3. Überleg dir, welche Maßnahmen du ergreifen wirst, um dieses Ziel zu erreichen. Die Arbeit deines Teams sollte sich direkt auf die KPIs auswirken, die du verfolgen willst. Wenn du eine Kennzahl nicht mit Aktionen verknüpfen kannst, ist sie wahrscheinlich kein guter KPI.
4. Beschreibe, was du erreichen musst, um dieses Ziel zu erreichen. Nachdem du dich entschieden hast, wie du den Fortschritt verfolgen willst, übersetze deine Ziele und Vorgaben in die entsprechenden KPIs. Das kann ein absoluter Wert oder eine prozentuale Steigerung sein.
5. Teile die KPIs mit den Stakeholdern und Teammitgliedern. Effektive KPIs sind ein gutes Kommunikationsinstrument. Stelle also sicher, dass jeder, der an einer Initiative beteiligt ist, versteht, was die KPIs sind, warum sie wichtig sind und was das Endziel ist.
6. Überprüfe die KPIs regelmäßig. Projektziele und -anforderungen können sich unerwartet ändern. Deshalb ist es wichtig, dass du deine KPIs regelmäßig überprüfst, um sicherzustellen, dass sie den Fortschritt immer noch auf sinnvolle Weise anzeigen.

Die Balanced Scorecard: KPIs strategisch ausrichten

Die Balanced Scorecard ist ein bewährtes Framework, das dir hilft, die richtigen KPIs auszuwählen und dabei alle wichtigen Unternehmensbereiche im Blick zu behalten. Anstatt sich nur auf Finanzkennzahlen zu konzentrieren, sorgt sie für eine ausgewogene Sicht auf dein Unternehmen.

Warum ist das wichtig? Viele Unternehmen messen zwar fleißig KPIs, aber oft nur solche, die sich leicht messen lassen – meist Finanzzahlen. Dabei übersehen sie wichtige Bereiche wie Kundenzufriedenheit oder Mitarbeiterentwicklung, die langfristig genauso entscheidend für den Erfolg sind.

Die Balanced Scorecard teilt deine KPIs in vier strategische Bereiche auf:

(Bildquelle)

1. Finanzperspektive

• KPIs: Umsatzwachstum, Gewinnmarge, ROI (Return on Investment), Cashflow
• Frage: „Wie sehen uns unsere Aktionäre/Investoren?”

2. Kundenperspektive

• KPIs: Kundenzufriedenheit, Kundenbindung, Marktanteil, Neukundenrate
• Frage: „Wie sehen uns unsere Kunden?”

3. Interne Prozessperspektive

• KPIs: Produktionszeit, Fehlerquote, Effizienz, Website-Ladezeit
• Frage: „In welchen Prozessen müssen wir hervorragend sein?”

4. Lern- und Entwicklungsperspektive

• KPIs: Mitarbeiterzufriedenheit, Weiterbildungsstunden, Innovation
• Frage: „Wie können wir uns verbessern und Werte schaffen?”

Der praktische Nutzen:

• Verhindert Tunnelblick: Du fokussierst dich nicht nur auf kurzfristige Finanzzahlen
• Zeigt Zusammenhänge: Du erkennst, wie verschiedene KPIs sich gegenseitig beeinflussen
• Strategische Klarheit: Alle KPIs arbeiten auf deine langfristigen Ziele hin

So hilft die Balanced Scorecard dabei, strategisch kluge KPIs auszuwählen, anstatt nur das zu messen, was gerade einfach messbar ist.

Weitere wichtige Erfolgsfaktoren

• SMART-Kriterien verwenden: Formuliere deine KPIs spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden. Dazu mehr im nächsten Abschnitt!
• Datenqualität sicherstellen: Sorge dafür, dass die Daten, die zur Berechnung der KPIs verwendet werden, genau und aktuell sind
• Visuelle Darstellung nutzen: Verwende Grafiken und Dashboards, um KPIs übersichtlich darzustellen
• Team-Engagement fördern: Involviere dein Team in den Prozess der KPI-Entwicklung
• Handlungsorientiert bleiben: Achte darauf, dass KPIs nicht nur gemessen, sondern auch genutzt werden, um konkrete Maßnahmen zu ergreifen
• Vergleichbarkeit schaffen: Setze Benchmarks, um die Leistung im Zeitverlauf oder im Vergleich zu anderen zu bewerten

Indem du diese Best Practices befolgst, kannst du sicherstellen, dass deine KPIs effektiv und effizient sind und einen echten Mehrwert für dein Unternehmen bieten.

SMARTE KPIs erstellen

(Bildquelle)

SMART steht für eine typische und effektive Methode der Zielsetzung. Teams verwenden sie oft, um Ziele im Zusammenhang mit der Leistung ihrer Mitarbeiter, der persönlichen Entwicklung und dem Projektmanagement zu messen.

SMART-Ziele stehen dabei für:

• Spezifisch: Enthält der KPI genügend Details, um den Fortschritt genau zu bewerten?
• Messbar: Wie wirst du den Fortschritt messen?
• Ausführbar (Achievable): Ist der KPI realistisch umsetzbar?
• Relevant: Ist dieser KPI für die Organisation sinnvoll bzw. nützlich?
• Terminiert (Time bound): In welchem Zeitrahmen soll dieser KPI erreicht werden?

SMART ist oft eine effektive Formel für die Entwicklung wirkungsvoller KPIs. Nach den obigen Aufzählungspunkten erfüllt „den Umsatz steigern“ nicht die SMART-KPI-Anforderungen, aber „den Umsatz bis Ende des Jahres um 10 % steigern“ ist ein messbares Ziel mit einer Kennzahl, die die Basis bietet, um Leistung und Fortschritt genau zu bewerten.

KPI Beispiele nach Abteilung

An den folgenden Beispielen aus verschiedenen Abteilungen kannst du es nochmal ganz klar nachvollziehen: Das Ziel beschreibt das „Warum” (oft ähnlich einem OKR-Objective), der KPI ist das „Was wird gemessen” – die konkrete Zahl, die den Fortschritt anzeigt.

Vertrieb

Im Vertrieb dreht sich alles um Zahlen: Wie viele Kunden gewinne ich und wie viel Umsatz bringe ich pro Kunde?

• Ziel: Mehr Umsatz generieren
• KPI: Durchschnittlicher Auftragswert → um 15 % steigern bis Q3
• KPI: Conversion Rate von Leads zu Kunden → von 8 % auf 12 % erhöhen bis Jahresende
• KPI: Anzahl Neukunden → 50 pro Quartal durch optimierte Landingpages (Zielseiten für Kampagnen)

Marketing

Marketing-Teams fokussieren sich darauf, durch den 4Ps Marketing-Mix (Product, Price, Place, Promotion) Aufmerksamkeit zu erzeugen und potenzielle Kunden anzuziehen. KPIs sind zum Beispiel:

• Ziel: Mehr qualifizierte Website-Besucher gewinnen
• KPI: Website-Traffic → von 25.000 auf 40.000 Unique Visits (einzelne Besucher) pro Monat steigern
• KPI: Click-Through-Rate → um 25 % steigern bis Q4 (Prozentsatz der Klicks auf Werbeanzeigen)
• KPI: Verweildauer → um 30 Sekunden erhöhen bis Q3 (Zeit, die Besucher auf der Website verbringen)

Kundenservice

Hier steht die Kundenzufriedenheit im Mittelpunkt – schnelle und kompetente Hilfe ist das A und O.

• Ziel: Kundenprobleme schneller und besser lösen
• KPI: Kundenzufriedenheit → 95 % Zufriedenheitsrate bis Q3 durch Kundenfeedback-System (Bewertungen und Rückmeldungen)
• KPI: Durchschnittliche Antwortzeit → von 24 auf 4 Stunden reduzieren
• KPI: First-Call-Resolution → 80 % der Anfragen beim ersten Kontakt lösen

HR/Personal

Die Personalabteilung kümmert sich um das wichtigste Kapital: die Mitarbeiter und deren Zufriedenheit.

• Ziel: Talente gewinnen und halten
• KPI: Mitarbeiterfluktuation → unter 10 % pro Jahr halten
• KPI: Time-to-Hire → von 45 auf 30 Tage reduzieren (Zeit von Stellenausschreibung bis Zusage)
• KPI: Mitarbeiterzufriedenheit → 85 % positive Bewertungen in jährlicher Umfrage

IT

IT-Abteilungen sorgen dafür, dass alle technischen Systeme reibungslos funktionieren.

• Ziel: Systemstabilität und Performance sicherstellen
• KPI: Website-Ladezeit → unter 3 Sekunden für 95 % aller Seiten
• KPI: Server-Uptime → 99,5 % Verfügbarkeit pro Monat
• KPI: Support-Tickets → durchschnittliche Lösungszeit von 48 auf 24 Stunden reduzieren

E-Commerce

Online-Shops leben davon, Besucher durch effizientes Lead Management in zahlende Kunden zu verwandeln und den Einkaufswert zu maximieren.

• Ziel: Online-Verkäufe maximieren
• KPI: Konversionsrate → von 2,5 % auf 4,0 % steigern bis Q4
• KPI: Absprungrate → von 65 % auf 45 % senken (Besucher, die sofort wieder gehen)
• KPI: Durchschnittlicher Warenkorbwert → um 20 % steigern

Inzwischen hast du vielleicht schon einige KPIs im Kopf, die du verfolgen möchtest. Du kannst das zwar manuell machen, aber es gibt bessere Tools und Methoden, um deinen Erfolg systematisch zu messen.

KPIs verwalten mit monday work management

So viel zu Beispielen und der Theorie – aber wie führst du KPIs in der Praxis ein? Smarte Manager nutzen dafür smarte Tools wie monday.com work management. Das ist nicht nur eine innovative Arbeitsmanagement-Plattform, sondern eine zentrale Schaltstelle für das gesamte Unternehmen. Hier können Arbeitsabläufe als digitale Workflows erstellt werden, Aufgaben angelegt und erledigt werden und der Status aktualisiert werden – für alle sichtbar und nachvollziehbar. Dabei werden automatisch relevante Daten erfasst, die für KPIs genutzt werden können.

Sieh dir hier eine Video-Demo an:

Der entscheidende Vorteil für Unternehmen:

• Automatische Datensammlung statt manueller Arbeit: Während dein Team normale Projekte abarbeitet – Verkaufschancen verfolgt, Marketingkampagnen startet, Kundenanfragen bearbeitet – sammelt monday.com automatisch die Daten für deine KPIs. Keine Excel-Listen, keine manuelle Zusammenstellung mehr.

• Echtzeit-Einblicke für bessere Entscheidungen: Dashboards zeigen sofort, welche Prozesse im Gang sind, welche Maßnahmen verfolgt werden und welche KPIs gemessen werden. So sieht das Management auf einen Blick: Wie gut läuft der Vertrieb? Bringt die Marketingstrategie die gewünschten Resultate? Sind die Kunden zufrieden? Entscheidungen basieren auf aktuellen Fakten, nicht auf Vermutungen.
• Transparenz schafft Verantwortung: Jeder Mitarbeiter kann seine Performance selbst verfolgen und wissen, wie nah oder weit er von den KPI entfernt ist. So hat er den Kontext, wie sich seine Erfolge auf die Unternehmensziele auswirken. Teams arbeiten fokussierter, weil sie verstehen, wie ihr Beitrag gemessen wird.

Das Ergebnis für dein Unternehmen

Statt KPIs als lästige Pflicht zu sehen, werden sie zum natürlichen Teil der Arbeitsabläufe. Teams verstehen ihre Ziele besser, das Management trifft klügere Entscheidungen, und das Unternehmen wächst datengetrieben statt zufällig.

monday work management verwandelt KPI-Management von einem zeitaufwändigen Reporting-Marathon in ein strategisches Instrument für nachhaltiges Wachstum.

Nutze KPIs für nachhaltigen Unternehmenserfolg

KPIs sind mehr als nur Zahlen in einem Dashboard, sie sind der Kompass für dein Unternehmen. Sie zeigen dir nicht nur, wo du stehst, sondern auch, wohin du gehst. Richtig eingesetzt, verwandeln sie vage Ziele in messbare Erfolge und geben jedem Teammitglied Klarheit über seinen Beitrag zum Gesamterfolg.

Die wichtigsten Erkenntnisse:

• KPIs messen den IST-Zustand – sie sagen dir objektiv, wo du stehst
• OKRs definieren das SOLL – sie zeigen dir, wohin du willst
• SMART-Kriterien sorgen für Präzision – spezifisch, messbar, erreichbar, relevant, zeitgebunden
• Die Balanced Scorecard verhindert Tunnelblick – alle wichtigen Unternehmensbereiche bleiben im Fokus

Der Schlüssel liegt darin, KPIs nicht als bürokratische Pflicht zu sehen, sondern als strategisches Werkzeug für datengetriebenes Wachstum.

Mit monday work management wird dieser Ansatz ganz einfach zur Realität: Automatische Datensammlung, Echtzeit-Dashboards und intelligente Prozesse verwandeln KPI-Tracking vom zeitaufwändigen Reporting zur strategischen Grundlage für klügere Entscheidungen. So können sich Teams auf das konzentrieren, was wirklich zählt – Ergebnisse erzielen.

Überzeug dich selbst, wie einfach die Arbeit mit Teams und KPIs sein kann.

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