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Projektmanagement

Der Lebenszyklus des Projektmanagements erklärt

Marc Makepeace 11 Min. Lesezeit
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Wenn ein Unternehmen wächst — Kunden unterzeichnen Verträge, Initiativen werden ins Leben gerufen, neue Produkte werden entwickelt — entstehen Kosten, Lieferergebnisse, Deadlines und Bedürfnisse, die zu verwalten sind.

In diesem Artikel erläutern wir dir das A und O des Lebenszyklus des Projektmanagements und geben dir ein paar Tipps dafür, wie du Software-Lösungen für das Projektmanagement einsetzen kannst, um eine reibungslose Projektdurchführung zu gewährleisten. Außerdem stellen wir dir eine Möglichkeit vor, alle Phasen des Projektmanagement-Lebenszyklus so problemlos und transparent wie möglich zu gestalten.

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Was ist der Lebenszyklus des Projektmanagements?

Der Lebenszyklus des Projektmanagements beschreibt jede Phase, die du durchläufst, wenn du ein Projekt planst und durchführst. Er beginnt mit der Phase der Projektinitiierung und geht dann in die Planung, Durchführung, Überwachung und schlussendlich den Abschluss über.

Er ermöglicht dir, dein Projekt in klare Teile einzuteilen, die du überwachen, verwalten und ganz nach Bedarf anpassen kannst. So kannst du beispielsweise planen, welche Aufgaben zu welchem Zeitpunkt von wem zu erledigen sind.

Wenn du den Lebenszyklus deines Projektmanagements definierst, werden die Projektdurchführung und das Aufgabenmanagement weiter gestrafft, da du in der Lage bist, Ziele zu setzen und einzusehen, wie effektiv deine Zeit, deine Ressourcen und dein Budget eingesetzt werden.

Wenn du allerdings keinen klaren Projektlebenszyklus etablierst, könntest du dich mit dem sogenannten „Scope Creep“ und der schleichenden Umfangsausweitung konfrontiert sehen – d. h. unkontrollierte, unerwartete Variablen schleichen sich in deinen Projektentwicklungs- und -ausführungsprozess ein.

Der Lebenszyklus umfasst 5 Phasen: Initiierung, Planung, Durchführung, Kontrolle und Abschluss. Jede dieser Phasen beinhaltet Schritte, die zur nächsten Phase überleiten, sobald sie abgeschlossen sind.

Die 5 Phasen des Projektmanagements

PHASE 1: Projektinitiation

PHASE 2: Projektplanung

PHASE 3: Projektdurchführung

PHASE 4: Projektüberwachung und -kontrolle

PHASE 4: Projektabschluss

Phase Eins: Initiierung

Jedes gut verwaltete Projekt beginnt mit Analysen, Besprechungen und der Entscheidungsfindung. Das ist die Initiierung.

In der Phase der Projektinitiierung identifizierst du einen Geschäftsbedarf oder ein Problem und eine mögliche Lösung. Oftmals nutzen Teams eine Checkliste, welche die Aufgaben und Ergebnisse der Projektinitiierung (die wir weiter unten in den Stichpunkten näher beleuchten) enthält.

Bei der Abarbeitung dieser Checkliste analysierst du, was du benötigst, um die Lösung auszuführen und die Führungsetage von deinem Projekt zu überzeugen.

Nehmen wir einmal an, dass die Abteilung für Auftragsbearbeitung von Unternehmen X große Leistungsprobleme erlebt, die im Entwurfsprozess ihres Auftragsverwaltungstools begründet sind. Sie haben einige Änderungen erbeten, welche die Anrufzeiten verkürzen und die Kundenerfahrung verbessern sollen. Dein Projektteam hat eine Lösung und benötigt nun die Genehmigung für den Launch dieses Entwicklungsprojekts — und so beginnt die Initiierungsphase. Du wirst nun:

  • eine Durchführbarkeitsstudie ausführen — dadurch wird das bestehende Problem definiert und bestimmt, ob das Projekt eine passende Lösung darstellt.
  • den Projektumfang bestimmen — dadurch erfährst du, wie lang und fordernd das Projekt sein wird und inwieweit es Einfluss auf das Unternehmen nimmt.
  • die Projektergebnisse definieren — dadurch wird festgelegt, welche Produkte oder Dienstleistungen das Projektteam liefern soll.
  • die Stakeholder deines Projekts bestimmen — sie sind diejenigen, die dem größten Risiko ausgesetzt sind. Wenn du die Prioritäten der Stakeholder kennst, kannst du deinen eigenen Prioritäten besser bestimmen.
  • einen Geschäftsfall erstellen, der die Notwendigkeit des Projekts basierend auf den Kosten und dem Ressourcenbedarf begründet.
  • ein Statement of Work (SOW) erstellen — dadurch verstehen deine Kunden, die auszuführenden Tätigkeiten, den Zeitplan und die Ergebnisse.

Sobald die Initiierungsphase abgeschlossen ist und die Entscheidungsträger grünes Licht gegeben haben, ist es an der Zeit, die Projektdetails in der nächsten Phase, der Planungsphase, festzuhalten.

Das könnte dich auch interessieren: Erstellung eines Dokuments für die Projektinitiierung

Phase Zwei: Planung

In der Phase der Projektplanung wird die Arbeit, die du bei der Initiierung beschrieben hast, in kleinere, besser umsetzbare Tätigkeiten aufgeschlüsselt. Während dieser Phase definierst du bestimmte Aufgaben, weist Verantwortlichkeiten zu und erstellst einen Zeitplan für dein Projekt. Du wirst:

  • den Projektplan und die Zeitleiste erstellen sowie die Projektmeilensteine, Deadlines und Projektergebnisse dokumentieren. Erstelle ein Workflow- oder Prozessschema, um das gesamte Projekt visuell darzustellen.
  • das Budget festlegen. Dies ist eine detailliertere Aufschlüsselung der Verteilung deiner finanziellen Mittel, einschließlich der Kosten für Ressourcen und Tools sowie aller anderen Ausgaben, die im Kontext des Projektes anfallen.
  • deine Ressourcen auswählen und dein Team zusammenstellen. Sieh dir die Projektergebnisse an und wähle einen geeigneten Mitarbeiter für jede Aufgabe. Wenn das das Budget zulässt, kannst du auch neue Mitarbeiter dafür einstellen.
  • ein Kickoff-Meeting abhalten, sobald das Team feststeht. Dort wirst du die Einzelheiten deines Projektplans und das Budget vorstellen und allen die Projektziele vorstellen, um sie auf denselben Kurs zu bringen.

So weit, so gut. Dein Projekt wurde nun bewilligt, dein Team ist zusammengestellt und der Plan ist perfekt konzipiert. Jetzt ist es an der Zeit, in der nächsten Phase, der Durchführung, in Aktion zu treten.

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Phase Drei: Durchführung

Während der Durchführungsphase beginnt das eigentliche Projektmanagement. Sie nimmt unter Umständen auch die meiste Zeit des Projektmanagement-Lebenszyklus in Anspruch. Du prüfst die Ressourcen, überwachst den Zeitplan und das Budget und erstattest den Stakeholdern Bericht. Du musst bereit sein, Anpassungen vorzunehmen und Probleme zu lösen.

Wenn etwa einer deiner Entwickler langsamer arbeitet als erwartet, verlierst du Geld. Du musst also entweder über einen Personalwechsel nachdenken oder die Arbeitsergebnisse des betreffenden Entwickler neu priorisieren. Dieselbe Flexibilität wird auch benötigt, um den Projektumfang, das Budget oder den Zeitplan bei Bedarf anzupassen. Deine nächsten Schritte:

  • Halte wöchentliche Teammeetings ab, bei denen du erfragst, wie weit die Erledigung der Aufgaben fortgeschritten ist. Fördere die Zusammenarbeit, indem du um Input bittest. Höre dir Probleme an und biete Lösungsvorschläge, um die Hürden zu meistern.
  • Setze dir mit einzelnen Mitarbeitern zusammen, verfolge den Fortschritt nach und überwache die Qualität der Arbeitsleistung. Du kannst jegliche Probleme besprechen — auch unter vier Augen.
  • Führe teambildende Maßnahmen durch, unterstütze die Arbeitsmoral und fördere die Kommunikation.
  • Sende regelmäßige Kommunikationen, wie z. B. wöchentliche E-Mails mit dem aktuellen Projektfortschritt. Dadurch weicht niemand vom Kurs ab und alle kennen die Erwartungen, die in die nächste Phase gesetzt werden. Erstelle wöchentliche Fotschrittsbenachrichten, die speziell auf dein Team zugeschnitten sind, und allgemeinere Nachrichten, die unternehmensweit verschickt werden können.

An diesem Punkt ist dein Projekt in vollem Gange und es liegt an dir, sicherzustellen, dass dein Plan auch eingehalten wird. All das findet in der Überwachungsphase statt.

Phase Vier: Überwachung und Kontrolle.

Obwohl „Überwachung und Kontrolle“ getrennt von der Durchführungsphase gehandelt werden, ist es dennoch sinnvoll beide Phasen gleichzeitig auszuführen. Die gleichzeitige Ausführung beider Phasen ermöglicht es dir, jederzeit zu prüfen, wo das Projekt verglichen mit dem Projektplan steht.

Ein Dashboard von monday.com, das die Projekt-Roadmap für das dritte Quartal zeigt, mit einer Zeitleiste wichtiger Aufgaben, einer Aufschlüsselung der Projekte nach Managern und einem Statusüberblick über die Projektaufgaben.

 

Hier geht es nicht nur darum, ob die Projektergebnisse fristgerecht abgeliefert werden oder die Qualität deinen Anforderungen entspricht.

Es ist auch zu prüfen, ob ein „Scope Creep“ eingesetzt hat und somit etwas geliefert wird, was ursprünglich nicht vorgesehen war. Außerdem hast du nun die Chance, zu prüfen, wie viel Geld übrig ist und ob du den Projektgürtel enger schnallen solltest.

*Hinweis: Der Umfang von Projekten wird sich ändern und damit solltest du rechnen. Du solltest jedoch sicherstellen, dass du über einen Prozess für die Änderungskontrolle verfügst und die geänderten Anforderungen offiziell in den Projektunterlagen verzeichnest.

Phase Fünf: Abschluss

In der Abschlussphase bewertest du die Projekterfahrungen, um den Projekterfolg zu ermitteln. Dies ist nicht nur ein wesentlicher Schritt, um den Stakeholdern und Kunden den Mehrwert des Projekts aufzuzeigen, sondern gibt dir auch eine Roadmap für die Zukunft. Du wirst:

  • den Projektabschluss dokumentieren sowie alle Projektergebnisse und deren Status prüfen.
  • ein Abschlussmeeting abhalten, bei dem alles abschließend besprochen wird, was während des Projekts passiert ist. um Feedback dazu bitten, was gut lief, was verbesserungsbedürftig ist und was sich niemals wiederholen sollte.
  • die Leistung der einzelnen Ressourcen und des Teams als Ganzes analysieren. Nutze das Abschlussmeeting, um deinem Team zu gratulieren und deine Mitarbeiter für ihre Leistungen und Beiträge zu danken.
  • eine Projektbewertung und einen Bericht über gewonnene Erkenntnisse erstellen, der u. a. auch die Ergebnisse des Meetings festhält.
  • eine finale Budgetprüfung vornehmen, um zu ermitteln, inwieweit das Budget eingehalten und an welchen Stellen es überstrapaziert wurde.

Nun, da das Projekt abgeschlossen ist, weißt du wie man strukturiert und organisiert von A nach B gelangt. Der Lebenszyklus des Projektmanagements ist eine verlässliche Strategie für die Bestimmung von Normen und Vermeidung von Wiederholungsfehlern. Es gibt aber noch eine andere Möglichkeit, um sicherzustellen, dass nichts vergessen wird.

Wie du deinen Projektmanagement-Lebenszyklus mit Software verbessern kannst

Damit dein Projekt erfolgreich ist, musst du deinen Projektmanagement-Lebenszyklus kooperativ, transparent und (genauso wichtig) sinnvoll gestalten.

Mit einem Work OS wie monday.com kannst du den Lebenszyklus des Projektmanagements straffen, sodass du jede Phase durchlaufen kannst, ohne das Budget zu sprengen oder Deadlines zu versäumen.

Du bist dir nicht sicher, wo du anfangen sollst? Die Projektmanagementvorlagen von monday.com helfen dir dabei, deine Ideen auf organisierte Art und Weise auszuarbeiten und Projekte den jeweiligen Entscheidungsträgern visuell ansprechend vorzustellen. Mit unserer Vorlage für einen Projektvorschlag kannst du den Umfang des Problems, die Ziele deines Projekts und die Durchführbarkeit deiner Lösung skizzieren.

Das Bild zeigt zwei Schnittstellen eines Projektmanagement-Tools von monday.com: Die linke Seite zeigt eine Liste mit allgemeinen Informationen, Problemdefinitionen und Zielen, während die rechte Seite einen Bereich für Problemstatements mit Tabs für Updates, Info-Boxen und ein Aktivitätsprotokoll sowie eine Liste von Dateien enthält.

Fülle die Vorlage mit deinen Ergebnissen aus, indem du Notizen und Dateien hinzufügst, und weise deinem Team Aufgaben zu, um Antworten auf deine Fragen zu erhalten. Mitarbeiter können Aktualisierungen überprüfen und das Aktivitätsprotokoll überwachen, während sie den Fortschritt in der Statusleiste jeder Aufgabe sehen.

Für große Planungen musst du aber über den Tellerrand hinaus schauen.

Ein Dashboard von monday.com, das die Phasen der Projektinitiierung und Planung in einem Projektmanagement-Tool zeigt, mit Aufgabenlisten, deren Status, Verantwortlichen und Zeitplänen.

 

Mit der Vorlage für eine Projektplan-Gesamtübersicht von monday.com erhältst du einen Überblick über die Projektphasen und die Schritte, die jeweils zu erledigen sind. Weise den Schritten einer jeden Phase entsprechende Teammitglieder zu, sodass sie die Aufgaben bestimmen können, die im Laufe des Projektlebenszyklus zu erledigen sind.

Vorlagen können dir außerdem dabei helfen, die Zusammenarbeit an der Dokumentation des Projektmanagements zu fördern.

Es wurde gezeigt, dass die Zusammenarbeit durch das Work OS um 51 % gesteigert werden konnte (und das konnten wir zweifellos auch bei unseren Kunden sehen).

Wenn du monday.com als Omnichannel-Lösung für die Projektdokumentation verwendest, kannst du alle Dateien an einem übersichtlichen Ort zusammenstellen.

Organisiere deine Dokumentation in jeder Phase des Projektlebenszyklus, sodass du Dateien besser finden kannst, solltest du zukünftig Bezug darauf nehmen wollen.

Lade Dateien in die Aufgaben hoch und beauftrage die Mitglieder des Senior-Teams, alle Unterlagen zu genehmigen. Aktualisiere den Genehmigungsstatus, sodass es sofort ersichtlich ist, welche Dokumente noch in der Pipeline sind.

Wenn du alle Unterlagen an einem zentralen Ort aufbewahrst, erleichtert es die Abschlussphase deines Projektmanagement-Lebenszyklus viel. Du wirst in der Lage sein, zu sehen, was bei der Dokumentation noch fehlt, und kannst bei zukünftigen Replizierungen von Projekten darauf zurückgreifen. Außerdem ist ein grundlegender Überblick über die Projektschritte für die Stakeholder von großer Bedeutung, damit sie verstehen können, was du wie erreichen möchtest.

Was ist noch notwendig, um Projekte erfolgreich durchzuführen?

Mit zunehmender Erfahrung im Projektmanagement wirst du deinen Stakeholdern und Kunden eine noch größere Qualitätsgarantie bieten wollen. Die Formulierung einer Strategie und die Auswertung sind Phasen, die stets zu Beginn und Ende eines Projekts stehen sollten.

Die Formulierung einer Strategie findet eigentlich vor dem Projekt und für gewöhnlich ohne den Projektmanager statt. Wenn du jedoch den PM in die Gespräche einbeziehst, steigerst du dadurch die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt den Zielen und Vorhaben des Unternehmens entspricht. Nimm an Meetings teil, dokumentieren die Ergebnisse dieser Meetings und nutze sie, um den Projektumfang zu definieren, die Projektergebnisse zu bestimmen und den Zeitplan aufzustellen.

Die Auswertung findet im Anschluss an das Projekt statt. Sie dient der Überprüfung der Leistung, die das Produkt oder die Dienstleistung erbringt, und ermittelt die Kundenzufriedenheit. Damit werden zahlreiche Zwecke erfüllt: Angelegenheiten können vorsorglich angesprochen, Probleme gelöst, zukünftige Projekte fachkundig vorbereitet und zukünftige Geschäftschancen identifiziert werden.

Übernimm die Kontrolle über den Lebenszyklus deiner Projekte

Du brauchst das Rad nicht neu zu erfinden, wenn es darum geht, einen Lebenszyklus für dein Projektmanagement zu schaffen, der perfekt zu dir passt.

Baue stattdessen auf einer Omnichannel-Plattform wie monday.com auf. Unsere Vorlagen und Software bieten die ideale Lösung für die Planung, Ausführung und Überwachung des Lebenszyklus von Projekten jeder Größe in allen deinen Abteilungen.

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