Es ist kein Geheimnis, dass ein gut kalkuliertes Projektbudget der Schlüssel zum erfolgreichen Projektmanagement ist. Ein erfolgreiches Projekt erfüllt 3 Kriterien und das sind die fristgerechte Fertigstellung des Projekts, die Einhaltung des Projektumfangs und die Einhaltung des Budgets.
Allerdings geben nur 34 % der Organisationen an, dass sie Projekte immer oder meistens innerhalb des Budgets abschließen ‑ ein Rückgang im Vergleich zum letzten Jahr, als 43 % der Organisationen angaben, dass sie Projekte regelmäßig im geplanten Budget abschließen.
Wenn du bisher für deine Budgetplanung Excel verwendet hst oder auch generell Schwierigkeiten hast, bei deinen Projekten das Budget einzuhalten, dann ist dieser Ratgeber ein Must-Read für dich.
In unserem Artikel gehen wir Schritt für Schritt durch die Kalkulation eines effektiven Projektbudgets und geben praktische Tipps, die du sofort anwenden kannst. Inklusive Budgetplanung Vorlage kostenlos!
Was ist das Projektbudget?
Das Projektbudget sind die Gesamtkosten für alle Aufgaben, Aktivitäten und Materialien, die für ein abgeschlossenes Projekt anfallen.
Diese Zahl dient allen Stakeholdern als Richtwert bei der Herstellung und Ablieferung von Projektleistungen.
Darüber hinaus ist ein Projektbudget auch ein Dokument, das vorgibt, wie diese magische Zahl investiert wird.
Manager und Stakeholder können die Projektkosten besser verfolgen und kontrollieren, wenn sie genau festlegen, wie das Projektteam das Budget auf die einzelnen Posten verwenden soll, d. h. in welche Aufgaben und Aktivitäten.
Dein Projektbudget sollte vor dem Start des Projekts festgelegt werden. In den meisten Fällen kannst du dein Budget nach dem Projektstart nicht mehr erhöhen, es sei denn, die Projektanforderungen ändern sich maßgeblich.
Was gehört zum Projektbudget?
Schauen wir uns einmal genauer an, was ein Projektbudget genau enthält.
Projektbudgets können detailreiche, komplexe Dokumente sein. Und diese Detailgenauigkeit hilft dir, eine realistische Budgetplanung zu erstellen, die dein Projekt im Rahmen hält.Dein Projektbudget umfasst mehrere Kostenkategorien. Grobe Aufschlüsselungen, wie in dieser monday.com Projektbudget-Vorlage, sind zur Übersicht hilfreich, aber du musst noch tiefer gehen, um das Budget weiter aufzuschlüsseln.
Im Folgenden sehen wir uns die Arten von Projektkosten genauer an, die du in dein Budget einkalkulieren musst:
- Lohnkosten: Löhne und Gehälter, Sozialleistungen und Lohnsteuern
- Materialien: Arbeitsmittel, Software und sonstiges Material
- Transport: Reisekosten und sonstige Logistik
- Recherche und Berater: Experten oder spezialisierte Teams, z. B. aus den Bereichen Recht oder Entwicklung
- Schulung: Kurse, Konferenzen oder Trainings für projektrelevante Fähigkeiten und Tools
In jedem Projektbudget erhalten diese Kategorien eine unterschiedliche Gewichtung. Bei einem Bauprojekt zum Beispiel geht es wahrscheinlich viel mehr um Materialien als bei einem Fusions- oder Übernahmeprojekt. Bei einem Technologie-Implementierungsprojekt werden möglicherweise mehr Mittel für die Schulung der Arbeitskräfte als für die reinen Arbeitskosten aufgewendet.
Warum ist ein Projektbudget so wichtig?
Projektbudgets sind ein wichtiges Mittel der Kommunikation. Sie fördern die Transparenz zwischen dem Projektteam und den wichtigsten Stakeholdern.
Im Laufe deines Projekts wirst du an deinem Projektbudget nachverfolgen, wie sich die tatsächlichen Kosten im Vergleich zu den geschätzten Kosten entwickeln, und diese Informationen an die Beteiligten weitergeben.
Wenn sich die Projektanforderungen ändern, kann sich auch dein Budget ändern, um die neuen Kosten zu berücksichtigen.
Es gibt auch noch weitere Gründe, warum ein Projektbudget sehr wichtig ist:
- Das Projektbudget ist ein Spiegel des Fortschritts und des Erfolgs eines Projekts, da es den Verbrauch des Budgets im Projektverlauf wiedergibt.
- Projektbudgets helfen, die Finanzierung zu sichern, da sie Transparenz über die Verwendung des Budgets schaffen.
- Projektbudgets helfen Unternehmen, effizient vorzugehen, da sie die frühzeitige Kostenplanung erfordern.
- Projektbudgets geben Aufschluss über zukünftige Projektkosten durch die Bereitstellung einer historischen Übersicht über die tatsächlichen Kosten des Projekts.
Um dein Budget erfolgreich zu verwalten, ist es wichtig, dass du dir die Zeit nimmst und als Teil deines Projektplans ein präzises Budget errechnest. 24 % der Projektleiter geben an, dass sich unrealistische Budgets negativ auf Projekte auswirken und zu hohen Mehrkosten oder anderen Problemen führen.
Aber eine sorgfältig ausgearbeitete Kostenschätzung wird dir in allen Projektphasen zum Erfolg verhelfen – und eine professionelle Budgetplanung Vorlage unterstützt dich dabei.
Wie du in 7 Schritten ein Projektbudget erstellst und verwaltest
Die Erstellung eines Projektbudgets ist ein intensiver Prozess, vor allem, wenn es sich um ein langfristiges oder hoch budgetiertes Projekt handelt.
Einige Projektmanagement-Methoden und -Frameworks verwenden ihre bevorzugten Ansätze für die Schätzung eines Projektbudgets. Für die unten beschriebenen Schritte zur Budgetplanung haben wir uns an den Richtlinien des „Project Management Book of Knowledge“ (PMBOK) orientiert.
1. Liste deine Projektaufgaben, Meilensteine und Materialen auf
Um die Kosten für dein Projektbudget richtig einschätzen zu können, musst du genau wissen, was mit deinem Projekt erreicht werden soll.
Entnimm deinem Projektplan die Aufgaben, Meilensteine und Aktivitäten, die dein Team erledigen muss. Du kannst auch mit dem Projektteam oder anderen Beteiligten zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass alle einer Meinung sind.
Verwende ein Tool für die Zusammenarbeit wie monday.com workdocs, um alles an einem zentralen Ort zu bündeln. So ein Dokument dient zwar nicht als endgültiges Projektbudget, aber es ist eine gute Möglichkeit, die Ideen aller Beteiligten zu sammeln und sich ein umfassendes Bild von den Projektzielen zu machen.
An diesem Punkt der Projektbudgetierung kalkulierst du noch keine tatsächlichen Kosten. Du erstellst einfach eine Liste mit allem, was du brauchst, um die Kosten zu ermitteln.
Die Zusammenstellung dieser Liste bringt auch andere Informationen ans Tageslicht. Hast du zum Beispiel einen endgültigen Projektumfang? Eine Liste der verfügbaren Ressourcen?
Während du am Kostenmanagement für dein Projekt arbeitest, musst du zwischen deinem Projektbudget und anderen Teilen des Projektplans hin und her springen, wie z. B. dem Ressourcenkalender und dem Risikoregister.
Denn diese Dokumente beeinflussen sich gegenseitig, sodass du alle Bausteine im Auge behalten musst, um dein Budget so akkurat wie möglich zu kalkulieren.
2. Schätze dein Projektbudget
Anhand der fertigen Liste deiner potenziellen Projektkosten kannst du dann die Kosten für dein gesamtes Projekt kalkulieren.
Du kannst die Budgetierung auf 2 Arten angehen: Top-down (von oben nach unten) oder Bottom-up (von unten nach oben).
Bei der Top-down-Budgetierung wird ein Gesamtbetrag für das Projektbudget festgelegt und in Aufgaben und Aktivitäten unterteilt. Bei der Bottom-up-Budgetierung werden die Kosten für jede Projektaufgabe geschätzt und addiert, um das Gesamtprojektbudget zu ermitteln.
Als Nächstes wählst du eine Schätzmethode für jede Aufgabe. Du kannst für jede Aufgabe in deinem Projekt dieselbe Technik verwenden oder je nach Art der Aufgaben mit unterschiedlichen Methoden arbeiten.
Wenn du ein Projektmanagement-Tool wie monday.com verwendest, kannst du eine Budgetspalte erstellen, um deine Kostenschätzung für jede Aufgabe oder Aktivität einzugeben. Du kannst auch Formeln und Automatisierungen hinzufügen, um dein Gesamtbudget über Meilensteine, Kategorien und/oder Boards hinweg zu verfolgen.
Dies sind die 3 gängigen Methoden der Budgetschätzung für die Aktivitäten auf deiner Aufgabenliste:
- Analoge Schätzung: Schätze die Kosten auf Basis eines ähnliches Projekts. Du kannst das Budget eines früheren Projekts modifizieren, um Variablen oder Besonderheiten des neuen Projekts zu berücksichtigen. Dieser Ansatz eignet sich am besten, wenn du regelmäßig viele ähnliche Projekte durchführst, z. B. Technologieinstallationen oder Akquisitionen.
- Parametrische Schätzung: Wie bei der analogen Schätzungsmethode werden bei der parametrischen Schätzung Daten aus früheren oder ähnlichen Projekten herangezogen. Anstatt jedoch die Schätzungen für die Aufgabentypen abzugleichen, verwendet die parametrische Technik statistische Methoden und Algorithmen, um Variablen zu berücksichtigen und eine genaue, datenbasierte Projektbudgetschätzung zu erstellen.
- 3-Punkt-Schätzung: Bei dieser Bottom-up-Schätzung wird ein gewichteter Durchschnitt des besten, des schlechtesten und des wahrscheinlichsten Budgets für jede Aufgabe gebildet, um die Schätzung zu erstellen.
Achte darauf, dass du die aktuellsten Daten verwendest, die du zu den Kosten in jeder Kategorie findest. Berücksichtige auch andere Variablen, wie die Marktbedingungen oder eventuelle geschäftliche Veränderungen.
Sobald für jede zugehörige Aufgabe eine Kostenschätzung vorliegt, kannst du daraus das Gesamtbudget errechnen und es den Stakeholdern und dem Projektteam vorlegen.
3. Finalisiere dein Projektbudget
Sobald du ein klares Projektbudget hast, musst du es mit den wichtigsten am Projekt beteiligten Personen finalisieren.
Eventuell musst du dein Budget sogar offiziell von deinen Vorgesetzten genehmigen lassen, aber auch wenn nicht, ist es genauso wichtig, deine Stakeholder und Budgetverantwortlichen mit ins Boot zu holen.
Denn dadurch erhältst du Feedback zu bestimmten Aspekten des Budgets, mit dem du dein Projekt so effizient wie möglich einstarten kannst.
Außerdem brauchst du einen vollständigen Überblick über die Projektkosten und -änderungen. Wenn du dein Projektbudget auf monday.com verwaltest, kannst du sogar Gesamtübersichtsdashboards erstellen, in denen du das Budget ganz einfach verfolgen kannst.
4. Erstelle einen Projektbudget-Tracker
Ganz unabhängig davon, wie du deinen Projektzeitplan und andere Elemente verwaltest, solltest du deinem Projektmanagement-System auf jeden Fall einen Budget-Tracker hinzufügen.
Mit einem Projekttracker wie diesem kannst du eine nach Meilensteinen gegliederte Aufgabenliste erstellen. Dann kannst du Spalten hinzufügen, um die geschätzten und tatsächlichen Kosten sowie andere wichtige Daten zu erfassen.
Über die vielfältigen monday.com Integrationen kannst du relevante Datenquellen verbinden und einen Echtzeit-Überblick über dein Projektbudget generieren.
Wenn du ein großes Projektteam hast, kannst du die Budgetverfolgung auch so einstellen, dass nur zugelassene Benutzer das Budget einsehen oder ändern können. Auf diese Weise behältst du die Kontrolle über das Budget.
5. Überwache dein Projektbudget
Es ist wichtig, dass du dein Projektbudget regelmäßig kontrollierst.
Wenn du die tatsächlichen Kosten mit den geschätzten Kosten vergleichst, kannst du Probleme frühzeitig erkennen, wie die Ausweitung des Projektumfangs oder Budgetüberschreitungen. So hast du genügend Zeit, um den Kurs zu korrigieren, ohne den Projektfortschritt zu stören.
Obwohl eine regelmäßige Budgetüberwachung beim Projektmanagement sehr wichtig ist, können ganze 47 % der Projektmanager ihre KPIs nicht in Echtzeit einsehen. Darüber hinaus verbringen 50 % der Projektmanager mehr als einen Tag damit, Daten manuell zusammenzustellen, um die benötigten Informationen zu extrahieren.
Wenn du deinen Projektbudget-Tracker auf monday.com einrichtest, kannst du ein übersichtliches Dashboard erstellen, um die tatsächlichen Kosten im Vergleich zu den geschätzten Kosten zu messen.
Hier sind noch ein paar weitere Möglichkeiten, wie du monday.com nutzen kannst, um dein Projektbudget zu verfolgen:
- Füge Formeln zu Projekt-Boards hinzu, um deine Budgetabweichungen zu berechnen
- Richte automatische Benachrichtigungen für den Fall von Budgetüberschreitungen oder anderen Problemen ein
- Erstelle benutzerdefinierte Berechtigungen für die Änderung des Budgets, um die Ausgaben weiter zu kontrollieren
6. Etabliere einen Budget-Änderungsprozess
Sobald ein Projektbudget feststeht, ist es dein Ziel als Projektleiter, dieses Budget so genau wie möglich einzuhalten.
In den meisten Fällen kannst du keine Änderungen am Budget vornehmen, es sei denn, der Projektumfang oder der Projektzeitplan ändert sich aufgrund von Geschäftsanforderungen.
Wenn diese Änderungen eintreten, musst du jedoch sicherstellen, dass du dich mit jedem Teil des Projekts befasst, der von dieser Änderung betroffen ist.
Auf monday.com kannst du problemlos Änderungen am gesamten Projekt vornehmen und die Beteiligten immer auf dem neuesten Stand halten, da deine erstellten Boards miteinander verbunden sind und Datenquellen eingerichtet sind.
Du kannst auch den Prozess festlegen, den dein Team befolgen soll, wenn Änderungen erforderlich werden. Zum Beispiel kannst du ein Formular für Änderungsanträge erstellen, eine Checkliste für die Aktualisierung des Budgets bereitstellen und Benachrichtigungen an alle Beteiligten oder Budgetverantwortlichen einrichten.
7. Überprüfe und speichere deinen Projektbudget-Bericht
Auch wenn du dein Budget während der gesamten Projektdauer überwachst, lohnt es sich, nach dem Projektabschluss noch eine Budgetüberprüfung durchzuführen.
Nur 48 % der Unternehmen führen Projektabschlussprüfungen durch, was bedeutet, dass die meisten Teams viele der darin enthaltenen Erkenntnisse gar nicht nutzen – Erkenntnisse, die künftigen Projektbudgets zugutekommen könnten.
Bei der Überprüfung des Projektbudgets solltest du besprechen, was gut und was weniger gut gelaufen ist. Vergewissere dich, dass dein endgültiges Ist-Budget in deinem Budgetbericht richtig festgehalten ist, damit du es für künftige Kalkulationen wiederverwenden kannst.
Steuere dein Projektbudget mit monday.com
Die Erstellung und Verwaltung eines Projektbudgets hilft dir, deine Ausgaben während der gesamten Projektlaufzeit zu verfolgen und zu kontrollieren.
So hast du volle Transparenz über dein Budget und kannst leicht erkennen, wann du Gefahr läufst, zu viel Geld auszugeben oder andere Budgetprobleme zu riskieren.
Wenn du die Ausgaben für dein Projekt im Auge behältst, kannst du dafür sorgen, dass es für dein Unternehmen oder dein Team rentabel bleibt. Nutze diesen Ratgeber und eine monday.com Projektbudget-Vorlage, um dein nächstes Budget zu kalkulieren.
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