Laut Dialpad verbringen 83 % von 2.800 befragten Personen jede Woche zwischen 4 und 12 Stunden Zeit mit Meetings. Das ist an sich schon ziemlich viel, aber wenn Meetings dann auch ohne feste Struktur und Agenda ablaufen, kostet das Mitarbeitenden noch mehr Zeit.
Agenda-Vorlagen erleichtern die Planung der Besprechung, so dass du und die Teilnehmenden den Zeitrahmen optimal nutzen können. Die perfekte Agenda-Vorlage kannst du sogar als Besprechungsprotokoll-Vorlage nach dem Meeting weiterverwenden und dafür sorgen, dass alle genau wissen, was nun zu tun ist.
In diesem Artikel erfährst du daher nicht nur, warum es wichtig ist, eine Meeting-Agenda zu haben. Wir stellen dir auch Agenda-Vorlagen und Besprechungsprotokoll-Vorlagen vor, mit denen du deine Meetings optimieren kannst. Bevor wir aber richtig einsteigen, wollen wir zunächst den Begriff „Besprechungsprotokoll-Vorlage“ in den richtigen Kontext setzen.
Was ist eine Besprechungsprotokoll-Vorlage?
Als Teambesprechungs-Vorlage kann ein Formular dienen, ein Dokument oder ein Echtzeit-Board (was genau das ist, erklären wir später), mit dem du planen kannst, was du in einem Meeting besprechen willst. Darin kannst du deine Agenda erstellen und Aktionspunkte festlegen, die im und nach dem Meeting erledigt werden sollen.
Manchmal ist es sinnvoll in der Agenda festzulegen, wie viel Zeit für die einzelnen Punkte vorgesehen ist. So können die Organisatoren eines Meetings beispielsweise entscheiden, dass 10 Minuten für die Besprechung des Ressourcenmanagements ausreichen, während 20 Minuten für die Besprechung der wichtigsten Projektmeilensteine angemessen sind.
Dabei bietet die Verwendung einer Agenda- und Besprechungsprotokoll-Vorlage ein paar wichtige Vorteile.
Warum eine Agenda- und Besprechungsprotokoll-Vorlage verwenden?
Ein Meeting ohne Agenda kann leicht zu einer unstrukturierten Besprechung ausufern, bei der Aufgaben, Zuständigkeiten und Erwartungen an das Team unklar bleiben. Dagegen kann dir eine Agenda-Vorlage helfen, Meetings effektiv und produktiv zu gestalten und sogar während der Teamsitzung die Besprechungsergebnisse zu den einzelnen Punkten festzuhalten.
Mit einer guten Vorlage für eine Besprechungsagenda kannst du:
- Produktive Besprechungen abhalten: Die Verwendung einer klar strukturierten Agenda hilft dabei, keine unnötige Zeit zu verschwenden und erhöht die Produktivität bei Teambesprechungen, da sie vorgibt, um was es in der Besprechung gehen soll. Eine Agenda kann verhindern, dass die Teilnehmer abgelenkt werden und vom Thema abschweifen.
- Alle wichtigen Punkte erwähnen: Ein klarer Besprechungsplan hilft den Teilnehmern, das Zeitmanagement zu verbessern und den Überblick zu behalten. Wenn ein Thema die vorgesehene Zeit überschreitet, ist es für Manager oder Mitarbeitende leicht, darauf hinzuweisen und zum nächsten Punkt überzugehen.
- Agenda-Erstellung standardisieren: Mit einer Vorlage musst du nicht für jede Besprechung ein neues Format erstellen. Das spart in der Planungsphase Zeit und sorgt für Konsistenz bei wiederkehrenden Besprechungen.
- Automatisch ein Besprechungsprotokoll erhalten: Eine gute Meeting-Agenda-Vorlage kannst du nach dem Meeting als Besprechungsprotokoll nutzen, da alle Themen sowie die zugehörigen Besprechungsergebnisse darin festgehalten werden können.
Ganz gleich, was du vor hast, eine Teambesprechungs-Vorlage kann dir dabei helfen, die Themen auf der Agenda zu priorisieren sowie das Team im Meeting auf die Aufgaben zu fokussieren und dadurch den Beteiligten Zeit zu sparen. Nutze die Agenda deshalb nach dem Meeting als Besprechungsprotokoll-Vorlage weiter, denn dadurch entfallen auch spätere Nachfragen zu Zuständigkeiten und zur Verteilung der Aufgaben.
Je nachdem, welche Art von Besprechung du abhältst, möchtest du sicher am liebsten mit einer Vorlage arbeiten, die genau zu diesem speziellen Zweck passt.
Welche Beispiele gibt es für Agenda-Vorlagen gibt es?
Egal, ob du eine Agenda für ein Kickoff oder eine Sprint-Planung benötigst, es gibt eine Vorlage, die genau diesen Anforderungen gerecht wird. Sieh dir unten einige Beispiele an und erfahre, für was und wie du sie verwenden kannst.
Vorlage für eine Agenda für ein Projekt-Kickoff-Meeting
Die Realität bei Projekten ist, dass die ersten Planungsmeetings häufig etwas vom Kern der Sache abkommen. Eine Vorlage für die Agenda eines Projekt-Kickoff-Meetings sorgt dafür, dass du alle grundlegenden Infos abdeckst und das Projekt von Anfang an richtig angehst. Mit dieser Vorlage wird in der Regel das gesamte Meeting geplant, einschließlich der Projektcharta, einer groben Zeitleiste und des Budgets. Außerdem werden die wichtigsten Stakeholder bestimmt.
Vorlage für die Agenda eines Sprint-Meetings
Wenn du die Scrum-Methode verwendest, beginnst du wahrscheinlich jeden Sprint mit einem Sprint-Planungsmeeting. Die richtige Vorlage kann dabei helfen, die Segel dafür richtig zu setzen, die Ziele und Aufgaben vorzugeben und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder ihre Aufgaben verstehen.
Du kannst dir zum Beispiel in deinem Sprint-Planungsmeeting Zeit einräumen, um Aufgaben zu besprechen.
Vorlage für die Agenda eines Fundraising-Meetings
Eine Themenordnung kann besonders bei Fundraising-Meetings hilfreich sein. Bei Fundraising-Aktivitäten gibt es so viele Faktoren, dass man leicht den Überblick verlieren kann. Eine Agenda kann alles auflisten, von potenziellen Spendern bis hin zu Veranstaltungsorten, Dekoration und mehr.
Die oben genannten Vorlagen haben eine entscheidende Gemeinsamkeit: Sie sind alle statische Dokumente. Das bedeutet, dass es schwierig sein kann, Änderungen vorzunehmen und Teammitglieder in Echtzeit über Updates zu informieren, wichtige Dateien zum Nachschauen anzuhängen und auch alle Besprechungsnotizen zum Meeting an einem zentralen Ort festzuhalten.
Mit der Meeting-Agenda von monday.com kannst du all das tun und noch mehr!
Optimiere deine Meetings mit der Agenda-Vorlage von monday.com
Wie bereits erwähnt, können dir Agenda-Vorlagen bei Besprechungen helfen, Zeit zu sparen und Meetings effektiver zu gestalten. Aber viele Vorlagen können nicht so einfach an deine Bedürfnisse oder für die Zusammenarbeit im Team angepasst werden.
monday.com bietet eine andere Lösung. Unsere Besprechungsprotokoll-Vorlage existiert in Form eines Boards. Hier gibt es anpassbare Spalten, Status-Anzeigen und Automatisierungen, die du für jede Art von Teambesprechungen verwenden kannst. Sobald du eine Agenda erstellt hast, werden alle späteren Änderungen in Echtzeit synchronisiert, so dass alle Teammitglieder die Updates sofort sehen und darauf reagieren können.
Alle Besprechungsteilnehmer können vor dem Meeting auf die Vorlage zugreifen, damit sie wissen, was sie während der Besprechung erwartet. Außerdem können sie zu jedem relevanten Punkt proaktiv ihre Kommentare, Updates oder Fragen hinterlassen. Während des Meetings kann jeder direkt in der Vorlage ein Protokoll erstellen, so dass alle unabhängig von ihrem Standort Zugriff darauf haben. Nach dem Meeting hat dann jeder die Übersicht, was besprochen wurde und was die Ergebnisse der Sitzung waren.
Da unsere Besprechungsprotokoll-Vorlage auf der Work OS-Plattform basiert, hast du Zugriff auf viele leistungsstarke Funktionen! Automatische Benachrichtigungen, bedingte Regeln, Zeiterfassung und andere Tools für das Aufgabenmanagement, um alle Projekt- oder Besprechungsinformationen zu vereinheitlichen.
Richte Automatisierungen ein, um Teammitglieder daran zu erinnern, Fragen oder Gesprächsthemen im Voraus einzureichen. Verfolge nach, wie lange die Präsentationen der einzelnen Personen dauern, oder weise den Teammitgliedern bestimmte Punkte zu, damit sie frühzeitig wissen, was sie für die Besprechung vorbereiten müssen.
Wirf einen Blick darauf, wie diese dynamische Vorlage aussehen könnte:
Nachdem du nun eine Vorstellung davon hast, wie dir die Vorlagen von monday.com helfen können, deine Besprechungen zu organisieren und Meetings produktiver zu gestalten, erklären wir, wie du am besten loslegen kannst.
4 Schritte zur Erstellung einer Agenda-Vorlage auf monday.com
Im Folgenden erklären wir dir, wie du mit monday.com eine Agenda für dein Meeting erstellst.
- Vorlage herunterladen
- Wähle die Spalten aus, die du brauchst – vom Datum bis zur Zeiterfassung.
- Benenne deine Gruppen und trage die Aufgaben oder Agenda-Punkte in die Elementzeilen ein.
- Füge relevante Dateien hinzu, erwähne Teammitglieder oder füge zusätzlichen Kontext hinzu: ganz einfach mit einem Klick auf die Sprechblase mit dem Pluszeichen, die für jedes Element zur Verfügung steht.
- Teile die Agenda mit deinem Team, damit alle vor dem Meeting auf dem gleichen Stand sind
- Nutze die Agenda als Meeting-Protokoll-Vorlage, halte Ergebnisse fest und weise Verantwortliche für Aufgaben zu.
Und das war’s!
Mit monday.com kannst du in wenigen Minuten jede beliebige Agenda erstellen und mit der Zusammenarbeit beginnen.In diesem Blogartikel haben wir alles besprochen: von der Frage, was eine Besprechungsagenda ist, bis hin zu der Frage, wie du eine solche mit dem Work OS von monday.com erstellst. Wenn du mehr über die Teamsitzung-Protokoll-Vorlage und die perfekte Meeting-Agenda erfahren möchtest, schau dir unser FAQs an.
FAQ zur Meeting-Agenda
Welche 5 Dinge würdest du in die Themenplanung für eine Besprechung aufnehmen?
Die folgenden fünf Punkte sind ein Muss, wenn du die Agenda für ein Meeting planst:
- Ziele und Vorgaben des Meetings
- Aktionspunkte und/oder Meetingthemen
- Details zum Meeting (Ort, Zeit, Konferenzlogistik, falls zutreffend)
- Erforderliche Teilnehmer (und optionale Teilnehmer)
- Zeitrahmen für jeden Abschnitt der Agenda
Es ist möglich, noch weitere Details in den Ablauf deines Meetings aufzunehmen. Manche Teams wählen zum Beispiel einen Moderator für das Meeting. Du solltest aber mindestens die fünf oben genannten Punkte berücksichtigen.
Wie schreibst du eine Meeting-Agenda?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie du eine Agenda für ein Meeting gestalten kannst, aber am einfachsten ist es, mit einer anpassbaren Vorlage zu beginnen.
Wenn du in deinem Unternehmen mit dem Work OS von monday.com arbeitest, kannst du die Agenda- und Besprechungsprotokoll-Vorlage von monday.com mit einem einzigen Klick einrichten. Dann kannst du die Vorlage individuell an die Bedürfnisse deines Projekts anpassen – schließlich ist jedes Meeting anders. Vergiss nicht, deinen Besprechungsplan im Voraus mit allen Beteiligten zu teilen und nach dem Meeting die Aktionspunkte zu ergänzen, die besprochen wurden, damit alle wissen, wer was tun soll.
Woher weißt du, ob ein Meeting effektiv ist?
Jeder sollte bestrebt sein, seine Meetings effektiver zu gestalten. So kannst du die Produktivität steigern und die Zeit aller Beteiligten optimal nutzen.
Stelle nach jedem Meeting die folgenden Fragen, um zu beurteilen, ob es effektiv war:
- Bist du alle Aktionspunkte durchgegangen? Oder hattest du keine Zeit mehr, um Themen ausreichend zu behandeln?
- Hast du das Ziel des Meetings erreicht? Wenn nicht, was kam zu kurz?
- Hast du die geplante Zeit eingehalten? Oder hat das Meeting mehr Zeit beansprucht?
- Hast Du zukünftige Aufgaben und Verantwortlichkeiten geklärt?
Besprich die Antworten mit deinem Team, damit alle wissen, was beim nächsten Mal verbessert werden kann.
Gibt es eine Word-Vorlage für die Meeting-Agenda?
Ja, Microsoft Word verfügt über verschiedene Vorlagen für die Tagesordnung, die du leicht finden kannst, indem du beim Erstellen eines neuen Dokuments die Vorlagen durchsuchst. Das Problem bei der Verwendung eines Word-Dokuments ist, dass die gemeinsame Nutzung im Team umständlich ist und ihr nicht in Echtzeit daran zusammenarbeiten könnt. Schau dir diese Microsoft Word Alternativen an.
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