Protokoll schreiben: Bessere Notizen für dein Meeting

Hast du schonmal in einer Besprechung gesessen und im selben Moment, als du den Konferenzraum verlassen hast, schon wieder vergessen, was ihr eigentlich besprochen habt?

Dann solltest du dein Wissen über die Kunst des Notizenmachens auffrischen, damit du weißt, wie du die Punkte, die für dich am wichtigsten sind, herausfiltern und mitschreiben kannst.

In diesem Beitrag erhältst du die besten Tipps fürs Protokoll schreiben und für gute Meeting-Notizen, damit du aus deinen nächsten Projekt-Besprechungen das Beste für dich mitnehmen kannst.

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Was ist ein Protokoll?

Ein Protokoll ist die schriftliche Zusammenfassung der wichtigsten Punkte, Entscheidungen und Aufgaben aus einem Meeting. Es sorgt dafür, dass man jederzeit nachschauen kann, was besprochen und vereinbart wurde, ohne sich alles merken zu müssen. Dadurch haben alle eine neutrale, handfeste Grundlage zur Dokumentation, damit nichts Wichtiges auf der Strecke bleibt, und alle Beteiligten sind immer auf demselben Stand.

Ein weiterer Vorteil: Das Protokoll ist nicht nur für die Teilnehmenden hilfreich, sondern auch für diejenigen, die das Meeting verpasst haben. Statt mühsam nachzufragen, können sie einfach die Notizen lesen und wissen sofort, welche Entscheidungen getroffen wurden und wer für was verantwortlich ist.

Warum ist Protokoll schreiben sinnvoll?

Auch wenn manche es für keine wichtige Aufgabe halten, sich Notizen zu machen – Protokoll schreiben schafft nicht nur Klarheit, sondern es ist ein wichtiges Werkzeug, um auf dem Schirm zu behalten, was der Stand der Dinge ist, welche Entscheidungen getroffen wurden und wie es weitergehen soll. Deshalb ist es gut, im Besprechungsprotokoll auch den Verlauf und die Ergebnisse eines Meetings festzuhalten. Es dient als präzises Nachschlagewerk für alle Teammitglieder und stellt sicher, dass Absprachen, Entscheidungen und To-Dos klar dokumentiert sind, wenn dem Projekt neue Ziele gesetzt werden. Durch ein gutes Protokoll können Missverständnisse vermieden und Verantwortlichkeiten klar zugeordnet werden – sie sind deshalb ein wichtiges Projektmanagement-Tool. Außerdem hilft ein Meeting-Protokoll, die Nachverfolgung von Aufgaben zu erleichtern, indem es jedem Beteiligten ermöglicht, jederzeit auf die festgehaltenen Informationen zurückzugreifen. Auch im Hinblick auf langfristige Projekte bietet es eine wertvolle Chronik des Projektfortschritts und der Projektabwicklung. Und wenn du einen Projektbericht schreiben musst, weißt du ja jetzt, wo du nachgucken kannst, um den ersten Entwurf zu verfassen.

Die Rolle des Protokollanten

Jetzt ist auch klar, warum der Job des Protokollanten eine der wichtigsten Rollen im Meeting hat. Schließlich trägt er oder sie die Verantwortung, alle entscheidenden Punkte festzuhalten und dafür zu sorgen, dass die Informationen klar und verständlich dokumentiert werden. Ein gutes Protokoll sorgt nicht nur für Transparenz, sondern hilft allen Beteiligten nach dem Meeting die nächsten Schritte anzugehen, Missverständnisse zu vermeiden und Verantwortlichkeiten klar zu machen.

Verschiedene Arten von Protokoll schreiben

Protokolle können in verschiedenen Formen erstellt werden, je nach Art des Meetings und dem Zweck, den das Protokoll erfüllen soll. Hier ist eine Übersicht über die gängigsten Protokollarten und wofür sie sich jeweils am besten eignen:

1. Ergebnisprotokoll: Geeignet für Meetings, in denen Entscheidungen und Aufgaben im Vordergrund stehen. Hier werden nur die wesentlichen Beschlüsse und Aufgaben festgehalten – ideal für Teams, die schnell einen Überblick brauchen, ohne jedes Detail nachlesen zu müssen.
2. Verlaufsprotokoll: Diese Protokollart eignet sich besonders für Besprechungen mit komplexen Diskussionen und Themen, bei denen die Entwicklung von Ideen und Argumenten wichtig ist. Es zeichnet den gesamten Ablauf und die Argumentationsstränge auf und bietet eine vollständige Dokumentation.
3. Kurzprotokoll: Perfekt für kurze, regelmäßige Team-Meetings oder Status-Updates wie bei Jour fixe Meetings. Das Kurzprotokoll fasst die wichtigsten Ergebnisse und Aufgaben zusammen, ohne auf den Verlauf einzugehen. Es spart Zeit und eignet sich für alle, die schnell informiert werden wollen.
4. Gedächtnisprotokoll: Ideal für spontane oder informelle Besprechungen, bei denen es vor allem um Ideen oder erste Überlegungen geht, wie bei Brainstorm-Meetings. Hier wird das Wichtigste grob notiert, damit nichts vergessen wird.
5. To-Do-Protokoll: Für Projekt- oder Aufgaben-Meetings, bei denen konkrete Maßnahmen im Vordergrund stehen. Es listet alle zu erledigenden Aufgaben und Verantwortlichkeiten auf – optimal, um sicherzustellen, dass alle wissen, was sie nach dem Meeting zu tun haben. Daher ist es sehr nützlich für das Task Management.

Jede Art von Protokoll hat ihren Zweck, um Informationen effektiv festzuhalten. Die Wahl des Protokolltyps hängt von Ziel, Art und Zweck des Meetings und den Anforderungen der Beteiligten ab – ob umfassend, prägnant oder auf Entscheidungen fokussiert. Das passende Protokoll zu schreiben hilft dabei, nach dem Meeting effizient die nächsten Schritte anzugehen und die Transparenz für alle Beteiligten zu erhöhen.

Gute und effektive Besprechungsnotizen

Ein Protokoll dient als zentrales Dokument, in dem alles Wichtige einer Besprechung festgehalten wird, aber manchmal macht es vielleicht auch Sinn, unabhängig vom Protokoll deine eigenen Notizen zu machen. Eigene Notizen zu machen kann helfen, Informationen zu verarbeiten, Aspekte festzuhalten, die vielleicht nicht für jeden wichtig sind, und spontane Ideen und Eingebungen aufzuschreiben, die du nicht vergessen willst. Da sind eigene Besprechungsnotizen natürlich nützlich.

Besprechungsnotizen sind zwar nicht so formell und strukturiert wie Protokolle, aber du solltest trotzdem eine gewisse Struktur einhalten, damit du sie ideal für dich nutzen kannst. Andernfalls kann es passieren, dass dein Aufschrieb voller chaotischer Stichwörter und Satzfragmenten ist, die nur wenig Kontext und Infos bieten – wobei wiederum Wichtiges verloren gehen kann.

Das Ziel ist es, deine Notizen so einfach wie möglich zu halten, und eine gewisse Ordnung zu halten. Es sollte auch klar sein, wann sich deine Notizen auf einen Gesprächspunkt im Sitzungsprotokoll beziehen.

Schauen wir uns die wichtigsten Informationen an, die du aufschreiben musst, wenn du dir Notizen zu einer Besprechung machst:

• Die wichtigsten Punkte der Tagesordnung: Schreibe eine kurze Zusammenfassung jedes Tagesordnungspunktes und der besprochenen Ergebnisse auf. Versuche, jeden Punkt auf nicht mehr als drei Sätze zu beschränken, und bitte eventuell um Bestätigung, bevor du Pläne oder Entscheidungen aufschreibst.
• Aktionspunkte: Wenn in der Besprechung Aktionspunkte vorgeschlagen werden, schreibe die Aufgabe auf, wem sie zugewiesen wird und wann sie fällig ist.
• Ideen: Wenn du Ideen, Fragen oder Folgemaßnahmen hast, die du nach dem Treffen machen möchtest, kannst du einen Abschnitt für solche Notizen während des Treffens einfügen, damit du sie nicht vergisst.

Nutze die Tagesordnung des Meetings, um die besprochenen Punkte wiederzugeben, damit du sie nicht doppelt aufschreibst, mach dir klar, was als Ergebnis des Meetings getan werden muss, nimm u.U. die Sitzung der Ton auf, damit nichts verloren geht, und schicke deine Notizen an alle Teilnehmenden, damit klar ist, wer welche Hausaufgaben zu erledigen hat.

Vorlage für Besprechungsnotizen

Eine Vorlage kann helfen, das Durcheinander zu reduzieren, damit deine Notizen leichter zu lesen sind. Hier findest du eine Anleitung und eine benutzerfreundliche Besprechungsprotokoll-Vorlage für Notizen, die du für dein nächstes Treffen verwenden kannst.

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Datum des Treffens:

Teilnehmerinnen und Teilnehmer

• Liste der bei der Versammlung anwesenden Personen

Tagesordnung des Meetings:

• Punkt 1 (wichtige Diskussionen und getroffene Entscheidungen)
• z.B.: Eine Präsentation auf der Grundlage der monatlichen Spesenabrechnung der letzten Woche erstellen

Fragen und Antworten

• Notiere dir alle Fragen und Antworten, die während deines Treffens gestellt wurden.

Aktionspunkte

• Hier listest du Aktionspunkte, Beauftragte und Fristen auf.
• z.B.: Johannes soll bis nächsten Freitag eine Präsentation zur Spesenabrechnung vorlegen

Ideen/allgemeine Hinweise

• Ideen, die während des Gesprächs auftauchen, Nachbereitung nach dem Treffen wickelt

Jetzt, wo du weißt, worauf es bei Besprechungsnotizen ankommt, wollen wir uns ansehen, wie du diese Notizen effektiver aufschreiben kannst.

Tipps zum Protokoll schreiben und gute Besprechungsnotizen

Struktur ist natürlich ein wichtiges Element für ein Protokoll, aber du musst auch gut mitschreiben können. Andernfalls wird es dir schwerfallen, mit dem Tempo der Besprechung Schritt zu halten, was dazu führen kann, dass du den Anschluss verlierst und wichtige Informationen verpasst. Wenn es dir schwerfällt, Notizen zu machen und den Diskussionen in deiner Besprechung zu folgen, findest du hier einige Tipps, die dir helfen können.

Nutze Stift und Papier

Viele Leute machen sich gerne Notizen auf ihrem Laptop, Handy oder dem Tablet, weil es einfacher ist, die Notizen und Aufgaben zu bearbeiten und zu organisieren, aber das kann auch gegen dich arbeiten. Laut Forschern ist es am besten, mit Stift und Papier Notizen zu machen, da Menschen, die sich Notizen auf Laptops machen, eher dazu neigen, wortwörtliche Notizen zu tippen, während Menschen, die Stift und Papier benutzen, eher dazu neigen, die wichtigsten Punkte aufzuschreiben. Mit anderen Worten: Der Laptop oder das Tablet kann dich ausbremsen und deine Notizen mit irrelevanten Informationen überfrachten. Wenn du deine Notizen mit der Hand schreibst, kannst du dich auch besser an die Tagesordnung des Meetings halten. Danach kannst du es immernoch digitalisieren und abtippen, um es weiterzusenden.

Kurzschrift verwenden

Wusstest du, dass es ganze Schriftsysteme für Notizen gibt? Es heißt Kurzschrift, Notizschrift oder Stenoschrift und wird häufig von Menschen verwendet, die bei der Arbeit viele Notizen machen müssen, wie Verwaltungsassistenten und Stenografen. Wenn du das System beherrschst, kannst du mit Kurzschrift bzw. Stenoschrift bis zu 225 WPM schreiben. Der Nachteil ist, dass du ein etwas anderes Schriftsystem lernen musst, das wie Gekritzel aussieht, und das kann einige Zeit dauern, bis du dich daran gewöhnt hast. Wenn du mehr Hilfe brauchst, um schneller zu schreiben, schau dir diese Anleitung an.

Vereinfache deine Nachrichten mit Codes

Wenn du schon Ende der Woche deine nächste Besprechung hast, wirst du wahrscheinlich keine Zeit haben, in den nächsten Tagen Kurzschrift zu lernen. Du kannst trotzdem schneller schreiben, indem du vereinfachte Codes verwendest.

• Wenn es ein wichtiges Thema gibt, füge ein „!“ davor ein
• Anstatt „eine Frage gestellt„ zu schreiben, kennzeichne Fragen mit einem „?“. Z.B. „Brian ? wann ist das Projekt fällig“
• Kürze Wörter ab, wann immer es möglich ist. Aus Minimum wird Min, aus Maximum wird Max, aus Nummer wird Nr. oder #, und so weiter.

Wenn du ein Fan der Bullet Journal-Methode bist, solltest du deine Besprechungsnotizen in deinem Bullet Journal festhalten. Es hat bereits ein eigenes Kodierungssystem, dem du folgen kannst.

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Vom handgeschriebenen Protokoll zur digitalen Version

Wenn du handschriftliche Protokolle oder Notizen machst, musst du sie später auch noch digital transkribieren, um sie an alle Kollegen zu versenden. Hier kommt monday.com ins Spiel: Das vielseitige Projektmanagement-Tool ermöglicht es dir, deine Notizen schnell und unkompliziert zu digitalisieren. So hast du nicht nur alles Wichtige an einem Ort, sondern kannst auch gebrauchsfertige Vorlagen nutzen, um sicherzustellen, dass die Informationen übersichtlich und leicht zugänglich sind.

Auf der Plattform kannst du auch in Echtzeit das Meeting-Protokoll schreiben, denn es gibt einige sehr gute Funktionen, die dir diese Arbeit erleichtern werden. Du kannst in monday das Besprechungsprotokoll anfertigen und den gesamten Arbeitsablauf nach dem Meeting nachbauen, um den Prozess zu straffen und zu vereinheitlichen. Du kannst strukturierte Notizen erstellen mit monday Workdocs, wo Worte Workflows in Gang setzen, du kannst deine Kollegen zum Mitarbeiten einladen und viele Aktionen sogar automatisieren, um dir Zeit zu sparen.

Apropos Zeit: Vergiss nicht, dein digitales Protokoll schnell an alle Teilnehmenden zu senden, um sicherzustellen, dass alle auf dem neuesten Stand sind. Dies fördert die Zusammenarbeit und stellt sicher, dass jeder weiß, was als Nächstes zu tun ist. Bei monday kannst du auch deinen E-Mail-Anbieter integrieren und das Protokoll direkt nach der Digitalisierung an alle weiterleiten.

Nimm deine Besprechungsnotizen auf

Die gängigste Praxis ist, dein Protokoll als digitalen Mitschrieb mit dem Rest deines Teams zu teilen.

Aber was wäre, wenn du stattdessen ein Audioformat senden könntest? Je nach Zweck des Protokolls kann Sprache manchmal ansprechender wirken und kann leicht in Pufferzeiten konsumiert werden, z. B. auf dem Weg zum Mittagessen oder beim Pendeln zur Arbeit.

Immer mehr Unternehmen nutzen private Podcasts und finden, dass das eine gute Möglichkeit ist, intern mit ihrem Team zu kommunizieren. Es gibt auch verschiedene Arten von Tools für die Zusammenarbeit, mit denen du deine Text- oder Audionotizen in ein Wiki verwandeln kannst, das dein Team durchsuchen und nachschlagen kann.

Vermeide diese Fehler beim Protokoll schreiben

Das Protokoll schreiben kann herausfordernd sein, und unter dem Zeitdruck kann man leicht Fehler machen. Hier sind ein paar Tipps, die dir helfen, das Ganze einfacher und effektiver zu gestalten:

• Unklare Struktur: Achte darauf, dass dein Protokoll gut aufgebaut ist. Benutze Überschriften und Absätze, um verschiedene besprochene Themen voneinander abzutrennen. Wenn alles durcheinander ist, wird’s echt schwierig, die wichtigen Infos schnell zu finden.
• Wichtige Details auslassen: Versuche nicht, einfach nur die Entscheidungen aufzuschreiben. Halte auch fest, worüber gesprochen wurde und welche Argumente gefallen sind. Das hilft später, den ganzen Kontext zu verstehen.
• Subjektive Meinungen einbringen: Bleib neutral! Dein Protokoll sollte die Fakten wiedergeben und keine persönlichen Meinungen enthalten. So können alle nachvollziehen, was wirklich besprochen wurde.
• Zu viel Text: Lange Absätze können schnell langweilig werden. Halte die Infos knackig und konzentrier dich auf das Wesentliche. Stichpunkte sind super, um das Ganze übersichtlich zu halten.
• Namen und Daten checken: Achte darauf, dass du die Namen, Aufgaben und Termine richtig schreibst. Ein kleiner Fehler kann zu großen Missverständnissen führen.
• Nicht zu lange warten: Schreib das Protokoll am besten gleich nach dem Meeting und verteile es schnell an die Beteiligten. Je länger du wartest, desto mehr vergisst du und die Infos verlieren ihren Wert und Aktualität.

Wenn du diese Fehler vermeidest, wird dein Protokoll nicht nur für alle Kollegen hilfreich sein, sondern auch ein gutes Dokument, auf das man später für verschiedene Gründe  zurückgreifen kann.

Checkliste zum Protokoll schreiben

Wenn du ein Protokoll schreiben musst, kannst du diese Checkliste nutzen, um nichts Wichtiges zu vergessen:

1. Protokollart: Überleg dir zuerst, ob die Art des Protokolls zu eurem Unternehmen passt und ob sie dem Ziel dient, das du erreichen möchtest.
2. Wichtige Infos: Wenn du ein Ergebnisprotokoll schreibst, überprüfe vor dem Absenden, dass alle wichtigen Informationen wie Entscheidungen, Aufgaben und Ergebnisse festgehalten sind. Bei einem Verlaufsprotokoll solltest du darauf achten, dass der Ablauf der Diskussion klar erkennbar ist und man dem roten Faden gut folgen kann.
3. Rahmeninfos: Denk dran, dass dein Protokoll auch alle grundlegenden Informationen enthalten muss – also alle Teilnehmer mit richtig geschriebenen Namen, Datum und Thema.
4. Leserfreundlichkeit: Schau dir das Dokument mal grob an. Ist es ansprechend und übersichtlich gestaltet? Und wenn du genauer hinschaust, sind die Sätze kurz und prägnant? Themen sollten klar voneinander abgegrenzt sein.
5. Vollständigkeit: Geh nochmal über den Mitschrieb drüber und prüfe, ob alles Wichtige drinsteht. Denk auch daran, dass Protokolle im Präsens zu schreiben sein und sie keine wertende Aussagen oder die Ich-Perspektive enthalten dürfen.
6. Verständlichkeit: Stell dir vor, du wärst nicht im Meeting gewesen. Würdest du die Zusammenhänge trotzdem verstehen? Klär Unklarheiten, bevor du das Protokoll absendest.
7. Unterschrift: Als Protokollant solltest du das digitale oder handschriftliche Dokument unterschreiben bzw. digital signieren. Bei formellen Meetings braucht der Vorsitzende ebenfalls eine Unterschrift, und wenn es um rechtlich bindende Sachen geht, sollte jeder Teilnehmer unterschreiben.
8. Anlagen und Quellen: Hast du alle notwendigen Anhänge und Quellen angegeben und auch wirklich angehängt? Ja, das passiert regelmäßig den Besten von uns, daher ist es immer gut, das als letzten Punkt nochmal extra zu prüfen.

Mit dieser Checkliste bist du bestens gerüstet, um ein Protokoll zu erstellen, das nicht nur informativ, sondern auch leicht verständlich ist und deinen Kollegen eine wertvolle Hilfestellung bietet.

Ein gutes Protokoll schreiben ist einfacher als du denkst

Ein Meeting-Protokoll ist nicht ohne Grund ein beliebtes Mittel zur Abstimmung in vielen Unternehmen als Teil ihres Kommunikationsplans. Ein gutes Protokoll zu schreiben, ist wirklich einfacher, als es auf den ersten Blick scheint. Mit ein paar grundlegenden Tipps und einer klaren Struktur kannst du sicherstellen, dass alle relevanten Punkte und wichtigsten Entscheidungen festgehalten werden.

Und wenn du handschriftliche Protokolle oder Notizen hast, kannst du diese ganz einfach in digitale Form übertragen – zum Beispiel mit monday work management. Die Arbeitsmanagement-Plattform bietet dir nicht nur die Möglichkeit, deine Notizen schnell und unkompliziert einzupflegen, sondern sorgt auch mit gebrauchsfertigen Vorlagen dafür, dass alle Informationen übersichtlich und leicht zugänglich sind. So hast du alles Wichtige an einem Ort und kannst die Abschrift deiner handschriftlichen Mitschrift schnell und gut organisiert an die Kollegen versenden. So wird das Protokollieren mit dem richtigen Tool und etwas Übung zum Kinderspiel!