Entscheidungsvorlage – was das ist und wofür du sie brauchst

Es gibt zahlreiche Beispiele für berühmte Entscheidungsträger, die ihren Kleiderschrank auf ein bis zwei einfache Outfits beschränken. Steve Jobs wurde nur sehr selten ohne seinen typischen schwarzen Pullover und Jeans gesehen. Dasselbe gilt für das graue T-Shirt von Mark Zuckerberg. Selbst Barack Obama entschied sich für eine sehr einfache Garderobe. Obwohl einige Leute vielleicht glauben, dass diese Stilentscheidungen eine Sache der Eigenvermarktung sind, ist der wahre Grund viel praktischer.

Du musst nicht der Anführer einer Weltbewegung sein, um zu erkennen, dass jede Entscheidung, die du triffst, Zeit und geistige Energie braucht. Aus diesem Grund vereinfachen und systematisieren intelligente Menschen ihre Wahlmöglichkeiten.

In diesem Artikel werden wir uns unterschiedliche Systeme zur Entscheidungsfindung näher ansehen, indem wir ein paar beliebte Beispiele und ihre Funktionsweise erläutern. Außerdem stellen wir die Entscheidungsvorlagen von monday.com vor und demonstrieren, wie sie dir dabei helfen, klar zu denken und kluge Entscheidungen zu treffen. Aber zunächst wollen wir erklären, warum du überhaupt eine Entscheidungsvorlage nutzen solltest.

Hol dir die Vorlage

Warum solltest du eine Entscheidungsvorlage verwenden?

Die meisten Menschen sind mit der Erstellung einer Pro-Kontra-Liste vertraut. Dabei handelt es sich um eine Entscheidungsvorlage in ihrer einfachsten Form. Du schreibst einfach das Entscheidungsszenario auf, ziehst darunter zwei Spalten und sortierst dann die Pro- und Kontra-Argumente in die jeweilige Spalte ein. In der Geschäftswelt müssen darüber hinaus aber auch Projekt-Deadlines und Budgetbeschränkungen berücksichtigt werden, daher reicht eine simple Liste leider selten aus. Stakeholder brauchen Systeme und Vorlagen, die ihnen dabei helfen, klare, korrekte und informierte Entscheidungen zu treffen.

Außerdem sind sie auch nach der Entscheidungsfindung noch hilfreich. Eine Entscheidungsmatrix kann dir dabei helfen, die getroffene Entscheidung noch einmal zu bestätigen, indem du dir die potenziellen Resultate dieser Entscheidung ansiehst sowie die Wahrscheinlichkeit für das Eintreten dieser Resultate. Dadurch kannst du überprüfen, ob deine Entscheidung, die du auf Grundlage der bis dato verfügbaren Informationen getroffen hast, zu den gewünschten Resultaten geführt hat. Aber warum halten wir uns mit abstrakten Erklärungen zum Entscheidungsprozess auf? Schauen wir uns lieber an einem Entscheidungsvorlage-Beispiel an, wie diese Konzepte in der realen Welt umgesetzt werden können.

Welche Beispiele für Entscheidungsfindungsprozesse und Entscheidungsvorlagen gibt es?

Übliche Entscheidungsprozesse beinhalten unter anderem die Tabellenanalyse, eine Kosten-Nutzen-Analyse und die Entscheidungsbaum-Analyse. Hier sind einige der für das Projektmanagement auf Herz und Nieren geprüften Prozesse:

Der Entscheidungsbaum

Ein Entscheidungsbaum ist eine graphische Darstellung von Entscheidungsregeln und eine Art Workflow-Diagramm. Der Baum besteht aus Knotenpunkten, die entweder eine Entscheidung oder ein Zufallsereignis darstellen, sowie aus Ästen, die die möglichen Resultate repräsentieren. Mit Entscheidungsbäumen kannst du Resultate vorhersehen, basierend auf einer Abfolge von Entscheidungen oder Zufallsereignissen. Indem du jedes mögliche Resultat überprüfst, kannst du deine Vorgehensweise so anpassen, dass du das beste Gesamtergebnis erzielst.

Die Tabellenanalyse

Die Tabellenanalyse ist eine für die Entscheidungsfindung genutzte Technik, die darauf beruht, dass man eine Tabelle mit verschiedenen Optionen bewertet. Dabei stellt jede Zeile eine andere Option dar und jede Spalte ein anderes Kriterium. Diese Optionen werden anschließend nach den Kriterien beurteilt. Am Ende wird die Option mit dem besten Gesamtergebnis ausgewählt. Der Prozess funktioniert wie folgt:

1. Wähle ein Thema oder Problem, das du analysieren möchtest.
2. Unterteile das Thema oder Problem in kleinere Aspekte.
3. Erstelle eine Tabelle mit Zeilen und Spalten.
4. Trage die in Schritt 2 formulierten Aspekte in die Zeilen ein.
5. Trage die verschiedenen Faktoren und Elemente, die du analysieren möchtest, in die Spalten ein.
6. Analysiere für jede Zeile die verschiedenen Faktoren in den Spalten.
7. Ziehe basierend auf deiner Analyse die entsprechenden Schlüsse.

Visualisiere den Entscheidungsprozess

In den meisten Fällen sind Methoden für die Entscheidungsfindung visuelle Tools. Durch die Visualisierung von Daten und Informationen in Form von Tabellen, Boards und Diagrammen ist es einfacher, die Beziehungen und Muster zwischen Entscheidungen zu erkennen. Wenn die Daten nur in Text- oder Zahlenformat vorhanden sind, gelangt man schnell an seine Grenzen. Deshalb kann dir die Visualisierung große Vorteile bringen, um schneller und einfacher zu einer Entscheidungsfindung zu kommen. Die visuelle Darstellung von Daten trägt zum besseren Verständnis komplexer Informationen bei. Außerdem sind visualisierte Informationen viel einprägsamer. Anders ausgedrückt: Die Methoden für die Entscheidungsfindung können in Form von gebrauchsfertigen Vorlagen nicht nur den speziellen Entscheidungsprozess unterstützen, sondern sparen sogar Zeit. Alles, was du tun musst, ist, ein Tool zu verwenden, das immer einsatzbereit ist.

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Die Entscheidungsvorlage von monday.com

Mit den benutzerfreundlichen und gleichzeitig leistungsstarken Boards von monday.com ist es unglaublich einfach, Aufgaben zu priorisieren und die Zeit besser zu nutzen. Mit nur wenigen Mausklicks kannst du sofort erkennen, welche Aufgaben deine Aufmerksamkeit benötigen und welche du delegieren kannst. Verwende die Farben in den Boards, um deine Prioritäten visuell darzustellen und verlinke die jeweiligen Resultate, so dass du mit nur wenigen Klicks weißt, wie sich eine Aufgabe auf das Gesamtprojekt auswirkt. Und um die Entscheidungsfindung noch weiter zu vereinfachen, vereinfacht das monday.com Work OS auch dein gesamtes Projektmanagement, nämlich durch:

• Zentralisierte Daten: Das monday Work OS ist ein Daten-Hub und das bedeutet, monday.com erfasst Daten über Projekte und über alle Dashboards hinweg, sodass du Aufgaben, Aktivitäten, Dateien, Projekte und Entscheidungen mit dem gesamten Team teilen kannst – mit deinen eigenen Tools und komplett in Echtzeit.
• Leistungsüberwachung: Sieh dir an, wie sich deine Entscheidungen auswirken, indem du die Leistung in intuitiven und individuell anpassbaren Boards überwachst. Außerdem kannst du auswählen, welche Kennzahlen für dich wichtig sind.
• Integrierte Automatisierungen: Sobald Entscheidungen getroffen und Aufgaben zugewiesen wurden, schreitet ein Projekt durch integrierte Automatisierungen reibungslos voran. Deine Teammitglieder werden benachrichtigt, sobald eine Aufgabe abgeschlossen wurde und der nächste Schritt fällig wird.

Egal, ob es sich um eine Entscheidungsvorlage oder eine Projektmanagement-Vorlage handelt – jedes Board von monday.com lässt sich ganz einfach mit dem gesamten Team teilen. Mit nur einem Mausklick kann sich jedes Teammitglied die Aufgaben anzeigen lassen und Entscheidungen auf eine Art und Weise treffen, die ihm oder ihr am ehesten liegt: ob im Kanban-Board oder im Dashboard mit Tabellen.

Hol dir die Vorlage

Ähnliche Vorlagen auf monday.com

monday.com bietet viele benutzerdefinierte, gebrauchsfertige Vorlagen, die du mit einem Klick verwenden kannst – und es kommen ständig neue dazu. Hier haben wir ein paar  Entscheidungsvorlage-Muster aufgeführt, die dir bei deinem Entscheidungsfindungsprozess helfen können:

Die Vorlage für eine Eisenhower-Matrix

Mit dieser Eisenhower-Matrix-Vorlage kannst du Aufgaben priorisieren und leicht erkennen, was am wichtigsten ist. Sie wurde nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt, der diese Methode für seine eigenen Aufgaben genutzt haben soll. Die Eisenhower-Matrix verfügt über vier Quadranten:

1. Dringende Aufgaben: Diese Aufgaben sollten umgehend erledigt werden. Dabei handelt es sich normalerweise um Deadlines oder Notfälle.
2. Nicht dringende Aufgaben: Das sind Aufgaben, die zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden können, aber dennoch wichtig sind. Darunter zählen sowohl die Planung als auch die Zielsetzung.
3. Dringende, aber unwichtige Aufgaben: Diese Aufgaben solltest du an eine andere Person delegieren. Dazu zählen dringliche, aber unwichtige Aufgaben, wie das Beantworten bestimmter E-Mail-Anfragen.
4. Nicht dringende und unwichtige Aufgaben: Eliminiere diese Aufgaben. Das sind Aufgaben, die weder dringlich noch wichtig sind, wie beispielsweise Ablenkungen, Routinearbeiten oder die Auswahl des Faschingskostüms.

Die Vorlage für eine Kosten-Nutzen-Analyse

Wenn Projektmanager die Variablen zwischen den Stärken und Schwächen eines Projekts kennen müssen, machen sie in der Regel eine Kosten-Nutzen-Analyse, um eine gut informierte Entscheidung treffen zu können. Mit der Kosten-Nutzen-Vorlage von monday.com ist der Einstieg kein Problem mehr. Projektmanager können mit wenigen Klicks die Stärken und Schwächen eines Projekts identifizieren und analysieren, die Durchführbarkeit des Projekts durch den Vergleich von Kostenprognosen abwägen und etwaige Probleme erkennen, die ihre Entscheidung beeinflussen können. Zudem können sie mit einem Klick ein visuelles Dashboard erstellen, welches den Kosten-Nutzen-Ausgleich darstellt, um es mit dem gesamten Team zu teilen.

FAQ zu Entscheidungsfindungsvorlagen

Erfahrung und ein fundiertes Wissen sind wesentliche Voraussetzungen, um gute Entscheidungen zu treffen. In diesem Sinne haben wir die Antworten zu einigen häufig gestellten Fragen zum Thema Entscheidungsfindung zusammengestellt.

Was ist eine Entscheidungsmatrix?

Eine Entscheidungsmatrix ist ein Tool, das du verwenden kannst, um Entscheidungen zu treffen, indem mehrere Optionen und Kriterien einbezogen werden. Sie wird verwendet, um Wahlmöglichkeiten miteinander zu vergleichen, Vor- und Nachteile zu identifizieren oder die beste Option auszuwählen. Die oben vorgestellte Tabellenanalyse ist eine Art der Entscheidungsmatrix.

Wie wird eine solche Matrix in der Geschäftswelt eingesetzt?

Eine Matrix wird in der Geschäftswelt genutzt, um Daten zu vereinfachen und zu strukturieren, wodurch eine effizientere und effektivere Entscheidungsfindung möglich wird. Beispielsweise kann eine Matrix hilfreich sein, um die Vertriebsdaten über einen gewissen Zeitraum nachzuverfolgen. Das hilft dem Unternehmen dabei, Muster und Trends im Kundenverhalten zu erkennen. Eine Matrix kann zudem dafür genutzt werden, die Produktionsstände und das Zeitmanagement nachzuverfolgen, wodurch die Effizienz optimiert und der Unternehmensbetrieb verbessert werden kann.

Erleichtere dir deine Arbeit, indem du Entscheidungen systematisierst

Bei erfolgreichen Projekten gibt es haufenweise schwere Entscheidungen. Kompromisse zu schließen und ständig neu zu priorisieren, sind alltägliche Herausforderungen bei der Durchführung von Projekten – und zwar für alle, unabhängig davon, ob du ein Projektmanager oder Teammitglied bist. Allerdings kannst du dir all diese Entscheidungen erheblich erleichtern, indem du sie systematisierst und deine Optionen in einer Entscheidungsvorlage gewissenhaft gegeneinander aufwiegst. All das wird dir zwar nicht unbedingt bei der Entscheidung helfen, welches Kostüm du am Fasching ins Büro anziehst, aber Unternehmensentscheidungen sollten dir damit auf jeden Fall leichter fallen.