Damit die Einarbeitung von Mitarbeitenden in neue Arbeitsprozesse erfolgreich verläuft, muss im Vorfeld einiges bedacht und geplant werden. In letzter Minute erstellte Schulungs- oder Onboarding-Checklisten erzielen meist keine zufriedenstellenden Ergebnisse.

Um keine Zeit und Ressourcen zu verschwenden, brauchst du daher einen Einarbeitungsplan. Und für einen professionellen Einarbeitungsplan brauchst du eine gute Vorlage.

In diesem Artikel erhältst du alle Infos, wie eine Vorlage für einen Einarbeitungsplan aussieht und welche Vorteile es hat, sie für diverse Arten von Schulungen in deiner Organisation zu verwenden. Wir haben sogar unsere Vorlage für einen professionellen Einarbeitungsplan beigefügt, die dir alle Tools an die Hand gibt, um deinem Team eine erstklassige Lernerfahrung am Arbeitsplatz zu bieten.

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Was ist eine Einarbeitungsplan-Vorlage?

Eine Vorlage für einen Einarbeitungsplan ist ein Dokument, das alle Einzelheiten des Trainingsprogramms beschreibt. Sie gibt eine grobe Struktur vor, die an die individuellen Schulungsbedürfnisse eines jeden Unternehmens angepasst werden kann. Ein professioneller Einarbeitungsplan sollte klar vermitteln, was genau geschehen muss, damit die Trainingsziele erfolgreich erreicht werden.

Eine Einarbeitungsplan-Vorlage dient nicht nur dazu, die Kompetenzen von Mitarbeitenden zu erweitern, sondern ist auch ein Leitfaden für das Management. Denn darin wird klar festgelegt, welche Schritte unternommen werden müssen, damit bestehende und neue Teammitglieder alles erhalten, was sie brauchen, um ihre Arbeit gut zu erledigen. In eine gut ausgearbeitete Vorlage für einen Einarbeitungsplan gehören alle Kenntnisse und Informationen, die vermittelt werden müssen. Dadurch erhalten auch die Trainer eine ausführliche Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter sowie Teammitglieder mit Schulungsbedarf.

Stell dir eine Einarbeitungsplan-Vorlage vor wie eine „Trainings-Checkliste“, die alle grundlegenden Infos abgedeckt. Deine Vorlage sollte die folgenden Fragen beantworten:

• Wer durchläuft die Schulung?
• Was ist das Ziel des Trainings? Was sind die zu erwartenden Ergebnisse?
• Liegt der Schwerpunkt der Einarbeitung auf der Entwicklung neuer oder der Erweiterung bestehender Fähigkeiten? Oder ist sie Teil eines Onboarding-Programms für Mitarbeitende?
• Wann sollte die Einarbeitung beginnen?
• Wie lange dauert die Einarbeitung?
• Wer wird der Trainer sein?
• Wo findet die Schulung statt? Vor Ort, außerhalb des Unternehmens oder online?

Warum solltest du eine Vorlage für einen Einarbeitungsplan verwenden?

Hier erfährst du, warum eine professionelle Einarbeitungsplan-Vorlage ein wichtiges Instrument für die Schulung deines Teams ist.

Spare Zeit

Jedes Mitglied eines Teams ist anders und hat individuelle Schulungsbedürfnisse. Daher ist es nicht ganz einfach, eine einheitliche Trainings-Checkliste zu erstellen. Mit einer Vorlage für einen Einarbeitungsplan musst du nicht für jeden neuen Mitarbeitenden ein neues Trainingsprogramm zusammenstellen. Stattdessen kannst du deine bestehende Vorlage anpassen und optimieren. So verlierst du weniger Zeit und deine Schulungsunterlagen bleiben einheitlich.

Stressfreie Einarbeitung

Einen umfassenden Einarbeitungsplan zu haben, reduziert den Stress rund um den Einarbeitungsprozess für neue Mitarbeitende. Eine Vorlage für den Einarbeitungsplan unterstützt dich, damit du dich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren kannst, da du dir sicher kannst, dass deine Trainingsziele und -methoden umgesetzt werden.

Ein Einarbeitungsplan erleichtert nicht nur der Personalabteilung, den Trainingsverantwortlichen und dem Management das Leben, sondern sorgt auch dafür, dass sich die Beschäftigten wohler fühlen. Sie wissen genau, was sie bei der bevorstehenden Schulung erwartet und welche neuen Fähigkeiten oder Kenntnisse sie erlernen werden.

Behalte alles im Blick

Wenn du eine klare Vorstellung davon hast, wie deine Trainingssitzungen laufen sollen, sorgst du für Struktur und Transparenz. Dadurch gibt es keinen Raum für Missverständnisse und Abwege. Wenn du zu Beginn der Sitzungen einen Überblick über den gut strukturierten Einarbeitungsplan gibst, werden sich die neuen Mitarbeitenden gut aufgehoben fühlen und die Gruppe bleibt auf dem richtigen Weg.

So hast du die Struktur, die du brauchst, um einen Einarbeitungsplan zu erstellen, der alle Beteiligten beim Mitarbeiter-Onboarding auf dem Laufenden hält.

Ermittle den Schulungsbedarf der Mitarbeitenden

Als Verantwortlicher für die Einarbeitung beherrschst du natürlich die Fähigkeiten und Kenntnisse, die du vermitteln musst. Neue Mitarbeitende aber nicht. Mit einer Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter kannst du den Neuzugängen versichern, dass alle ihre Fragen beantwortet werden und alle notwendigen Fähigkeiten rechtzeitig vermittelt werden.

Ein wichtiger Teil in einem professionellen Einarbeitungsplan ist es, die Bedürfnisse und Fragen der Neuzugänge im Team vorwegzunehmen. Indem du in der Planungsphase aufschlussreiche Antworten vorbereitest, können Einarbeitungsverantwortliche und Führungskräfte den neuen Teammitgliedern konsistente und wertvolle Informationen geben.

Wie können Einarbeitungsplan-Vorlagen aussehen?

Schauen wir uns ein paar Beispiele an, wie eine Vorlage zur Einarbeitung für zwei verschiedene Positionen in unterschiedlichen Branchen verwendet werden kann.

Einarbeitungsplan für den Bereich Projektmanagement

Samantha ist eine erfahrene Projektmanagerin mit mehr als 10 Jahren Erfahrung im Management von Projekten. Ihr Unternehmen hat beschlossen, auf das Agile Projektmanagement umzusteigen, was bedeutet, dass sie ihre derzeitigen Projektmanagement-Workflows umgestalten muss.

Ihr Vorgesetzter erstellte das folgende Einarbeitungsprogramm mit Hilfe einer Vorlage für einen grundlegenden Einarbeitungsplan in Microsoft Word, um sie auf den neuesten Stand zu bringen und sie im agilen Projektmanagement zu schulen.

Einarbeitungsplan für Softwareentwickler

In diesem Beispiel hat ein Unternehmen einen neuen Frontend-Softwareentwickler, Tom, eingestellt. Tom kommt frisch von der Uni, zeigt aber großes Potenzial. Sein Vorgesetzter erstellt mit Hilfe einer Vorlage für einen Einarbeitungsplan für Mitarbeitende folgendes Einarbeitungsprogramm für ihn, um ihn auf den neuesten Stand der Softwareentwicklung zu bringen.

Vorlage für einen Einarbeitungsplan von monday.com

monday.com versteht den Einarbeitungsbedarf von Berufstätigen, egal, ob es sich um einen neuen Mitarbeitenden oder einen erfahrenen Geschäftsführer handelt. Um dir dabei zu helfen, ein Maximum an Produktivität zu erreichen, haben wir eine Vorlage für einen Einarbeitungsplan erstellt, die sicherstellt, dass Effizienz und Arbeitsmoral immer weiter steigen.

Verfolge die Fortschritte der Mitarbeitenden nach

Bevor die Schulung stattfinden kann, musst du wissen, welche Bereiche verbessert werden müssen. Gibt es Schwierigkeiten mit den Grundlagen? Oder sind die Fähigkeiten bereits so gut, dass es an der Zeit ist, in die berufliche Weiterbildung zu investieren?

Unsere Einarbeitungsplan-Vorlage enthält bereits eine Funktion zur Datenanalyse. Dadurch erhältst du jederzeit Einblick in die Leistung deines Teams und kannst Bereiche mit Verbesserungsbedarf identifizieren.

Mit unserer Funktion zur Zeiterfassung kannst du sehen, wie viel Zeit deine Mitarbeitenden für bestimmte Aufgaben aufwenden.
Wenn ein Beschäftigter sehr viel Zeit mit einer Aufgabe verbringt, ist er vielleicht ein idealer Kandidat für eine zusätzliche Schulung.

Integrationsmöglichkeiten

Der Schlüssel zu einem effizienten Unternehmen ist die nahtlose Integration. Deshalb haben wir unsere Vorlage für die Einarbeitung so designt, dass sie sich reibungslos an deine Arbeitsweise anpasst. Über mehr als 37 Integrationen kannst du monday.com nahtlos mit externen Plattformen verbinden.

Nehmen wir zum Beispiel Slack. Du kannst die Unterhaltungen in deinem Slack-Kanal für die Einarbeitung in einen echten Workflow verwandeln. Außerdem kannst du Updates von monday.com direkt über Slack senden. Diese Zusammenlegung von Plattformen bedeutet eine effiziente Straffung und Kanalisierung deiner Arbeit.

Biete Beratung und Unterstützung an

Unsere Vorlage für einen Einarbeitungsplan soll dir dabei helfen, eine solide Grundlage für Neuzugänge im Unternehmen zu schaffen. Die Checkliste für die Einarbeitung stellt sicher, dass kein Aspekt des Einarbeitungsbedarfs deiner Mitarbeitenden übersehen wird oder unerfüllt bleibt.

Mit den Nachrichtenoptionen für jede Einarbeitungsaufgabe kannst du sofort auf alle Fragen deiner Teammitglieder reagieren. Unsere Vorlage für einen Einarbeitungsplan ist so gestaltet, dass neue Mitarbeitende von Anfang an gut informiert, qualifiziert, unterstützt und selbstbewusst werden.

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Ähnliche Vorlagen

monday.com stellt eine Reihe von Vorlagen zur Verfügung, die das Personalmanagement straffen. Mit diesen sorgfältig ausgearbeiteten Vorlagen hast du einen umfassenden Überblick über alle Vorgänge des Personalmanagements.

Vorlage für das Mitarbeiter-Onboarding

Mit der Vorlage für das Mitarbeiter-Onboarding kannst du den Fortschritt aller neuen Mitarbeitenden auf ihrem Weg durch den Onboarding-Prozess genau nachverfolgen. Du kannst jederzeit genau sehen, wo sie sich in ihrer Unternehmensintegration befinden, wie lange sie schon bei dir sind und welche Position sie innehaben – alles an einem zentralen Ort.

Vorlage für den Einstellungsprozess

Bei der Einstellung neuer Mitarbeitender musst du viele verschiedene Informationen aus unterschiedlichen Quellen verarbeiten. Mit unserer Vorlage für den Einstellungsprozess hast du einen zentralen Ort, an dem du all diese Informationen speichern und überprüfen kannst. An diesem zentralen Ort kannst du zudem alle wichtigen Details einsehen wie den Bewerberstatus, Empfehlungsschreiben, das Format des Vorstellungsgesprächs, Lebensläufe und Informationen zum Personalverantwortlichen.

Vorlage für eine Umfrage zum Mitarbeiterengagement

Das Feedback der Mitarbeitenden ist wichtig, um die Trainingsprogramme zu verbessern. Mit unserer Vorlage für die Mitarbeiterbefragung kannst du an einem zentralen Ort aus Mitarbeiterbefragungen erstellen und direkt verbreiten. Du empfängst alle Antworten in einem übersichtlichen, automatisch generierten Format und kannst sie einfach überprüfen.

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FAQ zur Einarbeitungsplan-Vorlage

Wie schreibt man einen Einarbeitungsplan?

Zuerst musst du eine Trainings-Checkliste erstellen, die alle Informationen umfasst, die dein Einarbeitungsplan enthalten sollte. Deine Checkliste sollte die folgenden Fragen beantworten:

• Was sollen deine Mitarbeitenden lernen?
• Über welche Fähigkeiten und Informationen sollten sie unbedingt verfügen?
• Wie stellst du sicher, dass sie verstehen, was ihnen präsentiert wird?

Lege dann deine Hauptthemen und die dazugehörigen Unterthemen fest, um sie zu strukturieren. Schließlich musst du planen, wie du die Informationen für deine Mitarbeitenden zugänglich aufbereitest und strukturierst.

Was beinhaltet ein Einarbeitungsplan?

Ein Einarbeitungsplan sollte eine Bewertung des Trainingsbedarfs beinhalten, um festzustellen, welche Fähigkeiten und Kenntnisse die einzelnen Beschäftigten erlernen müssen. Er sollte Lernergebnisse enthalten, die das Verständnisniveau beschreiben, das die Beschäftigten nach Abschluss der Einarbeitung erreichen sollten. Außerdem sollte auch dargelegt werden, welche Materialien und Präsentationsmethoden bei der Schulung verwendet werden sollen. Ein professioneller Einarbeitungsplan muss auch eine Möglichkeit zum Nachverfolgen der Fortschritte enthalten. monday.com vereinfacht die Fortschrittsverfolgung, indem es die Erfolge in einer leicht zugänglichen und anpassbaren Vorlage katalogisiert.

Wie erstelle ich einen Einarbeitungsplan in Excel?

Am besten erstellst du den Einarbeitungsplan neuer Mitarbeiter mit einer Vorlage in Excel. Die Vorlage, die monday.com für einen Einarbeitungsplan erstellt hat, ist vollständig in Excel integriert. So kannst du in nur wenigen Schritten alle Daten aus deiner Vorlage von monday.com in ein Excel-Tabellenblatt übertragen.

Was sind die 6 Schritte bei der Entwicklung eines Einarbeitungsprogramms?

1. Definiere deine Ziele
2. Bereite deine Materialien vor
3. Teste die Einarbeitung in einem Probedurchlauf
4. Liefere die Inhalte
5. Überprüfe das Verständnis der Mitarbeitenden
6. Kontrolliere die Leistung der Mitarbeitenden