A estrutura analítica de projeto (EAP) é um método testado e aprovado para otimizar projetos complexos. Se você quiser aprender tudo o que há para saber sobre EAP, o Project Management Institute (PMI) tem milhares de informações que podem ser difíceis de analisar.
Agora, se está em busca de uma introdução rápida à EAP antes de mergulhar na literatura mais detalhada, este artigo o ajudará a entender o que é a EAP, por que usá-la e como, além de mostrar como o template de EAP da monday.com pode otimizar seu planejamento.
O que é Estrutura analítica de projeto (EAP)?
De acordo com o PMI,
A EAP é uma decomposição hierárquica do escopo do trabalho a ser realizado pela equipe para atingir os objetivos do projeto e criar as entregas necessárias.
De forma um pouco mais simples, a estrutura analítica de projeto, ou EAP, é um sistema de organização para a gestão e o planejamento de projetos. Esse método consiste em dividir metas grandes ou complexas em ações menores para criar um plano de projeto gerenciável.
A EAP é indicada para gerentes de projeto que desejam realizar o planejamento e a programação do projeto, além do orçamento de cada componente, de forma completa — mas não excessivamente detalhada —, fácil de monitorar e que simplifique a comunicação do progresso e das necessidades.
Leia também: Escopo do projeto: tudo o que você sempre quis saber
Exemplo de quando usar uma estrutura analítica de projeto
Os gerentes de praticamente qualquer área podem usar a EAP para atingir suas metas de projeto específicas, mas, neste artigo, vamos usar um exemplo universal: uma mudança.
Se você mora de aluguel, há muitas (muitas!) tarefas envolvidas em uma mudança bem-sucedida:
- Procurar um novo lugar para morar
- Pagar um depósito
- Assinar o contrato de aluguel
- Notificar o locador que você vai se mudar
- Organizar uma festa de despedida
- Transferir o seguro de residência
- Acionar os serviços públicos na nova casa
- Cancelar os serviços públicos na residência atual
- Mudar seu endereço de correspondência
- Procurar uma empresa de transporte
- Empacotar tudo
- Pintar e limpar as paredes
- Entregar as chaves antigas
- Pegar as chaves novas
- Mudar tudo para a nova casa
- Desfazer as malas
Você pode estar pensando: “Espere, tem mais!” ou talvez “Algumas dessas tarefas têm várias etapas” — e você tem razão. Essa lista de tarefas é longa, desorganizada e não cobre tudo o que precisa ser feito. Escrever cada uma das tarefas em uma lista é uma maneira eficaz de garantir que tudo seja feito. No entanto, uma lista por si só não leva em conta as dependências entre as tarefas, a quantidade de trabalho e os recursos necessários para cada item e, consequentemente, não oferece uma visão clara da totalidade do projeto.
A EAP é uma forma de resolver esses problemas. Analisaremos, um a um, os elementos de uma EAP bem-sucedida.
Elementos de uma EAP
Antes de entrar nos aspectos técnicos de uma ferramenta específica para gerenciar a estrutura analítica de projeto, convém conhecer seus elementos principais:
- Hierarquia
- Entregas em vez de ações
- Organização visual
Hierarquia
Pense novamente na lista de tarefas de uma mudança. Algumas dessas tarefas dependem de outras, ou seja, não podem ser concluídas até que outras tarefas tenham sido realizadas. Por exemplo, você provavelmente garantirá que seus móveis estejam no caminhão de mudança antes de entregar as chaves — portanto, a entrega das chaves depende de você estar fora do apartamento.
Essas dependências começarão a formar uma hierarquia de tarefas. Entretanto, as dependências não são o único fator a ser considerado. Digamos que você escreva sua lista de tarefas de mudança na ordem das dependências. Carregar o caminhão de mudança viria antes da entrega das chaves, mas quando você deve acionar os serviços públicos na nova casa? Isso teria que ser feito antes ou depois da entrega das chaves? Ou ao mesmo tempo?
Uma EAP organiza o trabalho em uma hierarquia de dois a quatro níveis, considerando tanto as dependências entre as tarefas quanto as atividades simultâneas.
As tarefas de primeiro nível são metas maiores e, dentro de cada meta maior, o segundo nível de tarefas dependentes é agrupado. Essa hierarquia pode se estender tanto quanto necessário.
No exemplo da mudança, o primeiro nível de tarefas pode ser:
- Encontrar um novo apartamento
- Transportar os pertences
- Fechar o apartamento antigo
Sob cada um desses itens de primeiro nível, podemos organizar suas tarefas dependentes.
1. Encontrar um novo apartamento
1. Pagar depósito
2. Assinar o contrato de aluguel
1. Entregar os documentos necessários
3. Acionar os serviços públicos
1. Ligar para a companhia elétrica
2. Transportar os pertences
3. Fechar o apartamento antigo
É assim que você começa a criar uma EAP, mas ela não acaba aí. Ainda há alguns fatores críticos necessários para que esse sistema funcione.
Leia também: Fluxo de trabalho: o que é e por que ele é importante
Entregas em vez de ações
Se você está familiarizado com a EAP, deve ter notado um erro na hierarquia acima: cada tarefa foi listada como um verbo. É comum pensar em listas de tarefas como ações, ” fazer isso”, “fazer aquilo”. Mas com a EAP é diferente. Em vez de prescrever um método ou processo, uma EAP é descrita em entregas. Veja como isso muda nossa lista.
1. Garantir um novo apartamento = Novo apartamento garantido
2. Transferir pertences = Pertences transferidos
3. Fechar o apartamento anterior = Apartamento anterior fechado
Uma entrega é qualquer produto, serviço ou realização de objetivos específicos ou consecução de metas. É a razão pela qual você faz algo, não como faz.
Ao listar entregas de projeto em vez de ações, você ganha mais flexibilidade no processo de como cada tarefa é realizada. Em uma configuração tradicional de gestão de projetos, isso permite que sua equipe seja mais ágil e libera você do microgerenciamento. Como gerente de projetos, é mais importante que os móveis sejam transferidos do que planejar exatamente como eles serão carregados para o caminhão. Isso significa que a equipe de mudança poderá avaliar a melhor forma de organizar seus pertences, enquanto você gerencia o quadro geral.
Organização visual
Pense sobre a importância dos recursos visuais na comunicação. É muito mais fácil entender as informações quando elas são representadas em uma imagem. Voltando ao exemplo da mudança, digamos que você tenha comprado todos os materiais e ferramentas necessários para consertar alguns furos de prego deixados nas paredes. As instruções impressas certamente fornecerão os detalhes de que você precisa, mas algumas imagens mostrando como consertar a parede serão muito mais intuitivas e fáceis de entender.
Uma EAP é visual para facilitar a gestão do projeto e a comunicação da equipe.
Se você quiser ter a mesma facilidade de comunicação na gestão de projetos, use a hierarquia de entregas e torne-a visual. Insira cada entrega em uma célula, organize as células em camadas de acordo com sua posição na hierarquia, conecte as variáveis dependentes e aplique um esquema de cores que destaque onde for necessário.
Imagine visualizar a distribuição das entregas ao se mudar para o novo apartamento com um esquema de cores simples mostrando as tarefas concluídas em verde, as pendentes em amarelo, as que precisam de atenção em vermelho, e as que ainda não começaram em cinza.
É natural que ocorram imprevistos, mas uma EAP deixa imediatamente claro qual entrega está atrasando o projeto. Nesse caso, talvez a pintura tenha sido feita na cor errada e você precise pintar novamente. Ao sinalizar a entrega em vermelho, você e sua equipe poderão ver que a limpeza do apartamento e a entrega das chaves talvez atrasem. A estrutura de arrastar e soltar da monday.com também inclui cores e etiquetas de texto personalizáveis para criar uma EAP visual.
Como criar uma EAP
Ao começar a organizar sua lista de tarefas em uma hierarquia de entregas, verifique se cada item é mutuamente exclusivo. Não deve haver sobreposição entre as entregas. Isso evita o trabalho duplicado e possibilita a alocação clara de recursos.
Durante o processo de planejamento, você provavelmente avaliará quantas pessoas devem fazer parte da equipe, qual é o seu orçamento e assim por diante. Esses recursos são alocados entre as entregas mutuamente exclusivas e, juntos, devem equivaler a 100%.
1. Novo apartamento confirmado – 20% do tempo e esforço, R$ 1.000
2. Pertences transportados – 70% do tempo e esforço, R$ 300
3. Apartamento anterior fechado 10% do tempo e esforço, R$ 150
A divisão de recursos deve refletir a hierarquia, de modo que as entregas abaixo de cada nível somem 100%, conforme o exemplo abaixo:
1. Novo apartamento confirmado – 20% do tempo e esforço, R$ 1.000
2. Pertences transportados – 70% do tempo e esforço, R$ 300
2.a. Itens embalados – 35% do tempo e esforço, R$ 50
2.b. Caminhão carregado – 30% do tempo e esforço, R$175
2.c. Caminhão descarregado – 30% do tempo e esforço, R$25
2.d. Pagamento pelo serviço – 5% do tempo e esforço, R$50
3. Apartamento anterior fechado 10% do tempo e esforço, R$ 150
Template e software da Estrutura analítica de projeto da monday.com
Você provavelmente está se perguntando como organizar tudo isso. Antes de procurar um software ou template de gestão de projetos qualquer, considere o Work OS da monday.com. Temos até um template de estrutura analítica de projeto para ajudar você a começar rapidamente:
- Importação fácil do Excel
- Grupos personalizáveis
- Coluna de cronograma
- Coluna de fórmula
- Cores e etiquetas de status exclusivas
- Aplicativo mobile
E você ainda pode adicionar automações para lembretes de prazos e atribuição de membros específicos da equipe às suas entregas, por exemplo.
Perguntas frequentes
Quais são os três níveis da estrutura analítica de projeto?
Isso pode variar, mas muitas estruturas analíticas de projeto têm três níveis que representam as principais entregas, contas de controle e pacotes de trabalho.
O que caracteriza uma boa EAP?
Há duas características principais de uma boa EAP, que podem ser entendidas por meio de duas perguntas: ela é definível e gerenciável? Definível significa que ela pode ser descrita e facilmente compreendida pelos participantes do projeto. Gerenciável descreve uma unidade de trabalho em que a responsabilidade e a autoridade podem ser atribuídas a alguém.
Todo projeto precisa de uma EAP?
Praticamente todos os projetos têm uma EAP, da mesma forma que têm cronogramas e orçamentos. Muitas vezes ela não é bem elaborada – às vezes sequer escrita –, mas os gerentes de projeto geralmente têm uma ideia do que estão fazendo, além de uma duração e um orçamento estimados.
Incremente a gestão da EAP com um Work OS
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