Retrospectiva de sprint: tudo o que você precisa saber

O que é retrospectiva de sprint?

Uma retrospectiva de sprint, também conhecida como retrospectiva ágil, é uma reunião realizada ao final de um sprint dentro da estrutura Scrum. Seu objetivo é refletir sobre os sucessos e fracassos enfrentados na última iteração, permitindo que as equipes aprimorem seus projetos e fluxos de trabalho para os próximos sprints.

A metodologia ágil baseia-se na ideia de identificar desafios e corrigi-los rapidamente, e é por isso que as retrospectivas são tão importantes.

De acordo com o 17º estudo State of Agile (disponível em inglês), 81% das empresas pesquisadas usam retrospectivas regularmente em seus projetos. Como as retrospectivas de sprint são um processo colaborativo, elas incentivam todos os membros da equipe a compartilhar seus insights e decidir juntos os próximos passos.

Leia também: Metodologia scrum: como implementá-la em seu próximo projeto

Quando a retrospectiva de sprint é realizada?

A gestão ágil de projetos divide os projetos em segmentos menores, cada um com suas próprias entregas. Esses segmentos são chamados de iterações ou sprints e geralmente duram de duas a quatro semanas. O objetivo de cada sprint é criar algo útil que possa ser apresentado aos usuários e às partes interessadas.

As retrospectivas devem ser parte integrante de cada iteração e adicionadas ao cronograma durante a sessão de planejamento do sprint. Elas ocorrem ao final de cada iteração como a última peça do quebra-cabeça ágil. Sua equipe se reunirá em uma retrospectiva de sprint para refletir sobre o sprint anterior e estabelecer os planos iniciais para o próximo.

Leia também nosso artigo sobre sprint do Scrum.

Quem deve participar de uma retrospectiva de sprint?

As retrospectivas ágeis geralmente envolvem todos os membros da equipe que participaram do sprint. Isso pode variar de organização para organização, dependendo da composição de suas equipes. No entanto, há alguns participantes importantes que sempre devem estar presentes:

• Equipe de desenvolvimento: Qualquer pessoa que tenha contribuído para o trabalho de desenvolvimento durante uma iteração deve participar da reunião para fornecer insights e feedback construtivo sobre a experiência com o fluxo de trabalho
• Scrum master: Um Scrum master ou gerente deve facilitar a reunião de retrospectiva e garantir que ela permaneça focada e produtiva, ajudando a equipe a identificar melhorias acionáveis
• Product owner: se a sua equipe tiver um product owner, ele também deve participar da retrospectiva para opinar sobre como a equipe atingiu as metas do sprint e fornecer feedback do ponto de vista das partes interessadas

É claro que outros membros da equipe também podem participar, como colaboradores remotos, partes interessadas ou gerentes.

Por que as retrospectivas de sprint são importantes?

A retrospectiva é a última das práticas listadas no Manifesto Ágil, mas é a essência da abordagem. Como o décimo segundo e último princípio do manifesto, ele afirma que “Em intervalos regulares, a equipe reflete sobre como se tornar mais eficaz e, então, refina e ajusta seu comportamento de acordo”.

Como resultado, as retrospectivas são essenciais para que as equipes coloquem em prática a metodologia ágil. Sem refletir regularmente sobre o processo e como torná-lo mais eficiente, ele não seria ágil. Além disso, há vários outros benefícios que as retrospectivas de sprint trazem para as equipes:

• Mantém as equipes alinhadas sobre os principais problemas do projeto ou do fluxo de trabalho
• Permite a comunicação aberta e um espaço que incentiva o feedback
• Possibilita a documentação do feedback em tempo real
• Define como será o próximo sprint
• Incentiva as equipes a permanecerem flexíveis e adaptáveis
• Promove uma mentalidade de melhoria contínua colaborativa
• Mantém as equipes focadas no sucesso do cliente, fazendo alterações que beneficiam o usuário final

Qual é o formato da retrospectiva de sprint?

Seguir um formato claro para a retrospectiva de sprint garante que todos saiam da reunião entendendo plenamente o que precisa ser melhorado na próxima iteração. Embora as pessoas tenham desenvolvido vários modelos de retrospectiva, um dos mais populares inclui cinco etapas específicas. Vamos examinar cada uma delas, incluindo o objetivo de cada etapa e algumas atividades ou planos que você pode usar para aproveitá-las ao máximo.

Etapa 1: Preparar o cenário

Estabeleça o objetivo da reunião e crie um ambiente seguro em que sua equipe possa compartilhar feedbacks detalhados. Você quer garantir que todos se comuniquem com honestidade e que a reunião não vire palco para atribuições de culpa. Para isso, defina o tom da reunião da seguinte forma:

• Reitere os objetivos da reunião
• Comece com “atividades de aquecimento”, como um quebra-gelo ou um jogo para deixar todos à vontade
• Estabeleça regras básicas para discussão e comunicação

Etapa 2: coletar dados

Assim que a equipe estiver pronta, é hora de começar a coletar imediatamente as informações sobre o que aconteceu durante o último sprint, tanto as boas quanto as ruins. Você pode fazer com que todos compartilhem de forma audível, enquanto um moderador ou Scrum master anota tudo, ou pedir à sua equipe que escreva suas experiências individualmente. Algumas maneiras de realizar essa etapa inicial de coleta de dados incluem:

• Pedir aos membros da equipe que anotem os eventos significativos em um cronograma
• Realizar um exercício de “start, stop, continue” (começar, parar, continuar, ou seja, coisas que a equipe deve começar a fazer, coisas que deve parar de fazer e coisas que deve continuar a fazer) com os membros da equipe categorizando os processos e fluxos de trabalho em cada um deles, ou usar os 4 Ls – o que todos amaram (loved), aprenderam (learned), sentiram falta  (lacked) e desejaram (longed) – no último sprint para categorizar os problemas
• Coletar feedback anonimamente e discutir os tópicos com toda a equipe

Etapa 3: Gerar insights

Se a etapa anterior consiste em perguntar o que aconteceu, a geração de insights consiste em perguntar por quê. Comece a analisar padrões nos dados coletados, procurando as causas básicas e os principais problemas. Você pode fazer isso de algumas maneiras:

• Peça à equipe que anote por que acha que cada problema está ocorrendo
• Crie mapas de afinidade que agrupem feedbacks semelhantes para ver quais padrões surgem
• Use diagramas para tentar visualizar a causa e o efeito e encontrar a raiz dos problemas

Etapa 4: Decidir o que fazer

Reúna suas percepções e decida coletivamente o que será feito com elas no próximo sprint. Permita que sua equipe determine o que é mais importante para o trabalho dela na próxima iteração e crie novos processos que reproduzam os sucessos do último sprint e evitem que os mesmos problemas voltem a ocorrer. Há algumas maneiras de fazer isso:

• Os membros da equipe podem votar nos problemas mais relevantes que desejam abordar
• Formular metas SMART para abordar alguns dos problemas principais (leia mais sobre as metas SMART neste artigo sobre definição de objetivos no trabalho)
• Criar um plano com elementos de ação e atribuir a cada um deles um responsável pela resolução.

Etapa 5: Encerrar a retrospectiva

Reserve os últimos minutos para recapitular as conclusões e os elementos de ação. Certifique-se de que todos saibam por quais ações são responsáveis antes de sair da reunião. Por fim, mostre também sua gratidão a cada pessoa da sua equipe. Algumas maneiras de encerrar a retrospectiva são:

• Recapitular o que deu certo no último sprint e no que a equipe se concentrará para melhorar o próximo
• Demonstrar apreço pela contribuição de cada membro da equipe, reconhecendo seus esforços
• Resumir os elementos de ação e garantir que todos estejam cientes de suas responsabilidades

4 Práticas recomendadas para a retrospectiva de sprint

As reuniões de retrospectiva de sprint podem sair dos trilhos facilmente se você não tomar cuidado com o planejamento do tempo e com a gestão eficaz. Para que sua reunião ocorra conforme o previsto, tente implementar as práticas recomendadas abaixo, garantindo o foco e a produtividade.

1. Escolha um facilitador para a reunião. Embora seja importante manter as retrospectivas como uma iniciativa colaborativa, sempre deve haver alguém para conduzir a conversa e manter a reunião focada. Pode ser a mesma pessoa todas as vezes ou um novo facilitador para cada retrospectiva a fim de ajudar a introduzir novas ideias e perspectivas
2. Mantenha as retrospectivas visuais. Sua equipe responderá melhor se puder visualizar os pensamentos de todos. Isso pode ser feito com um template de retrospectiva ágil atualizado em tempo real, post-its ou um quadro branco
3. Decida a duração da reunião. Defina a duração com antecedência para que todos saibam o que esperar. Você pode estabelecer um período específico ou alocar 30 minutos por semana do sprint
4. Conclua com os elementos de ação. Todos os presentes na sala durante a retrospectiva devem entender claramente quais elementos de ação serão levados para a próxima reunião. A fim de oferecer mais clareza, você pode usar uma ferramenta de gestão como o monday dev, garantindo que os documentos e as anotações fiquem facilmente acessíveis

  Experimente o monday dev

Retrospectivas de sprint produtivas com o monday dev

O uso de uma ferramenta de trabalho para organizar suas retrospectivas não só ajudará as reuniões a transcorrerem com mais tranquilidade, como também garantirá que os planos de ação sejam efetivamente implementados. O monday dev, uma plataforma de gestão do desenvolvimento de produtos, ajuda as equipes a planejarem projetos e produtos da estratégia ao lançamento.

Com diversos recursos que oferecem suporte às metodologias ágeis, o monday dev é a ferramenta perfeita para manter as reuniões de retrospectiva eficientes. Veja a seguir alguns dos recursos mais utilizados nas retrospectivas ágeis:

• Template de retrospectiva ágil personalizável para começar rapidamente
• Atrubuição facilitada de elementos de ação no quadro para membros da equipe
• Obtenção de insights sobre o progresso atual do sprint com recursos robustos de análise, geração de relatórios e painéis
• Acompanhamento e priorização de cada elemento de ação com categorias, status, cronogramas e muito mais
• Análise do progresso do sprint em mais de 27 visualizações de trabalho diferentes, como Calendário, Gantt, Kanban e muito mais
• Anexação de documentos, arquivos, links e notas a cada elemento para uma colaboração perfeita
• Integração de mais de 200 dos apps de trabalho mais populares, como Slack, GitHub, Dropbox, entre outros
• Configuração de automações personalizadas para criar notificações instantâneas sobre elementos de ação críticos
• Uso do recurso de IA do monday dev para avaliar dados de feedback e obter insights

Com o monday dev, é possível realizar reuniões de retrospectiva mais produtivas. Você terá a tranquilidade de saber que nenhum dos dados essenciais da reunião será perdido, que tudo estará organizado de forma clara em um só lugar e que sua equipe poderá analisar o backlog do produto, além de colaborar em elementos de ação para o próximo sprint, tudo em tempo real.

Coloque as retrospectivas de sprint em prática

Embora possa parecer tentador deixar as retrospectivas de lado e passar para o próximo sprint, esse processo é essencial e deve ser conduzido de maneira estruturada. As retrospectivas são um pilar fundamental da metodologia ágil, indispensáveis para tornar as iterações cada vez mais produtivas. Ao implementar uma plataforma como o monday dev, você não apenas otimizará suas reuniões, como também atingirá as metas do sprint mais facilmente.