Quadro Kanban: tudo o que você precisa saber

Um quadro Kanban é muitas vezes descrito como a evolução dos post-its e dos marcadores de quadro branco: um sistema organizacional que mantém os membros da equipe atualizados sobre as atribuições de tarefas, prazos de entrega e qualquer outra informação relevante em um local centralizado e visualmente intuitivo. E a organização visual é, obviamente, fundamental para o sucesso em qualquer área, do processo de desenvolvimento de software ao marketing. Portanto, os benefícios de usar um quadro Kanban como parte da sua estratégia de gestão de projetos não devem ser negligenciados.

Continue lendo para descobrir o que é o gestão de projetos Kanban, seus princípios básicos, benefícios e como você pode usá-la em seus projetos com a monday.com.

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O que é um quadro Kanban?

Um quadro Kanban é uma ferramenta de gestão de projetos que consiste em uma estrutura simples com uma série de cartões e colunas que representam tarefas individuais e seus respectivos estágios.

Por exemplo, os estágios podem indicar o status das tarefas em andamento, com categorias como “pendente”, “a fazer”, “em andamento” e “feito”. Cada cartão é atribuído a um membro da equipe, que é responsável por concluir a tarefa e mover o cartão para outra coluna até que a conclusão do projeto.

Essa ferramenta faz parte da estrutura de gestão de projetos Scrum e é usada pelas equipes ágeis para visualizar o fluxo de trabalho e maximizar a eficiência.

Leia também: Kanban vs. scrum: qual é a diferença?

5 componentes dos quadros Kanban

O sistema Kanban evoluiu significativamente desde que foi desenvolvido na década de 1940 para ajudar a Toyota a otimizar seus processos de fabricação. David Anderson, um pioneiro na aplicação do método nos setores de software e serviços, desempenhou um papel importante ao identificar cinco componentes essenciais dos quadros Kanban, amplamente utilizados nos dias de hoje. São eles:

• Indicadores visuais: nos quadros Kanban, o fluxo de trabalho e o status de cada elemento de trabalho devem ser exibidos claramente, facilitando a compreensão do progresso e a identificação de possíveis gargalos
• Colunas: uma das características distintivas de um quadro Kanban é a presença de colunas, que representam tarefas ou atividades individuais que compõem um fluxo de trabalho mais amplo. Os elementos de trabalho se movem por essas colunas até serem concluídos.
• Limites de trabalho em andamento (WIP): limitar o número de elementos de trabalho em andamento num determinado momento ajuda a evitar a sobrecarga da equipe e garante um fluxo de trabalho contínuo e previsível
• Ponto de compromisso: as equipes Kanban geralmente utilizam um backlog em seus quadros, onde armazenam sugestões de projetos feitas por clientes ou membros da equipe. Quando estão prontas para iniciar um novo trabalho, selecionam uma dessas ideias. O ponto de compromisso marca o momento em que a equipe decide tirar uma ideia do backlog e transformá-la em uma tarefa ativa.
• Ponto de entrega: o ponto de entrega é o ponto final do fluxo de trabalho de uma equipe Kanban, que geralmente ocorre quando o produto ou serviço é entregue ao cliente. O principal objetivo da equipe é mover os elementos de trabalho do ponto de compromisso para o ponto de entrega o mais rápido possível, e o tempo decorrido entre esses dois pontos é chamado de lead time, ou tempos de ciclo. As equipes Kanban se esforçam constantemente para melhorar seus processos e minimizar o lead time.

Quais são os principais elementos de um quadro Kanban?

Seja um sistema físico elaborado com post-its ou um quadro digital, que é parte de um software de gestão de projetos, qualquer quadro Kanban terá os seguintes componentes:

• Colunas: representam os vários estágios do fluxo de trabalho da equipe, como “A fazer”, “Em andamento” e ” Feito”.
• Cartões: são unidades individuais de trabalho, como tarefas ou projetos, que passam pelos estágios do fluxo de trabalho no quadro.
• Swimlanes: swimlanes são divisões horizontais que podem ser utilizadas para separar e categorizar várias atividades, como por equipe ou departamento.
• Tags: as tags de cartão, também conhecidas como etiquetas, são usadas como um método conveniente e eficiente para categorizar, organizar e filtrar os cartões, fornecendo contexto, destacando tarefas críticas e ajudando a localizar as tarefas que exigem atenção para que determinados objetivos sejam alcançados.

O que é o gestão de projetos Kanban

A gestão de projetos Kanban é uma metodologia na qual o fluxo de trabalho de um projeto é dividido em partes acionáveis em um quadro Kanban. Os integrantes de uma equipe Kanban recebem tarefas e se concentram apenas em seu próprio trabalho.

Aqui estão quatro aspectos essenciais da metodologia Kanban:

Implementação simplificada

A flexibilidade do Kanban facilita sua integração aos fluxos de trabalho existentes de forma contínua, sem causar interrupções.

Mudanças graduais

O Kanban adota uma abordagem de mudanças incrementais que aprimoram o fluxo de trabalho, ao contrário de mudanças drásticas que podem gerar incertezas e resistência.

Respeito aos processos e funções atuais

O Kanban não substitui seus processos ou funções estabelecidos. Ele permite que a equipe de projeto decida e implemente melhorias de forma gradual, conforme necessário.

Incentiva a liderança em toda a organização

A filosofia de “mudanças pequenas para a evolução” do Kanban motiva todos os membros da equipe a buscar melhorias contínuas, visando sempre o desempenho ideal. Execute todas elas usando a visualização Kanban no monday work management.

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Quando usar um quadro Kanban

É importante considerar se de fato um quadro Kanban é ideal para a sua gestão de projetos. Isso dependerá do tamanho e das preferências da sua equipe, além das especificidades da sua organização e do projeto em questão.

Você pode usar essas duas perguntas em seu processo de tomada de decisão:

De qual estrutura sua equipe precisa?

Um dos benefícios do Kanban é sua flexibilidade – ele favorece a adaptação contínua ao longo de um projeto, diferentemente de estruturas como o Scrum, em que talvez não seja possível fazer alterações durante um sprint.

O processo Kanban é útil para projetos não iterativos, nos quais as tarefas não passam várias vezes pelas mesmas fases. Projetos iterativos, como os adotados por uma equipe de desenvolvimento de aplicativos ou de gestão de produtos, em que pode ser necessário voltar ao design inúmeras vezes, não são ideais para essa estrutura. Embora o sistema Kanban seja amplamente utilizado em diversos setores, ele funciona especialmente bem em áreas com fluxos de trabalho contínuos, como em uma equipe de marketing ou de eventos.

Há muitas dependências entre o fluxo de tarefas?

O Kanban funciona melhor quando cada tarefa pode ser concluída dentro da mesma equipe, sem muitas dependências. Por esse motivo, ele não é adequado para projetos complexos que exigem vários estágios e responsáveis. Ele também não é prático para projetos em que a maioria das tarefas exige recursos compartilhados.

3 benefícios dos quadros Kanban

O método do quadro Kanban oferece três benefícios principais:

Aumenta o foco

O gerenciamento visual do trabalho por meio dos quadros Kanban torna mais fácil para os membros da equipe entenderem suas responsabilidades e sua participação em um projeto. Ao eliminar outras distrações, cada profissional pode se concentrar plenamente em seu trabalho, sabendo que seus colegas estão cuidando do resto.

Melhora a comunicação

Pesquisas mostram que a maioria das empresas tem dificuldades com a comunicação, sendo que 32% das pessoas acreditam que a comunicação com clientes e colegas de trabalho se tornou um desafio maior nos últimos 12 meses (pesquisa disponível somente em inglês). Um quadro Kanban online favorece a comunicação, pois os membros da equipe compreendem melhor as necessidades do projeto. A possibilidade de adicionar comentários aos cartões também contribui para isso.

Permite a priorização eficaz

O princípio de Pareto afirma que 80% de todos os resultados são derivados de 20% dos casos, o que mostra como a priorização é fundamental para um trabalho eficaz. Ao possibilitar a priorização, o gerenciamento de projetos Kanban garante que os funcionários dediquem seu tempo às tarefas que realmente causam impacto.

Como usar um quadro Kanban no monday work management

1. Crie um quadro no monday work management

Para usar o sistema de quadro Kanban no monday work management, primeiro você precisa ter um quadro na sua conta. Para adicionar um novo quadro, clique no botão “+ Adicionar” no painel esquerdo da tela e selecione “Novo quadro”. No mesmo menu, você também pode optar por importar um novo quadro do Excel, Google Sheets, Trello, entre outros, ou escolher um template pronto.

2. Adicione uma visualização Kanban

Para adicionar a visualização Kanban ao seu quadro, clique na opção “+” na parte superior do quadro (estará escrito “Adicionar visualização” ao passar o mouse) e selecione “Kanban”.

Você também pode adicionar uma nova visualização de quadro clicando em “Power-Ups de quadro” no canto superior direito da tela. Selecione “Visualizações de quadro” e escolha “Kanban” na Central de visualizações.

3. Configure sua visualização Kanban

Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito de sua visualização para abrir o menu “Configurações”.

Siga estas etapas para configurar sua visualização Kanban:

• Coluna Kanban: Selecione as colunas de status que deseja exibir na seção “Coluna Kanban”
• Colunas de capa: Selecione, na seção “Colunas de capa”, uma ou mais Colunas de arquivos para serem exibidas como capa em seus cartões Kanban.
• Colunas do cartão: Selecione as informações da coluna do seu quadro que você gostaria que fossem exibidas diretamente nos cartões Kanban para que seja possível visualizar essas informações rapidamente
• Dividir por grupos: Clique na caixa “Dividir por grupos” na parte inferior do menu Configurações para visualizar seus cartões Kanban de acordo com os grupos aos quais eles pertencem no seu quadro

Depois que o quadro Kanban estiver configurado, você poderá adicionar novos cartões, editar cartões e movê-los facilmente.

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Quais recursos procurar em uma ferramenta de quadro Kanban?

Se estiver prestes a escolher um software de quadro Kanban, é recomendável conhecer os tipos de recursos disponíveis para que você possa tomar a decisão certa para a sua equipe. Nesta seção, daremos uma olhada em alguns dos recursos mais importantes e em como o monday work management disponibiliza cada um deles.

Interface intuitiva e fácil de usar

Quando se dedica tanto tempo à gestão de projetos, a última coisa que você quer é uma ferramenta complicada.

O monday work management pode ajudar você a criar a ferramenta Kanban ideal, adequada às necessidades e preferências da sua equipe.

Veja como:

• Funcionalidade simples de arrastar e soltar
• Não é necessário treinamento ou onboarding: nosso design super simples e visual permite que qualquer pessoa comece a usar imediatamente

Flexibilidade visual

O Kanban é um fluxo de trabalho essencialmente visual, portanto, é óbvio que sua ferramenta Kanban deve permitir a visualização dos dados da maneira que você preferir. É recomendável utilizar uma ferramenta que permita acompanhar o progresso geral da sua equipe, bem como o volume de trabalho dos membros e quem está trabalhando em quê. Veja o panorama e o status de cada projeto em um piscar de olhos.

O monday work management foi desenvolvido para oferecer flexibilidade, permitindo que todos os membros da equipe façam ajustes e expandam seus fluxos de trabalho conforme os projetos evoluem. Com um sistema intuitivo de arrastar e soltar, você pode reorganizar suas colunas Kanban da forma que fizer mais sentido no momento. Além disso, é possível modificar a ordem dos elementos, movendo-os dentro ou entre as colunas de acordo com a necessidade.

Personalizações

Para atender às necessidades e preferências da sua equipe, escolha um software que permita a personalização do quadro e das opções Kanban. No monday work management, você pode personalizar seus quadros por meio de:

• Codificação por cores de seus cartões, colunas e status
• Adição de subelementos para dividir cada elemento em etapas mais detalhadas
• Recursos de compartilhamento de arquivos para que imagens específicas sejam exibidas em seus quadros

Comunicação centralizada

Você vai querer uma ferramenta de gestão de projetos que permita acompanhar tudo de forma centralizada.

O monday work management facilita a colaboração ao permitir a adição de comentários, o compartilhamento de arquivos e o envio de atualizações em um só lugar. Isso reduz a necessidade de reuniões e trocas de e-mails, otimizando o tempo da equipe.

Carregue documentos e imagens, compartilhe feedback e mantenha a comunicação fluindo, independentemente de onde sua equipe esteja — seja no escritório, em casa ou em qualquer outro lugar.

Automações

Para economizar tempo e evitar o incômodo de trabalhar em tarefas cotidianas repetitivas, escolha um software que permita automatizar determinados aspectos do seu fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode fazer com que o software envie um lembrete para a sua equipe antes de um prazo de entrega. Ou enviar uma notificação quando houver uma atualização no status da tarefa.

A configuração de notificações no monday work management leva apenas alguns segundos. Há um número ilimitado de modelos de automação que podem se encarregar das tarefas rotineiras para que você se concentre no trabalho que realmente causa impacto.

Integrações

Escolha um software de quadro Kanban que se integre às ferramentas que você já usa, incluindo aplicativos de comunicação, compartilhamento de arquivos, e-mail, calendário e produtividade. A transferência dos seus dados entre ferramentas e aplicativos deve ser um processo contínuo.

O monday work management se destaca nesse aspecto, oferecendo mais de 72 integrações para conectar suas ferramentas favoritas.

Com isso, você garante que:

• Todos os seus dados sejam atualizados em um único lugar.
• A equipe tenha acesso às mesmas informações em tempo real.
• A importação e exportação de dados entre as ferramentas seja rápida e eficiente.
• Você não precise alternar entre plataformas, visualizando tudo o que precisa diretamente no monday work management.

Gerencie projetos com quadro Kanban na monday.com

Os quadros Kanban proporcionam uma forma simples, ágil e eficiente de gerenciar projetos. Eles ajudam a dividir iniciativas complexas em etapas menores, promovendo total transparência entre a equipe. Para manter todos alinhados, você pode utilizar um dos templates do monday work management e configurar rapidamente um quadro Kanban para acompanhar tarefas e monitorar o progresso.