Guia completo para a gestão de portfólio

Gerenciar vários projetos simultaneamente pode rapidamente se tornar uma tarefa complexa. Entre a distribuição equilibrada de recursos, o gerenciamento de mudanças de prioridades e a necessidade de manter o alinhamento com os objetivos estratégicos, é natural que gerentes de portfólio de projetos se sintam sobrecarregados. Por isso, o gerenciamento de portfólio — definido pelo Project Management Institute como “uma forma de preencher a lacuna entre estratégia e execução” — é tão crucial.

Com um sistema estruturado de gerenciamento de portfólio, as equipes passam a ter controle total sobre seus projetos, permitindo uma gestão integrada e eficiente até a conclusão de cada iniciativa.

Neste artigo, vamos explicar o que é gestão de portfólio, por que ela é fundamental para o sucesso organizacional e quais práticas recomendadas você pode adotar. Também mostraremos como utilizar um software de gestão de portfólio, como o monday work management, para maximizar a eficiência e os resultados dos seus projetos.

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O que é a gestão de portfólio?

Um portfólio descreve uma carteira de projetos, programas ou, em alguns casos, ambos. Os portfólios de projetos são criados para reunir e gerenciar informações importantes sobre essas atividades e proporcionar uma supervisão coletiva.

Pense em um portfólio de projetos como uma fonte centralizada de coleta de dados que facilita a tomada de decisões sobre alocação de recursos, previsão de desempenho e mitigação de riscos, e como uma estrela guia para o progresso e o alinhamento, especialmente no que se refere a objetivos e estratégias.

Gestão de carteira de investimentos vs. gestão de carteira de produtos

A gestão de portfólio também se refere comumente à administração e otimização de investimentos – ações, títulos e ativos financeiros, cujo objetivo é proporcionar um alto retorno sobre os investimentos, minimizando os riscos para atingir os objetivos financeiros.

O conceito de gestão de portfólio em investimentos difere da gestão tradicional de portfólio de projetos, pois se concentra exclusivamente em estratégias de investimento. Já a gestão de portfólio de projetos adota uma abordagem mais ampla, organizando e conectando projetos de forma integrada para impulsionar o sucesso geral.

Como funciona o processo de gestão de portfólio?

O processo de gestão de portfólio consiste na seleção, priorização e controle do andamento dos projetos e programas de uma organização. Esse gerenciamento e supervisão centralizados ajudam a estabelecer um padrão de governança em toda a empresa.

Em outras palavras, a gestão de portfólio atribui responsabilidades, de modo que a organização sempre tenha um indivíduo ou um grupo de pessoas monitorando o desempenho dos projetos.

Se um projeto estiver alinhado com as estratégias, os valores e os objetivos organizacionais de longo prazo e apresentar bom desempenho, é mais provável que seja financiado e priorizado. Se for arriscado, tiver baixo desempenho ou estiver desalinhado com a estratégia principal da empresa, ele provavelmente será examinado para que seja reformulado ou descartado.

A incorporação da gestão de portfólio em sua organização coloca você no banco do motorista, possibilitando uma tomada de decisões mais fundamentada sobre como cumprir efetivamente a estratégia e assumir o controle da alocação de ativos.

Alguns casos comuns de uso do gestão de portfólio são:

• Identificação dos resultados potenciais de projetos
• Previsão de riscos
• Promoção da comunicação
• Obtenção da adesão das partes interessadas

Qual é a diferença entre gestão de portfólio, gestão de projetos e gestão de programas?

A relação e a hierarquia entre o gerenciamento de portfólio, programa e projeto podem ser descritas da seguinte forma:

• A gestão de portfólio reúne um grupo de projetos e/ou programas e os gerencia coletivamente como um grupo, garantindo que estejam consistentemente alinhados com a estratégia geral
• A gestão de programas envolve uma abordagem coordenada para gerir projetos relacionados de forma a alinhar seus objetivos conectados
• A gestão de projetos normalmente envolve o gerenciamento de esforços temporários ou únicos focados em um produto ou serviço específico

Simplificando, os projetos são os blocos de construção que compõem um programa, enquanto os programas e projetos individuais combinados formam um portfólio.

Por que a gestão de portfólio de projetos é importante?

Como a maioria dos processos de gerenciamento de projetos, uma gestão de portfólio criteriosa tem diversos efeitos positivos sobre o valor do negócio. Aqui estão alguns dos mais importantes:

Alinhamento estratégico

A gestão de portfólio permite que líderes organizacionais e operacionais avaliem se os principais projetos estão contribuindo efetivamente e alinhados aos objetivos estratégicos e aos KPIs de alto nível.

Redução da ineficiência

Quando todos os projetos são mapeados em um único local, é mais fácil identificar aqueles que têm prioridade, os que podem ser adiados e assim por diante. Além disso, é possível ter um registro de como projetos semelhantes foram conduzidos no passado, para que possam ser implementados de forma mais eficiente no futuro.

Gestão de riscos

Um portfólio de projetos claro ajuda a gerenciar os riscos ao consolidar os componentes mais importantes de forma centralizada, facilitando a avaliação.

Diversificação

Ter um portfólio facilmente acessível também ajuda os profissionais a avaliar se os projetos que estão sendo priorizados têm uma diversidade saudável para a organização, bem como se algum deles não é relevante.

Práticas recomendadas de gestão de portfólio

As práticas recomendadas de gerenciamento de portfólio variam muito. No entanto, há métodos comprovados aplicáveis à maioria dos setores.

Faça um inventário prático e detalhado do projeto

Fazer um balanço de todos os projetos proporciona um nível de compreensão que é fundamental para a gestão eficaz de portfólio. Inclua o nome do projeto, o cronograma, os custos estimados, os objetivos definidos, o ROI potencial e como ele beneficiará a empresa.

Com isso, você cria um panorama com todas as informações necessárias para atualizar os investidores ou tomar melhores decisões em momentos específicos.

Avalie os projetos de uma perspectiva estratégica

É importante priorizar os projetos certos, ou seja, aqueles mais alinhados com os objetivos estratégicos da empresa. Outros fatores a serem considerados na escolha dos projetos são o grau de risco e se envolverão uma reengenharia em grande escala.

Em última análise, um bom gerente de portfólio identificará antecipadamente propostas de projetos coincidentes e cortará quaisquer projetos com business cases ruins, garantindo um melhor alinhamento entre a gerência e as partes interessadas.

Priorize e categorize os projetos

Depois de concluir a avaliação de cada projeto em relação ao alinhamento com a estratégia, você também precisará priorizar com base nos recursos disponíveis.

Um processo minucioso de pontuação e categorização pode ser útil para isso, pois também ajuda a avaliar o volume de trabalho necessário.

Leia também: Gestão de recursos: uma análise completa

Analise e gerencie minuciosamente seu portfólio

Um processo eficiente de avaliação e priorização dos melhores projetos não será útil se o seu portfólio não for gerenciado ativamente após a criação da lista de iniciativas aprovadas.

Uma plataforma como o monday work management agiliza esse processo, permitindo que você supervisione o status de cada projeto em um painel com dados dinâmicos – e com um design incrível.

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Os gerentes de portfólio devem, no mínimo, monitorar o desempenho dos ativos trimestralmente, mas, para realmente se destacarem, essa análise deve ocorrer com mais frequência.

Durante o processo de verificação, os gerentes de portfólio e as partes interessadas geralmente se reúnem para discutir quais iniciativas requerem e justificam financiamento adicional, quais precisam ser pausadas e quais devem ser interrompidas.

Desafios da gestão de portfólio

A gestão de portfólio é altamente eficaz, mas exige um compromisso importante. Aqui estão cinco grandes desafios.

1. Ter um relacionamento coeso entre os gerentes e as partes interessadas

Tanto a equipe responsável pela gestão do portfólio quanto as partes interessadas têm motivações e prioridades específicas que precisam caminhar juntas. Gerenciar esse relacionamento nem sempre é fácil, já que as decisões de investimento são examinadas minuciosamente.

É preciso dedicação de baixo para cima e o máximo de transparência possível para manter os projetos em andamento e os relacionamentos intactos.

2. Gestão de tempo e recursos

É difícil saber quanto tempo, capacidade e recursos, como o orçamento, estão disponíveis para cada uma das iniciativas. No monday work management, você pode usar as visualizações de volume de trabalho e de cronograma para obter insights claros.

3. Visibilidade dos dados

Para uma gestão eficaz do portfólio, é necessário poder importar e personalizar a forma como você ou os participantes visualizam os dados relevantes do projeto.

A monday.com permite que você use widgets para criar painéis personalizados – é possível configurar automações para enviar relatórios rotineiramente, bem como adicionar mais de uma visualização de painel em um quadro para que você tenha todas as informações de que precisa.

4. Incapacidade de operacionalizar e dimensionar

À medida que seu portfólio de projetos cresce, você provavelmente precisará de uma plataforma de gestão do trabalho que possa atender à nova demanda e reduzir o trabalho manual. As planilhas do Excel e o e-mail não oferecem automações, cálculos e comunicação centralizada, o que pode atrasar ou impedir que as organizações expandam seus portfólios.

5. Riscos macroeconômicos

Até mesmo a gestão de portfólio mais perfeita pode ser afetada negativamente por fatores que fogem ao controle da organização, como uma desaceleração econômica. No entanto, ter uma plataforma eficaz pode ajudar você a tomar melhores decisões financeiras antes, durante e depois de uma crise ou de um período de retração.

Por que você precisa de uma plataforma de gestão de portfólio?

Acompanhar o status dos projetos, os financiamentos, as rodadas de investimento, a responsabilização e a comunicação é extremamente difícil quando as pessoas e os recursos estão sobrecarregados ou são limitados. Sem uma plataforma de gerenciamento de portfólio, é possível que você esteja trabalhando com suposições que, às vezes, acabam se confirmando.

A melhor ferramenta é aquela que leva em conta as necessidades dos gerentes de projeto, pois são os dados do trabalho deles que precisam chegar aos gerentes de portfólio e a seus respectivos quadros e painéis.

Uma solução que elimine transferências manuais de dados ou reuniões desnecessárias de atualização de status é fundamental. Dessa forma, você poderá melhorar os processos gerais, o impacto… e manter sua sanidade mental.

O monday work management permite que você faça exatamente isso.

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Como o monday work management pode ajudar na gestão de portfólio?

O monday work management é uma solução completa de gestão de portfólio que oferece às equipes visibilidade total sobre seus projetos, permitindo que atinjam objetivos estratégicos e entreguem resultados de forma eficiente.

Com uma visão panorâmica que centraliza os dados de todos os projetos e programas, as equipes conseguem identificar gargalos com facilidade e agir de forma proativa. Algumas das principais funcionalidades de gestão de portfólio do monday work management incluem:

• Quadros de gestão de portfólio de alto nível que se conectam facilmente a visualizações mais detalhadas dos projetos. Mantenha os gerentes de projeto atualizados com uma fonte única de informações para acompanhar o desempenho, os cronogramas e os orçamentos em um piscar de olhos.

• Gráficos de Gantt para compreender o status e os detalhes do projeto. Visualize tarefas, objetivos e marcos do projeto para um planejamento preciso.

• Visões instantâneas para analisar a integridade e a rentabilidade geral do seu portfólio. Identifique riscos antes mesmo que eles ocorram, permitindo que as equipes tomem medidas imediatas.

• Recebimento e aprovação de projetos para otimizar o processo de recebimento de projetos. Permita que qualquer pessoa envie solicitações com todos os detalhes relevantes, enquanto as partes interessadas gerenciam aprovações e definem prioridades de forma mais eficiente.
• Colunas personalizadas para priorizar e categorizar projetos. Por exemplo, a coluna cronograma indica a duração de cada tarefa a ser concluída. A coluna de dependência define a relação elementos os itens e ajusta os cronogramas se uma tarefa atrasar.

• Relatórios e painéis compartilháveis para alinhar as partes interessadas e os gestores sobre o progresso. Acompanhe visualmente rodadas de investimento, status dos investimentos, recursos financeiros aplicados, valor atual estimado e última avaliação, garantindo decisões mais rápidas e baseadas em dados.

Leia também: Gestão de tarefas: um guia completo

Você também pode integrar o monday work management às ferramentas de PMO que já utiliza, criando um software de gestão de portfólio de projetos totalmente unificado. Experimente o monday work management hoje mesmo e permita que gerentes de portfólio e de projetos colaborem em grande escala, executem com confiança e relatem resultados de sucesso em toda a organização com uma solução completa.

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