Fase de iniciação do projeto: como começar seus projetos

Qualquer gerente de projeto ou indivíduo com uma meta específica começa fazendo a mesma pergunta: “Por onde eu começo?”.

Muitas vezes, os aspectos que consomem mais tempo na execução das tarefas geralmente são resultado de fatores que não foram mapeados desde o início. Podemos contratar aquele fornecedor? O orçamento não foi definido. Precisamos desse freelancer? Não avaliamos os recursos da nossa equipe interna.

A solução? Um plano de iniciação de projeto bem elaborado. Este artigo abordará os conceitos básicos da primeira fase de um projeto e explicará como o Work OS da monday.com pode ajudar a manter seus projetos organizados e no caminho certo.

O que é a fase de iniciação do projeto?

A fase de iniciação do projeto diz respeito ao processo formal que reconhece a existência de um novo projeto e delineia os documentos e procedimentos necessários para definir o cenário de execução. Essa é a primeira etapa do clássico ciclo de vida da gestão de projetos.

As 4 fases da gestão de projetos são:

• FASE 1: Iniciação do projeto
• FASE 2: Planejamento do projeto
• FASE 3: Implementação do projeto
• FASE 4: Encerramento do projeto

Para contextualizar, vamos analisar a iniciação do projeto através de dois prismas: as atividades de iniciação do projeto e as entregas desta fase. Juntas, elas formam o que conhecemos como lista de verificação do projeto.

Quais são as principais atividades e entregas da fase de iniciação do projeto?

Todos os projetos começam com ideias, mas o que vem depois? Quem está envolvido? E, é claro, o que cada etapa envolve? Nesta seção, vamos conduzi-lo pelo processo de iniciação do projeto.

Aqui está um checklist básico:

1. Crie um caso de negócios

Um caso de negócios é um documento que esclarece como as metas do projeto se alinham à missão de longo prazo da empresa — pense nele como uma justificativa para o uso de recursos técnicos, financeiros e humanos no projeto específico.

É importante observar, no entanto, que ele deve se concentrar mais nos aspectos comerciais do que nos técnicos. Isso porque ele será usado para obter a adesão da alta gerência, esclarecer quaisquer preocupações e, finalmente, conseguir a aprovação.

2. Realize um estudo de viabilidade

Depois de obter a aprovação da liderança, você deverá ter uma ideia da probabilidade de sucesso do projeto. O estudo de viabilidade identifica suas restrições e premissas gerais.

3. Elabore um project charter

O project charter é uma declaração preliminar do escopo do trabalho, dos objetivos e dos participantes de um determinado projeto.

Ele inclui o delineamento das responsabilidades, identifica as principais partes interessadas, destaca as metas e, mais importante, define a autoridade do gerente de projeto.

4. Identifique as partes interessadas e crie um registro

Uma parte interessada é qualquer pessoa que possa ser influenciada ou que tenha influência em seu projeto, podendo ser interna ou externa. É importante lembrar que a comunicação é fundamental, inclusive sua forma e frequência.

5. Recrute a equipe certa e estabeleça um escritório de projetos

É hora de reunir a tropa, como se diz por aí. Mas, além disso, este é o momento de começar a atribuir funções e responsabilidades para criar um senso de responsabilização desde o início. Essa é a principal esfera de atuação de um gerente de projetos.

Um escritório de projetos, também conhecido como PMO, refere-se à equipe ou ao departamento que cria e promove a gestão de projetos para toda a organização. Eles são a fonte de conhecimento dos procedimentos e das práticas recomendadas que garantem a qualidade e a pontualidade das iniciativas.

O PMO também deve indicar às equipes um software de gestão de projetos centralizado, como a monday.com.

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6. Revise

No final das contas, a gestão de projetos ainda está sujeita a erros humanos. É importante dedicar um tempo específico para revisar seu plano de iniciação, garantindo ao restante das fases do projeto uma chance maior de sucesso.

Por que a fase de iniciação do projeto é importante?

Como mencionamos, a fase de iniciação é a fonte de muitos elementos importantes: o problema é identificado, o escopo do projeto é determinado e sua base é criada.

Você precisará justificar as demandas do seu projeto para os principais tomadores de decisão. Para isso, reúna evidências de por que o sucesso do seu projeto seria valioso e forneça alguns documentos, como a declaração de trabalho. Em outras palavras, a iniciação do projeto é a fase que leva o projeto à linha de partida.

Qual é a diferença entre as fases de iniciação e planejamento do projeto?

Já apresentamos uma noção básica da fase de iniciação do projeto, o estágio em que você pode definir seu projeto de forma ampla e obter a adesão das partes interessadas. Então, qual é a diferença em relação ao planejamento do projeto, a segunda fase do ciclo de vida da gestão de projetos?

Muitas equipes cometem o erro de fazê-lo primeiro, o que pode causar um ciclo de trabalho duplicado. O planejamento do projeto é a fase em que você estabelece metas específicas e o roteiro do projeto. Nele, você entrará em detalhes como o planejamento dos sprints.

Mas, sem as atividades essenciais da fase de iniciação, pode-se acabar definindo metas imprecisas ou esquecer de envolver as partes interessadas mais importantes, perdendo um feedback precioso. A melhor maneira de evitar esse tipo de erro é trabalhar com estruturas testadas e comprovadas e com a ferramenta certa. Vamos explorar por que a monday.com é a opção perfeita.

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6 passos para uma iniciação de projeto excepcional usando a monday.com

1. Identificação e definição de requisitos, resultados e critérios de sucesso de alto nível relacionados ao negócio

Essa fase inclui vários documentos para confirmação e detalhamento, como informações de contato dos patrocinadores, datas de conclusão previstas, explicações sobre a estratégia e muito mais.

Solução: Workdocs da monday.com + templates

Os workdocs da monday.com são documentos de colaboração inovadores. Colabore em tempo real, incorpore seus quadros da monday.com e muito mais.

Além disso, você pode escolher entre mais de 200 templates no site monday.com, alguns específicos para a fase de iniciação.

2. Definição da justificativa de negócio e das necessidades de outras partes interessadas no projeto

As partes interessadas querem ver os principais elementos do projeto para entender o seu valor — orçamentos, cronogramas, desempenho esperado e ROI. Tornar esses dados visualmente atraentes é uma ótima estratégia.

Solução: Visualizações

Na monday.com, você pode escolher entre mais de 8 opções para gerar visualizações relevantes do seu trabalho. A coluna de fórmula reúne automaticamente seus dados, que podem ser usados para criar um painel personalizado, dinâmico e compartilhável como um relatório. A visualização de cronograma mapeia os elementos do seu quadro em datas selecionadas.

3. Definição das funções e da responsabilidade do gerente de projeto

Uma das principais tarefas de um gerente de projeto é determinar as habilidades essenciais para montar a equipe do projeto. Mas, a partir daí, como ele pode gerenciar a comunicação e a delegação de forma centralizada e eficiente?

De acordo com o PMI, práticas ineficientes de gestão de projetos resultam em 12% de desperdício de recursos organizacionais.

Solução: Atualizações e coluna de pessoas

A monday.com reúne em um só lugar as tarefas, os responsáveis e a comunicação sobre os projetos e sua iniciação. As atualizações funcionam como centrais para anotações, comunicados e perguntas — você também pode adicionar arquivos e muito mais.

A coluna de pessoas permite a atribuição de elementos a indivíduos ou a vários membros da equipe. Ela pode ser usada pelo gerente do projeto para avaliar as cargas de trabalho ou ser incorporada aos modelos automatizados de notificação.

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4. Criação do documento de escopo do projeto

O documento de escopo do projeto pode incluir as seguintes informações:

• Relações externas propostas
• Relações internas propostas
• Plano de comunicação
• Diretrizes de gestão de mudanças
• Planos de revisão pós-projeto
• Escolha da metodologia de gestão de projetos

Solução: Template de declaração de trabalho

Em vez de começar do zero, organize seu documento de escopo para a fase de iniciação do projeto em um template simples, compartilhável e editável em tempo real.

5. Obter aprovação por escrito das partes interessadas

As habilidades de comunicação, persuasão e negociação são fundamentais para as interações com as partes interessadas. Suas conexões iniciais podem envolver reuniões presenciais, memorandos e outras comunicações, como e-mails ou trocas de documentos. Esse processo pode retardar a passagem do seu projeto da fase de iniciação para a de planejamento.

Solução: Automações e integrações

Integre suas ferramentas favoritas de gestão e aprovação de documentos na monday.com para simplificar o compartilhamento e o fluxo de aprovação. Use as automações para acionar comunicações e ações em seu quadro. Por exemplo, quando o status de um documento de escopo for alterado para aprovado, notifique o gerente do projeto para que ele possa dar início às próximas etapas.

6. Estabeleça a base para o planejamento do projeto

Embora essas tarefas sejam efetivamente realizadas na fase de planejamento, você pode começar a se preparar:

• Estrutura detalhada de divisão do trabalho
• Plano de gestão de recursos
• Cronogramas
• Orçamento
• Plano de gestão de riscos
• Plano de gestão da qualidade

Solução: WBS e visualização de Gantt

A monday.com tem um Template de WBS (Estrutura Analítica de Projetos,) e uma visualização de carga de trabalho para que seja possível gerir facilmente a capacidade dos membros da equipe. Nossa visualização de Gantt inclui uma funcionalidade especial de caminho crítico que ajuda a delinear tarefas, responsáveis e dependências automaticamente com base nos dados do seu quadro.

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Perguntas frequentes

Por que você deve usar um project charter?

O project charter define o propósito, as metas e os resultados significativos de um projeto, além de ajudar a alinhar a equipe. Aqui estão três motivos pelos quais você deve considerar o uso de um project charter:

• Promove uma melhor gestão do tempo
• Consolida os orçamentos: o project charter ajuda a determinar o orçamento da sua equipe. Um orçamento claro diminui a probabilidade de gastos em excesso e aumenta as chances de um projeto bem-sucedido!
• Ajuda a melhorar o moral da equipe

Quais são os quatro principais requisitos da fase de iniciação do projeto?

• Identificação do problema ou da oportunidade
• Definição da solução
• Constituição do projeto
• Nomeação da equipe do projeto

Otimize a forma de conduzir a iniciação de seus projetos

A fase de iniciação do projeto estabelece as bases não apenas para o sucesso geral de um projeto, mas para cada etapa do seu ciclo de vida.

A gestão das principais ações, requisitos e documentos da iniciação do projeto fica muito mais fácil com um software de gestão do trabalho — como a monday.com.