Le guide complet du suivi, de l’évaluation et du contrôle des projets

S’il était facile de faire en sorte que les projets restent sur les bons rails, il n’y aurait pas tout un domaine dédié à la gestion de projet. En effet, chaque projet doit être doté d’un système permettant de suivre et d’évaluer sa progression. Ainsi, on peut le remettre sur les rails à chaque fois que les plans commencent à perdre le cap voulu.

Par définition, le suivi de projet est le processus de gestion de projet qui permet de vérifier l’état d’avancement d’un projet. Il permet également de trouver des solutions pour apporter des changements significatifs lorsque cela est nécessaire. Le suivi de projet est donc une phase de la gestion de projet. Mais elle n’est pas à négliger.

Dans cet article, nous examinerons donc pourquoi le suivi de projet si important, ses différentes étapes, les meilleures pratiques à appliquer. Nous détaillerons également comment des plateformes de gestion de projet comme monday.com aident les chefs de projet à accomplir toutes ces tâches.

Qu’est-ce que le suivi de projet ?

Par définition, le suivi de projet est l’une des phases essentielles du processus de gestion de projet. Le suivi de projet comprend plusieurs étapes, notamment : le lancement, la planification, l’exécution, le suivi et le contrôle ainsi que la clôture du projet. Ainsi, au cours de la phase de suivi du projet, les équipes surveillent l’avancement du projet. Pour cela, on examine différents paramètres susceptibles d’influer sur le résultat du projet, tels que :

• La portée du projet,
• La chronologie des livrables du projet,
• Les budgets par rapport aux calendriers,
• Le contrôle de la qualité,
• La charge de travail de l’équipe.

Essentiellement, à ce stade du processus de gestion de projet, un chef de projet ou une autre partie prenante mesure les performances actuelles d’un projet par rapport à son plan et à ses objectifs généraux. Si l’on n’atteint pas les objectifs fixés (par exemple, la livraison d’un prototype dans les délais impartis), le projet a de fortes chances d’échouer. C’est pourquoi cette phase est essentielle pour identifier les obstacles supplémentaires susceptibles d’affecter l’issue du projet.

Qu’est-ce que l’évaluation de projet ?

L’évaluation de projet fonctionne parallèlement au suivi de projet. Mais, même s’ils ont des objectifs similaires, leurs processus sont légèrement différents.

En effet, dans le cadre du suivi d’un projet, les chefs de projet peuvent examiner les progrès réalisés par rapport aux objectifs initiaux du projet. Mais, dans la partie consacrée à l’évaluation du projet, ils vont utiliser des données collectées au cours de l’étape de suivi de projet afin d’évaluer les raisons pour lesquelles un projet s’écarte de sa trajectoire, de sa portée ou de son budget.

Ainsi, dans la partie évaluation de projet, on examine les informations recueillies lors du suivi de projet. Puis, on prend des décisions en fonction de celles-ci. Par exemple, on peut devoir ajuster les calendriers prévus ou accélérer certains processus afin de respecter les délais impartis et tenir compte de la dérive des objectifs.

En fait, le processus d’évaluation du projet se déroule tout au long du cycle de vie d’un projet. Pas seulement une fois que les objectifs ont été atteints. Il peut également y avoir des évaluations plus approfondies lors du franchissement de jalons de projet importants, comme la rétrospective à la fin d’un sprint.

Qu’est-ce que le contrôle de projet ?

Enfin, dernière pièce du puzzle, le contrôle du projet consiste à mettre en œuvre des mesures correctives. Ces mesures doivent permettre de maintenir le projet sur la bonne voie. Cela inclut de rester dans les limites de la portée du projet et dans le budget prévu. Enfin, il faut veiller à conserver un niveau de qualité élevé.

Dans cette étape de suivi de projet, on peut devoir :

• Réaffecter les ressources,
• Réviser et réinitialiser les échéanciers, les jalons et la chronologie du projet,
• Mettre à jour les plans et les objectifs du projet,
• Redistribuer les tâches aux membres de l’équipe,
• Mettre à jour les attentes en matière de budget.

Le contrôle du projet constitue la dernière étape du suivi d’un projet. Précédemment, nous avons recueilli des données et évalué les changements à apporter. Maintenant, il s’agit de mettre ses conclusions en pratique en apportant des modifications tangibles à la méthode, aux stratégies et à la ligne de conduite appliquées au projet.

Importance du suivi, de l’évaluation et du contrôle des projets

Les entreprises gaspillent en moyenne 9,9 % des montants investis dans chaque projet en raison des mauvaises performances de ces derniers. Or, le suivi, l’évaluation et le contrôle d’un projet sont les trois facettes d’un même outil. Ensemble, ils permettent d’améliorer l’efficacité globale d’un projet. Par exemple, le suivi de projet permet de détecter et de résoudre les problèmes avant qu’il ne soit trop tard.

Ainsi, on voit clairement comment cette étape du suivi de projet, ainsi que ses sous-étapes, peut profiter à l’ensemble d’un projet et conduire à de meilleurs résultats. En résumé, le suivi, l’évaluation et le contrôle des projets sont des aspects essentiels de la gestion de projet pour plusieurs raisons :

• Ils permettent de mieux garantir la réussite d’un projet en vérifiant que le projet garde le bon cap et atteint les objectifs et résultats escomptés,
• Ils permettent d’identifier les problèmes plus tôt. Ainsi, les chefs de projet peuvent élaborer des plans pour y faire face et les corriger,
• Ils optimisent les ressources en veillant à ce qu’elles soient toujours utilisées de manière efficace,
• Ils encouragent la responsabilisation au sein des équipes en précisant les tâches et les responsabilités de chacun,
• Ils permettent aux chefs de projet d’identifier plus rapidement les écarts et les déviations du projet avant qu’ils ne se transforment en problèmes plus importants.

Meilleures pratiques pour le suivi, le contrôle et l’évaluation des projets

Maintenant, nous avons une meilleure idée de ce qu’implique le suivi d’un projet. Il est donc temps de mettre en œuvre son propre processus de suivi de projet en gardant à l’esprit certaines bonnes pratiques. En effet, le processus de suivi de projet de chaque équipe et de chaque entreprise est différent. Mais, si vous suivez les conseils de suivi de projet suivants, vous pourrez assurer la réussite de votre projet sur le long terme.

Définir les attentes dès le départ

Dès le début de votre projet, il est nécessaire de définir clairement les objectifs du projet. Communiquez également les attentes précises concernant votre équipe mais aussi vos collaborateurs. Ensuite, assurez-vous que chaque collaborateur sait comment communiquer efficacement ses mises à jour ou les obstacles rencontrés. Ainsi, le processus de suivi de projet pourra se dérouler de manière optimale.

Utiliser des outils de suivi de projet

Il est bien évidemment recommandé d’utiliser des outils de gestion de projet tout au long du cycle de vie d’un projet. Pourtant, c’est pendant le processus de suivi de projet qu’ils sont particulièrement utiles. En effet, un outil de suivi de projet complet comme monday.com aide à rationaliser efficacement ses processus de travail. Il permet de collecter rapidement les données et le feedback ou de rassembler des rapports précis sur les performances et les données collectées. En outre, on peut facilement visualiser les charges de travail de son équipe. Ainsi, il est facile d’évaluer l’état d’avancement du projet et ce qui doit être modifié ou corrigé.

Encourager une communication et un feedback continus

Le processus de suivi, d’évaluation et de contrôle d’un projet incombe généralement au chef de projet. Pourtant, quelle que soit la personne responsable du suivi de projet, ce processus est grandement simplifié lorsqu’il existe une communication efficace tout au long du cycle de vie d’un projet. Pour cela, il est indispensable d’obtenir des mises à jour régulières de la part des membres de son équipe et des parties prenantes. Veillez à obtenir un feedback régulier sur les produits livrables, les obstacles, les commentaires reçus et le respect de la chronologie du projet. Ainsi, vous pouvez suivre les progrès de manière continue sans avoir à demander constamment de nouvelles informations.

Décider de la fréquence du suivi de projet

Certains projets peuvent nécessiter un suivi régulier. Mais d’autres n’ont besoin que d’un ou deux processus de suivi de projet pendant leur cycle de vie. Réfléchissez à la fréquence à laquelle vous souhaitez implémenter l’ensemble du processus de suivi de projet. Cela peut être une fois par semaine, par mois ou par trimestre. Vous pouvez également décider de mettre en place un suivi de projet à la fin de chaque sprint ou lorsqu’une phase de projet est achevée plutôt que de lui définir une date précise.

Automatiser la collecte des données

Le suivi et l’évaluation des projets reposent sur un grand nombre de données. En fait, ce sont des indicateurs clés de performance (ICP) qui permettent d’évaluer les performances et les progrès effectués. Alors, pour faciliter la collecte régulière de ces informations, mieux vaut utiliser des outils d’automatisation. En effet, en disposant de rapports automatisés basés sur des informations en temps réel, vous réduisez les ressources et le temps nécessaires à la collecte manuelle de ces informations. Or, des logiciels comme monday.com permettent d’automatiser les rapports. Ainsi, vous pouvez réduire le temps passé à collecter les données. Plutôt, concentrez-vous à analyser les données collectées et à prendre les mesures qui s’imposent.

Les défis du suivi, de l’évaluation et du contrôle des projets

Le suivi de projet n’est que l’une des nombreuses tâches à accomplir dans le cadre de la gestion d’un projet. Pourtant, il s’agit d’une étape indispensable pour s’assurer que le projet se déroule de manière optimale. Cela étant dit, le suivi d’un projet peut s’accompagner de ses propres défis. Par exemple, l’évaluation précise des obstacles peut être compliquée et l’apport de solutions difficile. Examinons maintenant quelques-uns des défis les plus courants en matière de suivi de projet :

1. Exactitude des données : la collecte de données précises et actualisées est importante dans les projets complexes. Mais elle peut s’avérer difficile lorsqu’il existe plusieurs sources de données,
2. Dérive des objectifs : les projets sont sujets à des changements en cours de route. Le suivi des progrès par rapport au projet initial peut donc être difficile lorsque les plans ne sont pas clairement établis ou si la portée du projet n’est pas explicite dès le départ.
3. Contraintes de ressources : le fait de disposer de ressources limitées (personnel, budget ou temps par exemple) peut nuire à l’efficacité du suivi des projets et conduire à des évaluations imprécises.
4. Rapports : les chefs de projet doivent gérer plusieurs rapports au cours du processus de suivi de projet afin de recueillir différents types de données. La consolidation de toutes ces données peut prendre beaucoup de temps et être sujette à des erreurs, en particulier lorsqu’elle est effectuée manuellement.
5. Mauvaise communication : l’utilisation d’un trop grand nombre d’outils de travail peut entraîner une rupture de la communication. Cela peut également rendre les évaluations de performance plus difficiles à suivre et moins fiables. En particulier, la communication est compliquée si les rapports sont établis sur un outil, les discussions sur un autre et le suivi des tâches sur un troisième.

Ainsi, la meilleure façon d’éviter ces obstacles est de préparer votre projet dès le départ. Notamment, il est indispensable d’élaborer un plan de suivi de projet continu, de fixer des objectifs clairs et les bons paramètres pouvant être suivis. En outre, l’utilisation d’une plateforme comme monday.com permet de faire tout cela au même endroit. Avec monday.com, il est facile d’éviter les pièges liés à une communication défaillante, à des rapports manuels imprécis ou un manque de données précises.

Comment suivre, contrôler et évaluer ses projets avec monday.com

Le suivi et l’évaluation des projets permettent de prendre de meilleures décisions concernant les projets en cours et futurs. Mais, sans une plateforme logicielle complète comme monday.com, il peut être difficile de tout organiser. Pourtant, monday.com aide les équipes et les chefs de projet à organiser leurs données, à suivre les performances et l’avancement de leurs projets et à générer des rapports précis, le tout en un seul et même endroit.

Ainsi, grâce à des outils d’automatisation, de communication et de collaboration faciles à utiliser, l’ensemble de votre équipe peut utiliser une plateforme unique et centralisée pour tous les aspects de la planification et de l’exécution de leur projet. Voici un aperçu de quelques-unes des fonctionnalités de monday.com qui en font un outil idéal pour le suivi de projet.

Générer des rapports avancés

Grâce à votre tableau de bord personnalisé, vous pouvez générer automatiquement des rapports basés sur les données de votre plateforme monday.com. Choisissez la façon dont vous souhaitez visualiser les données de vos rapports. Vous pouvez choisir parmi plusieurs diagrammes, des aperçus de la chronologie et du calendrier, des graphiques et des widgets pour voir toutes vos informations d’un seul coup d’œil.

Surveillez la charge de travail

Avec plus de 27 vues de travail différentes, vous pouvez choisir la meilleure façon de gérer votre projet. La vue Charge de travail permet de voir rapidement sur quelles tâches vos employés travaillent. Ainsi, vous savez à quel point ils sont occupés et à quoi ressemblera leur charge de travail à l’avenir. En outre, cela permet d’évaluer plus précisément les performances de chacun, de réviser les plannings et de répartir les tâches en fonction des ressources disponibles.

Améliorer la gestion du processus de travail

L’objectif du suivi de projet est de mettre en œuvre des changements qui auront un impact positif sur votre projet. Or, monday.com facilite justement cette tâche. Avec des modèles performants et des tableaux prédéfinis, vous pouvez rapidement améliorer les processus de travail de votre équipe. En outre, nos automatisations personnalisées permettent de faire avancer rapidement vos tâches. Quant à nos nombreux outils de collaboration, ils facilitent la communication, l’envoi et la réception de mises à jour. Enfin, vous pouvez mettre en évidence le statut d’une tâche en temps réel.

Le suivi de projet à portée de main

Dans un monde parfait, tous nos projets se déroulent toujours comme prévu. Tous les projets sont terminés à temps et dans le budget imparti. Malheureusement, la réalité est moins douce. Certains employés dépassent parfois les délais, des parties prenantes font marche arrière, les budgets sont dépassés ou les projets perdent le cap donné.

Pourtant, le suivi et l’évaluation des projets permettent d’identifier et d’atténuer les problèmes. En particulier ceux susceptibles d’avoir une incidence sur la portée, la qualité, le calendrier ou le budget d’un projet. En outre, vous pouvez utiliser ces informations pour optimiser les processus des projets futurs. Ainsi, l’utilisation d’une plateforme logicielle comme monday.com permet de disposer de toutes les informations dont on a besoin pour suivre au mieux son projet. Avec monday.com, vous pouvez évaluer rapidement où vous en êtes. Mais aussi ce qui peut être amélioré pour reprendre le contrôle rapidement et remettre votre projet sur la bonne voie.