Rétrospective Agile : le guide pour optimiser ses sprints

Aujourd’hui, le monde de l’entreprise a de plus en plus besoin de flexibilité dans sa gestion de projet. C’est pourquoi, il se tourne vers les méthodes Agiles. En effet, la gestion de projet Agile est une approche incrémentale et itérative qui favorise rapidité et adaptabilité. Basée sur douze principes directeurs, chaque élément de la méthodologie Agile a son utilité propre. Or, la rétrospective Agile ne fait pas exception.

Dernier principe du Manifeste Agile, la rétrospective Agile permet de réfléchir sur le travail effectué avant de passer à l’étape suivante. Ainsi, c’est un outil puissant qui encourage à tirer les leçons des échecs et des réussites passées. Lorsque l’on n’a jamais organisé de rétrospective, cela peut sembler intimidant. Mais ce n’est pas une fatalité.

Dans cet article, nous donnerons d’abord une courte définition de la rétrospective Agile et comment l’intégrer dans votre gestion de projet Agile. Puis, nous dévoilerons les meilleures techniques de rétrospectives Agiles avec des exemples et des modèles de rétrospectives Agiles. Enfin, nous verrons comment une plateforme comme monday dev peut vous aider à appliquer le tout.

Définition d’une rétrospective Agile

En gestion de projet Agile, une rétrospective Agile est une réunion organisée à la fin d’un sprint. Son objectif est de rendre les projets et processus de travail suivants plus efficaces. Pour cela, la rétrospective Agile offre le cadre le plus favorable pour réfléchir aux succès et aux échecs de la dernière itération effectuée.

Ainsi, les rétrospectives Agiles donnent l’occasion de célébrer les succès, mais aussi de surmonter les difficultés avant de passer à autre chose. À savoir, dans la gestion de projet Scrum, on parle plutôt de rétrospective de sprint Scrum.

L’une des idées phares de la méthode Agile est d’identifier les difficultés et de les corriger rapidement. C’est pourquoi les rétrospectives Agiles sont si importantes.

Selon le 17e rapport State of Agile, 81 % des entreprises interrogées utilisent régulièrement des rétrospectives dans leurs projets. Les rétrospectives Agiles étant un processus collaboratif, elles encouragent tous les membres de l’équipe à partager leurs idées et à décider ensemble des prochaines étapes.

Quand organiser une réunion de rétrospective Agile ?

Par définition, la gestion de projet Agile divise les projets en segments plus petits, chacun avec son propre produit livrable. Ces segments sont appelés itérations ou sprints et durent généralement de deux à quatre semaines. L’objectif est de créer quelque chose d’utile qui puisse être envoyé aux utilisateurs et aux parties prenantes à la fin de chaque sprint.

Les rétrospectives Agiles doivent donc faire partie intégrante de chaque itération et être ajoutées au calendrier de l’équipe lors de la session de planification de sprint. Puisqu’elles interviennent à la fin de chaque itération, on peut les considérer comme la dernière pièce du puzzle Agile. En effet, lorsqu’une équipe se réunit pour une rétrospective Agile, elle réfléchit au sprint précédent mais elle commence aussi à poser les premières pierres pour le prochain.

Qui participe à une rétrospective Agile ?

Les rétrospectives Agiles impliquent généralement tous les membres de l’équipe qui ont participé au sprint. En fonction de la composition de l’équipe Agile, cela peut varier d’une organisation à l’autre. Cependant, certains participants clés devraient toujours être présents lors d’une rétrospective Agile :

• L’équipe de développement : toute personne ayant contribué au travail de développement au cours d’une itération doit assister à la réunion de rétrospective afin de fournir des informations de première main et des commentaires constructifs sur l’expérience du processus de travail passé,
• Le Scrum Master : le Scrum Master ou le chef de projet anime la réunion de rétrospective Agile. Il s’assure que la rétrospective reste pertinente et productive tout en aidant l’équipe à identifier les améliorations possibles,
• Le Product owner : si votre équipe a un Product owner, il doit également assister à la rétrospective pour donner son avis sur la manière dont l’équipe a atteint les objectifs du sprint. En outre, il fournit un feedback du point de vue des parties prenantes.

Bien entendu, d’autres membres de l’équipe peuvent également assister à une rétrospective Agile, comme les externes, les parties prenantes ou les responsables de projet.

Pourquoi faire une rétrospective Agile ?

La rétrospective Agile est la dernière des pratiques énumérées dans le Manifeste Agile. Pourtant, elle est au cœur de la méthodologie Agile. En effet, le douzième et dernier principe du manifeste stipule que « à intervalles réguliers, l’équipe réfléchit aux façons de devenir plus efficace, puis modifie son comportement et l’ajuste en conséquence ».

Ainsi, les rétrospectives sont un moyen essentiel pour mettre en pratique la méthodologie Agile. En effet, sans une réflexion régulière sur le processus Agile et sur la manière de le rendre plus efficace, il n’y aurait pas d’agilité du tout.

En outre, les rétrospectives Agiles présentent plusieurs autres avantages :

• elles donnent de la cohérence sur les questions essentielles du projet ou du processus de travail,
• elles permettent une communication ouverte et un espace pour encourager le feedback,
• elles permettent de documenter en temps réel le retour d’information reçu,
• elles donnent le ton pour le prochain sprint,
• elles encouragent à rester flexible et adaptable,
• elles favorisent un état d’esprit d’amélioration continue et de collaboration,
• elles permettent de se concentrer sur la réussite du client en apportant des changements qui profitent à l’utilisateur final.

Rétrospective Agile : les techniques à utiliser

Le respect d’un format clair de rétrospective Agile permet à chacun de sortir de la réunion en comprenant parfaitement ce qui doit être amélioré lors de la prochaine itération. Bien que plusieurs formats de rétrospectives aient été développés, ils comprennent presque toujours cinq étapes fondamentales. Examinons maintenant les cinq étapes de rétrospective Agile, y compris leur objectif et des exemples de techniques que vous pouvez utiliser pour tirer le meilleur parti de chacune d’entre elles.

Étape 1 : préparer le terrain

Définissez l’objectif de la réunion et créez un environnement sûr dans lequel votre équipe se sent à l’aise pour partager un feedback détaillé. En effet, il faut s’assurer que tout le monde va oser communiquer honnêtement. On ne souhaite en aucun cas voir la rétrospective dérailler en écoutant chacun se rejeter la faute des erreurs passées.

Par exemple, vous pouvez donner le ton de la réunion :

• en rappelant les objectifs de la rétrospective,
• en commençant par des activités visant à mettre tout le monde à l’aise. Par exemple avec des icebreakers ou en organisant un jeu,
• établissant les règles à respecter pour la discussion et la communication.

Étape 2 : recueillir des données

Dès que votre équipe est prête, il est temps de commencer à recueillir des informations sur ce qui s’est passé au cours du dernier sprint. Les bonnes, mais aussi les mauvaises. Vous pouvez demander à tout le monde d’échanger à l’oral pendant qu’un modérateur ou un Scrum Master prend des notes. Sinon, vous pouvez demander à votre équipe de prendre quelques minutes pour que chacun écrive son expérience personnelle. Vous pouvez procéder à cette première étape de collecte de données de différentes manières.

Par exemple :

• demander aux membres de l’équipe de noter les événements importants sur une chronologie,
• organiser un exercice de type « commencer, arrêter, continuer » (start, stop, continue en anglais) pour classer les processus de travail dans chacune de ces catégories. Vous pouvez également utiliser la méthode des 4 L (ce que tout le monde a aimé, appris, manqué et désiré) pour classer les problèmes,
• recueillir les commentaires de manière anonyme et discuter des sujets évoqués avec l’ensemble de l’équipe.

Étape 3 : en tirer des informations

Si l’étape précédente consiste à réaliser ce qui s’est passé, la troisième étape d’une rétrospective Agile consiste à comprendre pourquoi cela s’est passé. Commencez à analyser les tendances qui transparaissent des données que vous avez collectées, en recherchant les causes profondes et les problèmes clés.

Voici des exemples de techniques pour y parvenir :

• demandez aux équipes de noter les raisons pour lesquelles elles pensent que chaque problème se pose,
• créez des cartes d’affinité qui regroupent les commentaires similaires pour voir quels sont les schémas qui se dégagent,
• utilisez des diagrammes pour essayer de visualiser les relations de cause à effet et trouver les causes profondes des problèmes.

Étape 4 : décider quoi faire

Rassemblez les informations recueillies et décidez collectivement de ce que vous allez en faire au cours du prochain sprint. Permettez à votre équipe de déterminer ce qui est le plus important pour son travail lors de la prochaine itération. Puis, créez de nouveaux processus qui reproduisent les succès du dernier sprint et empêchent aux problèmes de réapparaître.

Voici quelques exemples à votre disposition :

• voter sur les questions les plus importantes que l’équipe souhaite aborder,
• formuler des objectifs SMART pour résoudre certains des problèmes fondamentaux,
• créer un plan d’action et attribuer à chacun la responsabilité de sa mise en œuvre.

Étape 5 : clôturer la rétrospective

Prenez les dernières minutes de votre rétrospective Agile pour récapituler vos découvertes et les mesures à prendre. Assurez-vous que chacun sait de quelles actions il est responsable avant de quitter la réunion. Enfin, vous devriez également témoigner votre gratitude à chaque membre de votre équipe.

Voici quelques techniques pour conclure une rétrospective Agile. Par exemple :

• récapituler ce qui s’est bien passé au cours du dernier sprint et ce que l’équipe s’efforcera d’améliorer au cours du prochain sprint,
• montrer sa reconnaissance pour la contribution de chaque membre de l’équipe en reconnaissant ses efforts,
• résumer les mesures à prendre et s’assurer que chacun connaît bien ses responsabilités.

Les quatre meilleures pratiques en matière de rétrospective Agile

Les réunions de rétrospective Agile peuvent facilement dérailler si l’on ne fait pas attention à bien planifier son temps et à gérer efficacement son projet. Pour qu’une réunion de rétrospective se déroule comme prévu, essayez de mettre en œuvre les meilleures pratiques ci-dessous afin de rester concentré et productif.

1. Choisir quelqu’un pour animer la réunion. Bien qu’il soit important qu’une rétrospective Agile reste un effort collectif, il devrait toujours y avoir une personne nommée pour guider la conversation et maintenir la réunion axée sur le bon objectif. Il peut s’agir de la même personne à chaque fois, ou bien d’un nouvel animateur pour chaque rétrospective afin d’introduire de nouvelles idées et perspectives.
2. Animer des rétrospectives visuelles. Votre équipe réagira mieux lorsqu’elle pourra voir les idées de chacun se concrétiser sous ses yeux. Pour ce faire, vous pouvez utiliser un modèle de rétrospective Agile mis à jour en temps réel, des post-its ou un tableau blanc.
3. Imposer la durée de la réunion. Fixez le planning à l’avance afin que chacun sache à quoi s’attendre. Vous pouvez choisir une durée spécifique ou décider d’allouer 30 minutes de rétrospective par semaine de sprint pour que la réunion soit plus réaliste.
4. Terminer par des actions concrètes. Toutes les personnes présentes lors d’une rétrospective Agile doivent savoir clairement quelles sont les mesures spécifiques à prendre d’ici la prochaine réunion. Pour vous assurer que les actions à entreprendre sont visibles par tous et optimiser leur mise en œuvre, vous pouvez utiliser un outil de rétrospective Agile en ligne tel que monday dev. Ainsi, tous vos documents et toutes vos notes sont facilement accessibles par tous, à tout moment.

Des rétrospectives Agiles efficaces avec monday dev

L’utilisation d’un bon outil de gestion de projet Agile permettra non seulement de fluidifier les réunions de rétrospective, mais aussi de garantir la mise en œuvre des plans d’action définis. Par exemple, monday dev est une plateforme de gestion de produits centralisée qui aide à planifier ses projets et ses produits, de la stratégie initiale à leur lancement.

Doté de nombreuses fonctionnalités pour soutenir les méthodologies Agiles, monday dev est l’auxiliaire idéal pour assurer le bon déroulement des réunions de rétrospective.

Voici un aperçu de ses fonctionnalités les plus utiles pour les rétrospectives Agiles :

• des modèles de rétrospective Agile personnalisables pour démarrer rapidement,
• attribution facile des actions du tableau aux différents membres de l’équipe,
• informations sur la progression du sprint en cours grâce à des fonctions d’analyse et de rapports performants et à des tableaux de bord pertinents,
• suivi et priorité de chaque action avec des catégories, des statuts, des délais, etc.
• visualisation de la progression du sprint sur plus de 27 vues de travail différentes telles que le calendrier, diagramme de Gantt, Kanban, etc.
• documents, fichiers, liens et notes joints à chaque élément pour une collaboration transparente,
• intégration de plus de 200 applications de travail parmi les plus populaires comme Slack, GitHub, Dropbox, etc.
• construction d’automatisations personnalisées pour créer des notifications instantanées sur les éléments d’action critiques,
• utilisation de la fonction d’IA de monday dev pour analyser les informations du feedback et obtenir des données exploitables.

Avec monday dev, vous pouvez désormais organiser des réunions de rétrospective Agile l’esprit tranquille. En effet, avec monday dev, plus aucune donnée essentielle n’est perdue et tout est clairement organisé sur une plateforme unique. De cette manière, toute votre équipe peut alors se concentrer sur son backlog de sprint pour trouver les mesures à prendre les plus pertinentes pour le prochain sprint.

Lancez votre rétrospective Agile maintenant

Bien qu’il puisse être tentant de rapidement finir un sprint et de passer au suivant, les rétrospectives Agile ne doivent jamais être effectuées à la hâte. En effet, elles constituent un pilier central de la méthodologie Agile. Elles sont donc essentielles pour rendre chaque itération plus productive que la suivante. En utilisant une plateforme comme monday dev, vous pourrez non seulement rationaliser vos rétrospectives Agiles, mais surtout atteindre plus facilement vos objectifs de sprint.