Pourquoi la transparence est fondamentale pour la gestion de projet

Vous connaissez la recette d’un projet réussi ? Une check-list rigoureuse, des litres de café et, bien entendu, un chef de projet parfaitement organisé, voire plusieurs. Un chef de projet efficace est le pilier de n’importe quel projet, car il mettra toutes ses compétences en œuvre pour que le projet soit livré à temps et avec un résultat optimum.

Certes, les professionnels de la gestion de projet ont reçu une formation poussée dans ce domaine. Néanmoins, la plupart d’entre nous sont aussi amenés à gérer des projets dans le cadre de leur travail. Dans une enquête que nous avons réalisée auprès de plus de 1300 professionnels, 95 % déclaraient en effet gérer des projets dans le cadre de leur travail, alors que moins d’un tiers (29 %) d’entre eux occupaient officiellement un poste de chef de projet.

Mais pourquoi certains chefs de projets professionnels ou non-professionnels sont-ils plus efficaces que d’autres ? En un mot : la transparence.

Définition de la gestion de projet

La gestion de projet consiste généralement à organiser les ressources d’une entreprise (finances, personnel, propriété intellectuelle) pour mener à bien une tâche, un événement ponctuel ou une activité en cours. En d’autres termes, la gestion de projet comprend l’initiation, la définition, la réalisation, la supervision et la finalisation d’un projet.

Quel que soit le secteur d’activité dans lequel exercent les chefs de projet, leurs missions sont généralement très similaires. Ils définissent les objectifs du projet, délèguent des tâches aux autres membres de l’équipe et déterminent quand les différents aspects du projet doivent être réalisés.

En quoi la gestion de projet est-elle importante ? 

La gestion de projet aide les entreprises à prévoir et atténuer les risques, à mieux gérer les coûts et à obtenir des résultats de qualité.

Dans le cadre d’une étude menée par l’Economist Intelligence Unit (EIU) auprès de 213 cadres supérieurs et chefs de projet du monde entier, 90 % des personnes interrogées déclaraient que la gestion de projet était soit essentielle (47 %), soit assez importante (43 %) pour leur capacité à mener à bien des projets et à rester compétitifs.

Selon le rapport de l’EIU, les entreprises qui obéissent à des processus détaillés de gestion de projet — notamment une évaluation détaillée de la portée et du budget, une gestion continue des risques et la mesure des résultats du projet — atteignent et dépassent plus régulièrement leurs objectifs.

En général, le cycle de vie de la gestion d’un projet se déroule en cinq phases distinctes :

1. L’identification : identifier la finalité et les objectifs du projet.
   
2. L’initiation : définir les livrables du projet, sélectionner les intervenants et déterminer les ressources nécessaires.
   
3. La planification : planifier les échéances du projet et assigner les tâches.
   
4. L’exécution et la livraison: réaliser le travail et présenter le projet.
   
5. La clôture et la conclusion : évaluer les réussites et les faiblesses du projet, en tirer les leçons pour la suite.
   

Les trois compétences essentielles en matière de gestion de projet 

Même si les compétences des meilleurs chefs de projets sont innombrables, certaines se démarquent particulièrement :

Gestion du temps

Tout d’abord, il est nécessaire de posséder de solides compétences en matière de gestion du temps. Pour qu’un projet soit réalisé dans les délais, un chef de projet doit être capable d’évaluer précisément le temps nécessaire à la réalisation des tâches et donc de définir des priorités.

Compétences techniques

Ensuite, les compétences techniques sont des qualités acquises en utilisant ou en réalisant certaines tâches manuelles ou numériques. Les compétences techniques sont extrêmement variées et chaque projet repose sur des besoins techniques différents. Cependant, plus un chef de projet connaît les aspects techniques nécessaires à la réalisation du projet, mieux il saura définir des tâches, des attentes et des délais qui seront gérables pour son équipe.

Communication

Enfin, un chef de projet doit être doté d’excellentes capacités de communication pour formuler efficacement ce qui est attendu de chaque membre de l’équipe.

La transparence est fondamentale pour les chefs de projets

En plus de toutes ces compétences, une valeur distingue véritablement les meilleurs chefs de projet : la transparence.

La Harvard Business Review  donne une définition assez large de la transparence, c’est-à-dire « le degré de libre circulation de l’information au sein d’une organisation, entre les managers et les employés, et envers les parties prenantes ». Pour nous, chez monday.com, la transparence consiste à « rendre toutes les informations (chiffres, feuilles de route, plans, difficultés et inquiétudes) facilement accessibles à tous les membres de votre équipe ».

Pour les entreprises et les membres d’une équipe, il est impossible de satisfaire les demandes des différentes parties prenantes et de leurs collaborateurs, de travailler efficacement ou d’innover s’ils ne disposent pas d’informations actualisées.

Avantages pour les collaborateurs

La transparence permet à tous les collaborateurs d’être plus agiles, de travailler de manière autonome, d’obtenir de meilleurs résultats et d’atteindre leurs objectifs plus rapidement car ils disposent de toutes les informations nécessaires pour y parvenir.

Lorsque l’information est accessible à tous, chaque collaborateur bénéficie d’une vue d’ensemble et comprend l’impact direct de son travail et de ses contributions. Chacun peut non seulement mesurer l’importance de ses tâches mais également changer de cap et s’adapter plus facilement si besoin est. L’échéance d’une tâche est décalée ? Un membre d’équipe a terminé un sous-élément ? Tous les membres de l’équipe en sont informés instantanément, ce qui évite les doublons.

Avantages pour les managers

Nous venons de voir qu’employer des méthodes de communication ouvertes avec tous les collaborateurs est bénéfique pour les membres de l’équipe. Mais cela présente également des avantages considérables pour les chefs de projet.

Lorsque les membres d’équipe ont un accès limité aux informations, les managers sont contraints de partager uniquement les informations dont les collaborateurs ont besoin pour faire leur travail. En tant que manager, vous êtes donc le seul à savoir si le travail réalisé a eu un impact ou non. C’est toujours à vous qu’il incombe de relayer l’information et d’adapter le plan d’action pour toute l’équipe. En plus d’entraver l’efficacité de vos collaborateurs, c’est épuisant.

De plus, les chefs d’équipe risquent davantage de commettre des erreurs lorsqu’ils agissent avec trop peu d’informations, affirme le Harvard Business Review, citant une étude réalisée à la NASA.

En revanche, lorsque toutes les informations sont accessibles à l’ensemble de l’équipe, les collaborateurs peuvent savoir si leur travail a l’impact recherché ou non. Cela les motive à apporter eux-mêmes des améliorations et à s’adapter pour atteindre leurs objectifs, sans besoin de supervision permanente. Votre rôle de manager consiste simplement à vous assurer qu’ils disposent de toutes les informations et qu’ils peuvent les comprendre rapidement. C’est beaucoup plus facile et beaucoup plus gratifiant pour tout le monde.

La transparence organisationnelle présente bien des avantages, c’est un fait. Et pourtant, de nombreux dirigeants rechignent encore à faire preuve de transparence. Pourquoi ? Eh bien, parce qu’ils considèrent l’information comme une source de pouvoir qu’ils se refusent à céder ou à partager. Il appartient donc au chef de projet de veiller à ce que ses équipes aient accès à des processus qui conduisent à une culture basée sur la transparence et l’accès aux informations.

Méthodes de gestion de projet qui augmentent la transparence

Voici comment les chefs de projet peuvent rendre leurs méthodes de travail plus transparentes.

• Gestion de projet en cascade : si vous optez pour la méthode de gestion de projet en cascade, qui implique un plan de projet précis et qui couvre l’ensemble du projet, l’ouverture et la transparence envers tous les intervenants sont fondamentales.
  
• La méthode Kanban : si vous cherchez un moyen facile et visuel de gérer vos tâches, le Kanban peut vous être utile. « Kanban » signifie « tableau » en japonais. Un Kanban est divisé en colonnes, chacune représentant une étape de votre flux de travail. Il s’agit globalement d’une chaîne de montage conceptuelle, ce qui permet aux équipes d’évaluer visuellement les points d’inefficacité. Avec de la transparence, la méthode Kanban sera encore plus efficace.
  
• Gestion de projet agile : plus qu’une méthode, l’agilité est un véritable mode de pensée, avec lequel la transparence et l’accès aux informations sont 100 % compatibles. La méthode agile prend l’incertitude en ligne de compte et permet aux équipes d’être ultra flexibles, de réaliser leur travail rapidement et de réagir efficacement au moindre changement.
  

Comment instaurer une culture de la transparence dans votre équipe

Par ailleurs, nous vous recommandons de vous aider des pratiques suivantes pour favoriser la transparence au sein de votre équipe :

• s’efforcer de connaître les points forts et les faiblesses de chaque membre d’équipe pour répartir le travail en conséquence
  
• investir dans un logiciel de gestion de projet pour rester organisé et ne pas vous éparpiller
  
• veiller à ce que toutes les lignes de communication entre tous les membres de l’équipe soient toujours ouvertes afin de résoudre le moindre problème rapidement et efficacement
  
• donner accès à toutes les statistiques actualisées à chaque membre d’équipe
  
• communiquer fréquemment ou organiser des réunions régulières avec tous vos collaborateurs
  

Comment un logiciel de gestion de projet favorise-t-il un management efficace ?

Une gestion de projet efficace repose de moins en moins sur des mécanismes de planification complexes et davantage sur la gestion de relations professionnelles et de processus de travail entrant parfois en contradiction. Il faut généralement gérer des délais mal coordonnés, d’innombrables livrables, une pléthore de collaborateurs et une to-do list à rallonge de tâches à réaliser. C’est pourquoi tout organiser d’une façon simple et visuelle peut rendre les choses beaucoup plus faciles et plus accessibles pour tous les intervenants du projet.

En ce sens, le Work OS personnalisable de monday.com fournit les outils nécessaires à ce nouveau type de gestion de projet. La collaboration entre les équipes, les services, les zones géographiques et les hiérarchies devient beaucoup plus facile grâce aux fonctionnalités de gestion de projet de monday.com.

Qu’ils travaillent en interne ou avec des partenaires extérieurs à l’aide de tableaux à partager, tous les participants au projet savent en temps réel où en est chaque tâche, ainsi que ce qui doit être fait ensuite et à quel moment.

Alors découvrez toutes nos fonctionnalités pour la gestion de projets afin de promouvoir la transparence dans votre prochain projet.