Organiser le découpage des tâches d’un projet, votre guide du « Work Breakdown Structure »

L’organigramme ou découpage des tâches de projet, mieux connu en anglais sous le nom de « Work Breakdown Structure », (WBS) est un système d’organisation pour la gestion de projets. Il s’agit d’une méthode spécifique pour diviser des objectifs ambitieux et complexes en une version plus gérable.

Le WBS est destiné aux chefs de projets qui veulent planifier, organiser et budgétiser chaque composant de leur projet de manière complète mais pas trop détaillée, facile à suivre tout le long du projet, et qui simplifie la communication des progrès et besoins. 

Si vous voulez tout savoir sur le WBS, l’Institut de la Gestion de Projet (PMI) vous propose des heures, jours et semaines d’informations. Vous pouvez commencer avec le presque officiel livre du WBS qui coûte soixante-trois dollars et qui, pour être honnête, est un peu dense. Par exemple, comparons notre définition à celle du livre ci-dessous :

« Un WBS est une décomposition hiérarchique de l’ensemble du travail qui doit être réalisé par l’équipe de projet pour atteindre les objectifs du projet et fournir les résultats attendus. »

Est-ce que le livre est plus détaillé, descriptif et précis que cet article ? Oui.

Est-ce que le livre est facile à lire de manière à le mettre immédiatement en œuvre pour le projet que vous devez gérer dès maintenant ? Non et non.

Parfois, c’est mieux de commencer avec le guide de démarrage rapide plutôt que le manuel complet d’utilisation. C’est à ça que sert cet article. Si vous avez besoin d’une rapide introduction au WBS avant de vous plonger dans une lecture plus intense, que vous cherchez désespérément un moyen d’ordonner le chaos qui vous entoure, ou que vous êtes perdu, cet article vous aidera à comprendre ce qu’est le WBS, pourquoi vous devriez l’utiliser et comment.

Un exemple simple de WBS

Les chefs de projet tous secteurs confondus peuvent utiliser le WBS pour atteindre leurs objectifs, mais dans cet article, nous utiliserons un exemple universel.

Le déménagement.

La plupart de ceux qui lisent cet article ont déjà déménagé. C’est une corvée. Un bon déménagement comprend de nombreuses tâches différentes, et à la fin du processus vous devez avoir totalement quitté un lieu et vous être installé dans le nouveau. Si l’on rédige toutes les tâches qui composent un déménagement d’une location à une autre, la liste est assommante, comme celle-ci :

• Chercher un nouvel appartement
• Soumettre sa candidature et faire une offre
• Payer la caution
• Signer le bail
• Prévenir votre propriétaire que vous déménagez
• Organiser une soirée de départ
• Transférer votre assurance habitation
• Souscrire de nouveaux abonnements énergétiques dans votre nouveau logement
• Couper vos abonnements de votre ancien logement
• Changer votre adresse postale et faire suivre votre courrier
• Trouver un véhicule pour déménager vos affaires
• Tout emballer, démonter les meubles
• Demander à vos amis de vous aider à déplacer toutes vos affaires dans un camion de déménagement
• Réparer les murs, peindre et nettoyer.
• Rendre vos anciennes clés
• Récupérer vos nouvelles clés
• Tout déplacer dans le nouveau logement
• Tout déballer

Peut-être vous dites vous : « C’est pas tout, il y a autre chose ! » ou encore : « Certaines de ces tâches comprennent plusieurs étapes » et vous avez raison. Cette checklist est longue, désorganisée et ne couvre pas toutes les étapes nécessaires, loin de là.

Faire la liste d’absolument toutes les tâches est un bon moyen de s’assurer que tout est fait. Toutefois, une liste seule ne tient pas compte de tous les éléments qui lient les différentes tâches, de la quantité de travail et de ressources requises pour chaque tâche, et donc ne donne pas une vision claire de la totalité du projet.

Un WBS est un moyen de résoudre ces problèmes. Nous allons passer en revue une par une les bonnes pratiques à suivre pour créer un WBS en gestion de projet, et expliquer la manière dont chacune d’elles permet une meilleure organisation de votre projet.

Le WBS de gestion de projet c’est avant tout de la hiérarchisation

Revenons à la checklist du déménagement. Certaines de ces tâches dépendent d’autres et ne peuvent donc pas être terminées tant que d’autres ne le sont pas. Par exemple, vous aurez chargé vos affaires dans le camion avant de rendre vos clés. Par conséquent, rendre vos clés dépend du fait que vous ayez quitté l’appartement.

Ces liens de dépendance permettront de hiérarchiser les tâches. Cependant, les liens de dépendance ne constituent pas le seul facteur important.

Imaginons que vous devez rédiger votre checklist de déménagement par ordre de dépendance. Charger le camion vient avant rendre les clés, mais quand brancher l’eau, l’électricité et le gaz dans votre nouveau logement ? Avant ou après avoir rendu les clés ? Ou tout ça simultanément ?

Un WBS organisera les tâches hiérarchiquement sur deux à quatre niveaux en prenant en compte les dépendances entre les tâches et les parties simultanées.

Les éléments de premier niveau sont les objectifs plus larges, et pour chacun, un second niveau de tâches dépendantes est formé. Cette hiérarchie peut se diviser autant que nécessaire.

Dans l’exemple du déménagement, le premier niveau des tâches serait :

1. Trouver un nouvel appartement
2. Transférer ses affaires
3. Quitter l’ancien appartement

Sous chacun de ces éléments de premier niveau, nous placerons leurs tâches dépendantes.

1. Trouver un nouvel appartement
   a. Payer la caution
   b. Signer le bail
   i. Déposer sa candidature et les documents associés
   c. Prendre des abonnements énergétiques
   i. Faire suivre le courrier
   ii. Appeler le fournisseur d’électricité
2. Transférer ses affaires
3. Quitter l’ancien appartement

Voilà comment on commence un WBS, mais ce n’est pas tout. Il reste encore quelques facteurs clés qui permettront au système de fonctionner.

Liste de vos résultats et non plus des actions

Si vous connaissez le système de WBS, vous avez peut-être remarqué une erreur dans la hiérarchie ci-dessus : chaque élément listé est un verbe.

Il est fréquent de lister des actions dans les checklists, du genre « faire-ci » et « faire ça. »

Avec un WBS, c’est différent. Au lieu de prescrire une méthode ou processus, le WBS décrit les résultats. Voyez en quoi cela change votre liste.

Un résultat peut être un produit, un service, ou l’accomplissement d’objectifs spécifiques. C’est la raison pour laquelle vous faites quelque chose, pas la manière dont vous la faites.

En faisant une liste des résultats plutôt que des actions, vous êtes plus flexible dans le processus de réalisation de chaque tâche. Dans un format traditionnel de gestion de projet, cela permet à votre équipe d’être plus flexible et vous libère de la micro-gestion. En tant que chef de projet, il est plus important que les meubles soient déplacés plutôt que de planifier exactement comment ils seront chargés dans le camion. Cela implique que les amis qui vous aideront à déménager devront juger comment jouer à Tetris au mieux avec vos affaires, tandis que vous aurez plus de temps pour gérer le reste.

Parfois, vous ajouterez des notes sur comment atteindre le résultat. Quand c’est le cas, ajoutez-les dans ce qu’on appelle un « lot de travail » joint au résultat correspondant. Le lot de travail doit être disponible sur une pièce jointe, un lien ou une page supplémentaire, mais pas nécessairement visible sur votre WBS.

Concernant le résultat de charger le camion, le lot de travail peut comprendre des notes sur ce qui est fragile, des instructions pour se rendre à votre nouveau logement et le code de la porte.

Un WBS comptabilise 100 % de votre budget et de vos ressources

Quand vous commencez à hiérarchiser votre liste par résultat, assurez-vous que chaque élément est exclusif. Il ne doit pas y avoir de chevauchement entre deux résultats.

Ces frontières empêchent les doublons et permettent de distribuer totalement les ressources.

Pendant le processus de planification, vous savez probablement combien de personnes forment votre équipe, quel est votre budget, etc. Ces ressources sont divisées entre les résultats exclusifs et doivent atteindre 100 % à elles toutes.

La division des ressources doit refléter la hiérarchie pour que chaque niveau soit complété à 100 % par le résultat en-dessous. Notez comment le deuxième niveau de la hiérarchie s’additionne pour atteindre 100 % des ressources allouées à « affaires transférées. »

Enfin, un bon WBS est visuel

Jusqu’à présent, nous avons pris une checklist standard et en avons fait une hiérarchie détaillée de résultats. Mais il reste encore une étape pour simplifier votre vie de chef de projet.

Rendre votre WBS visuel.

Avant d’entrer dans les détails, prenons le temps de considérer l’importance de la communication visuelle. Il est bien plus facile de comprendre l’information quand elle est représentée de manière visuelle plutôt qu’avec des mots.

Revenons à notre exemple du déménagement. Imaginons que vous avez acheté tous le matériel et les outils nécessaires pour reboucher les quelques trous laissés dans les murs. Les instructions écrites vous donneront sûrement les détails dont vous avez besoin, mais quelques images qui vous montrent comment réparer les murs seront bien plus intuitives et faciles à comprendre.

Pour appliquer la même communication facilitée à la gestion de projets, prenons notre hiérarchisation sophistiquée de résultats et rendons-la visuelle. Placez chaque résultat exclusif dans une boîte, empilez les boîtes par ordre hiérarchique, liez les variables dépendantes et appliquez un code couleur qui attire l’attention là où c’est nécessaire.

Le côté visuel d’un WBS sert à faciliter la gestion des projets ainsi que la communication dans l’équipe.

Imaginez jeter un œil à votre liste de résultats pour déménager dans votre logement avec un simple code couleur qui affiche les éléments terminés en verts, en cours en jaune, ceux qui ont besoin de renfort en rouge et en gris ceux qui n’ont pas encore été commencés.

Les défis inattendus sont inévitables, mais avec un WBS, on sait immédiatement quel résultat ralentit le projet. Dans ce cas, peut-être que la couleur n’était pas la bonne et vous devez la changer. En mettant le résultat en rouge, vous et votre équipe pouvez voir que le nettoyage de l’appartement et le retour des clés sera peut-être retardé.

Comparez-le à votre checklist non organisée de départ, et vous vous rendrez compte que la valeur du WBS est concentrée sur le fait qu’il est visuel. Si vous ajoutez à cela une structure hiérarchisée, décrite en résultats, avec 100 % du projet comptabilisé, cela fait du WBS l’un des meilleurs outils pour organiser et gérer n’importe quel projet complexe.

Avec ceci, vous avez suffisamment d’informations pour créer votre propre WBS. Félicitations, vous êtes prêt à vous lancer !