Comment stimuler votre productivité grâce au blocage du temps

Avez-vous déjà eu l’impression qu’une journée de travail ne pouvait pas être suffisante pour achever tout ce que vous aviez à faire ? Souvent, on peut passer d’un appel téléphonique à une réunion à la mise en ordre de son agenda… et la journée peut parfois s’être terminée avant même que l’on n’ait réussi à s’atteler à nos tâches les plus importantes.

Or, le blocage du temps, ou « time blocking » en anglais, est une technique de gestion du temps qui peut stimuler votre productivité et vous aider à achever vos tâches prioritaires dans les temps. Elle a été utilisée avec succès par certains des plus grands noms du monde des affaires et de l’innovation, comme Elon Musk et Bill Gates. Alors, voyons comment la gestion par blocage de temps, ou time blocking, peut vous aider à tirer le meilleur parti du temps dont vous disposez.

Qu’est-ce que le blocage du temps ?

La méthode par blocage du temps, ou time blocking, est une méthode de planification qui permet d’augmenter la productivité en divisant la journée en blocs de temps spécifiques.

Ainsi, chaque bloc de temps représente la tranche horaire précise consacrée à l’accomplissement d’une tâche ou d’un travail particulier. Proche de la méthode Pomodoro, le time blocking permet tout simplement de clarifier son planning, en plus de donner un objectif et des limites importantes à sa journée de travail.

Avec la méthode par blocage du temps, on ne subit donc plus les tâches quotidiennes. En effet, au lieu de devoir constamment répondre aux tâches aléatoires qui surviennent tout au long de la journée, comme les e-mails et les demandes de collaborateurs, le time blocking crée une structure plus volontaire et organisée pour sa journée de travail. Dès lors, vous pouvez vous atteler à votre gestion de projet de manière consciente et efficace, en travaillant en profondeur avec un minimum de distractions.

Les différents types de blocage du temps

Il existe différentes manières d’utiliser la méthode de blocage du temps, ou time blocking, pour rationaliser sa journée de travail :

• Blocage du temps traditionnel : on divise la journée en blocs de temps spécifiques, chacun étant consacré à une tâche ou à une activité particulière. On planifie ainsi son emploi du temps à l’avance et on alloue ensuite des plages horaires fixes aux différentes tâches de sa to-do list.
• Blocage du temps avec la technique Pomodoro : il s’agit d’une variation de la méthode traditionnelle de time blocking. Elle consiste à travailler par intervalles courts et ciblés, généralement de 25 minutes, suivis d’une brève pause. Après un certain nombre d’intervalles, souvent quatre, on fait une pause plus longue.
• Blocage du temps par thématisation : on attribue des thèmes ou des catégories spécifiques à différents blocs de temps. Par exemple, on peut décider que le matin est réservé au travail créatif, l’après-midi aux réunions et le soir à l’apprentissage.
• Blocage du temps par gestion de l’énergie : la journée est planifiée en fonction de son niveau d’énergie. Par exemple, si on est un lève-tôt, on planifiera ses tâches les plus exigeantes le matin. Puis on consacrera ses après-midi à des tâches moins intenses.
• Blocage du temps par batching : il s’agit de regrouper les tâches similaires pour leur consacrer des plages horaires spécifiques et les réaliser en une seule fois. Par exemple, vous pouvez décider d’allouer une heure chaque matin et une autre en fin de journée pour traiter tous vos e-mails.

Bien entendu, le mieux est encore de combiner ces techniques pour créer une stratégie de blocage du temps qui soit parfaitement adaptée à votre gestion de projet.

Pourquoi le blocage du temps fonctionne-t-il ?

Finalement, la méthode de blocage du temps, ou time blocking, aide à protéger deux ressources extrêmement précieuses : votre temps et votre concentration.

Pour citer l’auteur Cal Newport, spécialiste de la productivité et développeur de la méthode Deep Work ou « travail en profondeur » :

« Utiliser sa boîte de réception pour gérer son emploi du temps conviendra peut-être aux débutants ou à ceux qui se contenteront d’une carrière médiocre. Mais les travailleurs du savoir considèrent quant à eux leur temps comme un investisseur considère son capital : une ressource à exploiter pour obtenir un rendement maximal. »

Ainsi, la méthode de blocage du temps fonctionne parce qu’elle encourage à prendre conscience de son temps et à optimiser l’utilisation de ses heures de travail. En résumé, le time blocking incite à se concentrer exclusivement sur une tâche à la fois, ce qui réduit le multi-tasking et les changements de contexte.

Les avantages de la méthode de blocage du temps

Ce n’est bien sûr pas le seul avantage de la méthode du blocage du temps. Voici quelques-uns des avantages majeurs à choisir cette méthode pour gérer son emploi du temps :

• Favoriser un état de fluidité : la fluidité est un état mental dans lequel vous êtes concentré et travaillez avec une efficacité maximale. La méthode par blocage du temps vous aide à atteindre un état de fluidité en vous permettant de consacrer des parties de votre journée à des types de travail très spécifiques (et rien d’autre).
• Minimiser les distractions : le blocage du temps étant le contraire du multitasking, il permet de se concentrer sur une seule tâche à la fois. Vous disposez ainsi d’une plus grande marge de manœuvre mentale pour vous consacrer à votre travail.
• Sentiment de contrôle : le blocage du temps vous permet de mieux contrôler votre journée plutôt que de vous contenter d’improviser. À long terme, cela permet une planification et une prise de décision plus efficaces.

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Comment utiliser le blocage de temps avec monday.com : un guide étape par étape

Choisir un bon logiciel de gestion de projet comme monday.com est un excellent moyen d’établir un système de blocage du temps efficace. En effet, votre Work OS sera toujours votre meilleur allié pour visualiser votre emploi du temps de manière claire et détaillée.

Étape 1 : identifier les tâches à accomplir

Commencez par dresser la liste des tâches répétitives que vous effectuez chaque semaine. Dans la méthode par blocage du temps, vous pouvez par exemple regrouper les tâches par activités comme les tâches administratives ou le site internet, le marketing, la rédaction, la formation, etc.

Étape 2 : divisez votre journée en blocs de temps

Réfléchissez à votre journée de travail typique et divisez-la en blocs de temps plus courts. N’oubliez pas de prévoir des pauses.

Petite astuce, vous pouvez créer des plages horaires variables : une heure pour commencer la journée, puis trois plages de deux heures par exemple. En effet, la durée de vos blocs de temps doit varier selon vos besoins. Vous pouvez également réfléchir aux moments de la journée où vous avez le plus d’énergie. Ou bien vous pouvez remarquer que vous avez régulièrement des engagements externes que vous ne pouvez pas déplacer (comme des réunions d’équipe tous les vendredi après-midi par exemple).

Étape 3 : décidez de la quantité de temps flexible que vous allouez à votre emploi du temps

Il est important de prévoir du temps pour gérer les imprévus et les tâches diverses qui nécessitent que l’on s’y attèle sur le moment. Ce temps flexible peut ainsi être consacré aux réunions surprises, à un rendez-vous chez le médecin, etc.

Étape 4 : passez votre agenda en revue

Maintenant, votre planning par blocage du temps est presque achevé. C’est donc le moment de faire le total des heures listées et du temps que vous avez laissé pour les imprévus. Demandez-vous : ce nombre d’heures dépasse-t-il mes heures de travail quotidiennes ? Quelle que soit la réponse, procédez aux ajustements nécessaires.

Par ailleurs, ne vous contentez pas d’une seule vérification. Laissez votre emploi du temps évoluer au fil du temps. En effet, votre travail peut changer en fonction de la saison ou de la période de l’année. Alors, n’oubliez pas de revoir votre système par blocage du temps tous les mois ou tous les trimestres au minimum.

Pourquoi utiliser monday.com pour appliquer la méthode de blocage du temps ?

Tout simplement parce que monday.com est parfaitement adapté pour utiliser la méthode de blocage du temps. En effet, nos tableaux de bord personnalisables et sans code facilitent la mise en place d’un aperçu clair et visuel de votre agenda en ligne. Ainsi, vous ne manquerez plus aucune échéance.

Mises à jour automatisées du calendrier

L’un des avantages à utiliser monday.com pour le blocage de temps est que nous proposons des automatisations faciles à utiliser pour rendre votre processus de blocage de temps fluide et efficace. Par exemple, si vous utilisez Google Calendar ou Outlook, vous pouvez convertir automatiquement vos tâches de monday.com en événements bloqués dans votre calendrier afin de ne plus jamais dépasser vos horaires.

Journal de suivi du temps

Ensuite, vous ne savez pas combien de temps vous prend chaque tâche ? Alors utilisez notre colonne Suivi du temps pour le savoir. Lorsque vous commencez une tâche, il suffit de cliquer sur « Commencer » pour lancer le minuteur. Vous pouvez l’interrompre à tout moment et le relancer. Utilisez ensuite vos nouvelles connaissances sur la durée réelle des tâches pour mettre à jour vos blocs de temps. Vous pouvez également exporter les informations vers Excel pour vous y référer ultérieurement.

Devenez plus productif grâce au blocage du temps

La méthode par blocage du temps ne convient pas à tout le monde. Mais elle peut être utile si vous avez besoin de plus de structure et de concentration dans vos journées de travail.

Ainsi, en suivant les étapes décrites ici, vous pouvez être sûr d’avoir mis au point une stratégie pertinente et réaliste pour travailler de manière plus efficace. En plus, vous pourriez bien découvrir le secret d’une journée de travail optimale et plus productive. Alors, n’attendez plus et créez votre système de blocage du temps personnalisé avec monday.com dès aujourd’hui.