Gestion de données : structurez et gérez facilement vos données

Aujourd’hui, la gestion de données, ou data management, est devenue un enjeu stratégique majeur pour les entreprises de toutes tailles. Pour certains, le patrimoine informationnel, ou capital immatériel des entreprises, est même considéré comme le nouvel or noir des organisations. Mais, pour pouvoir en profiter, encore faut-il réussir à protéger, consolider et exploiter de manière efficace toutes ces informations, quelle que soit leur localisation, que ce soit sur site ou dans le cloud.

Et pourtant, l’enjeu en vaut la chandelle. En effet, efficacité opérationnelle, personnalisation de l’expérience client, optimisation des budgets, anticipation de l’évolution des marchés ou encore prévision des risques potentiels, les avantages d’une bonne gestion de données sont nombreux. Pour cela, les logiciels de gestion de données actuels offrent des solutions complètes pour regrouper, protéger et réutiliser efficacement les données recueillies.

Dans cet article, nous expliquerons donc d’abord les principes fondamentaux de la gestion de données avec une définition de la gestion de données. Puis, nous verrons les meilleures pratiques ainsi que les défis de la gestion de données. Enfin, nous dévoilerons comment une plateforme de gestion de données comme monday.com peut optimiser la gestion de données, améliorer sa productivité et garantir une prise de décision efficace à tous les niveaux grâce à sa solution de gestion de données professionnelles.

Principe fondamentaux de la gestion de données

Gestion de données : définition

Capteurs et objets connectés, données personnelles, métadonnées, performances mensuelles, aujourd’hui les entreprises génèrent et consomment une quantité toujours plus grande de données. Mais, qu’entend-on par gestion des données ?

La gestion de données est le processus complexe qui consiste à récupérer, trier, conserver et analyser de manière structurée toutes les informations recueillies par une entreprise pour en tirer des informations exploitables. Cela inclut la gestion des flux de données provenant de sources diverses et variées, leur sécurisation conformément aux normes de sécurité les plus pointues, mais aussi leur mise à disposition pour toutes les équipes concernées.

En effet, données comportementales, analyse prédictive ou performance des équipements, les applications de la gestion de données sont aussi nombreuses que les secteurs professionnels. Par exemple, les équipes commerciales de plateformes de e-commerces vont utiliser le data management pour optimiser leur cross-selling, les équipes marketing de l’industrie technologique pour affiner leurs modèles de prévision des tendances et les ingénieurs des secteurs industriels pour optimiser les chaînes de production.

Une solution de gestion de données professionnelles est donc un outil qui va permettre de rapidement donner un sens à toutes ses informations pour en tirer le meilleur parti selon l’objectif que l’on s’est fixé.

Quels sont les quatre principaux processus de la gestion de données ?

La gestion de données englobe tout un ensemble de tâches et de procédures indispensables pour garantir la qualité et l’intégrité de l’information récoltée. Cependant, on peut résumer le data management à quatre grandes étapes :

• collecte des données : on rassemble les données à partir de différentes sources quel que soit leur emplacement ou leur format, que les données soient structurées ou non.
• traitement des données : toutes les données sont traitées afin d’être structurées et analysées pour pouvoir en extraire des informations utiles.
• validation des données : on assure l’exactitude et la fiabilité des données pour que les décisions prises par la suite reposent sur des bases solides.
• accès aux données : on donne accès aux données stockées dans le système. Cela inclut les méthodes, les permissions, les protocoles et les technologies de gestion de données permettant aux utilisateurs autorisés de récupérer et d’utiliser les informations voulues.

Quels sont les trois types de données à gérer ?

Les types de données à gérer peuvent être classés en trois catégories :

• les données structurées : elles sont organisées selon des formats prédéfinis. Il peut s’agir d’une date JJ/MM/AA, d’un montant d’achat en euros ou de la référence d’un article. Les données structurées sont très variées aussi bien dans leur source que leur format. Mais, elles ont en commun de pouvoir être facilement arrangées dans un tableau pour être triées, comparées, analysées, etc. Ainsi, les algorithmes d’intelligence artificielle (IA) peuvent rapidement détecter des anomalies ou des tendances parmi toutes ces données.
• les données non structurées : ce sont par exemple les images ou les vidéos d’un post sur un réseau social, ou encore le champ libre d’un formulaire de feedback client. Les données non structurées ne suivent pas de format prédéfini et sont donc plus complexes à traiter. En effet, il est difficile de rechercher une information précise dans un fichier audio ou une vidéo. Or, les données non structurées représentent souvent 80 % des données exploitables d’une entreprise. Pour transformer leurs données non structurées en données structurées, les entreprises doivent d’abord mettre en œuvre des étapes de structuration, de déduplication et de nettoyage.
• les données semi-structurées : ce sont des informations qui, bien qu’elles ne suivent pas un format strictement organisé comme les données structurées, possèdent néanmoins une organisation partielle qui permet de les analyser de manière plus flexible tout en conservant une certaine structure. Elles utilisent généralement des balises ou des marqueurs pour définir des éléments et des attributs que l’on peut utiliser pour les organiser partiellement. Par exemple, les fichiers XML, JSON ou les e-mails sont des données semi-structurées.

Quel est le rôle d’un gestionnaire de données ?

En fait, le champ d’expertise d’un gestionnaire de données englobe plusieurs rôles et touche à toute la science des données. Par exemple, un gestionnaire de données est nécessaire pour l’analyse de données, le développement et les tests d’applications, mais aussi le machine learning. Pour résumer, un gestionnaire de données a pour mission de consolider, protéger, rechercher, restaurer et mettre à disposition différentes sources de données, qu’il s’agisse de bases de données, de machines virtuelles, de fichiers et d’objets, d’applications SaaS, etc.

Par exemple, un « Database Administrator » (DBA) est responsable de gérer, de maintenir et de sécuriser les bases de données d’une organisation. Expert en matière de datacenter et de cloud, il vérifie que les données structurées ou non sont correctement stockées, accessibles et protégées contre les pertes ou les accès non autorisés.

Autre métier qui a de beaux jours devant lui, le « Data Analyst » va collecter, organiser et analyser les données d’une entreprise afin de fournir des informations pertinentes pour la prise de décision stratégique. Ainsi, un data analyst transforme les données brutes en informations exploitables à l’aide d’outils d’analyse prédictive et d’outils de visualisation. Puis, il les interprète pour détecter des tendances, des corrélations ou des anomalies.

Importance de la gestion des données

Aujourd’hui, les données sont devenues un atout stratégique indéniable pour toutes les entreprises. Adopter les bonnes solutions de gestion de données est donc indispensable pour optimiser ses opérations et pour favoriser une prise de décision efficace à tous les niveaux : opérationnel, tactique et exécutif.

En effet, un bon logiciel de gestion de données permet de :

• centraliser toutes les informations de l’entreprise pour pouvoir rapidement trier, nettoyer et optimiser l’utilisation de ses données, structurées ou non,
• supprimer les fuites de données ainsi que les problèmes de conformité légale pour préserver la réputation de l’entreprise et éviter des coûts élevés associés à des procédures judiciaires inutiles,
• supprimer les silos de données et les risques de sécurité pour garantir un environnement de travail sécurisé et organisé,
• gagner en Agilité en identifiant les tendances d’évolution du marché pour tirer rapidement parti des opportunités émergentes,
• améliorer la collaboration en donnant à chacun l’accès aux bonnes ressources au moment opportun.

Or, monday work management est un logiciel de gestion de données qui simplifie tous les processus liés à la collecte, l’organisation et l’analyse des données. Ainsi, vous gagnez en transparence, réduisez les erreurs humaines et augmentez votre productivité pour un meilleur contrôle de vos données et un suivi de projet performant.

Qu'est-ce que la gestion Agile de données

Pour les entreprises qui manipulent d’importants volumes de données, implémenter une architecture de gestion de données solide est la première étape à franchir pour réussir à relier toutes les bases de données et plateformes techniques déployées. Or, aujourd’hui, de plus en plus de gestionnaires de données choisissent une méthodologie de gestion de projet Agile pour naviguer dans cette architecture.

Par exemple, le DataOps est une méthodologie Agile inspirée des principes du DevOps, mais dédiée à la gestion de données. Son objectif est d’améliorer la collaboration entre les équipes de développement, les analystes de données et les équipes opérationnelles pour fournir des données de qualité de manière plus rapide et plus fiable. Ainsi, le DataOps met l’accent sur l’automatisation des processus de gestion de données, du traitement à la livraison, tout en favorisant l’intégration continue et les tests. Cette approche Agile permet de réduire les silos entre les différentes parties prenantes et d’assurer une meilleure traçabilité des données tout au long de leur cycle de vie. Ainsi, en intégrant des pratiques Agiles comme la gestion de projet Scrum, le DataOps facilite l’adaptation rapide aux besoins changeants des entreprises et améliore la réactivité face aux défis liés à l’analyse de données. De cette manière, les organisations peuvent garantir la disponibilité et l’intégrité de leurs données tout en optimisant leurs processus de gestion de données.

Cependant, quelle que soit la méthodologie utilisée, une gouvernance des données robuste est essentielle pour assurer l’exactitude, la sécurité et la cohérence de la gestion de données au sein de son organisation.

Qu’est-ce que la gouvernance des données

La gouvernance des données est une pratique essentielle pour permettre une bonne gestion de données, mais aussi pour assurer la qualité des données et la sécurité des informations au sein d’une organisation. Pour cela, un comité de gouvernance des données va définir les rôles et les responsabilités précises qui vont permettre d’accéder aux données de manière adéquate pour garantir leur confidentialité et leur sécurité.

1. Qualité des données

La qualité des données est l’un des piliers fondamentaux de la gouvernance des données. Elle garantit que les informations utilisées sont exactes, complètes et cohérentes. Par exemple, la qualité des données implique de supprimer tous les doublons de sa base de données. En effet, des données redondantes ou obsolètes peuvent entraîner des erreurs stratégiques qui vont nuire à la performance de l’entreprise comme à sa réputation. Pour maintenir la qualité des données, il est donc crucial d’implémenter des mécanismes réguliers de validation et de nettoyage des données.

2. Sécurité des données

La sécurité des données vise à mettre en place des garde-fous pour protéger les informations sensibles contre les accès non autorisés, les pertes de données ou les cyberattaques. Elle inclut des contrôles d’accès rigoureux, le chiffrement des données sensibles et la mise en place de politiques de sécurité robustes. En effet, il est indispensable de protéger ses données non seulement pour prévenir les risques de vol ou de perte mais aussi pour maintenir la confiance de ses clients et de ses partenaires.

3. Conformité des données

La conformité des données fait référence au respect des réglementations locales et internationales, telles que le RGPD en Europe. Ainsi, elle garantit que les données sont collectées et traitées de manière éthique et légale, en accord avec les normes et obligations légales en matière de confidentialité et de protection des informations personnelles. Par exemple, en accord avec le RGPD, les consommateurs doivent à tout moment conserver la maîtrise de leurs données. Respecter ces normes est crucial pour éviter des amendes ou des sanctions et maintenir une bonne réputation, mais cela a d’autres avantages. En effet, une bonne communication sur ses politiques d’utilisation des données contribue à renforcer la confiance de ses clients, qui sont souvent plus enclins à partager leurs données.

Ainsi, monday work management facilite la gouvernance des données en centralisant toutes les informations dans une plateforme unique. En outre, avec des outils de collaboration et des fonctionnalités de sécurité robustes, monday.com garantit la qualité, la sécurité et la conformité des données à chaque étape de leur traitement.

Meilleures pratiques de gestion de données

Adopter de bonnes pratiques de gestion de données est essentiel pour maximiser leur valeur pour l’entreprise et garantir leur efficacité. En effet, une solution de gestion de données rigoureuse permet d’améliorer la prise de décision à tous les niveaux. Mais, elle va surtout permettre de créer de la valeur avec ses données.

1. Élaboration d’un plan de gestion des données (PGD)

L’élaboration d’un plan de gestion de données (PGD) ou Data Management Plan (DMP) en anglais, est la première étape d’une stratégie de gestion de données. En effet, un plan de gestion de données (PGD) doit définir les objectifs et les ressources ainsi que tous les processus nécessaires pour collecter, stocker et analyser toutes ses données. En outre, il doit estimer l’utilisation réelle des données et donner des directives concernant l’accessibilité des données. Enfin, il doit également inclure des indicateurs de performance pour suivre l’évolution et l’efficacité des initiatives mises en place.

2. Intégration des données

L’intégration des données consiste à rassembler des informations provenant de sources diverses pour les rendre accessibles et exploitables pour les collaborateurs et les parties prenantes. Cela nécessite l’utilisation d’outils et de technologies d’intégration des données permettant de fusionner les données de manière fluide, sans perte de qualité. Ainsi, une bonne intégration des données assure une vision complète et cohérente de l’ensemble de ses données pour répondre aux besoins de toutes les applications et processus mis en œuvre.

3. Partage sécurisé des informations

Le partage sécurisé des informations garantit que seules les personnes autorisées ont accès aux données sensibles. Pour cela, il est important de mettre en place des mécanismes de sécurité comme le chiffrement des données, les contrôles d’accès et des politiques claires sur le partage d’informations. Or, en utilisant une plateforme sécurisée comme monday work management, vous pouvez garantir la confidentialité et la sécurité de vos données tout en facilitant leur diffusion au sein de votre entreprise.

Les défis de la gestion de données

Gérer efficacement ses données est un enjeu majeur pour les entreprises modernes. Or, avec l’augmentation du nombre de canaux de communication disponibles et la rapidité des échanges actuels, la quantité d’informations disponibles ne cesse d’augmenter. Mais, en l’absence d’un outil de gestion de données de qualité, gérer toutes ces données est souvent problématique. En effet, confusions opérationnelles, délais de réponse prolongés ou encore analyses imprécises ou erronées sont malheureusement des défis courants pour nombre d’entreprises françaises.

1. Gérer la complexité des sources de données

Selon une étude menée par l’Observatoire de la maturité Data des Entreprises, 32 % des ETI et PME éprouvent encore des difficultés à exploiter pleinement leurs données en raison de l’absence d’outils de gestion de données appropriés. En effet, les données d’entreprise proviennent souvent de sources multiples, qu’il s’agisse d’outils internes, d’applications tierces, de fichiers Excel ou de formulaires clients. Or, la gestion de ces sources disparates peut entraîner des silos d’information qui rendent difficile l’accès à une vue d’ensemble cohérente.

2. Optimiser la qualité des données

Des données dupliquées, erronées ou incomplètes peuvent nuire à la prise de décision stratégique. Assurer la précision et l’intégrité de ses informations est donc un élément crucial pour éviter des erreurs coûteuses. Ainsi, pour qu’une entreprise devienne vraiment « data-driven », il est indispensable de mettre en place les bons outils d’analyse comme un modèle d’intelligence artificielle (IA) pour analyser ses données et automatiser ses processus efficacement.

3. Garantir la sécurité des données

Aujourd’hui, la protection des données est un impératif majeur pour toute organisation. En effet, toute violation de sécurité peut entraîner des pertes de données sensibles, affectant non seulement la réputation de l’entreprise, mais aussi sa conformité légale. Il est donc crucial de mettre en place des protocoles de sécurité robustes pour protéger ces informations.

Pourtant, les meilleurs logiciels de gestion de données peuvent aider à gérer efficacement tous ces défis. Par exemple, la plateforme monday work management permet de centraliser, sécuriser et automatiser efficacement la gestion de ses données pour une meilleure collaboration et une prise de décision plus efficace.

Évolution vers le Data Management as a Service (DMaaS)

La gestion de données en tant que service, ou Data Management as a Service (DMaaS), est un nouveau type de service en ligne offert aux entreprises pour gérer le stockage centralisé de toutes leurs données, quel qu’en soit la source et le format. Autrement dit, le DMaaS permet de déléguer l’ensemble de la gestion du cycle de vie de ses données à un fournisseur de services. Cette solution englobe l’automatisation des processus liés à la gestion, à l’intégration et à la qualité des données pour bénéficier d’une meilleure gestion de ses ressources et d’une efficacité accrue. En effet, le Data Management as a Service (DMaaS) permet de libérer les équipes techniques des tâches répétitives pour se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, tout en garantissant la fiabilité et la cohérence des informations traitées.

Par ailleurs, les exigences croissantes en matière de gouvernance des données imposent aujourd’hui de pouvoir garantir la conformité et la sécurité de ses informations. Les entreprises ont donc besoin d’adopter les outils de gestion de données adaptés pour normaliser leurs processus, définir clairement les rôles de chacun et gérer leurs données de manière optimale pour maximiser la valeur des données au sein de leur organisation.

Par exemple, monday work management permet de centraliser les données en offrant une gestion intégrée des informations dans un seul environnement collaboratif. En outre, grâce à ses fonctionnalités d’automatisation, de traçabilité et de visualisation des processus de travail, monday facilite la prise de décision à tous les niveaux. Enfin, monday permet aux entreprises de personnaliser et de sécuriser efficacement leurs processus, tout en améliorant la gouvernance des données et la collaboration entre équipes.

Comment faciliter sa gestion des données avec monday work management

Aujourd’hui, monday.com est une plateforme de gestion de données qui propose une suite complète de fonctionnalités pour optimiser la gestion de données au sein de son entreprise. En centralisant toutes les informations et en facilitant leur traitement, monday work management permet de travailler de manière toujours plus fluide et plus efficace.

1. Centralisation des données : toutes vos données au même endroit

Avec monday work management, toutes les données sont stockées sur une plateforme unique. Ainsi, on évite la dispersion des informations entre différents outils. De cette manière, les équipes peuvent accéder à toutes les données dont elles ont besoin en un seul clic, ce qui simplifie le travail collaboratif et assure une meilleure organisation des informations.

2. Collaboration en temps réel : partage et suivi de toutes vos informations

Notre plateforme de gestion de données favorise une collaboration en temps réel pour que chaque collaborateur puisse partager ses données, collaborer sur ses documents, poser ses questions et suivre efficacement l’avancement de ses projets. En outre, les mises à jour sont instantanément visibles par tous, garantissant une communication transparente et une coordination optimale.

3. Suivi des projets : organiser et analyser les données de projet

Les outils de suivi de projet de monday work management permettent de suivre l’évolution des projets, d’identifier les problèmes en temps réel et de visualiser les données sous forme de tableaux de bord personnalisables. Ainsi, les chefs de projet ont une vue d’ensemble de l’avancement des projets, ce qui facilite la prise de décisions basées sur des données fiables.

4. Automatisation des processus de travail : réduction des erreurs humaines et gains de temps

Grâce à ses grandes capacités d’automatisation, monday work management permet de simplifier les tâches manuelles et répétitives comme l’attribution de tâches ou la mise à jour des statuts de projet. Cela réduit non seulement les risques d’erreurs humaines mais permet aussi de gagner un temps précieux en automatisant de nombreuses tâches administratives.

5. Intégration avec d’autres outils : centraliser davantage de données

monday work management offre une large gamme d’intégrations avec d’autres outils de gestion de données. Cette capacité d’intégration permet de centraliser toutes les données pertinentes provenant de diverses sources, assurant ainsi une gestion fluide et cohérente de toutes vos informations.

6. Sécurité des données avec monday.com

monday.com utilise les meilleures solutions de sécurité au monde pour sécuriser son service et protéger vos données. Grâce à des protocoles de sécurité robustes et des options de gestion d’accès, vous pouvez contrôler qui a accès à quelles données et protéger vos informations sensibles tout en garantissant leur conformité avec les normes de sécurité actuelles les plus pointues.

• Certifications ISO : monday.com est heureux d’annoncer que la société a obtenu les certifications de l’Organisation internationale de normalisation (ISO) pour la gestion de la sécurité de l’information.
• HIPAA : nous proposons des forfaits conformes à la loi HIPAA pour que vous ayez la certitude que vos données de santé sensibles sont sécurisées sur votre compte monday.com.
• SOC : le rapport SOC 3 de monday.com démontre notre engagement à respecter les normes de sécurité, de disponibilité et de confidentialité les plus rigoureuses du secteur.
• RGPD : avec des clients dans presque tous les pays du monde, nous adhérons au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et nous sommes également là pour aider nos clients dans leurs efforts pour se conformer au RGPD.

Enfin, nous avons également créé un portail « Loi, sécurité et vie privée » où vous pouvez en apprendre davantage sur les pratiques de sécurité et de confidentialité de monday.com concernant l’utilisation des données personnelles.

Optimisez votre gestion de données avec monday work management

Grâce à ses fonctionnalités de centralisation des informations, d’automatisation des processus et à son intégration avec d’autres outils, monday work management simplifie la gestion de données tout en optimisant l’efficacité des équipes.

Ainsi, pour les entreprises qui souhaitent maximiser la valeur de leurs données et améliorer la gestion de leurs projets, monday work management est la plateforme de gestion de données indispensable. Alors, n’attendez plus pour découvrir comment monday peut transformer la gestion de vos projets et de vos données. Essayez monday.com dès aujourd’hui et offrez à vos équipes les outils nécessaires pour travailler plus efficacement et de manière plus coordonnée.