Au fur et à mesure qu’une entreprise se développe, les managers sont de moins en moins équipés pour assurer seuls le suivi des projets.
Votre équipe peut travailler dur et avec passion, mais sans leadership intentionnel qui garantit la réussite de ses projets, le bureau tout entier risque de sombrer dans le chaos.
Ce n’est pas pour rien que seules 19 % des entreprises déclarent « globalement » mener leurs projets à bien.
Il en faut vraiment peu pour que les choses dérapent.
Un bureau de gestion de projet (PMO) peut vous aider à suivre plusieurs projets sans trop solliciter votre personnel. Il peut devenir la base d’une meilleure culture de la gestion de projet.
Qu’est-ce qu’un PMO ?
PMO est l’abréviation de Project management office. Il s’agit du bureau ou du service en charge de la supervision et de la gestion des projets dans votre entreprise.
Il peut soit planifier et gérer des projets directement (souvent appelé PMO de direction), soit fonctionner à un niveau supérieur en fournissant des ICP (Indicateurs clés de performance) et en standardisant les méthodes de gestion de projet dans toute l’organisation.
Un PMO peut contribuer à réduire la charge de travail des dirigeants et à assurer la réussite à long terme d’un plus grand nombre de projets de grande envergure.
Les PMO sont les plus pertinents pour les entreprises qui gèrent plusieurs projets prioritaires à la fois.
Quels sont les rôles d’un PMO ?
Selon le Project Management Institute, la fonction la plus courante d’un PMO est de définir et de contrôler les ICP du projet.
Mais le rôle d’un PMO s’étend également à la standardisation des méthodologies de gestion de projet, à la gestion de l’avancement des projets, à la formation et à l’affectation des chefs de projet, au développement de l’entreprise, à la gestion de l’allocation des ressources et à la gestion des portefeuilles.
Examinons de plus près chacun de ces objectifs.
Définir les ICP de la gestion de projet
L’une des façons dont le PMO peut améliorer le taux de réussite d’un projet est de définir et de surveiller les ICP et les jalons essentiels du projet.
Les ICP de base consistent souvent à comparer l’avancement réel du projet avec le calendrier prévu. En voici quelques exemples :
· Taux d’achèvement dans les délais
· Heures prévues par rapport au temps passé
· Variation du budget
· Nombre d’erreurs
· Jalons terminés dans les délais
Mettre en œuvre la standardisation
Un autre rôle du Project Management Office est de standardiser les méthodologies, les frameworks et les outils utilisés dans toute l’entreprise.
Ce type de standardisation facilite la collaboration entre les équipes et permet à tous les collaborateurs de gérer plus facilement les ressources.
Les normes de gestion de projet facilitent également les transitions entre les projets et les équipes. Si l’ensemble de votre organisation utilise les mêmes outils, processus et flux de travail, il est beaucoup plus facile pour les gens de s’adapter aux nouvelles équipes.
3. Superviser la formation et fournir des chefs de projet
Un PMO de direction formera et attribuera des chefs de projet pour gérer les projets dans toute l’organisation.
Le fait de disposer d’une source unique de formation à la gestion de projet permet de s’assurer que toutes les équipes utilisent les méthodes et les outils standardisés. Cela garantit également la communication entre les équipes de projet et le PMO central.
Conduire l’entreprise à la maturité
L’objectif principal de l’introduction d’un PMO est d’améliorer la maturité de la gestion de projet de votre entreprise.
En normalisant les outils, en fixant des ICP et en assurant la formation, un PMO peut optimiser l’ensemble de vos processus d’entreprise. Et cela fera vraiment la différence pour la performance de votre organisation.
Gérer l’allocation des ressources
Pour les petites équipes, il est parfois difficile de coordonner et de gérer des ressources comme l’argent, les collaborateurs, les sites, etc.
Un bureau qui comprend l’état d’avancement de tous les projets peut faire le bon choix de gestion à chaque fois. En affectant les ressources là où elles sont le plus nécessaires, vous pouvez améliorer les performances du projet sans dépasser les budgets.
Gérer les portefeuilles
Certains PMO sont chargés de gérer un portefeuille de projets, voire des sous-entreprises entières. Il peut s’agir d’un PPMO (bureau de gestion de portefeuilles de projets). Par exemple, le PPMO d’une filiale asiatique peut être en charge de la performance globale de l’entreprise en Asie, et pas seulement de quelques projets.
Les 5 principaux avantages du PMO : économies d’argent, de projets, etc.
Mais quels sont les avantages concrets que vous pouvez attendre d’un PMO ? Où la plupart des entreprises constatent-elles un retour sur investissement
Découvrons les résultats du rapport des solutions de gestion de projet ci-dessus.
1. Réduction des coûts
Les entreprises dotées d’un PMO constatent une augmentation de 33 % des projets livrés avec un budget inférieur à ce qui était prévu. En moyenne, les économies s’élèvent à 175 000 $ par projet.
Un PMO permet d’accélérer les projets et de mieux distribuer les ressources, en évitant les embauches excessives ou l’externalisation.
Ces économies peuvent être utilisées pour financer une nouvelle campagne marketing, une nouvelle fonctionnalité du produit… Que pourrait faire votre entreprise avec plus de 200 000 dollars à réinvestir dans de nouveaux projets ?
2. Amélioration de la productivité
En moyenne, les entreprises dotées d’un PMO voient leur productivité augmenter de 25 %. Grâce à de meilleurs cadres pour la gestion des projets et à la mise en place d’ICP pour suivre l’avancement, les équipes peuvent plus facilement se concentrer sur leur travail.
Au lieu d’amateurs en management qui tentent de s’inscrire dans un projet ou une équipe, ils peuvent se concentrer sur leur expertise là où elle apporte le plus de valeur ajoutée. Au final, les projets avancent plus rapidement et la production globale augmente.
3. Moins de projets qui échouent
On constate également une diminution de 25 % des projets qui échouent, soit beaucoup moins de temps perdu et une augmentation générale de l’efficacité. Autrement dit, la productivité globale est doublée.
En évitant les projets voués à l’échec dans l’étape de planification et en procédant à des ajustements pour éviter les ratés inutiles, vous pouvez minimiser les efforts gaspillés.
Avec un taux plus élevé de projets menés à bien, votre entreprise se développe plus vite que jamais.
4. Meilleur alignement sur les objectifs
Les entreprises ont également constaté une amélioration de 43 % de l’alignement des projets sur les objectifs stratégiques.
Lorsqu’elles ne sont pas supervisées, les petites équipes de projet peuvent se contenter d’améliorations mineures ou de simples corrections de bugs. Elles n’ont pas toujours la prévoyance de prioriser la vision de l’entreprise à chaque instant.
Un PMO agit comme une boussole, guidant continuellement tous les intervenants dans la bonne direction.
Est-ce que tous les collaborateurs de votre entreprise travaillent en permanence à concrétiser votre vision ? Si c’était le cas, comment cela changerait-il votre organisation ?
5. Amélioration de la satisfaction client
Des projets plus réussis et stratégiquement alignés bénéficient également au client. En moyenne, les entreprises constatent une amélioration de 27 % de la satisfaction client avec un PMO.
Grâce à une meilleure efficacité de l’entreprise, les clients subissent moins de retards et de promesses non tenues, et bénéficient d’un plus grand nombre de mises à jour et d’améliorations de l’interface utilisateur livrées plus rapidement.
Quels sont les types de PMO ? De l’entreprise au service
Les bureaux de gestion de projet sont classés en 2 catégories
1. PMO d’entreprise / PMO spécifique à un service
2. Direction vs contrôle vs soutien
PMO d’entreprise ou PMO spécifique à un service ?
La première méthode de catégorisation est basée sur la structure et la position au sein de l’organisation.
Le PMO contrôle-t-il la stratégie globale de gestion de projet et sa mise en œuvre à l’échelle de l’entreprise ? Ou bien avez-vous plusieurs PMO « divisionnaires » spécifiques à un service ou à une région ?
PMO d’entreprise
Un PMO d’entreprise s’appelle généralement un EPMO (enterprise project management office). En général, il se concentre davantage sur la stratégie commerciale globale et sur l’alignement des projets sur la vision de l’entreprise.
Il peut également mener des changements à grande échelle, comme la transition vers Agile ou la mise en œuvre de nouvelles technologies.
PMO spécifique à un service
Ces petits PMO, en revanche, se concentrent souvent davantage sur la supervision directe des projets. Il peut s’agir de la formation des chefs de projet pour superviser les projets, du suivi des ICP et bien plus encore.
En gros, les PMO spécifiques à un service s’assurent que toutes les composantes de leur domaine travaillent à une capacité maximale à tout moment.
Direction, contrôle ou soutien ?
La deuxième façon dont on peut classer un PMO repose sur son approche de gestion.
· PMO de soutien : se concentre sur la standardisation, les conseils généraux et la facilitation
· PMO de contrôle : fournit des conseils sur la gestion de projet et veille à ce que les normes soient mises en œuvre
· PMO de direction : forme activement les chefs de projet qui sont ensuite affectés à différents projets au sein de l’entreprise
4 éléments à prendre en compte avant de mettre en place votre premier PMO
Maintenant que vous connaissez tous les avantages d’un PMO, vous voulez probablement vous lancer.
Pas si vite.
Réfléchissez d’abord à ces 4 facteurs.
1. Les projets de votre entreprise sont-ils suffisamment importants pour justifier un tel investissement ?
Pensez au coût du recrutement d’un chef de projet à temps plein, puis au coût de la mise en œuvre complète d’un nouveau programme de gestion de projet dans toute votre entreprise. Ajoutez d’autres collaborateurs et l’infrastructure environnante, et vous commencerez à vous faire une idée.
Examinez vos budgets et assurez-vous que le PMO est un investissement que votre entreprise peut justifier.
2. Quelles sont vos priorités ?
Voulez-vous standardiser les processus de votre entreprise ou souhaitez-vous que votre cellule PMO agisse principalement en tant que coordinateurs directs et superviseurs ?
Le type de PMO que vous souhaitez influencera les collaborateurs que vous devez engager et l’échelle globale du bureau.
3. Le personnel spécialisé consacre-t-il trop de temps aux tâches liées à la gestion de projet ?
Les spécialistes (comme les codeurs et les développeurs hautement qualifiés) consacrent-ils un temps disproportionné à la gestion de projet ?
Est-ce que cela ralentit vos processus ? Les clients constateront-ils des avantages concrets et tangibles si vous pouvez améliorer les résultats du projet ?
4. Pouvez-vous obtenir les mêmes avantages en améliorant simplement les outils et les processus ?
Si vous utilisez encore des e-mails et des tableurs, la modernisation de vos outils de gestion de projet peut vous permettre d’améliorer la productivité dont vous avez besoin.
Pour les petites entreprises ou les petites équipes en particulier, un PMO dédié peut entraîner une baisse de la productivité en raison des strates supplémentaires que cela induit.
La création d’un bureau de gestion de projet est un investissement considérable en temps et en argent. Vous pouvez commencer par mettre en place des outils et des processus de gestion de projet modernes avec une plateforme comme monday.com.
Outils essentiels pour mettre en place un PMO dans votre entreprise
Si vous voulez que le PMO de votre entreprise soit efficace, il ne vous suffit pas d’engager les bonnes personnes.
Vous devez également utiliser les bons outils pour garantir l’adoption des nouvelles bonnes pratiques dans votre organisation.
Remarque : même sans PMO dédié, ces outils peuvent aider vos équipes à standardiser leurs approches et à mieux coordonner leurs efforts pour booster la productivité globale.
Documentation des projets
Un tableau centralisé de documentation des projets peut vous aider à gérer tous les documents et ressources d’un projet dans un unique espace. Vous pouvez facilement suivre les fichiers, les propriétaires des tâches, l’état d’avancement, l’état d’approbation, etc.
Le simple fait d’encourager les collaborateurs à mettre à jour leurs propres statuts accroît leur responsabilisation et maintient l’alignement de toute l’équipe.
Feuille de route du projet
La pièce suivante du puzzle consiste à créer une feuille de route pour chaque projet important de votre entreprise.
Les feuilles de route permettent à l’équipe de rester concentrée sur les objectifs généraux de l’entreprise. Après avoir commencé à travailler sur un problème spécifique, on risque facilement de s’égarer et de s’attaquer à tous les problèmes adjacents.
Mais ce n’est pas toujours ce qui convient le mieux à l’équipe, à l’entreprise, aux parties prenantes ou aux clients. Une feuille de route permet aux équipes de rester sur les rails.
Bien sûr, une feuille de route ne doit pas être absolument rigide. Elle doit s’adapter à l’évolution des marchés, des besoins des clients et des objectifs de l’entreprise.
C’est pourquoi il est important de maintenir une feuille de route numérique à laquelle vos équipes peuvent accéder et qu’ils peuvent modifier à tout moment.
Plans de projet globaux
Une feuille de route réussie est construite par des plans de projet globaux et efficaces. Le meilleur format pour ces plans dépendra de la méthodologie globale et du flux de travail de chaque équipe de projet.
Par exemple, une équipe créative travaillant sur la conception d’une nouvelle expérience utilisateur aura besoin d’un flux de travail différent de celui d’une équipe de développement spécialisée dans les corrections de bugs.
Par exemple, l’équipe R&D de monday.com utilise le framework Scrum, et nous nous appuyons donc sur un modèle de planification de sprints Scrum spécifique.
Avec un format adéquat de tableau global, les collaborateurs bénéficient d’une transparence totale sur qui travaille sur quoi et sur l’avancement du projet, de réunions Scrum quotidiennes plus productives et d’un processus global plus fluide.
La gestion des ressources
Une gestion efficace des ressources est essentielle pour le suivi et la supervision de toutes les ressources de votre entreprise, du matériel jusqu’au temps de chaque collaborateur.
Votre entreprise ne peut pas se permettre de gaspiller des ressources, et les décisions sont souvent plus fortes lorsqu’une vraie collaboration a lieu. La solution : un tableau de gestion des ressources partagé.
Fonctionnalité ou carnet de produit
Si votre équipe utilise le framework Scrum ou un framework similaire pour mettre en œuvre Agile, vous devez développer et prioriser continuellement votre carnet de produit.
Créez un tableau pour votre backlog de fonctionnalités potentielles (les récits utilisateurs dans Scrum) afin de planifier vos sprints les plus efficaces.
Rapports sur les ICP en temps réel et tableaux de bord
Comment savoir si un PMO ou des outils de PMO fonctionnent ? Vous voudrez constater une amélioration des principaux produits livrables ou suivre les ICP pour vos différents projets. Si les performances s’améliorent de manière générale, vous savez que vous êtes sur la bonne voie.
Pour une équipe de vente et de marketing qui se concentre sur un nouveau marché, l’ICP sera les prospects et les ventes. Quant aux ICP sur le développement, il peut s’agir de des taux d’engagement et de satisfaction des clients.
Posez les bases d’un PMO efficace
Sans les bons outils, un PMO aura un impact minimal sur le reste de votre entreprise. La cellule PMO deviendra un îlot et pourrait même ralentir la progression de vos projets.
monday.com vous donne les bases pour créer un PMO interconnecté. Notre Work OS ajoute un niveau de transparence à tous les projets tout en offrant aux managers toutes les fonctionnalités dont ils ont besoin pour maximiser leur efficacité.
Essayez-le et créez votre première feuille de route de projet en quelques minutes seulement.
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