Backlog refinement : un guide simple pour réussir l’affinage du backlog

Le backlog refinement, ou l’affinage du backlog produit en français, est une réunion Scrum qui permet d’améliorer la qualité de son backlog produit en en éliminant les éléments qui ne sont plus pertinents afin d’être efficace lors du prochain sprint. En « peaufinant » régulièrement son backlog produit, on obtient donc une image plus précise des tâches qui méritent notre attention. Ainsi, on peut développer de meilleurs produits plus rapidement et éviter de gaspiller des ressources inutilement.

Dans cet article, nous donnerons donc la définition de backlog refinement ou backlog grooming. Puis, nous verrons son importance et les meilleures pratiques pour savoir comment affiner efficacement son backlog produit. Enfin, nous vous donnerons toutes les astuces pour rendre vos sprints plus efficaces et maîtriser tous vos backlogs refinement Agiles avec monday dev.

C'est quoi le backlog refinement : définition

Autrefois appelé backlog grooming, on préfère aujourd’hui le terme backlog refinement pour désigner le processus qui sert à affiner son backlog produit. Ainsi, un backlog refinement meeting est la réunion Scrum qui consiste à hiérarchiser et à classer les éléments de son backlog produit avant son exécution dans les prochains sprints.

Pour rappel, le backlog produit est une liste de tâches ou d’exigences qui doivent être réalisées au cours du projet. Il est principalement utilisé en gestion de produit Agile où le travail est accompli en courtes itérations connues sous le nom de « sprints ».

Ainsi, le backlog refinement meeting est généralement effectué au début d’un projet. Mais, il peut se réitérer tout au long du cycle de vie du projet aussi souvent que de besoin. Par exemple, si un élément du backlog produit gagne soudainement en importance, vous pouvez décider de le déplacer en haut de la liste et de redéfinir sa priorité.

L’objectif principal du backlog refinement est d’identifier et de supprimer tous les éléments de faible priorité du backlog produit afin que l’on puisse se concentrer sur ce qui est vraiment pertinent.

Le backlog refinement, ou backlog grooming, permet donc de clarifier ce qui doit être fait, par qui et quand cela doit être fait.

Les avantages du backlog refinement meeting

En quelques mots, le backlog refinement meeting sert à rendre toute l’équipe plus efficace. En effet, voir clairement toutes les tâches qui se trouvent dans son backlog produit et les classer par ordre de priorité permet de se concentrer sur les bonnes tâches au bon moment.

Ainsi, la session de backlog refinement permet de se réunir avec son équipe pour classer collectivement les éléments du backlog produit en fonction de leur priorité, de l’effort requis pour les mener à bien, du risque lié à leur exécution ou de tout autre critère pertinent pour son organisation personnelle.

L’équipe de développement produit peut également utiliser une session de backlog refinement pour détecter les dépendances entre les tâches et créer un meilleur modèle de backlog produit.

Voici d’autres avantages à consacrer une réunion à l’affinage du backlog produit :

• mettre de l’ordre dans son projet : un backlog refinement meeting aide à comprendre sa charge de travail actuelle et celle à venir,
• faire correspondre attentes et réalité : l’affinage du backlog permet de faire correspondre les objectifs fixés et attendus avec la quantité de travail qui peut être réellement accomplie au cours d’un sprint,
• simplifier son travail : le backlog refinement permet de décomposer les tâches complexes en éléments plus faciles à gérer qui peuvent alors être pris en charge individuellement par un collaborateur à la prochaine itération,
• encourager la responsabilisation de chacun : le backlog refinement meeting permet de s’assurer que tout le monde a une compréhension commune de la portée du projet, des buts et des objectifs du projet, mais aussi de son rôle pour les atteindre,
• nettoyer le backlog produit : le backlog refinement meeting permet de donner des objectifs clairs pour se concentrer sur le travail réellement prévu plutôt que d’espérer que tous les éléments pourront être achevés un jour,
• une meilleure hiérarchisation du backlog produit : le backlog refinement permet de hiérarchiser les éléments du backlog produit en obligeant à poser les choses lors de discussions, de négociations mais aussi de consensus au sein de plusieurs groupes interdépendants.

Meilleures pratiques pour organiser son backlog refinement

Maintenant que l’on sait ce qu’est un backlog refinement meeting, nous allons nous pencher sur les bonnes pratiques à prendre en compte pour organiser une session de backlog refinement dans son organisation.

Backlog refinement : commencez par des épics généraux

Lors du backlog refinement meeting, on a souvent tendance à passer d’epics et de user stories très généraux à des éléments beaucoup plus détaillés au fur et à mesure que l’on avance dans le projet. En fait, epics et user stories sont la façon dont les parties prenantes de l’entreprise communiquent ce qu’elles attendent du projet.

Les user stories, ou récit utilisateur en français, sont donc comme des mini-projets qui se présentent sous la forme d’une liste de petites tâches à accomplir. Ensuite, on rassemble plusieurs user stories pour former un corpus de travail plus important appelé epic ou épopée en français. Enfin, les user stories se voient attribuer des story points afin d’estimer la difficulté de leur réalisation.

Donc, avant de commencer une réunion de backlog refinement, assurez-vous de disposer d’une liste claire et hiérarchisée des user stories et des epics que vous souhaitez inclure dans la session d’affinage du backlog.

Or, pour cela, adopter le bon outil de gestion de projet Agile facilite grandement la gestion des éléments de son backlog produit. Par exemple, avec monday dev, vous avez accès aux données chiffrées les plus pertinentes pour établir des priorités. En outre, les tableaux de bord personnalisables de monday dev fournissent tous les éléments dont vous avez besoin pour hiérarchiser les tâches de votre backlog produit selon leur impact, l’effort estimé pour les réaliser ou toute autre donnée importante pour votre entreprise.

Ainsi, vous pouvez utiliser monday dev pour planifier toutes vos sessions d’affinage du backlog. Et le meilleur ?

Vous pouvez avertir chaque participant automatiquement.

De cette façon, vous êtes sûr que tout le monde accorde l’importance requise à vos réunions de backlog refinement.

Backlog refinement : priorisez le travail collaboratif

Les sessions de backlog refinement sont collaboratives par nature. Votre équipe produit doit donc être pleinement impliquée dans le processus d’affinage du backlog. En fait, ce n’est qu’une fois que vous aurez la certitude que chaque participant est bien impliqué dans le meeting et qu’il est suffisamment familiarisé avec le processus que vous pourrez tirer le meilleur parti de chaque session d’affinage du backlog.

Ainsi, si votre équipe n’est pas disponible pour une session de backlog refinement d’une journée entière, vous pouvez la diviser en sessions plus courtes et consécutives. Vous pouvez même organiser plusieurs sessions d’affinage du backlog à la fois, en fonction des exigences de votre projet.

Cependant, disposer d’un bon Work OS est essentiel à ce stade. Par exemple, avec monday dev, vous pouvez inviter toute votre équipe à travailler sur la même plateforme et centraliser votre collaboration au même endroit.

En effet, centraliser les informations est essentiel dans Scrum. Cela permet de voir ce sur quoi chacun travaille à tout moment et d’éviter la redondance des tâches. Par exemple, si vous ne travaillez pas sur un backlog partagé, certains collaborateurs pourraient s’attribuer des tâches qui ne sont pas de leur responsabilité tandis que d’autres ne savent tout simplement pas ce que l’équipe est en train de faire. En outre, un backlog produit partagé offre de la transparence aux parties prenantes qui souhaitent connaître l’état d’avancement du projet.

Backlog refinement : définissez un objectif clair

Avant de commencer un backlog refinement meeting, assurez-vous de fixer un objectif clair. En effet, c’est lui qui va définir le livrable ou le résultat attendu de la session.

Par exemple, si vous affinez des modèles de domaine, l’objectif peut être de « se mettre d’accord sur les concepts centraux du domaine d’application » ou de « définir le diagramme de classe pour chaque user story ».

Si vous affinez des user stories, l’objectif peut alors être de « définir les critères d’acceptation des user stories » ou de « diviser les grandes stories en stories plus petites ».

L’essentiel est de quitter la session d’affinage du backlog avec une liste de tâches réalisables immédiatement. Ainsi, on peut rester concentré sur la réalisation de son objectif et s’assurer que toutes les personnes concernées savent de quoi l’on parle à tout moment.

Backlog refinement : plongez dans les détails

Lors de l’examen des story cards par l’assurance qualité (QA), vérifiez les détails fournis pour chaque tâche et demandez-vous ce que vous pourriez faire pour les rendre plus clairs. Par exemple, déplacer une tâche de « Backlog » à « In Progress » doit soulever des questions sur ce qu’il reste à faire. Imaginez quelqu’un d’autre en train de lire ces informations et si elles auraient un sens pour lui aussi.

Avec monday dev, ajouter ce niveau de détail à votre backlog produit est assez simple. Il suffit de double-cliquer sur un élément du backlog produit. Vous pouvez alors ajouter des WorkDocs, des images, des to-do listes et tout autre média de votre choix.

Ainsi, chaque partie prenante peut communiquer en temps réel et rester sur la même longueur d’onde que ses collaborateurs.

Backlog refinement : utilisez la règle des 50/30/20

Comme pour toute réunion, plus le backlog refinement meeting se prolonge, moins les participants sont concentrés. En effet, la disponibilité et la concentration des personnes ne sont pas toujours constantes. Ils peuvent être distraits par toutes sortes de choses avant et après la réunion. C’est pourquoi il vaut mieux que celle-ci soit courte et précise.

Pour garder une réunion de backlog refinement efficace, la règle des 50/30/20 est donc particulièrement utile.

Initialement conçue pour gérer son budget, la règle des 50/30/20 est une stratégie simple qui stipule que les réunions d’affinage du backlog ne doivent pas prendre plus de 20 % de la capacité de l’équipe, ne doivent pas durer plus de 30 minutes et doivent être limitées à 50 story points. Mais, si vous savez déjà que 50 story points prendront trop de temps, vous pouvez même réduire le nombre de points à affiner ou diviser le backlog en plus petits morceaux.

Organiser son backlog refinement Agile en six étapes

Mettre en œuvre son backlog refinement n’est pas difficile. Mais, vous avez besoin d’une approche systématique. Sinon, vos sessions d’affinage du backlog pourraient s’avérer contre-productives.

Voici comment préparer un backlog refinement meeting en six étapes simples.

1. Identifier toutes les demandes de tâches en attente

La première étape du backlog refinement consiste à identifier toutes les demandes en attente dans votre backlog. C’est-à-dire la liste des éléments de travail qui ont été créés au cours des sprints précédents.

Organisez ces éléments du backlog produit en plusieurs catégories :

• les tâches dont on estime qu’elles ne prendront que quelques heures et qui doivent être réalisées immédiatement.
• les tâches qui nécessitent une discussion plus approfondie avant d’être estimées. Par exemple, on peut avoir besoin d’obtenir l’approbation du responsable en amont ou faire des recherches pour mieux comprendre la tâche.
• les tâches qui nécessitent beaucoup de discussions et qui ne seront peut-être pas achevées dans le backlog du sprint en cours. Il s’agit notamment des tâches qui ont été ajoutées au backlog produit à la suite du feedback des utilisateurs ou des idées de différents collaborateurs.

L’objectif est d’avoir un petit nombre de user stories prêtes pour la première session de backlog refinement. Travailler sur des user stories isolées est une bonne pratique à ce stade car elles sont encore relativement indépendantes et faciles à gérer.

2. Rassembler les éléments similaires

Faites le tri dans le backlog produit pour trouver les user stories qui sont similaires et rassemblez-les en une seule story. Cela permettra de simplifier les choses pour toutes les personnes impliquées dans le projet.

Attention cependant, la story rassemblée doit avoir un objectif clair et être testée du début à la fin.

3. Décomposer les user stories complexes

Les user stories complexes sont difficiles à planifier et peuvent prendre beaucoup de temps à réaliser. Pour décomposer ces stories, examinez leurs critères d’acceptation et déterminez ceux qui doivent être complétés avant de passer à l’étape suivante. Cela vous aidera à identifier les stories qui dépendent des autres et à simplifier le processus global.

Prenons un exemple : pour utiliser pleinement un système donné, les utilisateurs doivent avoir accès au mot de passe. Dans ce cas, « l’accès au mot de passe » est une étape nécessaire à l’utilisation du système. Autrement dit, avant même d’ouvrir un compte, les utilisateurs doivent avoir accès au mot de passe d’une manière ou d’une autre. La première étape n’est donc pas quand l’utilisateur crée un compte, il s’agit plutôt d’une condition préalable à toute action de sa part.

Ainsi, en décomposant des stories complexes comme celle-ci, vous pouvez déterminer ce qui doit être fait avant de passer à l’étape suivante.

4. Examiner les stories et classer les tâches par ordre de priorité

Après avoir identifié les tâches les plus importantes, vous pouvez les classer par ordre de priorité et déterminer le temps à consacrer à chaque story. Cela permet à chacun, des développeurs aux product owners, de se concentrer sur l’avancement de son travail. En outre, cela contribue à éliminer les goulets d’étranglement qui pourraient survenir à l’avenir.

Une fois que vous avez passé en revue l’ensemble du backlog produit et attribué un temps à chaque tâche, essayez de faire un examen rapide pour déterminer le temps nécessaire à la réalisation de toutes les tâches qui incombent à votre équipe.

Si tout se passe bien, vous pouvez passer à l’étape suivante, celle du backlog refinement.

Une autre méthode pour classer les user stories consiste à utiliser le dimensionnement relatif. Il s’agit de décomposer chaque élément en composants plus petits avant de leur attribuer une taille : petite, moyenne ou grande. Il est ainsi plus facile d’estimer et de planifier le travail par rapport à d’autres tâches.

5. Affiner le backlog produit

Après avoir évalué les éléments du backlog produit, les avoir examinés avec les parties prenantes concernées et avoir identifié des options pour chaque élément, il est temps de procéder au backlog refinement proprement dit.

Éliminez tous les éléments qui n’ont pas leur place dans le backlog produit car ils ne sont plus pertinents ou qu’il n’est plus possible de les mettre en œuvre. Et n’oubliez pas de vous débarrasser des tâches que vous n’avez pas la capacité ou les compétences nécessaires pour accomplir.

Une fois que vous aurez terminé, vous devriez avoir un backlog produit plus petit, plus facile à comprendre et à utiliser. Vous devriez également vous retrouver avec des tâches claires et exploitables. Il s’agit généralement d’éléments du backlog produit qui ont déjà été divisés en petits morceaux de travail.

Supprimez maintenant toutes les tâches à faible priorité. De cette façon, votre backlog produit ne contiendra que les tâches prioritaires qui doivent être traitées de toute urgence ou qui créent le plus de valeur.

6. Attribuer des tâches et des responsabilités

Lorsque vous avez terminé votre session de backlog refinement, l’étape suivante consiste à attribuer les responsabilités et les tâches de l’équipe.

Pour ce faire, nous vous suggérons d’utiliser un Work OS qui offre de bonnes fonctions de gestion des tâches. Par exemple, avec monday dev, vous pouvez assigner des tâches à des membres spécifiques de l’équipe, classer le travail par ordre de priorité et en superviser l’exécution.

Vous pouvez créer un nombre illimité de tâches et les classer par service, par projet, par produit ou par tout autre critère pertinent. Vous pouvez également définir des dépendances entre les tâches et programmer des activités avec des rappels par e-mail ou SMS pour un meilleur suivi des échéances.

Avec monday dev, vous pouvez également créer des tableaux Kanban pour visualiser le travail en cours et collaborer avec votre équipe.

Ainsi, vous pouvez identifier les goulets d’étranglement, les endroits où le travail semble s’accumuler ou tout simplement les endroits où vous pouvez apporter votre aide.

Prêt à affiner votre backlog avec monday dev ?

Le backlog refinement ou backlog grooming, est donc une réunion essentielle pour toute équipe produit. En effet, elle permet de s’assurer que le backlog produit reste pertinent tout au long du cycle de vie du projet. Nous espérons que vous disposez désormais de suffisamment d’informations pour commencer à affiner efficacement votre backlog produit. Et si vous cherchez une plateforme qui vous facilite le travail en vous fournissant de puissantes visualisations, des automatisations et des fonctionnalités de suivi, alors monday.com peut vous aider.

Pour commencer, vous pouvez essayer notre modèle de backlog produit entièrement personnalisable. Vous pouvez l’utiliser pour organiser, gérer et hiérarchiser tous les éléments de votre backlog produit dans un espace centralisé.