Así como un maestro dirige su orquesta, un gestor de proyectos dirige su equipo. Su función es asegurarse de que todos los miembros del equipo del proyecto estén sincronizados y que el resultado final de cada proyecto sea similar a una hermosa sinfonía.
En este blog, te contaremos todo lo que necesitas saber y hacer para diferenciar a un buen gestor de proyectos de uno excelente en 2024. Luego, te mostraremos estos consejos en acción en una entrevista con un gestor de proyectos de monday.com.
Piensa en este artículo como tu guía esencial para convertirte en un gestor de proyectos eficiente.
¿Qué hace un gestor de proyectos?
Un gestor de proyectos es responsable de planificar, organizar y dirigir proyectos desde el inicio del proyecto hasta su finalización. Son los principales responsables de garantizar que los proyectos se completen a tiempo, dentro del presupuesto y dentro del alcance.
Para maximizar la eficiencia y mantener a todos en sintonía y organizados, la mayoría de los gestores de proyectos utilizan un software de gestión de proyectos, o un sistema operativo de trabajo (Work OS) como monday.com.
¿Cuáles son los beneficios de usar un sistema operativo de trabajo? Con una plataforma central, los gestores de proyectos pueden almacenar toda la información del proyecto, hacer que cada miembro del equipo pueda acceder fácilmente a ella e incluso trabajar directamente desde el software. Lo mejor de todo es que algunos de los sistemas operativos de trabajo más funcionales (como monday.com, por supuesto) tienen una experiencia de usuario intuitiva y colorida, por lo que es fácil para los miembros del equipo verificar el estado del proyecto, los elementos asignados, las conversaciones, estar al tanto de la gestión de recursos y mucho más, todo de un vistazo.
Ahora que ya sabemos exactamente cuál es el rol de un gestor de proyectos, profundicemos en lo que debe hacer en su día a día o en su rutina habitual para ayudar al equipo a alcanzar sus objetivos.
5 cosas que todo gran gestor de proyectos debería hacer con regularidad
1. Gestionar los miembros del equipo
Los gestores de proyectos efectivos y ágiles suelen tener capacidad de liderazgo y habilidades interpersonales sólidas y pueden lograr el mejor desempeño de todos los miembros del equipo.
Las habilidades interpersonales como la resolución de problemas, la flexibilidad o adaptabilidad y la comunicación te ayudarán a conocer a los miembros de tu equipo, en qué son excelentes y en qué áreas deben mejorar.
Luego, puedes diseñar un plan para fortalecer esas áreas o aprovechar sus talentos naturales en el proyecto.
Además de comprender las fortalezas y debilidades de cada miembro del equipo, un gestor de proyectos exitoso debe comprender bien su capacidad para poder planificar el cronograma del proyecto. Un sistema operativo de trabajo te permite tener una vista panorámica del progreso del equipo y también ver en detalle el trabajo de cada miembro, todo en la misma plataforma.
En monday.com, incluso puedes gestionar la carga de trabajo de tu equipo con datos en tiempo real y actualizados sobre la capacidad para que puedas tomar decisiones más inteligentes sobre cómo utilizar mejor a los miembros de tu equipo.
2. Aprovechar las herramientas de gestión de proyectos
La tecnología ha jugado un papel muy importante en el éxito de los gestores de proyectos. Los software como un sistema operativo de trabajo pueden almacenar y mostrar toda la información del proyecto de forma visual, al mismo tiempo que brindan a los clientes la flexibilidad de elegir cómo ven sus datos. En monday.com, puedes elegir entre varias vistas de diagramas de Gantt, líneas de tiempo, paneles y muchas otras.
Eso es genial por sí solo, pero un sistema operativo de trabajo también puede hacer que la gestión de proyectos sea eficaz al hacer que el trabajo ya no esté aislado. Crea documentos, adjunta archivos, agrega comentarios en tiempo real, automatiza tareas repetitivas y un sinfín de otras acciones personalizables desde un lugar central. Eso significa que ya no necesitará abrir pestañas separadas para crear documentos, hojas de Excel o almacenar archivos. En un sistema operativo de trabajo, todo lo que necesitas para la gestión de proyectos en línea está al alcance de tu mano.
3. La comunicación es clave para el éxito
Ya lo hemos dicho una vez, pero lo diremos una y otra vez: la comunicación es esencial para cualquier persona que gestiona proyectos. Para que el proceso del proyecto sea fluido de principio a fin, los gestores de proyectos deben mantener una comunicación permanente y positiva con las partes interesadas relevantes, los clientes y, lo más importante, su equipo.
La gestión exitosa de proyectos requiere una comunicación abierta con los miembros de tu equipo. Anímalos a compartir sus ideas, sugerencias, inquietudes y problemas. Bríndales foros para hablar sobre su experiencia trabajando en el proyecto en reuniones semanales o incluso reuniones cara a cara.
monday.com hace que sea muy fácil asegurarse de que todos los miembros del equipo tengan la información necesaria para tomar buenas decisiones y ayudar con la planificación del proyecto y su ejecución. Con las actualizaciones de los elementos, cualquiera puede escribir preguntas o comentarios directamente dentro del elemento e incluso etiquetar a los miembros del equipo para iniciar una conversación. Los miembros del equipo también pueden comunicar fácilmente qué tareas han completado, en cuáles están trabajando o cuáles están atascadas simplemente asignando etiquetas de estado. Tener una forma de comunicar claramente las etapas específicas del proyecto y quién está haciendo qué deja menos lugar a la confusión.
4. Aprender de otros gestores de proyectos de alto rendimiento
Es esencial utilizar tu red y comunicarte con otros gestores de proyectos de otros departamentos. Aprende de los éxitos y fracasos de otros simplemente preguntando a otros gestores de proyectos sobre los diferentes enfoques y técnicas que utilizan.
Si varios equipos de tu organización utilizan un sistema operativo de trabajo, pídele a otro profesional de gestión de proyectos que comparta su tablero contigo y te explique los flujos de trabajo de sus proyectos. En monday.com, puedes compartir tableros o invitar a otras personas a ver tu tablero con solo un par de clics. Si estás suscrito a uno de sus tableros, incluso puedes ver el proceso de un proyecto en tiempo real.
6. Definir elementos a entregar realistas, pero ambiciosos
Luego de esbozar los objetivos del proyecto, debes decidir qué métricas utilizarás para realizar un seguimiento de tu progreso. En el ámbito de la gestión de proyectos, estas métricas se conocen como entregables, deliverables o elementos a entregar, a menudo son metas tangibles que están en sintonía con tu objetivo principal. Para ser un gestor de proyectos productivo y exitoso, debes acordar estos entregables con anticipación para poder planificar tus recursos en consecuencia. Como regla general:
Un gestor de proyectos acuerda los entregables con anticipación y cuándo se completarán para que todos sepan desde el principio qué se espera y qué deben hacer para completar el proyecto.
6. Bonus: después de completar el proyecto, tómate un tiempo para evaluar el desempeño del equipo.
Puedes dividir esta etapa en dos: mirar hacia atrás para ver cómo resultó el proyecto y revisar los entregables. Reúnete con todo el equipo y reflexiona sobre lo que podrían haber hecho mejor y sus victorias. Destaca los éxitos individuales y grupales para animar a los miembros del equipo a continuar con su gran trabajo, mientras se esfuerzan por mejorar.
Observa las áreas donde el equipo experimentó obstáculos y elabora un plan proactivo sobre cómo evitar esos problemas en los proyectos futuros. En este período de evaluación, podrás hacer un balance de tu progreso, identificar obstáculos y soluciones, y mostrarle al equipo cómo contribuyeron a los objetivos generales de la empresa.
Mirando hacia el futuro de la gestión de proyectos
Compartimos habilidades y hábitos de la gestión de proyectos necesarios para obtener realmente los mejores resultados. Desde utilizar a los miembros de tu equipo hasta establecer elementos a entregar realistas y ambiciosos, los gestores de proyectos tienen muchas de formas de ayudar a su equipo a alcanzar la meta.
Pero hay algo que realmente ayudará a los gestores de proyectos a alcanzar la grandeza en 2024 y abordar incluso los proyectos más complejos: un sistema operativo de trabajo flexible y robusto.
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