Gestionar una sola tarea es bastante sencillo: la haces y la envías a revisión una vez finalizada.
En realidad, un típico proyecto consta de diferentes piezas que deben coordinarse para cumplir con los plazos. La falla de una sola de las piezas puede provocar retrasos y pérdidas económicas.
Mantener todo en el camino correcto no es fácil. Es por eso que cada proyecto necesita contar con un sistema para monitorear y evaluar su progreso.
Suena bastante obvio, pero ¿cómo se lleva a cabo en la práctica?
En este artículo, analizaremos en profundidad qué es el seguimiento y la evaluación de proyectos, por qué es importante y cómo implementarlo en tu empresa. También te compartiremos una plantilla que puedes personalizar y usar para poner en práctica lo que has aprendido.
¿Qué es el seguimiento y evaluación de proyectos?
El seguimiento y la evaluación de proyectos se utilizan para medir el progreso de un proyecto. Es importante porque te permite controlar un proyecto e identificar potenciales problemas.
Analicemos estos dos conceptos más profundamente.
¿Qué es el seguimiento o monitoreo de proyectos?
El seguimiento o monitoreo de un proyecto es el proceso mediante el cual se controla de cerca todo el ciclo de vida de la gestión del proyecto y garantizar que las actividades del proyecto estén encaminadas.
El éxito de un proyecto depende de una estructura claramente definida. No tener un plan de proyecto es como construir una casa sin un plano: posible, pero increíblemente difícil y con mucho margen de error.
La falta de metas y objetivos mensurables es el motivo principal por el cual los proyectos fracasan.
Los objetivos son importantes para cualquier proyecto porque actúan como guía. Pero solo fijar un objetivo no es suficiente. Debes controlarlo para verificar si realmente lo estás cumpliendo.
El seguimiento del proyecto consiste en comparar el rendimiento real con los objetivos que estableciste. Si no alcanzas los hitos, por ejemplo, entregar un prototipo dentro de un tiempo específico, el proyecto tiene muchas posibilidades de fracasar.
Un proyecto se puede dividir en cinco fases dentro del ciclo de vida de la gestión del proyecto: Iniciación, Planificación, Ejecución, Cierre y Seguimiento y Control.
Analicemos estas etapas más detalladamente:
- Iniciación: la etapa de inicio del proyecto describe los pasos y procesos que deben aprobarse antes de comenzar cualquier planificación.
- Planificación: la etapa de planificación del proyecto determina el alcance del proyecto y detalla los procesos para la etapa de ejecución.
- Ejecución: la etapa de ejecución del proyecto implica la realización de las actividades definidas en la etapa de planificación.
- Cierre: la etapa de cierre del proyecto finaliza el proyecto y su finalización se comunica a todas las partes interesadas.
- Seguimiento y control: la etapa de seguimiento y control implica asegurarse de que el proyecto va por buen camino e incorporar los cambios necesarios. Esta etapa ocurre al mismo tiempo que las etapas de planificación y ejecución.
El seguimiento del proyecto es la “parte de seguimiento” de la fase de seguimiento y control.
Implica medir los detalles relacionados con el proyecto, como por ejemplo, presupuestos, cronogramas, alcance, etc., con respecto a tus objetivos para asegurarte de que vas por el camino correcto.
Ahora analicemos la evaluación del proyecto.
¿Qué es la evaluación de proyectos?
La evaluación del proyecto es la “parte de control” de la etapa de seguimiento y control. Implica observar la información que se recopila durante el seguimiento y tomar decisiones basadas en ella, por ejemplo, ¿necesitamos ajustar cronogramas o acelerar ciertos procesos para cumplir con los plazos?
No todos los proyectos salen según lo planeado. Los costos pueden exceder el presupuesto inicial, los miembros del equipo pueden incumplir los plazos debido a un cambio en el alcance, una parte interesada puede retirarse repentinamente, etc.
Pero los problemas del proyecto también son oportunidades de aprendizaje perfectas para identificar dónde empezaron a salir mal las cosas en el plan del proyecto.
De esto se trata un marco de evaluación del proyecto. Evaluar por qué un proyecto se está desviando da lugar a la intervención.
En el mejor de los casos, puedes descubrir un problema lo suficientemente temprano como para retomar el rumbo. En el peor de los casos, obtendrás información valiosa que podrás usar para mejorar los flujos de trabajo a futuro.
El proceso de evaluación ocurre durante todo el proyecto, no solo después de que se cumplen los objetivos del proyecto. También puede haber evaluaciones más profundas en hitos importantes, como la retrospectiva al final de un sprint.
Las empresas desperdician una promedio de 11,4% de su inversión en proyectos debido a un rendimiento deficiente. El seguimiento y la evaluación del proyecto es una herramienta que te ayuda a mejorar la eficiencia general de un proyecto detectando y resolviendo problemas antes de que sea demasiado tarde.
Veamos cómo puedes empezar.
Cómo empezar con el seguimiento y la evaluación de proyectos
El seguimiento y la evaluación del proyecto te permiten tomar mejores decisiones sobre proyectos en curso y futuros. A continuación se muestran algunos marcos y pasos que puedes seguir para comenzar.
- Crea un plan de seguimiento y evaluación de tus proyectos
El primer paso es crear un proceso para monitorear y evaluar tus proyectos. Comienza con los siguientes pasos:
- Organiza tus proyectos: necesitas una plataforma o sistema para capturar y organizar tus datos en un solo lugar. Usa software de gestión de proyectos para controlar las diferentes etapas de un proyecto. A continuación te mostramos un ejemplo de cómo los equipos monitorean el alcance de sus proyectos en monday.com:
- Identificar responsabilidades: ¿Quién será responsable de monitorear cada etapa del proyecto y realizar evaluaciones? ¿Cómo determinarán y medirán el éxito del proyecto? Designa los roles de las partes interesadas lo antes posible y crea una lista de verificación de sus responsabilidades.
- Registra los cuellos de botella del proyecto: ¿Cuáles fueron algunos de los problemas que tú o el equipo de tu proyecto experimentaron? Recopila esos incidentes, cómo los abordaste y cuál fue el resultado.
- Crea un plan de evaluación: ¿Realizarás una evaluación por semana o una vez que finaliza cada etapa del proyecto? Recopila comentarios de tu equipo para conocer sus opiniones sobre cómo se pueden mejorar los flujos de trabajo.
- Supervisa el rendimiento en tiempo real
Tanto si estás gestionando un proyecto de construcción o lanzando un producto nuevo, debes tener una vista en tiempo real de lo que está sucediendo para monitorear tus proyectos y tomar decisiones informadas.
Aquí te presentamos un ejemplo de cómo el equipo de monday.com monitorea y gestiona la implementación de un proyecto en tiempo real:
Monitorear el desempeño en tiempo real te permite realizar un seguimiento del progreso de cada miembro del equipo y asignar recursos en consecuencia.
Si hay algo que no quieres es trabajar con información desactualizada, que es exactamente el tipo de problema que tuvo M Booth, una agencia de relaciones públicas digitales de Nueva York.
Su equipo estaba copiando y pegando información de Basecamp en una hoja de cálculo para verlo todo en un solo lugar. Pero surgieron problemas cuando una plataforma se actualizó y la otra no. Como consecuencia, algunos empleados estaban trabajando con datos obsoletos.
Haz clic aquí para leer la historia de M Booth en inglés y acceder a la plantilla que ahora usan para monitorear todo en un solo lugar.
- Evalúa los informes del proyecto
¿Se entregó el proyecto a tiempo? ¿O hubo contratiempos inesperados?
El seguimiento y la evaluación de proyectos se trata justamente de responder estas preguntas. Sin embargo, para encontrar las respuestas debes recopilar los datos correctos y evaluar los resultados.
Obtén informes de un proyecto en curso o completado y evalúa tus indicadores clave de desempeño (KPI), que son métricas que miden el desempeño de tu proyecto.
Revisar los informes te ayuda a comprender cómo es el desempeño de tu equipo en relación con sus objetivos y determinar dónde comenzaron a desviarse los cronogramas.
Aquí hay un vistazo rápido de un informe de proyecto creado en monday.com:
- Mejora los procesos del flujo de trabajo
Si un proyecto no cumplió con la fecha límite, profundiza para descubrir por qué sucedió. ¿Cuáles fueron algunos de los contratiempos? ¿Cómo se resolvieron finalmente?
Utiliza nuestra plantilla de gestión de incidentes para registrar los incidentes y cómo los resolviste.
Si alguien de tu equipo tiene un problema similar en proyectos futuros, puede consultar el tablero para encontrar una solución.
- Concéntrate en aprender y mejorar
El seguimiento y la evaluación de proyectos te permite controlar los proyectos, evaluar su progreso y mejorar los procesos. Un solo cambio puede tener un gran impacto en proyectos futuros.
Por ejemplo, el equipo de monday.com convirtió horas de reuniones tediosas en una sola sesión de 20 minutos simplemente agregando más tableros.
Pero también reconocemos que siempre hay margen para mejorar, por lo que el equipo se centra constantemente en aprender y mejorar. Esa es la recompensa adicional del seguimiento y la evaluación de proyectos.
Incluso después de implementar un nuevo cambio, no lo celebres de inmediato. Continúa aprendiendo y optimizando tu sistema de evaluación para que tus procesos de trabajo sean aún más productivos.
Conclusión
En un mundo ideal, todos tus proyectos se desarrollarán de acuerdo con la planeado. Todo se finalizaría a tiempo y dentro del presupuesto.
Pero eso no siempre sucede en la realidad: los empleados pueden incumplir los plazos debido a emergencias personales, las partes interesadas externas pueden echarse atrás sin explicación, etc.
El seguimiento y la evaluación del proyecto te permiten identificar y mitigar problemas que pueden afectar el alcance, la calidad, el cronograma o el presupuesto del proyecto. Luego puedes tomar esos conocimientos y utilizarlos para optimizar procesos para proyectos futuros.
Usa esta plantilla de seguimiento de proyectos para monitorear proyectos y obtener un panorama general del estado de todo, todo desde un solo lugar. Puedes personalizar fácilmente la plantilla y crear un plan a tu medida que se adapte a tu flujo de trabajo.
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