Los organigramas son documentos que explican la estructura de una empresa, desde el liderazgo superior hasta el personal operativo. Son ayudas visuales que permiten a los líderes ver al instante la estructura general de gestión en su empresa. Muestran las relaciones entre los miembros del personal y, lo que es más importante, definen las líneas de generación de informes.
Aunque muchos líderes tienen un conocimiento profundo de la estructura de sus empresas, ponerlo en papel, o en una hoja virtual, no es tan fácil. Ahí es cuando las plantillas pueden ayudarte.
En este artículo, aprenderás por qué las plantillas para organigramas son tan útiles y te inspirarás con distintos ejemplos. Incluso pondremos una plantilla hecha en el sistema operativo de trabajo monday.com y te mostraremos exactamente por qué es la mejor herramienta para crear un organigrama.
¿Qué son las plantillas para organigramas gratis?
Una plantilla de organigrama es un documento personalizable que te permite crear un organigrama a partir de un marco predefinido.
Las plantillas de organigrama combinan relaciones habituales de administración, como un gerente de marketing que informa al VP de marketing, con flechas que indican las jerarquías de la generación de informes. Las plantillas de organigrama ayudan a los CEO o los directores a visualizar la estructura de la organización y a ejecutar reestructuraciones, pero también son útiles por otros motivos.
¿Por qué usar las plantillas para organigramas gratis?
El motivo principal es la eficiencia. En lugar de empezar desde cero en el momento de establecer la estructura de administración y generación de informes de la empresa, una plantilla permite que los gerentes ingresen los nombres o las funciones de los empleados y que muevan los cuadros y las flechas según la estructura específica de la empresa.
Las plantillas también promueven la precisión, ya que brindan un marco establecido que incluye todos los gerentes, los departamentos o las líneas de generación de informes. Además, como las plantillas están aprobadas por líderes comerciales experimentados, los gerentes pueden aprovechar esa experiencia y empezar desde una base sólida.
Por último, estaría mal no mencionar los beneficios en el diseño cuando usas una plantilla de organigrama. Con tanta información (en especial, en organizaciones grandes), los gráficos pueden ser más como un dibujo confuso y desordenado que como un gráfico profesional. Pero, con las plantillas, obtendrás un aspecto limpio y atractivo siempre. Hay muchos tipos distintos de plantillas para organigramas para distintos usos.
Algunos ejemplos de plantillas para organigramas gratis
Plantilla de organigrama gratis para startups
Cuando te preparas para crear una empresa nueva, suele ser útil establecer un organigrama que ejemplifique la estructura ideal de la startup y que indique los cargos que debes cubrir.
Esta plantilla de organigrama está diseñada específicamente para las startups en el sector del software y desglosa los cuatro departamentos más frecuentes en las etapas iniciales:
- SEO y marketing
- Desarrollo
- Diseño
- Finanzas, RR. HH. y Administración
Si el organigrama de tu startup es parecido a este, entonces puedes agregar fácilmente los nombres de los empleados actuales y ponerte a trabajar.
Plantilla de organigrama gratis para empresas establecidas
Esta plantilla de organigrama es mejor para las empresas más establecidas, que tienen estructuras complejas y equipos más grandes.
En la plantilla, verás las líneas comunes de generación de informes (p. ej., VP de departamento que informan al presidente de la empresa) y otras flechas que indican dónde trabajan más de cerca los gerentes, como, por ejemplo, la relación entre el VP de Finanzas y el de Marketing.
Plantillas para organigramas gratis de monday.com
Aunque muchas plantillas de organigramas son muy útiles, a todas les falta una función clave: la conectividad.
Por eso, el sistema operativo de trabajo monday.com creó su propia plantilla de organigrama. Estas son las cuatro funciones que hacen que esta plantilla se destaque de las demás:
- Arrastrar y soltar: a diferencia de la mayoría de las plantillas de organigramas, que requieren muchos dobles clics, cambios de tamaño y edición de texto, monday.com usa el enfoque simple de arrastrar y soltar, lo que simplifica el diseño del gráfico.
- Integraciones: se integra con todas tus herramientas favoritas, desde Microsoft Word y Microsoft 365 hasta Slack, Mailchimp, Google Slides y más.
- Conectividad: como la plantilla de organigrama está diseñada en el sistema operativo de trabajo, puedes tomar datos existentes de tus tableros de monday.com rápidamente. Por ejemplo, puesto que todos tus empleados ya tienen cuentas en monday.com, puedes agregar sus perfiles con facilidad en el organigrama, con foto de perfil y todo.
- Widget de panel: agrega un widget de organigrama en tu panel personalizable para compartir tu organigrama con todo el equipo.
Ahora que vimos distintos tipos de plantillas para organigrama, exploremos cómo aprovechar los organigramas al máximo.
Sugerencias y trucos para crear organigramas
Agrupa a los empleados con el mismo cargo
Si bien el objetivo principal de un organigrama es crear una representación visual de toda la estructura del equipo, también es importante que los gráficos sean concisos y fáciles de entender. Es probable que las empresas más grandes tengan muchos empleados con el mismo cargo. En este caso, crea un cuadro con el cargo y luego agrupa los distintos nombres de los empleados allí, como se muestra en el ejemplo de la derecha:
Mantén la uniformidad de los tamaños y los espacios de los cuadros
Para que el organigrama y la estructura de la empresa sean más fáciles de entender, haz que los cuadros del gráfico tengan el mismo tamaño. De la misma forma, mantén la uniformidad en los espacios entre cada cuadro y columna.
Usa códigos de colores para diferenciar los departamentos
Evalúa el uso de distintos esquemas de colores en el diseño de tu organigrama para distinguir entre los distintos departamentos. Por ejemplo, los cuadros del equipo de ventas pueden ser amarillos y los de administración pueden ser verdes. También puedes usar tonos más oscuros de cada color para los gerentes respectivos.
Incluye enlaces para los documentos importantes
Maximiza la eficiencia de los organigramas digitales con enlaces a las descripciones de cada puesto. Si quieres desarrollar la relación entre los distintos empleados, puedes hacerlo en documentos distintos y agregar enlaces.
Asegúrate de mantener el organigrama actualizado
Uno de los problemas con los organigramas es que los empleados entran y salen de la empresa todo el tiempo, por lo que pueden desactualizarse con rapidez. Para garantizar que tu organigrama se mantenga actualizado y sea útil, debes asignarle a alguien de tu equipo la responsabilidad de actualizarlo con frecuencia.
Puedes hacer eso cada mes o pedirle a alguien en el equipo de Recursos Humanos, que está a cargo de las contrataciones, que lo actualice cada vez que se una un empleado nuevo.
Preguntas frecuentes sobre las plantillas de organigramas gratis
¿Cómo hago un organigrama en Word?
Puedes hacer un organigrama simple en Microsoft Word con los distintos estilos de SmartArt.
- Ve a la pestaña “Insertar” y abre el panel de SmartArt.
- En la galería de gráficos de SmartArt, haz clic en “Jerarquía” y luego elige la opción “Organigrama”.
- Edita el texto en cada cuadro con el nombre y el puesto de cada uno de tus empleados.
Si tu organización es compleja y necesitas más detalles en el organigrama, ten en cuenta la plantilla de monday.com para tener más opciones de personalización.
¿Cuál es el mejor programa gratis para hacer un organigrama?
Google Drawings es una herramienta gratis genial para hacer organigramas simples. O puedes descargar nuestra plantilla de organigrama desarrollada en monday.com y pasar a otro nivel.
¿Hay una plantilla de organigrama en Excel?
Estrictamente, no hay una plantilla de organigrama en Microsoft Excel.
Sin embargo, Excel te permite usar la función de SmartArt para agregar una estructura de organigrama simple en tu hoja de cálculo. Solo tienes que hacer lo siguiente:
- Haz clic en la pestaña “Insertar”
- Haz clic en el botón “SmartArt”
- Selecciona la galería “Jerarquía”
- Selecciona el estilo de organigrama de SmartArt
Si quieres más opciones de personalización y la capacidad de colaborar en tiempo real, la plantilla para organigrama de monday.com es una alternativa más flexible.
¿Google Docs tiene una plantilla de organigrama?
No, Google Docs no tiene una plantilla nativa de organigrama. Sin embargo, para hacer tu propio organigrama dentro de Google Docs, sigue los siguientes pasos:
- Haz clic en Insertar.
- Ve a “Dibujo”
- Haz clic en “Nuevo”
- Crea cuadros para cada miembro del personal
- Agrega texto en cada cuadro para ingresar el nombre y el puesto
- Crea flechas para mostrar las líneas de generación de informes y las relaciones entre empleados
- Haz clic en “Guardar y cerrar” para agregar el dibujo en tu documento de Google
Sin embargo, en lugar de crear tu organigrama de forma manual, podría ser más práctico usar una plantilla predefinida que puedes personalizar según tus necesidades, como la que ofrece monday.com.
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