Qué es la gestión ágil de proyectos: cuándo y cómo utilizarla

Has estado trabajando en un proyecto complejo que involucra varios equipos y estás casi por llegar a la meta. Pero luego el cliente te contacta para decirte que quiere ir en una dirección diferente. Si esta historia te suena familiar, una metodología de gestión de proyectos ágil te permitirá cambiar de rumbo rápidamente sin desperdiciar recursos.

Pero, ¿es adecuada para tu proyecto? Nuestra guía desglosa los conceptos básicos de la metodología ágil, incluidos los mejores casos de uso y cómo comenzar a planificar la ágil gestión de proyectos en monday.com.

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¿Qué es la gestión de proyectos ágil?

La gestión ágil de proyectos o la gestión agile de proyectos es un enfoque incremental e iterativo para completar un proyecto. Los procesos iterativos se utilizan comúnmente en proyectos de desarrollo de software porque favorcen la velocidad y la adaptabilidad. Los equipos ágiles trabajan simultáneamente en diferentes etapas del proyecto, llamadas iteraciones o sprints ágiles. Estas te permiten resolver problemas y realizar revisiones constantes a medida que respondes a los resultados, los comentarios de los clientes y los resultados en tiempo real.

¿Cuál es la diferencia entre las metodologías agile y en cascada?

Agile es lo opuesto a los estilos de gestión de proyectos tradicionales, como el enfoque en cascada, y existen diferencias clave entre los dos.

Gestión de proyectos ágil:

• Adopta un enfoque iterativo, con el trabajo dividido en sprints o ciclos.
• Resalta la colaboración, la comunicación y la flexibilidad.
• Prioriza la entrega rápida de un software funcional.
• Permite cambiar los requisitos a lo largo del proyecto.
• Requiere participación activa del cliente o propietario del producto.

Gestión de proyectos en cascada:

• Adopta un enfoque lineal, con el trabajo dividido en distintas fases.
• Enfatiza la planificación, la documentación y el cumplimiento de un proceso predefinido.
• Prioriza la entrega del proyecto cuando ya está todo listo.
• Asume que los requisitos se fijan al inicio del proyecto.
• Permite una participación limitada del cliente durante el proceso de desarrollo.

Ejemplo de gestión ágil de proyectos

Un ejemplo de un enfoque de gestión de proyectos agile podría ser el desarrollo de un sitio web. En una sola iteración o sprint, tu equipo:

• reúne requisitos
• escribe un resumen del sitio web
• diseña y desarrolla el sitio
• realiza pruebas
• realiza ajustes todo el tiempo

Durante cada iteración, deberás revisar el progreso y ajustar el plan según sea necesario, por ejemplo, agregar o eliminar funciones, realizar cambios de diseño, etc. Una vez que se completa el sprint, se puede pasar al siguiente sprint. Este proceso continúa hasta que el proyecto esté listo para su lanzamiento. P.D.: escribimos más sobre Agile Sprints aquí.

(Fuente de la imagen)

¿Para qué proyectos es mejor la metodología ágil?

La gestión ágil de proyectos ofrece a los equipos una mejor visibilidad del rendimiento del proyecto a través de reuniones scrum y revisiones de sprint frecuentes. Aunque los orígnes de la metodología Agile se basan en el desarrollo de software, puedes utilizarlo para proyectos en cualquier campo. En el mundo actual, todas las empresas utilizan un sistema para seguir su progreso y realizar tareas, incluso si no es para producir un producto físico.

La metodología agile acorta el ciclo de trabajo, por lo que puedes lanzar el proyecto más rápido mientras ajustas constantemente el rumbo para alinearte con los cambios del mercado.

Usa la metodología ágil cuando:

• Los requisitos del proyecto son impredecibles y pueden cambiar con frecuencia.
• Los proyectos son complejos y requieren iteraciones frecuentes.
• Se requiere feedback frecuente de las partes interesadas o los clientes.
• Los proyectos implican un alto grado de riesgo o incertidumbre.
• Los proyectos se centran en entregar valor.

Empresas como ING, Gore y Spotify ya utilizan la gestión ágil de proyectos para gestionar varias tareas interconectadas. ¿Por qué no la pruebas tú también registrándote para una prueba gratuita del sistema operativo de trabajo monday.com para planificar tu próximo proyecto ágil?

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¿Cuáles son los principios que rigen la gestión ágil de proyectos?

El Manifiesto ágil enumera los 12 principios rectores de la gestión ágil de proyectos:

1. Satisface al cliente: orienta todo hacia las necesidades de tu mercado objetivo.
2. No temas al cambio: incluso los cambios en las últimas etapas del desarrollo pueden darle a tu producto o servicio una ventaja competitiva.
3. Entrega versiones funcionales con frecuencia: la regla es poco y con frecuencia, así que concéntrate en completar iteraciones en lugar de productos terminados.
4. Reúne a las personas de negocios y a las personas técnicas: cualquier desconexión entre departamentos genera una discordancia entre tus productos y tu público objetivo.
5. Motiva, confía y apoya a los miembros de tu equipo: proporciona un entorno de apoyo para que tu equipo sobresalga.
6. Ten conversaciones cara a cara: el feedback periódico es la esencia de la metodología Agile.
7. Mide el progreso con versiones funcionales del producto final: modifica el rumbo según sea necesario.
8. Fomenta el desarrollo sostenible: el progreso continuo a largo plazo supera a los hackatones.
9. Presta atención a la excelencia técnica: un buen diseño mejora la agilidad.
10. Mantenlo simple: concéntrate en crear un MVP (producto mínimo viable). No pierdas tiempo creando un producto enorme con muchas funciones si tu cliente solo necesita la versión básica.
11. Utiliza equipos independientes: la autonomía genera empleados más motivados y productivos.
12. Reflexiona y revisa periódicamente: no puedes aprender ni progresar sin evaluar tu flujo de trabajo.

¿Cuáles son los beneficios de la gestión ágil de proyectos?

Agile es el marco adecuado para tu proyecto si lo que te interesa es:

Mayor satisfacción del cliente

Los clientes satisfechos son el objetivo final de cualquier tipo de gestión de proyectos. No solo quieren que la comunicación sea excelente, sino que también quieren estar 100% satisfechos con el producto terminado. Zoe Averbuch, directora senior de SEO en monday.com, explica por qué la metodología Agile es un enfoque más centrado en el cliente que los estilos de gestión de proyectos lineales.

“Con la metodología Agile, las actualizaciones se publican constantemente, por lo que el cliente no tiene que esperar un producto o una función nueva. Con la metodologíoa lineal, el primer lanzamiento solo está disponible cuando el producto está completamente listo, por lo que el cliente puede ponerse impaciente esperando para usar cualquier parte del producto. La gente prefiere recibir actualizaciones y mejoras menores frecuentes en lugar de recibir un producto completo después de un año”.

Cambios dinámicos

Una vez que hayas completado una etapa en un proyecto lineal, no hay lugar para modificaciones mientras pasas el control al siguiente equipo para que se encargue de sus tareas.  Este no es el caso de la gestión ágil de proyectos, donde el cambio se acepta fácilmente. Zoe explica,

“Este es un gran beneficio ya que los proyectos son dinámicos y los requisitos cambian constantemente, por lo que los clientes pueden implementar sus ajustes en un par de semanas”. Esto también reduce el riesgo, ya que trabaja con condiciones y solicitudes reales en lugar de predicciones.

Uso eficiente de los recursos

Detectar la necesidad de hacer cambios a un proyecto en el momento adecuado puede ahorrar una cantidad considerable de tiempo y dinero, ya que el equipo puede realizar ajustes rápidamente sin desechar y comenzar desde cero.

Colaboración incrementada

La metodología ágil crea mucho espacio para la colaboración interdepartamental y entre los miembros del equipo. La naturaleza de la metodología fomenta conversaciones y controles que generan creatividad e innovación. Zoe señala:

“Todos tienen un papel claro con la metodología ágil, conocen su lugar y dónde y cómo contribuir. También promueve reuniones diarias donde los miembros del equipo del proyecto comparten actualizaciones para que, si alguien está bloqueado, otros miembros puedan ayudar.

6 metodologías ágiles de gestión de proyectos

El Informe sobre el estado de Agile 2022 (en inglés) destaca que Scrum es el “marco más dominante” de la metodología ágil, y el 87 % de los encuestados lo utiliza. Sin embargo, no es la única opción. Mira la diferencia entre Scrum y otras cinco metodologías ágiles de gestión de proyectos.

Metodología Scrum

Scrum es un marco ágil para gestionar el desarrollo de productos y otros trabajos de conocimiento.

Es experimental y permite a los equipos crear una hipótesis sobre cómo creen que funciona algo, probarlo, analizar la experiencia y realizar ajustes en consecuencia.

Los equipos de proyectos más grandes se dividen en equipos Scrum más pequeños que incluyen un Product Owner o reponsable de producto , que representa los intereses de la empresa, y un Scrum Master que trabaja para minimizar los obstáculos que impiden completar el trabajo. Estos equipos individuales se autoorganizan y trabajan en un sprint Scrum que dura de una a cuatro semanas. En lugar de redactar un plan de proyecto en profundidad, el equipo Scrum revisa el “backlog de producto” antes de cada sprint. El backlog de producto es una lista de funciones que necesita el producto terminado.

Después de cada sprint, se realiza una reunión para perfeccionar la estrategia. Lea nuestra guía sobre cómo implementar la gestión ágil de proyectos con Scrum para obtener más información.

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Metodología Kanban

El popular marco Kanban implica comunicación en tiempo real sobre la capacidad y total transparencia sobre el proyecto. Los elementos de trabajo se representan visualmente en tarjetas, lo que permite a los miembros del equipo ver el estado de cada tarea en cualquier momento. En lugar de trabajar en sprints, los equipos trabajan juntos para mejorar el producto continuamente. Creas un tablero Kanban que describe un flujo de trabajo lógico para solucionar problemas o agregar funciones.

Programación extrema

La programación extrema (XP) enfatiza la satisfacción del cliente, la excelencia técnica y el trabajo en equipo. Las prácticas principales incluyen desarrollo basado en pruebas, diseño simple, refactorización, integración continua, pair programming (programación en pareja) y estándares de codificación Este enfoque es popular para proyectos de desarrollo de software porque se centra en crear el producto correcto rápidamente y utiliza puntos de control para corregir el rumbo según sea necesario.

Desarrollo impulsado por funciones

El desarrollo basado en funciones o feature-driven development (FDD) se utiliza a menudo para proyectos de software a gran escala en los que el cliente no está seguro de lo que necesita hasta que se enfrenta a la necesidad. El FDD comienza con un diseño de general que prepara el escenario para el proyecto. Luego, los equipos trabajan en ciclos cortos para ofrecer pequeñas porciones de funcionalidad. Después de cada ciclo, las reuniones de revisión garantizan que todos están en sintonía y que el cliente siente que el proyecto cumple con sus objetivos.

Desarrollo lean de software

El desarrollo lean de software eficiente se centra en reducir el desperdicio, optimizar la colaboración entre equipos y trabajar para lograr el mismo objetivo. A menudo se emplea en industrias altamente reguladas donde la compresión y la velocidad de entrega son esenciales. Las prácticas clave del desarrollo de software lean incluyen la integración continua, lotes pequeños, ciclos de feedback de los clientes y trabajo entre equipos interdisciplinarios.

Desarrollo de software adaptativo

El desarrollo de software adaptativo funciona mejor en un entorno que cambia rápidamente. Lo usan las startups que desean responder rápidamente al feedback de los clientes y las partes interesadas. El ciclo es continuo e implica recopilar feedback de los clientes, analizar los resultados, realizar cambios en el producto o proceso, probar el enfoque nuevo y repetir el proceso. Las prácticas centrales del desarrollo de software adaptativo incluyen la gestión de riesgos, los ciclos de feedback de los clientes, la creación rápida de prototipos, el diseño evolutivo y el desarrollo iterativo.