Cómo escribir una especificación técnica [con ejemplos]

Los documentos de especificación técnica son clave para alinear las implementaciones técnicas con los objetivos del negocio y servir como una guía de referencia durante la ejecución del proyecto. Ayudan a que haya una comunicación clara entre los miembros del equipo y las partes interesadas, evitan que el equipo de desarrollo pierda tiempo en pasos innecesarios y reducen malentendidos y errores en el desarrollo.

Un desarrollador con experiencia siempre va a revisar la especificación técnica antes de escribir una sola línea de código.

En esta guía, vas a aprender por qué es importante usar una especificación técnica, quién la escribe, qué debe incluir y cómo hacer una. También te vamos a mostrar los distintos tipos de especificaciones técnicas que existen y cómo puedes gestionarlas de diferentes formas. Además, te explicamos cómo monday dev puede ayudarte a organizar y controlar todas tus especificaciones técnicas.

Prueba monday dev

¿Qué es una especificación técnica?

Una especificación técnica —también conocida como tech spec— es un documento completo que detalla los requisitos, el diseño y la funcionalidad de un producto, sistema o proyecto. Sirve como un plano para los equipos de ingeniería, conectando los requisitos del negocio con la implementación técnica. Incluye toda la información clave y técnica sobre el proceso de desarrollo del producto y establece lo que se necesita para alcanzar los objetivos del proyecto.

Después de leer una especificación técnica, tanto el equipo de desarrollo como los interesados deberían tener claro:

• Cómo se va a comportar el producto propuesto

• Qué puede y qué no puede hacer

• Cómo se va a desarrollar

• Qué sistemas se van a usar, cambiar o crear para apoyar el desarrollo

• Qué medidas de seguridad se van a tomar para proteger los datos

• Cómo será el plan de lanzamiento y el plan de reversión si hace falta

• Qué métricas del negocio se van a seguir

• Qué soporte y mantenimiento va a tener

• Y cuál será la línea de tiempo del proyecto

Especificación técnica vs. especificación funcional

Una especificación técnica a veces se confunde con una especificación funcional. Aunque ambos documentos son clave para que un proyecto sea exitoso, hay diferencias importantes entre ellos.

Una especificación funcional se basa en los requisitos del negocio y se enfoca en la experiencia del usuario al definir cómo debe funcionar el producto. En cambio, una especificación técnica se centra en la parte interna del desarrollo: la programación, los estándares técnicos y los requisitos de rendimiento. Incluye cómo se va a implementar, cómo se va a probar, y por qué se eligen ciertas características desde el punto de vista técnico.

En resumen:
La especificación funcional explica qué necesitas del desarrollo de software, y la especificación técnica detalla cómo vas a lograrlo.

Por qué es importante usar una especificación técnica

Usar una especificación técnica es clave para que el desarrollo y la ejecución de un proyecto sean exitosos. Ayuda a que todo el equipo esté en la misma página, da claridad desde el inicio y genera las preguntas correctas en cada etapa. Aquí te dejo las razones principales por las que deberías usar una:

• Claridad y precisión: Las especificaciones técnicas detallan los requisitos de forma clara, lo que reduce la confusión y asegura que todos —desde el equipo hasta los interesados— entiendan el proyecto de la misma manera.

• Reducción de riesgos: Al identificar posibles desafíos técnicos desde el principio, puedes anticiparte y evitar problemas más adelante (como que se salga del alcance del proyecto).

• Mejora de calidad: Los requisitos bien definidos permiten crear planes de prueba más completos y establecer criterios de aceptación claros, lo que se traduce en un mejor resultado final.

• Ahorro de tiempo y dinero: Una especificación bien escrita reduce errores, malentendidos y retrabajos innecesarios.

• Mayor productividad: Sirve como una hoja de ruta, así que en lugar de perder tiempo probando cosas, el equipo puede enfocarse en avanzar en tareas concretas.

• Mejor comunicación: Las especificaciones técnicas crean un lenguaje común entre todos los miembros del equipo y los stakeholders, lo que mejora la colaboración.

• Documentación útil: Son una guía de referencia durante el desarrollo y también después de que el proyecto esté terminado.

• Más satisfacción del usuario: Al definir claramente las funcionalidades y características, se aumenta la probabilidad de que el producto final cumpla con las expectativas de quienes lo van a usar.

• Protección de la inversión: Una buena especificación es una inversión en sí misma —puede ahorrarte muchos dolores de cabeza (y dinero) más adelante.

En resumen, una especificación técnica bien hecha no solo mejora la calidad del proyecto, sino también la colaboración del equipo y la satisfacción del cliente final.

¿Quién escribe las especificaciones técnicas?

Dependiendo de la organización y del tipo de proyecto, una especificación técnica normalmente la escribe una de las siguientes personas:

• Ingenieros: Muchas veces, el ingeniero que va a construir la solución o será el encargado principal durante la implementación es quien redacta la especificación técnica.

• Líderes técnicos: En proyectos más grandes, los tech leads suelen encargarse de crear la especificación.

• Líderes de proyecto: A veces, los project managers asumen esta tarea, especialmente en proyectos complejos.

• Ingenieros senior: Ingenieros con más experiencia y un conocimiento profundo del producto o proyecto también pueden ser responsables de escribirla.

• Redactores técnicos: Son profesionales especializados en comunicar información técnica de forma clara y concisa. Muchas empresas los contratan específicamente para redactar especificaciones técnicas.

• Especialistas en especificaciones: También conocidos como spec writers o specifiers, se dedican especialmente a desarrollar especificaciones para proyectos de arquitectura o construcción.

Todas estas personas colaboran con distintos equipos y expertos (como el equipo de producto o desarrolladores) para reunir la información necesaria y crear especificaciones técnicas completas que guíen el desarrollo e implementación del proyecto.

¿Cuáles son los componentes clave de una especificación técnica?

Los elementos principales que suele incluir una especificación técnica son:

• Información inicial: Título, autor(es), equipo, revisor(es), fecha de creación, última actualización y enlace de referencia (como un epic, ticket, issue o tarea).

• Introducción: Un resumen del proyecto, sus metas y objetivos.

• Propósito y alcance: Explica los resultados que se esperan de la solución técnica.

• Requisitos funcionales: Describe las funciones, características y criterios de rendimiento.

• Requisitos de diseño: Especifica la interfaz de usuario y los elementos de diseño.

• Estándares técnicos: Detalla los estándares del sector, protocolos y regulaciones que deben seguirse.

• Soluciones: Explica el enfoque que se tomará para abordar cada parte del proyecto.

• Requisitos de pruebas: Define los planes de prueba, casos de prueba y criterios de aceptación.

• Requisitos de entrega: Indica las fechas de entrega, necesidades de instalación y capacitación.

• Soporte y mantenimiento: Incluye información sobre garantías, mantenimiento y soporte técnico.

• Evaluación del éxito: Define cómo se medirá el éxito del proyecto.

• Desglose de trabajo: Detalla las tareas y el cronograma de implementación.

• Otras consideraciones: Aborda posibles retos o soluciones alternativas.

• Información final: Cualquier información adicional o anexos relevantes.

¿Qué hacer antes de escribir una especificación técnica?

Antes de ponerte a redactar una especificación técnica, es importante seguir estos pasos clave:

• Reúne información existente: Revisa los requisitos del producto o funcionalidad, los estándares técnicos y cualquier documentación relevante del proyecto.

• Entiende bien el problema: Define claramente el problema en detalle y haz una lluvia de ideas sobre posibles soluciones.

• Elige una solución: Escoge la opción más razonable entre las soluciones que generaste.

• Consulta con ingenieros con experiencia: Habla de tu solución propuesta con colegas que sepan del tema, cuéntales tu razonamiento y escucha sus comentarios.

• Define tu audiencia: Identifica quién va a leer y usar la especificación para adaptar el contenido según sus necesidades.

• Establece metas claras: Determina cuál es el propósito de la especificación técnica y qué quieres lograr con ella.

• Crea un esquema: Organiza tus ideas en un esquema para asegurarte de incluir todos los componentes necesarios.

• Bloquea tiempo para escribir: Reserva un espacio en tu calendario para enfocarte en escribir el primer borrador sin interrupciones.

• Usa un editor colaborativo: Trabaja en una plataforma compartida para que tu equipo pueda acceder y colaborar fácilmente.

• Consigue una plantilla: Usa una plantilla de especificación técnica como punto de partida para tu borrador.

Si sigues estos pasos antes de escribir, vas a crear una especificación mucho más clara, completa y útil para todo el equipo.

¿Cuáles son los pasos para completar una especificación técnica?

Veamos un ejemplo práctico de cómo se aplica una especificación técnica. Supongamos que estás diseñando una nueva app de entrega de comida. Una especificación técnica completa te va a ayudar a aclarar tus objetivos y definir todos los detalles importantes.

Preguntas preliminares

Primero, necesitas establecer cómo va a comportarse tu app. Quieres responder preguntas como:

• ¿Qué quieres que haga tu app?

• ¿Qué problema resuelve para el usuario?

• ¿Cómo va a mejorar tu producto en comparación con las apps de entrega de comida que ya existen?

Este es el momento de ser muy específico con lo que tu sistema puede o no puede hacer. Aquí pintas una imagen clara de lo que quieres construir, incluyendo historias de usuario concretas.

Establece limitaciones

Después, hay que dejar claro qué no será posible en el desarrollo de la app. A esto se le llama la sección “fuera del alcance” de la especificación técnica. El project manager debe enfrentarse a ideas poco realistas de los stakeholders con argumentos basados en experiencia.
Por ejemplo: la app no podrá aceptar pagos con criptomonedas.

Define tu enfoque

En esta parte puedes explicar cómo planeas abordar cada elemento del proyecto. También deberías justificar tus decisiones.
Por ejemplo, si decides usar seguridad biométrica para el inicio de sesión, aquí explicas por qué es la mejor opción y cómo la vas a implementar.
Otro punto importante es el tema de la seguridad y la privacidad. Tu documento debe incluir cómo planeas proteger la información del usuario y evitar posibles brechas.

Pruebas y soporte

Por último, describe tus estrategias de pruebas, despliegue y soporte.
Por ejemplo, si vas a hacer una prueba alfa con 100 personas, detalla eso aquí. También puedes especificar en qué plataformas vas a lanzar la app, cómo vas a recoger feedback y de qué manera vas a ofrecer soporte técnico.

¿Cuáles son los diferentes tipos de especificaciones técnicas?

Existen varios tipos de especificaciones técnicas, y cada una cumple una función específica dependiendo del sector o del proyecto. Aquí te dejo las más comunes:

• Especificación técnica de TI: Se usa para proyectos de infraestructura tecnológica, actualizaciones de sistemas o requerimientos técnicos para equipos de TI.

• Especificación técnica de sitios web: Describe lo que necesita un sitio web en términos técnicos, como el diseño, la funcionalidad y la experiencia del usuario.

• Especificación técnica de software: Incluye todos los detalles técnicos de una app o software, como la arquitectura del sistema, los lenguajes de programación, el diseño de bases de datos y la interfaz de usuario.

• Especificación técnica en entornos Agile: Usa historias de usuario y criterios de aceptación, permitiendo feedback constante y ajustes en cada sprint o iteración.

• Especificación técnica de producto: Funciona como plano para el desarrollo de un producto, detallando funcionalidades, características y requerimientos técnicos.

• Especificación técnica de equipos: Ofrece información técnica detallada sobre equipos o maquinaria, incluyendo temas de fabricación, consumo eléctrico y normas de seguridad.

• Especificación de arquitectura: Explica la estructura de un sistema, cubriendo tanto la arquitectura de software como los requerimientos de hardware.

• Especificación de rendimiento: Define lo que se espera a nivel de funcionamiento y los criterios de rendimiento que debe cumplir el sistema.

• Especificación de diseño técnico: Describe cómo funcionará un producto y cómo los usuarios interactuarán con él.

• Especificaciones abiertas: Ofrecen flexibilidad y libertad para elegir cómo crear el producto. Se usan mucho en organismos oficiales para establecer estándares.

• Especificaciones cerradas: Son súper detalladas. Indican exactamente qué materiales usar, cómo debe ser el diseño del producto y qué normas de seguridad seguir.

10 formas de controlar las especificaciones técnicas

Al implementar estas medidas de control efectivas, puedes mantener especificaciones técnicas de alta calidad, siempre actualizadas y que guíen de forma efectiva el desarrollo y ejecución del proyecto.

1. Establece estándares claros: Crea formatos, plantillas y requisitos de contenido consistentes para guiar la creación y aprobación de documentos.

2. Usa software de gestión de especificaciones: Implementa herramientas avanzadas para dar formato digital, actualizaciones en tiempo real y trazabilidad completa.

3. Realiza revisiones y actualizaciones regulares: Haz chequeos de cumplimiento, revisiones técnicas y evalúa cómo se crean, almacenan y modifican las especificaciones para asegurar precisión y completitud.

4. Aplica control de versiones: Usa un sistema que rastree cambios, mantenga el historial de revisiones y garantice que solo usuarios autorizados puedan modificar documentos.

5. Ofrece capacitación continua: Asegúrate de que todos en el equipo entiendan cómo usar el sistema de especificaciones, sus roles para mantener la exactitud y la importancia del control de revisiones.

6. Utiliza plantillas: Emplea plantillas estandarizadas para mantener la consistencia en todos los documentos y facilitar su creación.

7. Recoge e incorpora feedback: Recolecta regularmente opiniones del equipo y de los interesados para mejorar y afinar las especificaciones.

8. Realiza revisiones por pares: Implementa un proceso donde otros miembros del equipo revisen el documento para verificar su exactitud y completitud antes de finalizarlo.

9. Define objetivos y requisitos claros: Asegúrate de que las especificaciones técnicas estén alineadas con los objetivos del proyecto y reflejen con precisión tanto los requisitos funcionales como los no funcionales.

10. Implementa medidas de seguridad: Establece controles de acceso y protocolos para proteger la información sensible dentro de las especificaciones.

Cómo monday dev puede ayudarte a gestionar tus especificaciones técnicas

Construido sobre monday.com Work OS, monday dev ofrece varias funciones para ayudarte a crear y gestionar tus especificaciones técnicas.

Plantillas personalizables

Usa plantillas predefinidas o crea tableros personalizados adaptados a las necesidades de tus especificaciones técnicas.

Espacio de trabajo colaborativo

Comparte archivos, comunica al instante y realiza cambios en tiempo real, asegurando que todos los miembros del equipo tengan acceso a los detalles más recientes de la especificación técnica.

Capacidades de integración

Conéctate con herramientas como GitHub y GitLab para vincular repositorios de código y solicitudes de extracción directamente a los ítems de tu especificación técnica.

Representaciones visuales

Utiliza diferentes vistas como tableros Kanban (arriba) y diagramas de Gantt (abajo) para visualizar el progreso y las dependencias de tu especificación técnica.

Funciones de automatización

Configura automatizaciones para asignación de tareas, notificaciones e integraciones de flujo de trabajo para agilizar el proceso de la especificación técnica.

Gestión de sprints

Planifica y sigue los sprints, lo cual es útil para el desarrollo iterativo de las especificaciones técnicas.

Aprovechando estas funciones, monday dev ayuda a los equipos a crear, colaborar y gestionar especificaciones técnicas de manera más eficiente durante todo el ciclo de vida del desarrollo del producto.

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